Aus diesem Umstand erwachsen in immer mehr Krankenhäusern drei drängende Probleme: Wohin mit den Akten? Wie die Archivierung der Akten organisieren? Wie den jederzeitigen Zugriff auf die Akten sicherstellen? Vor genau diesen Fragen stand auch das Klinikum Links der Weser. "Unser Zentralarchiv quoll über, obwohl es bereits großzügig ausgelegt war", erläutert Archivleiterin Kerstin Kamutzky. "Dazu kommt, dass die Akten durch den gestiegenen Dokumentationsaufwand und ein erhöhtes Bildaufkommen immer umfangreicher werden. Die Akten sind heute bereits etwa zwei bis drei Mal so dick wie noch vor wenigen Jahren."

Hinzu kam das sehr aufwändige Handling der Papierakten. Jede neue Akte musste im Archiv manuell erfasst und danach in beschrifteten Schubern, versehen mit einer Farbidentifikation für das Behandlungsjahr, wegsortiert werden. Die Stationen bestellten die Akten dann bei Bedarf per schriftlicher Anforderung, was im Archiv aufwändig mit Anforderungsdatum und -station registriert wurde. Danach mussten Pflegekräfte die bestellten Akten abholen und wieder zurück bringen – was jedoch nicht immer geschah. Die Rückläufer wurden wieder manuell erfasst und einsortiert. "Zum einen war das alles mit einem hohen personellen und zeitlichen Aufwand verbunden, zum anderen bekamen wir etwa fünf Prozent der Akten nicht zurück", blickt Kerstin Kamutzky zurück. "Außerdem war der problemlose Zugriff lediglich zu den Archivöffnungszeiten gewährleistet."

Aus diesen Gründen hat sich der Klinikverbund zur Einführung eines einheitlichen digitalen Datenmanagement- und -archivierungssystems in allen Häusern entschlossen. Es sollten autonome Archivsysteme aufgebaut werden, die perspektivisch verschmelzen können. Der Berliner Archivierungsspezialist Marabu realisiert mit PEGASOS heute in der Gesundheit Nord gGmbH eines der größten Krankenhaus-Archivprojekte Deutschlands.


2. Anforderungen
In der Projektausschreibung, die ein renommierter Berater begleitet hat, wurden klare Anforderungen an das neue digitale Archivsystem definiert, die sich größtenteils aus der bereits vorhandenen IT-Infrastruktur ergaben. "So musste sich das anzuschaffende System in das SAP-Umfeld und den Stationsarbeitsplatz unseres Krankenhaus-Informationssystems i.s.h.med integrieren. Es sollte das digitale IXOS-Archiv ersetzen und musste in der Lage sein, die etwa 520.000 Verwaltungsbelege verlustfrei zu übernehmen. Darüber hinaus sollte es eine hohe Performance und Ausfallsicherheit gewährleisten sowie zunkunftssicher sein", fasst Doris Stoever, Leiterin IT/EDV, zusammen.


3. Wahl der Geschäftspartner
Obwohl das Klinikum Bremen-Nord PEGASOS bereits seit 2001 einsetzt, bedeutete das keinen speziellen Vorteil für Marabu. "Wir haben uns bewusst entschieden, das Projekt für den gesamten Verbund – inkl. Bremen-Nord – neu auszuschreiben. Es stand somit jedem Anbieter offen", stellt die IT/EDV-Leiterin heraus. Dass das Berliner Unternehmen im November 2005 den Zuschlag erhielt, resultierte aus einem Ranking, basierend auf den Ausschreibungskriterien. Kerstin Kamutzky fasst die Diskussion in der Projektgruppe zusammen: "Marabu hat mit PEGASOS alle Anforderungen erfüllt. Ein sehr wichtiges Kriterium war, dass das Unternehmen seine Kompetenz in anderen Projekten unter Beweis gestellt hat und Erfahrungen im Handling von Projekten dieser Größenordnung aufweisen konnte. Nicht zuletzt hat uns das Preis/Leistungs-Verhältnis des Angebotes überzeugt."

Direkt im Anschluss an die Entscheidung für Marabu wurde DMI aus Münster als externer Scan-Dienstleister ausgewählt. Mit diesem starken Partner an der Seite wurden im ersten Schritt die Aktenbestände 2004 bis 2006 des Klinikums Links der Weser digitalisiert. "Schließlich sollten zum Produktivstart des digitalen Archivs auch bereits digitale Akten vorliegen", erläutert Doris Stoever dieses Vorgehen. Die verbliebenen Papierakten von vor 2004 wurden mit einer entsprechenden Regalsignatur in PEGASOS gespeichert und sind so einfach auffindbar. Als zweites Haus im Verbund arbeitet das Klinikum Links der Weser jetzt seit März 2006 mit PEGASOS. Zeitgleich wurde auch begonnen, das IXOS-Archiv für den administrativen Bereich abzulösen.


4. Vereinfachte Arbeitsabläufe
"Wir nutzen seit Beginn alle Funktionalitäten von PEGASOS: das Modul Aktenverwaltung zur Verwaltung der Papierakten, das Digitalarchiv zur Speicherung und Archivierung der digitalen Akten sowie die EPA zur Darstellung der Dokumentationen aller Behandlungen mit den archivierten Dokumenten und der Behandlungshistorie. Insbesondere mit der Aktenverwaltung können wir den kompletten Prozess des Archivierungsablaufs – vom Eingang der Akte im Archiv über den Digitalisierungsprozess bis hin zur Vernichtung der Akte – lückenlos überwachen", erläutert Kerstin Kamutzky.