Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) gestaltet und koordiniert im Auftrag des Bundesrates die schweizerische Aussenpolitik. Eine kohärente Aussenpolitik ist Voraussetzung für die wirksame Wahrung der schweizerischen Interessen gegenüber dem Ausland.
Die Mitwirkung in internationalen Organisationen wie der UNO ist hierbei ein wichtiges aussenpolitisches Instrument. Die UNO leistet einen wesentlichen Beitrag zur internationalen Stabilität und erarbeitet Lösungen für globale Probleme. Die Mitarbeit in dieser starken weltumspannenden Organisation erlaubt es der Schweiz, ihre Interessen in diese Prozesse einzubringen und die zwischenstaatliche Zusammenarbeit mitzugestalten.
Mit dem Beitritt der Schweiz zur UNO vor fünf Jahren beauftragte der Bundesrat die UNO-Koordinations-Stelle (UNOK) der Politischen Abteilung III des EDA, die Kohärenz in der schweizerischen UNO-Politik innerhalb der gesamten Bundesverwaltung sicherzustellen. Die UNOK wurde damit zu einem wichtigen Dreh- und Angelpunkt. Sie steht im engen Austausch und Kontakt mit allen an UNO-Angelegenheiten interessierten Stellen der Bundesverwaltung und erteilt den Schweizer Vertretungen bei den UNO-Organen in New York, Genf und Wien direkt Instruktionen. Die UNOK organisiert dabei auch die Koordination, Konsultation sowie Konsolidierung von Stellungnahmen der Schweiz zu Vorschlägen von UNO-Resolutionen.
Diese Fallstudie zeigt auf, wie es der UNOK in kürzester Zeit gelang, die Bearbeitung von UNO-Resolutionen so zu vereinfachen und zu automatisieren, dass der administrative Aufwand signifikant reduziert und der Grundstein für ein modernes Informationsmanagement gelegt werden konnte.
"Die Bearbeitung der grossen Zahl von UNO-Resolutionen ist eine komplexe, zeitintensive Arbeit. Die Organisation des Konsolidierungsprozesses stellt eine enorme Herausforderung dar.", Jörg De Bernardi
Das entwickelte System baut auf einem Paradigmenwechsel der Informations-Verteilung auf: Es erfolgt eine Abkehr vom konventionellen E-Mail-System, bei dem eine unüberschaubare Anzahl E-Mails in meist hoher Kadenz und mit oft grossen Anhängen in der gesamten Bundesverwaltung nahezu unkoordiniert hin und her gesendet wurden. Das Resultat ist ein klar strukturiertes, transparentes und leicht steuerbares Kooperationssystem. Vor der Einführung war eine Unsicherheit bei den Beteiligten spürbar, möglichst alle zuständigen und interessierten Ansprechpartner zu informieren, bzw. keine relevanten Akteure zu übergehen. Dies führte letztlich zu einer schier unüberschaubaren Flut von E-Mails. Es erstaunt nicht, dass dadurch die operativ tatsächlich wichtigen E-Mails und Informationen untergingen.
Auch nach der Einführung von CH@UN sind „face-to-face“ Kommunikation, E-Mail-Verkehr, Telefongespräche oder Meetings wichtig. Diese Instrumente können jedoch effektiver und zielgerichteter eingesetzt werden, da alle beteiligten Akteure besser informiert sind (1).
Informationen optimal nutzen
Dank der Lösung „Collaboration on Demand: CH@UN“ konnte der Grundstein für ein modernes, innovatives Informationsmanagement im EDA und für die gesamte Bundesverwaltung gelegt werden.
Sie erlaubt, die vorhandenen Informationen einer Organisation optimal und ressourcengerecht zu nutzen und die Mitarbeitenden weitgehend von administrativen Aufgaben zu entlasten, damit sie sich wieder vermehrt mit den wirklich relevanten inhaltlichen Fragestellungen beschäftigen können. Beides sind Aspekte, die gerade in Wissensorganisationen wie der Bundesverwaltung, in der die Legitimität ihres Handelns jederzeit sichergestellt sein muss, künftig zentrale Eckpfeiler einer erfolgreichen Geschäftsführung sein werden.
Die zeitraubenden und mühevollen Vernehmlassungen via E-Mail gehören der Vergangenheit an. Es lassen sich Situationen vermeiden, in denen dringend benötigte - und tatsächlich auch in lokalen E-Mail-Accounts einzelner Benutzer vorhandene - Informationen für die Anfragenden faktisch nicht zugänglich und damit wertlos sind. Der ausserordentlich komplizierte und zeitintensive Konsolidierungsprozess von UNO-Resolutionen ist stark vereinfacht worden. Die administrative Last der zuständigen diplomatischen und wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen verminderte sich stark. Sie können sich vermehrt wieder dem materiellen Inhalt einer Resolution widmen.
"CH@UN ermöglichte mir, die administrative Belastung zu vermindern. Nun habe ich wieder genug Zeit, mich dem eigentlichen Inhalt einer Resolution zu widmen.", Jörg De Bernardi
Die monetär messbaren Einsparungen aufgrund reduziertem administrativen Aufwand belaufen sich auf eine Grössenordnung von Franken 400'000 pro Jahr für die gesamte Bundesverwaltung bei einmaligen Investitionskosten von ca. Franken 500'000.
Hauptvorteile des Systems
Die Hauptvorteile [Projektnutzen] von „Collaboration on Demand: CH@UN“ können wie folgt umrissen werden:
- Gewährleistung einer allen interessierten Stellen direkt zugänglichen und zentralen Kollaborationsplattform mit allen für die Erstellung von UNO Resolutionen notwendigen Informationen namentlich zur Haltung der Schweiz und die Positionen der betroffenen Fachstellen der Bundesverwaltung.
- Dadurch wird der Wissenstransfer, vor allem bei Personalversetzungen, denen die im EDA versetzbaren Mitarbeiterkategorien periodisch unterliegen, stark vereinfacht.
- Signifikante Steigerung der Transparenz mit dem positiven Nebeneffekt, dass die Motivation resp. das Engagement der Beteiligten gestiegen ist.
- Keine Medienbrüche: D.h. vom Zeitpunkt des Aufladens einer Resolution in der Schweizer Vertretung in New York, Genf oder Wien bis zur Instruktionserstellung gibt es eine lückenlose und medienbruchfreie Abdeckung im System.
- Einfache Nachvollziehbarkeit der gesamten Geschäftsabwicklung.
- Automatische Archivierung aller geschäftsrelevanten Informationen nach Geschäftsbearbeitung.
- Webbasierte Lösung, mit der der Benutzer von überall her auf das System zugreifen kann, was insbesondere der weltweiten Mobilität der EDA Mitarbeiter/innen gerecht wird.
Aufgrund analoger Bedürfnisse sind mittlerweile weitere CH@ Systeme entwickelt worden, die internationale Foren wie zum Beispiel den neu entstandenen UNO-Menschenrechtsrat, die Organisation für Sicherheit und Zusammenarbeit in Europa (OSZE) oder den Europarat abdecken. So besteht für die Bundesverwaltung heute eine gleichförmige Benutzeroberfläche, eine identische technische Infrastruktur und ein einheitliches Berechtigungssystem sowie eine zentrale Administration für die Konsultationen der Geschäfte der wichtigsten internationalen Organisationen.
„Empower people“
„Collaboration on Demand: CH@UN“ hat zu einem Wandel des Rollenverständnis geführt: aus Getriebenen wurden bewusst handelnde Akteure, aus Beteiligten engagierte Partner und aus Betreuern verantwortliche Manager. Die Mitarbeitenden wurden durch die konsequente Anwendung der praxistauglichen Kollaborationsplattform, der es gelang, die Betroffenen rasch und nachhaltig von technologischen Zwängen und Abhängigkeiten zu befreien, in die Lage versetzt, effizient und effektiv zu arbeiten.
So überzeugend und ausgereift eine technische Lösung auch immer sein mag, sie ist und bleibt freilich bloss Mittel zum Zweck. In diesem Sinne stellt „Collaboration on Demand: CH@UN“ ein wertvolles Instrument dar, dass es den Verantwortlichen der Bundesverwaltung erlaubt, die Verhandlungsposition der Schweiz innerhalb der internationalen Staatengemeinschaft zu stärken und damit einen bedeutenden Beitrag zur Kohärenz in der schweizerischen Aussenpolitik zu liefern, was wiederum der wirksamen Wahrung der schweizerischen Interessen gegenüber dem Ausland dient.
(1) Auf der Grundlage der gleichen Philosophie und Technologie wurde auch eine Plattform für Berichterstattungen der von der Schweiz unterzeichneten UNO-Menschenrechtsübereinkommen entwickelt. Beide Lösungen stiessen bei weiteren Staaten und Organisationen auf grosses Interesse. Die Nutzungsrechte an der Software wurden in der Folge vom EDA an eine privatrechtliche Stiftung mit ideeller Zielsetzung, die Congenium Foundation (www.congenium.ch), zur weiteren Verbreitung abgetreten.
(2) Als Beispiel wird die Arbeit während der UNO-GV in New York ausgeführt.