Die AKAD-KS Gruppe ist die grösste Anbieterin privater Aus- und Weiterbildung in der Schweiz und zeichnet sich durch ein weites Netz an Schulen im deutschsprachigen Teil des Landes aus.
Die vorliegende Fallstudie beschreibt die Einführung eines E-Procurement-Systems bei der AKAD-KS Gruppe. Die AKAD-KS Gruppe tritt in der Rolle des Einkäufers auf.
Hintergrund
Die Gruppe umfasste 2001 1'393 pädagogische MitarbeiterInnen und 198 administrative MitarbeiterInnen. 12'123 Studierende besuchten die angebotenen Studiengänge. Der heutige Unternehmensaufbau resultiert aus der Vereinigung des AKAD-Konzerns mit der KS Group am 26. November 2001. Die neue Gruppe wurde damit eine der grössten privatwirtschaftlich getragenen Bildungsinstitutionen der Schweiz mit einem dichten geografischen Netz. Die Fallstudie beleuchtet speziell die Leistungsbereiche AKAD Business/HfB und AKAD College.
Branche, Produkt und Zielgruppe
Das Angebotsspektrum der AKAD-KS Gruppe an Aus- und Weiterbildungsangeboten umfasst die Volksschulstufe, die gymnasiale Matura, fachspezifische Angebote mit und ohne anerkannte Abschlüsse, Kurse zur Allgemeinbildung, Wirtschaft und Sprachen. Im Jahr 2001 wurden insgesamt 153 Studiengänge angeboten.
Angebotene Abschlüsse neben der gymnasialen Matura sind eidgenössische Berufsmatura als kaufmännischer und technischer Typus, spezielle Aufnahmeprüfungen für den Zugang zu Hochschulen, Fachhochschulen und höheren Fachschulen, eidgenössische Fachausweise, MBA oder Diplom. Die Aus- und Weiterbildungen richten sich dabei, je nach Lernstoff, sowohl an Kinder als auch an Erwachsene.
Die Branche ist durch ein breites Spektrum an privaten Anbietern sowie der öffentlichen Hand geprägt. Rahmenbedingungen für den Bildungsmarkt werden dabei in den politischen Entscheidungsgremien gesetzt. Dazu gehört z.B. die Finanzierung von Aus- und Weiterbildung bzw. deren Bezuschussung. Die AKAD-KS Gruppe ist die grösste private Anbieterin im Markt und nimmt in einigen Ausbildungszweigen eine führende Position ein.
Unternehmensvision
Erklärtes Ziel der AKAD-KS Gruppe ist es, die Bildungslandschaft in der Schweiz mitzugestalten. Dieses Ziel ist aus der Überzeugung gewählt worden, dass der Standort Schweiz bereits über ein gutes Bildungswesen verfügt, welches jedoch laufend gepflegt und verbessert werden muss. Seite an Seite mit anderen Anbietern - staatlichen wie privaten - will die AKAD-KS Gruppe an diesem Ziel arbeiten.
Basisfunktionen im E-Procurement und E-Procurement-Lösung
Die bei der AKAD verwirklichte E-Procurement-Lösung unterstützt die E-Procurement-Basisfunktionen "Operation" und "Reporting". Das "Sourcing & Settlement" als erster Schritt in der Gesamtsystematik des E-Procurement wird dagegen nicht berücksichtigt. Der Grund hierfür ist die durch das Outscourcing des zentralen Bereichs der AKAD bedingte und gewollte enge sowie langfristig ausgelegte Zusammenarbeit. Als Folge davon wurden langfristig konzipierte Rahmenverträge aufgesetzt. Aus dem Bereich "Operation" wird im Wesentlichen der Bestellprozess unterstützt; der Bezahlprozess dagegen wird nur vorbereitet. Für die Übermittlungsdienste wird das Internet (E-Mail/WWW) genutzt.
Katalogmanagement und Content Management sind in diesem Fall nicht von Bedeutung, obwohl die Funktionalität allgemein in der heute existierenden E-Procurement-Lösung vorgesehen ist. Der Grund hierfür ist der in der Branche der Aus- und Weiterbildung geforderte hohe Grad an Flexibilität an das Digital Printing. In dem Teil der AKAD-Schulen, die von der E-Procurement-Lösung betroffen sind, sind 80 % der Aufträge Tagesgeschäft, so z.B. Bestellungen aus den Schulungen heraus. Hier sind die Inhalte nicht standardisiert und meist bis kurz vor Auftragsvergabe nicht vollständig spezifiziert - erst kurz vor dem eigentlichen Auftrag sind die Parameter geklärt und damit der Auftrag durchführbar. Nur 20 % des Auftragsvolumens (5 % der Bestellungen) sind längerfristig planbar. Gemeint sind damit das Semestergeschäft und Marketingbroschüren mit einem Planungszeitraum von einem Monat. Auch hier fliessen regelmässig Aktualisierungen in die Medien ein.
Abb. 5.1: Rollenverteilung in den Basisfunktionen
Ein Standardkatalog im Sinne von fest vorgegebenen Dokumenten ist entsprechend nicht vorgesehen, da er nicht pflegbar wäre - allein das Versionenmanagement der Dokumente wäre zu komplex. Die einzig relevante Komponente des Katalog- und Content Managements bildet das Einpflegen von Varianten bezüglich Papierformaten und -arten, Heftungen, Bindungen, usw. durch die Mikro + Repro AG. Hier wird für die AKAD-Mitarbeiter ein Rahmen vorgegeben, aus dem sie für ihre Dokumente die jeweiligen Parameter für das gewünschte Endprodukt setzen können.
Im Bereich Reporting sind statistische Auswertungen sowohl über die Zeit als auch über die Kostenträger möglich. Gedeckt werden kann damit sowohl der Adhoc-Informationsbedarf als auch der Informationsbedarf zur Budget-Planung. Das folgende Kapitel geht auf die Bestellprozessunterstützung ein.
Prozesse, Rollen und Funktionen [Bestellprozess]
Als Bestellprozesslaufzeit haben sich die beteiligten Schulen der AKAD und die Mikro + Repro AG auf drei Tage geeinigt. Drei Tage vor Einsatz der Kopien muss der Auftrag erteilt sein (Ausnahme Semestergeschäft; siehe Kapitel Basisfunktionen). Alle später eintreffenden Aufträge müssen entweder mit der Mikro + Repro AG abgesprochen (was selten vorkommt) oder auf noch vorhandenen Etagenkopierern selbst kopiert werden.
Bestellen darf nur das administrative Personal (Sekretariate) - bezüglich der Bestellwerte gibt es keine Vorgaben. Ungewöhnlich hohe Aufträge werden auf dem kurzen Dienstweg auf Korrektheit überprüft. Die Entscheidung, kein pädagogisches Personal bestellen zu lassen, beruht darauf, dass diese meist verschiedenen Kostenstellen zugeordnet sind und keine Möglichkeit haben, die Kosten selbst zu verwalten. Weiterhin wird bei Direktbestellungen durch die Referenten eine Zunahme der Ausnahmeaufträge (unter drei Tagen Laufzeit) und die damit verbundene Zunahme der "Expresszuschläge" befürchtet sowie eine Überlastung der zentralen Ansprechpartner bei der AKAD und bei der Mikro + Repro AG.
Für die Bestellungen braucht der Besteller nur einen Webbrowser. Formularbasiert gibt er dort die gewünschten Parameter des Auftrages ein (Originalseitenumfang, Auftragsgrösse, Papierformat, Papierfarbe, Deckblätter, usw.) und hängt das zu druckende, digitale Dokument an (im Namen spezifiziert durch Dokumentenname und Abteilungszuordnung, meist ein PDF-Dokument). Es kann auch vorkommen, dass Dokumente original nur papierbasiert vorliegen. Für diese Fälle werden verschiedene Anlaufstellen im Unternehmen mehrmals täglich von Kurieren aufgesucht, um die eventuell vorliegenden Originale zur Reproduktion zu bringen. Im gleichen Zug werden fertiggestellte Dokumente/Kopien dort wieder für den vorgesehenen Gebrauch abgelegt. Ausnahme in der Anlieferung sind Aufträge, denen ein Versandauftrag mit direkter Lieferung an Dritte zugeordnet wurde. Diese werden sofort mit den entsprechenden Anschreiben, Etiketten und Lieferscheinen konfektioniert und direkt versandt. Bei der eigentlichen Abgabe der Bestellung durch den AKAD-Mitarbeiter wird nach der Erfassung und vor dem File-Upload noch einmal der gesamte Auftrag mit allen Parametern kalkuliert (Papier, Bindung, Heftung, usw.). Erst nach der Kontrolle durch den AKAD-Mitarbeiter wird der Auftrag mit der Datei zusammen abgeschickt.
Bei der Mikro + Repro AG angekommen, wird der Auftrag ein zweites Mal, direkt vor der Produktion, kontrolliert. Bei auftretenden Rückfragen wird telefonisch Kontakt zum Besteller aufgenommen (bei bis zu 30 % der Aufträge sind bedingt durch manuelle Ausrüstarbeiten oder fehlerhafte Bestellungen nachträgliche Bestellanpassungen nötig). Nach der Produktion erfolgt ein weiterer Vergleich zwischen der Bestellung und der Produktion (automatisches Zählen durch die Druckmaschinen). Ist der Auftrag korrekt im Rahmen der Toleranzabweichungen im Papier- und Materialverbrauch, wird er dem in der Bestellung angegebenen Kostenträger/Projekt zugeordnet und schlussendlich, wie in den vorigen Abschnitten beschrieben, verschickt. Der Abrechnungsprozess wird nicht durch das System unterstützt (abgesehen von der strukturierten Aufstellung aller Aufträge nach Kostenträgern für eine Sammelrechnung).
Eine Spezialität der E-Procurement-Lösung für diesen Anwendungskontext ist das Handling eines Auftrages nachdem festgestellt wurde, dass Bestellung und Produktion über die Toleranzgrenzen hinaus abweichen. Nach einer erfolgten Kontrolle durch die Mikro + Repro AG wird dann im Bestellauftrag ein Flag gesetzt, der die in der Produktion notwendig vorgenommenen Änderungen kennzeichnet (Mutation).
Abb. 5.2: Workflow Bestellprozess- und Abrechnungsprozessunterstützung
Der mutierte Auftrag wird dem Kunden wieder zur Kontrolle zugeleitet. Dieser muss dann dem geänderten Auftrag zustimmen (Visum setzen). Erst dann kann der Auftrag wieder dem Projekt zugeordnet werden und der Prozess anschliessend normal fortschreiten. Dieser Vorgang erfolgt rein internetbasiert und erfordert selten telefonische Rücksprachen. Setzt der Kunde sein Visum nicht, wird er mehrmals durch das System der Mikro + Repro AG per Mail daran erinnert.