Im folgenden Kapitel wird das Unternehmen John Handels-GmbH & Co. KG näher vorgestellt, um aus dem Unternehmenskontext heraus ein Verständnis für die vorgestellte Softwarelösung zu entwickeln.

Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe
Im Mittelpunkt des Produktprogramms der Firma John steht die Welt der Bälle. Verkaufsschlager sind vor allem Artikel aus dem Programm „balls&more“, die aufgrund ihrer farbenfrohen Motive v.a. Kinder als Zielgruppe haben und mit denen nahezu alle grossen Handelsketten wie Metro, Tengelmann oder Aldi beliefert werden.

Daneben findet sich auch eine „Premium Collection“ mit hochwertigen Fussbällen, Toren und vielen Accessoires, eine „Sport Champ Collection“ mit Sportartikeln für Basketball, Volleyball und Badminton und eine „Trainings Collection“ mit Gymnastikbällen und Springseilen.
Originelle Werbemittel vervollständigen das Produktportfolio des Unternehmens: Mit Logo bedruckte Bälle unterschiedlichster Art und Gestaltung stellen sich als ideale Werbeträger dar, um „spielend zu werben“.

Unter dem Dach der Firma John arbeiten saisonabhängig zwischen 120 und 150 Mitarbeitende. Neben dem Hauptstandort der Unternehmensgruppe in Freilassing befinden sich ein Produktionsstandort in China und drei Tochtergesellschaften in Grossbritannien, Griechenland und Russland.

Da die IT-Abteilung in Freilassing sitzt und von dort auch alle wichtigen Entscheidungen getroffen werden, findet nur dieser Standort im Folgenden nähere Betrachtung.

Unternehmensvision
Die Firma John versteht sich als gesundes, auf dem Boden gebliebenes Familienunternehmen. In den Überlegungen der Unternehmensleitung steht stets der Mensch im Vordergrund – sowohl das Wohlergehen der Mitarbeitenden als auch die Zufriedenheit der Endkunden – also aller, die „an den Ball kommen“. Dies hält man jedoch für ohnehin selbstverständlich und sieht keinen Grund, es aktiv zu kommunizieren.

Folglich ist der einzige Slogan der Firma John ebenso auf dem Boden geblieben:
John – Die Welt der Bälle – denn Spielen verbindet.

Stellenwert von Informatik und E-Business
Mehr als drei Viertel der EDV-gestützten Arbeit innerhalb der Firma John erfolgt durch Nutzung der ERP-Software Semiramis. Zählt man zudem, die eingesetzten Softwaresysteme, die mit Semiramis interagieren oder deren Nutzung darin integriert sind wie Projektmanagement, Wartung und Instandhaltung, Planung und Controlling hinzu, werden heute 90 % aller Aufgaben durch diese Softwareumgebung unterstützt. Der restliche Anteil von IT-gestützter Arbeit im Unternehmen entfällt auf Microsoft Office Anwendungen und auf Programme zur technischen Datenverarbeitung, auf die noch konkreter eingegangen wird.

Bzgl. des Einsatzes von IT vertritt die Firma John die Meinung, dass Software stets dem Unternehmen und seinen Mitarbeitenden dienen soll und sich die Mitarbeitenden nicht an komplizierte Softwareabläufe anpassen müssen. Dies – also der Wunsch nach benutzerfreundlicher Software – war auch der ausschlaggebende Grund im Jahr 2002 ein neues ERP-System zu planen und zu implementieren


2. Der Auslöser des Projekts
Ausgangslage und Anstoss für das Projekt
Bis Ende der 1990er Jahre kam bei der Firma John das von der Firma KTW entwickelte ERP-System AMS4U zum Einsatz. Mit AMS4U war damals nur die manuelle Erfassung von Kundenaufträgen möglich. Dies bedeutete nicht nur einen erheblichen Eingabeaufwand, sondern es waren auch leicht Eingabefehler und Zeitverzögerungen möglich. Zudem war AMS4U nur auf IBM AS 400-Servern lauffähig. So begann man sich ca. zehn Jahre nach der erstmaligen Nutzung von AMS4U nach einer neuen, plattformunabhängigen Nachfolgelösung umzusehen, die Aufträge elektronisch einlesen kann.

Der bisherige IT-Partner KTW machte der Firma John zu diesem Zeitpunkt das Angebot, als Pilotkunde bei der Weiterentwicklung ihres neuen Systems „Semiramis“ mitzuwirken. Diese Chance nahm man nicht nur aufgrund des Pilotkundenstatus und der daraus resultierenden, günstigen Lizenzpreises an. Für die Verantwortlichen der Firma John war vor allem die Flexibilität des neuen ERP-Systems ein ausschlaggebender Grund. So sollte es – als Beispiel aus Kundensicht – möglich sein, flexibler auf Kundenwünsche eingehen zu können: Wenn vom Kunden gewünscht, sollten diesem ohne Aufwand tagesgenaue Auswertungen zu individuellen Lagerbeständen oder Bestellsummen per E-Mail versendet werden können. Ebenso sollte es möglich werden, Bilddaten aus dem System zu extrahieren und dem Kunden zuzustellen. Schliesslich sollte das unternehmensweite Dokumentenmanagement an das neue System angeschlossen und so ein integriertes, firmenweites Informationsmanagement möglich werden.

Vorstellung der Geschäftspartner

Anbieter von Business Software, Implementierungspartner
Die Einführung der ERP-Software Semiramis wurde von der Firma KTW begleitet. Die Firma KTW ging später zu 100 % in die Firma SoftM Software und Beratung AG auf. Der Schwerpunkt der Tätigkeit von SoftM liegt in Entwicklung, Vertrieb, Implementierung und Support von Lösungen im Bereich Rechnungswesen sowie der ERP-Systeme SoftM Suite und Semiramis.

Die 450 Mitarbeitenden der Firma SoftM betreuen ca. 4'000 mittelständische Kunden, überwiegend aus den Branchen Lebensmittel, Kosmetik, Metall und Elektro, Innovation und Handel. Dabei erwirtschaftete SoftM im Jahr 2007 60 Mio. EUR Umsatz


3. Tägliche niederlassungsindividuelle Aufträge dank EDI
Die Neueinführung des ERP-Systems Semiramis erforderte nicht nur die unternehmensinterne Analyse und Anpassung der Softwarelandschaft und der internen Prozesse, sondern ebenso die Anbindung an unternehmensübergreifende Prozesse, was ein wichtiger Faktor im Rahmen dieser Implementierung war.

Nachfolgend wird die Lösung aus der Geschäftssicht, der Prozesssicht, der Anwendungssicht und der technischen Sicht betrachtet. Im Fokus liegt dabei der eigentliche Kernprozess der Auftragsabwicklung, d.h. die semi-automatische Überprüfung des Auftrags und der anschliessende Import in Semiramis, um den Versand anzustossen.

Geschäftssicht und Ziele
Dem tatsächlichen Auftragsabwicklungsprozess vorgelagert ist die jährliche Abstimmung der Firma John mit dem Kunden, d.h. der Planungszentrale der jeweiligen Handelskette. Die Vertriebsabteilung der Firma John informiert den Kunden einmal jährlich persönlich über den aktuell verfügbaren Produktkatalog und weist besonders auf eventuell neue oder nicht mehr gefertigte Produkte hin. Die Kunden stellen aus den aktuellen Produktlisten diejenigen Artikel zusammen, die für die einzelnen Filialen bestellbar sein sollen. Es entsteht ein sogenanntes Listing. Aus diesem Listing stellen die Filialen bis zu ein Mal pro Tag ihre Bestellung zusammen und senden diese direkt an die Firma John.

Die täglich eingehenden Kundenaufträge werden von der Firma John heute ausschliesslich als EDI-Datei entgegengenommen und nach der Bereinigung der Daten in das Vertriebsmodul von Semiramis eingepflegt (vgl. Abb. 1). Auf Basis dieses Auftrags erfolgt eine Lieferzuteilung für den Versand der Produkte an den jeweiligen Kunden. Abschliessend werden die Rechnungen (ebenfalls per EDI) übertragen. Hierfür werden die Daten aus Semiramis ermittelt, in eine Textdatei exportiert und an eine sogenannte Clearingstelle übermittelt, die dann die Daten in das vom Kunden gewünschte bzw. vom Kunden verwendete EDI-Format konvertiert und an den Kunden weiterleitet.

• Basis-Framework
• Systemmanagement-Framework
• Beschaffung / Einkauf
• Disposition
• Dokumentenmanagement
• Kalkulation, Rechnungswesen
• Lager/Logistik, Vertrieb
• Produktion
• Workflow-Management

1. Auf das finanzielle Entgegenkommen von SoftM aufgrund der Pilotprojektpartnerschaft
2. Auf den hohen Anteil Eigeninitiative der Firma John, die sich stets aktiv einbrachte
3. Auf den fehlenden zeitlichen Druck und folglich nicht notwendige kurzfristige Projektbelastung von Mitarbeitenden (z.B. aufgrund nicht erreichter Milestones)
   
   
   6. Erfolgsfaktoren
   Wie bereits oben ersichtlich verlief die Einführung der ERP-Software Semiramis bei der John Handels GmbH & Co. KG wie geplant und damit sehr erfolgreich. Im Folgenden werden die Gründe für diesen Erfolg noch einmal aggregiert zusammengefasst.