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eltromat GmbH: Zukunftssicherheit mit Datentransparenz
1. Das Unternehmen
2. Der Auslöser des Projekts
3. Lückenlose Verfolgung einer Kundenanfrage
Geschäftssicht, Prozesssicht, Anwendungssicht, Technische Sicht
4. Projektablauf und Betrieb
Realisierung, Projektnutzen, Projektaufwand
5. Erfahrungen
6. Erfolgsfaktoren
Stammdatenpflege
1. Das Unternehmen
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Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe
2. Der Auslöser des Projekts
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Im Folgenden werden die Auslöser des Projekts in Zusammenarbeit mit dem ERP-Lieferanten erläutert und der Implementierungspartner vorgestellt.
Ausgangslage und Anstoss für das Projekt
eltromat nutzte bis zum Ende der neunziger Jahre eine heterogene Systemlandschaft zur Unterstützung der Geschäftsprozesse. Die Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft wurden durch eine betriebswirtschaftliche Software unterstützt, während die anderen Unternehmensbereiche teilweise noch mit Excel arbeiteten (z.B. in der Angebotserstellung). Redundanzen in der Informationshaltung waren unvermeidlich. Eine Konsolidierung der Informationen, z.B. für interne betriebliche Auswertungen, war unmöglich.
Nach einer internen Prüfung 1998 galt das bestehende Alt-System, das bislang für die Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft verwendet wurde, als nicht Jahr-2000-fähig. Daher entschloss man sich, auch wegen der sehr heterogenen Systemlandschaft im Unternehmen (verschiedene Datenbanken, Text- und Kalkulationsprogramme), eine integrierte betriebswirtschaftliche Lösung einzuführen.
Ziel war es, neben der informationstechnischen Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs ab dem Jahr 2000, eine informationsorientierte Neugestaltung und Konsolidierung der vorhandenen Daten umzusetzen. Leistungsrelevante Informationen wie Aufträge, Angebote, Stücklisten oder Umsatz sollten logisch miteinander verknüpft, transparent nachverfolgbar und hinsichtlich bestimmter Unternehmensziele auswertbar sein.
Vorstellung der Geschäftspartner
Anbieter von Business Software, Implementierungspartner
eltromat beauftragte die Firma proALPHA Software AG mit der Einführung der gleichnamigen ERP-Software proALPHA. Die proALPHA Software AG ist ein international agierender ERP-Software- und Dienstleistungsanbieter mit mehr als 350 Mitarbeitenden weltweit. Neben der Bereitstellung der Software ist proALPHA bei eltromat auch für Anpassung und Wartung der Software zuständig.
3. Lückenlose Verfolgung einer Kundenanfrage
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Geschäftssicht und Ziele
Die Unterstützung des integrierten Dokumentenmanagements wird besonders bei der Angebotserstellung und Auftragsannahme deutlich (vgl. Abb. 1). Entscheidet sich ein Kunde dafür, ein Angebot bei eltromat einzuholen, so kann das Unternehmen schon während der Verhandlungen auf stets aktuelle Informationen des Kunden zugreifen (z.B. Angebotshistorie, bereits erteilte Aufträge, offene Posten usw.). Sämtliche Daten, die während der vertrieblichen Verhandlungen anfallen, werden in dem Dokumentenmanagementsystem von proALPHA hinterlegt und können für zukünftige Gespräche genutzt werden.
Das Angebot selbst kann dank des integrierten Produktkonfigurators und den darunter liegenden, konsistenten und stets aktuell gehaltenen Stammdaten innerhalb von 1-2 Tagen erstellt werden. Dies ist möglich trotz des typischerweise nicht unerheblichen Entwicklungsanteils, der für ein Neuprojekt eines Kunden anfällt.
Ist der Kunde mit dem Angebot von eltromat zufrieden, so erteilt er einen Auftrag, der ebenfalls direkt in die voll integrierte Datenbank übertragen wird. Die Aufträge können anschliessend zusammen mit anderen Informationen, wie z.B. der offenen Posten und einer detaillierten Kostenstellenplanung, direkt für die aktuelle Liquiditätsanalyse genutzt werden. Nach Auftragserteilung wird das gewünschte Produkt erstellt und anschliessend bei dem Kunden in Betrieb genommen.
Abb. 1: Business Szenario: Auftragsabwicklung bei eltromat
Prozesssicht
Der Kunde (sei es ein Maschinenhersteller oder Endanwender) wendet sich mit einer Produktanfrage via Telefon, E-Mail oder Fax an eltromat (vgl. Abb. 2). Typischerweise sind diese Anfragen nicht ohne eine direkte Betreuung durch einen Verkäufer von eltromat zu bearbeiten, da eine optimale Lösung für den Kunden neben dem technischen Produkt auch immer die Begutachtung des kundenspezifischen Druckprozesses erfordert. Daher wird in der Regel mit dem Kunden ein vor-Ort Termin vereinbart, um für dessen individuelle Problemstellung das passende Produkt auszuwählen. Dazu überprüft der Verkäufer das Kundenstammblatt (1), eine von eltromat selbst entwickelte Anwendung in proALPHA. Dort sind alle kundenrelevanten Daten hinterlegt, wie z.B. offene Angebote, ausstehende Rechnungsposten usw. Durch die Reporting-Funktion von proALPHA erhält der Verkäufer aktuelle Kundendaten, die er in dem anstehenden Beratungsgespräch zur Verfügung hat.
Abb. 2: : Prozess der Bearbeitung einer Produktanfrage
Nach der Analyse der vor-Ort-spezifischen Prozesse wird dem Kunden, basierend auf den eltromat-Produkten, ein auf ihn zugeschnittenes Angebot vorgeschlagen, das sowohl produktbezogen, als auch prozessbezogen die vorliegende Problemstellung löst. Ist der Kunde mit dem Vorschlag einverstanden, bittet er eltromat um die Erstellung eines offiziellen Angebots.
Der eltromat-Verkäufer übergibt diese Aufgabe an die zuständige Sachbearbeiterin des vertrieblichen Innendienstes. Zur Erstellung des Angebots nutzt sie den eltromat-Produktkonfigurator (eine von Logik software + consulting GmbH entwickelte Software), die es zusammen mit proALPHA erlaubt, die notwendigen Einzelteile eines Produkts entsprechend der Kundenanforderung grafisch zusammenzustellen. Ist es nicht möglich, die Lösung mit bereits vorhandenen Produkten umzusetzen, wird die Möglichkeit einer Produktentwicklung in der internen Entwicklungsabteilung geprüft.
Ist ein passendes Produkt gefunden bzw. eine passende Produktentwicklung als möglich befunden worden, wird das Angebot für den Kunden mit allen Einzelpositionen in proALPHA erstellt (2). Dabei kann der Vertriebsmitarbeiter den Auftrag entsprechend einer internen Richtlinie mit Erfolgsaussichten bewerten, die ebenfalls in proALPHA hinterlegt und in verschiedenen Analysen berücksichtigt werden können (3). Die gespeicherten Informationen ergänzen das Kundenstammblatt und verbessern so die vertriebliche Datenbasis für nachfolgende Verhandlungen.
Entscheidet sich der Kunde, das Angebot anzunehmen, wird aus dem Angebot ein Auftrag erzeugt. Die Übergabe des Auftrags an die Anlagenprojektierung und -entwicklung initiiert die Erstellung und Entwicklung der benötigten Produkte für die Lösung.
Während des gesamten Prozesses der Produktanfrage eines Kunden werden von proALPHA Analysedaten bereitgestellt (Kundenstammblatt, Produktkatalog, Produktkonfiguration) und Analysedaten verarbeitet (Angebote, Auftrag, Auftragsbewertung). Dadurch ist es eltromat möglich, eine lückenlose Dokumentation des Geschäftsvorfalls zu gewährleisten, stets aktuelle Informationen während der Bearbeitung einer Produktanfrage zu nutzen und die gesammelten Daten für Analysefunktionen aufzubereiten.
Somit eignet sich die Datenbasis von eltromat als strategisches Werkzeug zur verbesserten Planung. Im Besonderen ist hierbei die Auftragsbewertung durch den Vertrieb zu nennen, die in weiterführenden Liquiditätsanalysen durch den proALPHA-Analyzer in zukünftige Prognosen mit einfliesst.
Anwendungssicht
Die Filialen selbst greifen ausschliesslich über einen Citrix-Client auf das in Leopoldshöhe zentral verwaltete System zu. Dort wird jede Niederlassung als Mandant im System verwaltet, d.h. jede Filiale besitzt eine eigene virtuelle Datenbank mit den relevanten Stammdaten, die regelmässig mit der Hauptdatenbank synchronisiert wird (vgl. Abb. 3).
Abb. 3: Integrierte Anwendungslandschaft bei eltromat
Sämtliche Daten werden zentral in Leopoldshöhe verwaltet (vgl. Abb. 4), wodurch ist eine schnelle und performante Verarbeitung von Systemanfragen möglich ist. Die Filialen greifen via Citrix auf ihren Mandanten im proALPHA-System zu. Dadurch entfällt eine Client-Installation bei den einzelnen Filialstandorten und die Daten im System bleiben konsistent an einem Ort verfügbar.Technische Sicht
Abb. 4: Technische Infrastruktur von eltromat
Tab. 1: Spezifikationen und Merkmale
4. Projektablauf und Betrieb
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Im Folgenden werden die relevanten Eckdaten der ERP-Einführung und des laufenden Betriebs von proALPHA erläutert.
5. Erfahrungen
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Die folgenden Unterkapitel behandeln die Erfahrungen, bewirkten Veränderungen und wichtigsten Kennzahlen der proALPHA-Installation bei eltromat.
Nutzerakzeptanz
Zu Beginn des Projekts entstanden bei einigen Mitarbeitenden Widerstände gegen die neue Software, welche zum einen aus der sehr kurzen Einführungsdauer, zum anderen aus der ungewohnten Bedienungsweise stammten. proALPHA erforderte bei eltromat den Umstieg von einer tastaturgesteuerten Bedienweise hin zu einer mausgesteuerten Eingabe. Regelmässige Treffen der Projektleitung und der für die Systemnutzung vorgesehenen Mitarbeiter behandelten die offenen Fragestellungen. Dadurch konnte im Laufe der Zeit die Einstellung gegenüber dem System deutlich verbessert werden.
Die aktive Beteiligung von eltromat an der (Mit-)Entwicklung von proALPHA-Funktionalitäten erzeugte dabei einen weiteren positiven Effekt. Die intensive Entwicklungsarbeit ging einher mit einer stärkeren Identifizierung mit dem System, so dass inzwischen ein hohes Akzeptanzniveau in der gesamten Belegschaft erreicht wurde.
Zielerreichung und bewirkte Veränderungen
Die primären Ziele des Projekts wurden voll erreicht: die Ablösung des Alt-Systems und die Konsolidierung der Daten in einer integrierten Lösung. proALPHA erfüllt sowohl die technischen als auch die funktionalen Anforderungen von eltromat. Als besonderen Mehrwert schätzt eltromat dabei die durchgehende und integrierte Datenhaltung in Verbindung mit dem proALPHA-Analyzer.
Der proALPHA-Analyzer erlaubt es eltromat, tagesgenaue Auswertungen auf den Realdaten vorzunehmen. Dies bietet dem Unternehmen akkurate und aktuelle Informationen, die den Entscheidungsprozess für die Geschäftsführung unterstützen und ein detailliertes Controlling der geschäftlichen Leistung ermöglichen. Insbesondere die präzise Statusabfrage der momentan bewerteten Auftragslage und Angebotsstellung macht es eltromat möglich, frühzeitig auf Unregelmässigkeiten wie z.B. Auftragseinbrüche zu reagieren.
Die Einführung von proALPHA hat als nicht beabsichtigter Nebeneffekt zu einer stringenten Umsetzung der internen Prozessstruktur geführt. Vermeintliche Abkürzungen z.B. bei einer Bestellung (direkte Anfrage bei einem Lieferanten anstatt vorheriges Konsultieren der Einkaufsabteilung) kommen nicht mehr vor. Dadurch sind einige Prozesse im Umfang gewachsen, allerdings haben sich die Fehlerquote und der Zeitaufwand der Prozesse durch die transparente Verfolgung der Prozesse deutlich reduziert.
Kosten (in Form von gebundenem Material) und Lagerkapazitäten konnten gesenkt werden. Gleichzeitig wurden Personalressourcen freigesetzt, die in anderen Unternehmensbereichen produktiver eingesetzt werden konnten. Zudem gelangte man dank des integrierten Dokumentenmanagements zu der Einsicht, dass unternehmensweit geltende Verantwortlichkeiten für kritische Bereiche, wie z.B. für die Stammdatenpflege, unverzichtbar sind. So wurde sichergestellt, dass insgesamt nur fünf Mitarbeiter Zugriff auf die Stammdaten haben. Die Erstellung von Dubletten wurde dadurch deutlich reduziert und die Qualität der Daten dank der zusätzlich hinterlegbaren Merkmalsbeschreibungen erhöht.
Investitionen, Rentabilität und Kennzahlen
Die Kosten der Einführung inklusive Hardware, Software, Beratungsleistungen, Customizing und Lizenzen betrugen ca. 255'000.- EUR. Das zu Beginn festgesetzte Budget lag unterhalb der finalen Projektkosten, da nicht mit dem zusätzlichen funktionalen Umfang kalkuliert wurde, den eltromat im Projektverlauf in Form weiterer Module neben der Materialwirtschaft und der Finanzbuchhaltung anforderte.
Eine genaue Rentabilitätsanalyse wurde nicht angestellt. Die generelle Aussage der Verantwortlichen nach der Einführung von proALPHA lautet, „dass es sich gelohnt hat“. Vergleichszahlen aus der Zeit vor proALPHA liegen nicht vor, dafür können aktuelle Werte als Kennzahlen herangezogen werden. Ein Angebot für einen Kunden kann heute innerhalb von 1 bis 2 Tagen erfolgen. Die Zahl der erteilten Aufträge liegt zwischen 250 und 350 im Monat bei einem Kundenstamm von 2'600 Kunden. Mit über 30'000 Artikeln im Materialstamm werden pro Tag ca. 600 Lagerbuchungen durchgeführt. Die Zahl der genutzten Lizenzen hat sich seit der Einführung von 48 auf 96 verdoppelt.
6. Erfolgsfaktoren
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Der dauerhafte Erfolg der proALPHA-Installation ist für eltromat eng mit der über alle Unternehmensbereiche verfügbaren und auswertbaren Datenbasis verknüpft. Im Folgenden werden die einzelnen Faktoren näher beleuchtet.
Spezialitäten der Lösung
Neben den absolut gestiegenen Zahlen (z.B. Auftragsanzahl, Lagerbuchungen) sieht eltromat den Nutzen der Lösung vor allem in der integrierten und hoch verdichteten Datenbasis, die proALPHA zur Verfügung stellt.
Eine präzise und zeitnahe Analysemöglichkeit war vor der proALPHA-Einführung schlicht unmöglich. Dank der detaillierten Kostenstellenrechnung, -planung und Liquiditätsanalyse kann nun der finanzielle Status der eltromat-Gruppe mit der proALPHA-Liquiditätsprognose tagesgenau abgerufen werden. Dadurch werden unentdeckte Kostentreiber identifiziert und korrigierende Massnahmen im Falle eines Liquiditätsengpasses rechtzeitig eingeleitet.
Das integrierte Dokumentenmanagement mit den hinterlegten Merkmalsbeschreibungen ermöglicht eine stringente und nachvollziehbare Stammdatenpflege. Zusammen mit einer strikten Verteilung der Verantwortlichkeiten werden Dubletten und ggf. unnötige Neuentwicklungen vermieden.
Reflexion der Faktoren für dauerhaften Erfolg
Die wichtigsten Faktoren für den dauerhaften Erfolg von eltromat mit proALPHA lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Lessons Learned
Anstoss für das Projekt war eine informationsorientierte Neugestaltung der Datenbasis von eltromat vor dem Hintergrund des anstehenden Jahrtausendwechsels. Die Stammdatenpflege erwies sich nach der Migration aus dem Alt-System anfangs als grosse Herausforderung. Die alten Stammdaten wurden ohne weitere Sichtung oder Überarbeitung in die proALPHA-Datenbank überführt. Um die Analysefunktionen des Systems jedoch auf allen vorhandenen Daten korrekt nutzen zu können, brauchte man eine einheitliche Struktur für jedes Datum. Daher war es im Nachgang erforderlich, alle Stammdaten noch einmal auf Qualität und Konsistenz zu prüfen.
Diese konsequente und kompromisslose Verwaltung der Stammdaten wurde der Grundstein für die erfolgreiche Arbeit von eltromat. Sie half dem Unternehmen bei der Transformation eines Einzelfertiges hin zu einem Teil-Serienfertiger mit Individualanteilen. Gleichzeitig wurden die unternehmensinternen Prozesse ver¬schlankt, Kosten gesenkt und die freigewordenen Personalressourcen in neue, ertragreichere Projekte investiert. Dank der einheitlichen Datenbasis können präzise Analysen und Prognosen erstellt werden, die eltromat in die Lage versetzen, nicht nur den aktuellen Stand der Geschäftstätigkeit abzurufen sondern auch frühzeitig Gefahrenpotenziale zu identifizieren und entsprechende Gegenmassnahmen einzuleiten.
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Wölfle, Ralf; Schubert, Petra (Hrsg.): Dauerhafter Erfolg mit Business Software - 10 Jahre Fall |
1. Das Unternehmen
2. Der Auslöser des Projekts
3. Lückenlose Verfolgung einer Kundenanfrage
Geschäftssicht, Prozesssicht, Anwendungssicht, Technische Sicht
4. Projektablauf und Betrieb
Realisierung, Projektnutzen, Projektaufwand
5. Erfahrungen
6. Erfolgsfaktoren
Stammdatenpflege
1. Das Unternehmen
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Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe
Die eltromat GmbH entwickelt, produziert und vertreibt Systeme zur optischen Qualitätssicherung für alle bekannten Druckverfahren der Druckmaschinenindustrie. Darunter fallen Qualitätsprüfsysteme und Regelsysteme, die mit Hilfe von integrierter Steuerungselektronik und Bildverarbeitungstechnik die Qualität der Druckerzeugnisse während des laufenden Betriebes erhöhen. Zu der Zielgruppe von eltromat gehören Maschinenhersteller und Einzelanwender von Druckmaschinen in weltweit mehr als 100 Ländern. Insgesamt hat das Unternehmen einen Kundenstamm von gegenwärtig 2'600 Kunden.
Das Unternehmen wurde 1960 in Leopoldshöhe in den Räumlichkeiten einer alten Schule gegründet. Von dem damals neuartigen Registerregler für Tiefdruckmaschinen über das weltweit erste kamerabasierte Farbbahnbeobachtungsgerät (1986) bis hin zu dem neu entwickelten Plattformkonzept zur intelligenten Verbindung von Bahnbeobachtung und Registerregelung (2008) wuchs das Unternehmen auf gegenwärtig 315 Mitarbeitende weltweit.
Neben den beiden Entwicklungs- und Produktionsstätten in Deutschland (Leopoldshöhe und Zwenkau) unterhält eltromat Vertriebsniederlassungen in Frankreich, Grossbritannien, Spanien, Italien und den USA. Ein weiterer Vertriebspartner in China ergänzt die eltromat-Gruppe.
Insgesamt 40 Servicetechniker installieren, optimieren und warten die von eltromat entwickelten und produzierten Systemlösungen weltweit. Das in zweiter Generation inhabergeführte Unternehmen erwirtschaftete in insgesamt fünf Länderniederlassungen im Jahr 2008 einen Umsatz von 36 Mio. EUR.
Unternehmensvision
Als Familienunternehmen legt eltromat viel Wert auf die harmonische Verbindung von Familie und Beruf. Die Schaffung verbindlicher betrieblicher Rahmenbedingungen ist ein zentraler Bestandteil einer familienfreundlichen Strategie, die ein effizienteres und mehr auf den Kunden orientiertes Arbeiten ermöglichen soll. eltromat sieht in der Familienfreundlichkeit nicht nur ein soziales, sondern auch ein strategisches und betriebswirtschaftliches Instrument zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und der Arbeitsqualität seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Stellenwert von Informatik und E-Business
Die elektronische Informationsverarbeitung dient eltromat nicht nur als Werkzeug für die effiziente Abwicklung der eigenen Geschäftsprozesse. Als Hardware- und Softwareproduzent von Lösungen für die Druckmaschinenindustrie ist Informationstechnologie ein Teil der Kernkompetenz des Unternehmens.
In einem Marktumfeld, in dem die Rechenleistung der Hardware für die Performance der Qualitätssicherungssysteme kein signifikantes Differenzierungsmerkmal mehr darstellt, hat eltromat im Laufe der letzten zehn Jahre seine Ressourcen von der auftragsbezogenen Einzelfertigung hin zur Teil-Serienfertigung verlagert. Mit einem deutlich stärkeren Fokus auf die Softwareentwicklung hat sich das Unternehmen neu im Markt aufgestellt. Innovative Technologien (z.B. in der Echtzeitprogrammierung) garantieren dem Hersteller von Qualitätsprüfsystemen das notwendige fachliche Know-how, um konkurrenzfähig zu bleiben.
Dank der neu gewonnenen Kompetenzen ist das Unternehmen daher in der Lage, sich auch aktiv bei der Weiterentwicklung von Teilen seines ERP-Systems proALPHA einzubringen. Das im Jahr 2007 bei eltromat eingeführte Service-Modul wurde in Zusammenarbeit mit dem ERP-Softwarelieferanten fertig gestellt, ebenso wie das „Kundenstammblatt“, eine integrierte Übersicht aller kundenrelevanten Informationen.
Zudem ist das Unternehmen bemüht, möglichst frühzeitig neue Funktionalitäten von proALPHA in seine Lösung mit einzubeziehen, auch wenn zu Beginn der Einführung die neue Software noch nicht vollständig auf Fehler geprüft ist. Der Nutzen der neuen Module als First Mover übersteigt nach Meinung von eltromat das Risiko einer fehleranfälligen Software.
2. Der Auslöser des Projekts
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Im Folgenden werden die Auslöser des Projekts in Zusammenarbeit mit dem ERP-Lieferanten erläutert und der Implementierungspartner vorgestellt.
Ausgangslage und Anstoss für das Projekt
eltromat nutzte bis zum Ende der neunziger Jahre eine heterogene Systemlandschaft zur Unterstützung der Geschäftsprozesse. Die Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft wurden durch eine betriebswirtschaftliche Software unterstützt, während die anderen Unternehmensbereiche teilweise noch mit Excel arbeiteten (z.B. in der Angebotserstellung). Redundanzen in der Informationshaltung waren unvermeidlich. Eine Konsolidierung der Informationen, z.B. für interne betriebliche Auswertungen, war unmöglich.
Nach einer internen Prüfung 1998 galt das bestehende Alt-System, das bislang für die Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft verwendet wurde, als nicht Jahr-2000-fähig. Daher entschloss man sich, auch wegen der sehr heterogenen Systemlandschaft im Unternehmen (verschiedene Datenbanken, Text- und Kalkulationsprogramme), eine integrierte betriebswirtschaftliche Lösung einzuführen.
Ziel war es, neben der informationstechnischen Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs ab dem Jahr 2000, eine informationsorientierte Neugestaltung und Konsolidierung der vorhandenen Daten umzusetzen. Leistungsrelevante Informationen wie Aufträge, Angebote, Stücklisten oder Umsatz sollten logisch miteinander verknüpft, transparent nachverfolgbar und hinsichtlich bestimmter Unternehmensziele auswertbar sein.
Vorstellung der Geschäftspartner
Anbieter von Business Software, Implementierungspartner
eltromat beauftragte die Firma proALPHA Software AG mit der Einführung der gleichnamigen ERP-Software proALPHA. Die proALPHA Software AG ist ein international agierender ERP-Software- und Dienstleistungsanbieter mit mehr als 350 Mitarbeitenden weltweit. Neben der Bereitstellung der Software ist proALPHA bei eltromat auch für Anpassung und Wartung der Software zuständig.
3. Lückenlose Verfolgung einer Kundenanfrage
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Geschäftssicht und Ziele
Die Unterstützung des integrierten Dokumentenmanagements wird besonders bei der Angebotserstellung und Auftragsannahme deutlich (vgl. Abb. 1). Entscheidet sich ein Kunde dafür, ein Angebot bei eltromat einzuholen, so kann das Unternehmen schon während der Verhandlungen auf stets aktuelle Informationen des Kunden zugreifen (z.B. Angebotshistorie, bereits erteilte Aufträge, offene Posten usw.). Sämtliche Daten, die während der vertrieblichen Verhandlungen anfallen, werden in dem Dokumentenmanagementsystem von proALPHA hinterlegt und können für zukünftige Gespräche genutzt werden.
Das Angebot selbst kann dank des integrierten Produktkonfigurators und den darunter liegenden, konsistenten und stets aktuell gehaltenen Stammdaten innerhalb von 1-2 Tagen erstellt werden. Dies ist möglich trotz des typischerweise nicht unerheblichen Entwicklungsanteils, der für ein Neuprojekt eines Kunden anfällt.
Ist der Kunde mit dem Angebot von eltromat zufrieden, so erteilt er einen Auftrag, der ebenfalls direkt in die voll integrierte Datenbank übertragen wird. Die Aufträge können anschliessend zusammen mit anderen Informationen, wie z.B. der offenen Posten und einer detaillierten Kostenstellenplanung, direkt für die aktuelle Liquiditätsanalyse genutzt werden. Nach Auftragserteilung wird das gewünschte Produkt erstellt und anschliessend bei dem Kunden in Betrieb genommen.
Abb. 1: Business Szenario: Auftragsabwicklung bei eltromat
Prozesssicht
Der Kunde (sei es ein Maschinenhersteller oder Endanwender) wendet sich mit einer Produktanfrage via Telefon, E-Mail oder Fax an eltromat (vgl. Abb. 2). Typischerweise sind diese Anfragen nicht ohne eine direkte Betreuung durch einen Verkäufer von eltromat zu bearbeiten, da eine optimale Lösung für den Kunden neben dem technischen Produkt auch immer die Begutachtung des kundenspezifischen Druckprozesses erfordert. Daher wird in der Regel mit dem Kunden ein vor-Ort Termin vereinbart, um für dessen individuelle Problemstellung das passende Produkt auszuwählen. Dazu überprüft der Verkäufer das Kundenstammblatt (1), eine von eltromat selbst entwickelte Anwendung in proALPHA. Dort sind alle kundenrelevanten Daten hinterlegt, wie z.B. offene Angebote, ausstehende Rechnungsposten usw. Durch die Reporting-Funktion von proALPHA erhält der Verkäufer aktuelle Kundendaten, die er in dem anstehenden Beratungsgespräch zur Verfügung hat.
Abb. 2: : Prozess der Bearbeitung einer Produktanfrage
Nach der Analyse der vor-Ort-spezifischen Prozesse wird dem Kunden, basierend auf den eltromat-Produkten, ein auf ihn zugeschnittenes Angebot vorgeschlagen, das sowohl produktbezogen, als auch prozessbezogen die vorliegende Problemstellung löst. Ist der Kunde mit dem Vorschlag einverstanden, bittet er eltromat um die Erstellung eines offiziellen Angebots.
Der eltromat-Verkäufer übergibt diese Aufgabe an die zuständige Sachbearbeiterin des vertrieblichen Innendienstes. Zur Erstellung des Angebots nutzt sie den eltromat-Produktkonfigurator (eine von Logik software + consulting GmbH entwickelte Software), die es zusammen mit proALPHA erlaubt, die notwendigen Einzelteile eines Produkts entsprechend der Kundenanforderung grafisch zusammenzustellen. Ist es nicht möglich, die Lösung mit bereits vorhandenen Produkten umzusetzen, wird die Möglichkeit einer Produktentwicklung in der internen Entwicklungsabteilung geprüft.
Ist ein passendes Produkt gefunden bzw. eine passende Produktentwicklung als möglich befunden worden, wird das Angebot für den Kunden mit allen Einzelpositionen in proALPHA erstellt (2). Dabei kann der Vertriebsmitarbeiter den Auftrag entsprechend einer internen Richtlinie mit Erfolgsaussichten bewerten, die ebenfalls in proALPHA hinterlegt und in verschiedenen Analysen berücksichtigt werden können (3). Die gespeicherten Informationen ergänzen das Kundenstammblatt und verbessern so die vertriebliche Datenbasis für nachfolgende Verhandlungen.
Entscheidet sich der Kunde, das Angebot anzunehmen, wird aus dem Angebot ein Auftrag erzeugt. Die Übergabe des Auftrags an die Anlagenprojektierung und -entwicklung initiiert die Erstellung und Entwicklung der benötigten Produkte für die Lösung.
Während des gesamten Prozesses der Produktanfrage eines Kunden werden von proALPHA Analysedaten bereitgestellt (Kundenstammblatt, Produktkatalog, Produktkonfiguration) und Analysedaten verarbeitet (Angebote, Auftrag, Auftragsbewertung). Dadurch ist es eltromat möglich, eine lückenlose Dokumentation des Geschäftsvorfalls zu gewährleisten, stets aktuelle Informationen während der Bearbeitung einer Produktanfrage zu nutzen und die gesammelten Daten für Analysefunktionen aufzubereiten.
Somit eignet sich die Datenbasis von eltromat als strategisches Werkzeug zur verbesserten Planung. Im Besonderen ist hierbei die Auftragsbewertung durch den Vertrieb zu nennen, die in weiterführenden Liquiditätsanalysen durch den proALPHA-Analyzer in zukünftige Prognosen mit einfliesst.
Anwendungssicht
Die Filialen selbst greifen ausschliesslich über einen Citrix-Client auf das in Leopoldshöhe zentral verwaltete System zu. Dort wird jede Niederlassung als Mandant im System verwaltet, d.h. jede Filiale besitzt eine eigene virtuelle Datenbank mit den relevanten Stammdaten, die regelmässig mit der Hauptdatenbank synchronisiert wird (vgl. Abb. 3).
Abb. 3: Integrierte Anwendungslandschaft bei eltromat
Sämtliche Daten werden zentral in Leopoldshöhe verwaltet (vgl. Abb. 4), wodurch ist eine schnelle und performante Verarbeitung von Systemanfragen möglich ist. Die Filialen greifen via Citrix auf ihren Mandanten im proALPHA-System zu. Dadurch entfällt eine Client-Installation bei den einzelnen Filialstandorten und die Daten im System bleiben konsistent an einem Ort verfügbar.Technische Sicht
Abb. 4: Technische Infrastruktur von eltromat
Tab. 1: Spezifikationen und Merkmale
4. Projektablauf und Betrieb
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Im Folgenden werden die relevanten Eckdaten der ERP-Einführung und des laufenden Betriebs von proALPHA erläutert.
Investitionsentscheidung
Nach dem anfänglichen Entschluss von eltromat, eine neue ERP-Software einzuführen, kamen zwei Anbieter in die engere Auswahl. Nach mehreren Workshops und Vorstellungen der beiden Konkurrenten testete ein internes Projektteam beide Softwarelösungen hinsichtlich Usability, Performance und anderer Kriterien. Basierend auf dem Testergebnis entschied die Geschäftsführung schliesslich zugunsten von proALPHA. Der wichtigste Grund lag dabei in der grossen Anzahl der vollständig integrierten Module und den technisch innovativen Ansätzen der Software im Vergleich zu den Konkurrenten (z.B. ansichtsabhängige Fenster). Damit stellte proALPHA eine dauerhafte und zukunftsorientierte Software dar, die eltromat in seinen Bestrebungen am besten unterstützte, die bisher genutzte heterogene Softwarelandschaft zu ersetzen.
Projektmanagement und Change Management
Nach einem fast einjährigen Auswahlprozess entschied sich eltromat im Juli 1999 für proALPHA. Da eine Einführung des neuen Systems unbedingt zum 01.01.2000 stattfinden musste (Jahr-2000-Problematik), wurde zusammen mit proALPHA die Einführung des Systems für die Warenwirtschaft und die Finanzbuchhaltung (beide durch das Alt-System unterstützt) in den verbliebenen fünf Monaten umgesetzt. Die im Alt-System verwalteten Stammdaten wurden in das proALPHA-System migriert und dessen Funktionen für die beiden Bereiche getestet.
Fristgerecht zum 01.01.2000 wurde das Alt-System abgeschaltet, und proALPHA wechselte in den Echtbetrieb. In den Folgemonaten und –jahren wurden weitere Module von proALPHA erfolgreich bei eltromat eingeführt. Noch im Jahr 2000 folgte das PPS-Modul, 2001 die Kostenstellenrechnung und das Dokumentenmanagementsystem. 2003 wurde der proALPHA-Analyzer implementiert, ein Reporting-Werkzeug, das es eltromat zum ersten Mal erlaubte, unternehmensweite Kennzahlen aufzustellen und auf Basis der bisher gesammelten Geschäftsdokumente präzise Analysen und Prognosen zu erstellen. 2006 wurde das APS-Modul (Advanced Planning and Scheduling) eingeführt, das eine systeminterne Terminplanung ermöglicht. Im Jahr 2007 folgte zuletzt das Service-Modul, das unter anderem für Einsatzplanung und Call-Erfassung eingesetzt wird.
Zu Beginn des Projekts waren naturgemäss innerhalb der Belegschaft einige Widerstände gegen das neue System zu spüren. Schwierigkeiten in der Einarbeitung und täglichen Nutzung mussten durch die Projektleitung in den Folgemonaten nach der vergleichsweise raschen Einführung behoben werden. Dank einer andauernden und konsequenten Unterstützung des Systems durch die Geschäftsführung im gesamten Unternehmen konnten die Bedenken und Probleme der Mitarbeitenden jedoch mit der Zeit ausgeräumt werden.
Evaluation, Entstehung und Roll-out der Lösung
Generell wurde eine Step-by-Step-Strategie verfolgt, die eine schrittweise Einführung des gesamten Systems vorsieht. Die Einführung der einzelnen Module der proALPHA-Lösung konnte allerdings je nach Anforderung und zeitlicher Vorgabe mit unterschiedlichen Strategien umgesetzt werden. Die ersten Bereiche Materialwirtschaft und Finanzbuchhaltung mussten zum 01.01.2000 vollständig umgestellt sein, da das Alt-System als „nicht-2000-sicher“ galt. Während in der Materialwirtschaft die alten Stammdaten ohne weitere Begutachtung in das neue System migriert wurden, buchte man aus Sicherheitsgründen in der Finanzbuchhaltung vorab drei Monate lang im neuen System parallel mit.
In den Folgejahren erfolgte eine sukzessive Übernahme in den produktiven Status. Dabei gab es von eltromat aus kein gezieltes Anforderungsprofil der noch zu installierenden proALPHA-Funktionalitäten. Vielmehr wollte man das Potenzial der Software so weit wie möglich ausschöpfen, d.h. alle Unternehmensbereiche, die proALPHA unterstützen konnte, sollten bei Verfügbarkeit die Software im Sinne einer vollständig integrierten betriebswirtschaftlichen Software auch verwenden. Entsprechend dieser Prämisse wurden bis heute für eltromat betriebswirtschaftlich sinnvolle Entwicklungen in die bestehende Applikation integriert.
Laufender Unterhalt
Für jeden Geschäftsbereich zeichnet ein Key User verantwortlich, der sich mit der Software in dem Bereich sehr gut auskennt. Unter der Kontrolle eines Projektleiters werden sukzessive neue Module auf deren Mehrwert für eltromat hin untersucht. Werden Potenziale für Prozessverbesserung, -vereinfachung oder -transparenz in der Software proALPHA erkannt, so wird in der Regel über die Einführung des entsprechenden Moduls diskutiert und projektteamintern zusammen mit dem jeweiligen Key User über Vor- und Nachteile einer Moduleinführung beraten. Im Falle eines positiven Bescheids wird ein Einführungsprojekt mit proALPHA vereinbart. Momenten nutzt eltromat 96 Lizenzen mit insgesamt 160 Nutzern. Zwei Mitarbeiter des Unternehmens kümmern sich um die IT-Infrastruktur, d.h. unter anderem Wartung der vor Ort befindlichen Hardware oder Installation von Clients. Die externe Betreuung durch proALPHA wird durch einen Wartungsvertrag gesichert, der Dienste wie Softwarewartung, Hotlinebereitstellung oder regelmässige Updates beinhaltet. Die laufenden Kosten der Serviceleistungen des IT-Partners für eltromat betragen etwa 70'000.- EUR im Jahr.
5. Erfahrungen
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Die folgenden Unterkapitel behandeln die Erfahrungen, bewirkten Veränderungen und wichtigsten Kennzahlen der proALPHA-Installation bei eltromat.
Nutzerakzeptanz
Zu Beginn des Projekts entstanden bei einigen Mitarbeitenden Widerstände gegen die neue Software, welche zum einen aus der sehr kurzen Einführungsdauer, zum anderen aus der ungewohnten Bedienungsweise stammten. proALPHA erforderte bei eltromat den Umstieg von einer tastaturgesteuerten Bedienweise hin zu einer mausgesteuerten Eingabe. Regelmässige Treffen der Projektleitung und der für die Systemnutzung vorgesehenen Mitarbeiter behandelten die offenen Fragestellungen. Dadurch konnte im Laufe der Zeit die Einstellung gegenüber dem System deutlich verbessert werden.
Die aktive Beteiligung von eltromat an der (Mit-)Entwicklung von proALPHA-Funktionalitäten erzeugte dabei einen weiteren positiven Effekt. Die intensive Entwicklungsarbeit ging einher mit einer stärkeren Identifizierung mit dem System, so dass inzwischen ein hohes Akzeptanzniveau in der gesamten Belegschaft erreicht wurde.
Zielerreichung und bewirkte Veränderungen
Die primären Ziele des Projekts wurden voll erreicht: die Ablösung des Alt-Systems und die Konsolidierung der Daten in einer integrierten Lösung. proALPHA erfüllt sowohl die technischen als auch die funktionalen Anforderungen von eltromat. Als besonderen Mehrwert schätzt eltromat dabei die durchgehende und integrierte Datenhaltung in Verbindung mit dem proALPHA-Analyzer.
Der proALPHA-Analyzer erlaubt es eltromat, tagesgenaue Auswertungen auf den Realdaten vorzunehmen. Dies bietet dem Unternehmen akkurate und aktuelle Informationen, die den Entscheidungsprozess für die Geschäftsführung unterstützen und ein detailliertes Controlling der geschäftlichen Leistung ermöglichen. Insbesondere die präzise Statusabfrage der momentan bewerteten Auftragslage und Angebotsstellung macht es eltromat möglich, frühzeitig auf Unregelmässigkeiten wie z.B. Auftragseinbrüche zu reagieren.
Die Einführung von proALPHA hat als nicht beabsichtigter Nebeneffekt zu einer stringenten Umsetzung der internen Prozessstruktur geführt. Vermeintliche Abkürzungen z.B. bei einer Bestellung (direkte Anfrage bei einem Lieferanten anstatt vorheriges Konsultieren der Einkaufsabteilung) kommen nicht mehr vor. Dadurch sind einige Prozesse im Umfang gewachsen, allerdings haben sich die Fehlerquote und der Zeitaufwand der Prozesse durch die transparente Verfolgung der Prozesse deutlich reduziert.
Kosten (in Form von gebundenem Material) und Lagerkapazitäten konnten gesenkt werden. Gleichzeitig wurden Personalressourcen freigesetzt, die in anderen Unternehmensbereichen produktiver eingesetzt werden konnten. Zudem gelangte man dank des integrierten Dokumentenmanagements zu der Einsicht, dass unternehmensweit geltende Verantwortlichkeiten für kritische Bereiche, wie z.B. für die Stammdatenpflege, unverzichtbar sind. So wurde sichergestellt, dass insgesamt nur fünf Mitarbeiter Zugriff auf die Stammdaten haben. Die Erstellung von Dubletten wurde dadurch deutlich reduziert und die Qualität der Daten dank der zusätzlich hinterlegbaren Merkmalsbeschreibungen erhöht.
Investitionen, Rentabilität und Kennzahlen
Die Kosten der Einführung inklusive Hardware, Software, Beratungsleistungen, Customizing und Lizenzen betrugen ca. 255'000.- EUR. Das zu Beginn festgesetzte Budget lag unterhalb der finalen Projektkosten, da nicht mit dem zusätzlichen funktionalen Umfang kalkuliert wurde, den eltromat im Projektverlauf in Form weiterer Module neben der Materialwirtschaft und der Finanzbuchhaltung anforderte.
Eine genaue Rentabilitätsanalyse wurde nicht angestellt. Die generelle Aussage der Verantwortlichen nach der Einführung von proALPHA lautet, „dass es sich gelohnt hat“. Vergleichszahlen aus der Zeit vor proALPHA liegen nicht vor, dafür können aktuelle Werte als Kennzahlen herangezogen werden. Ein Angebot für einen Kunden kann heute innerhalb von 1 bis 2 Tagen erfolgen. Die Zahl der erteilten Aufträge liegt zwischen 250 und 350 im Monat bei einem Kundenstamm von 2'600 Kunden. Mit über 30'000 Artikeln im Materialstamm werden pro Tag ca. 600 Lagerbuchungen durchgeführt. Die Zahl der genutzten Lizenzen hat sich seit der Einführung von 48 auf 96 verdoppelt.
6. Erfolgsfaktoren
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Der dauerhafte Erfolg der proALPHA-Installation ist für eltromat eng mit der über alle Unternehmensbereiche verfügbaren und auswertbaren Datenbasis verknüpft. Im Folgenden werden die einzelnen Faktoren näher beleuchtet.
Spezialitäten der Lösung
Neben den absolut gestiegenen Zahlen (z.B. Auftragsanzahl, Lagerbuchungen) sieht eltromat den Nutzen der Lösung vor allem in der integrierten und hoch verdichteten Datenbasis, die proALPHA zur Verfügung stellt.
Eine präzise und zeitnahe Analysemöglichkeit war vor der proALPHA-Einführung schlicht unmöglich. Dank der detaillierten Kostenstellenrechnung, -planung und Liquiditätsanalyse kann nun der finanzielle Status der eltromat-Gruppe mit der proALPHA-Liquiditätsprognose tagesgenau abgerufen werden. Dadurch werden unentdeckte Kostentreiber identifiziert und korrigierende Massnahmen im Falle eines Liquiditätsengpasses rechtzeitig eingeleitet.
Das integrierte Dokumentenmanagement mit den hinterlegten Merkmalsbeschreibungen ermöglicht eine stringente und nachvollziehbare Stammdatenpflege. Zusammen mit einer strikten Verteilung der Verantwortlichkeiten werden Dubletten und ggf. unnötige Neuentwicklungen vermieden.
Reflexion der Faktoren für dauerhaften Erfolg
Die wichtigsten Faktoren für den dauerhaften Erfolg von eltromat mit proALPHA lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Über alle Unternehmensbereiche hinweg integriertes Dokumentenmanagement
- Jederzeit durchführbare Analysen auf Echtdaten, dazu gehören (1) präzise Liquiditätsprognosen und (2) detaillierte Kostenstellenplanung und -rechnung
- Intensive Zusammenarbeit und gegenseitiges Vertrauen zwischen eltromat und dem IT-Dienstleister proALPHA
Lessons Learned
Anstoss für das Projekt war eine informationsorientierte Neugestaltung der Datenbasis von eltromat vor dem Hintergrund des anstehenden Jahrtausendwechsels. Die Stammdatenpflege erwies sich nach der Migration aus dem Alt-System anfangs als grosse Herausforderung. Die alten Stammdaten wurden ohne weitere Sichtung oder Überarbeitung in die proALPHA-Datenbank überführt. Um die Analysefunktionen des Systems jedoch auf allen vorhandenen Daten korrekt nutzen zu können, brauchte man eine einheitliche Struktur für jedes Datum. Daher war es im Nachgang erforderlich, alle Stammdaten noch einmal auf Qualität und Konsistenz zu prüfen.
Diese konsequente und kompromisslose Verwaltung der Stammdaten wurde der Grundstein für die erfolgreiche Arbeit von eltromat. Sie half dem Unternehmen bei der Transformation eines Einzelfertiges hin zu einem Teil-Serienfertiger mit Individualanteilen. Gleichzeitig wurden die unternehmensinternen Prozesse ver¬schlankt, Kosten gesenkt und die freigewordenen Personalressourcen in neue, ertragreichere Projekte investiert. Dank der einheitlichen Datenbasis können präzise Analysen und Prognosen erstellt werden, die eltromat in die Lage versetzen, nicht nur den aktuellen Stand der Geschäftstätigkeit abzurufen sondern auch frühzeitig Gefahrenpotenziale zu identifizieren und entsprechende Gegenmassnahmen einzuleiten.