Sinkende Beschaffungskosten und höhere Lieferqualität durch E-Procurement-Lösung bei der Kupek GmbH

24. November 2003



Besonders für die kostenintensive Beschaffung geringwertiger Wirtschaftsgüter ist die Auslagerung von Einkaufsprozessen an einen externen Dienstleister attraktiv. Die Kupek GmbH, Coburg, ist ein solcher Dienstleister. Gemeinsam mit der Axinom GmbH, Fürth, hat sie eine E-Procurement-Plattform geschaffen, die Beschaffungsprozesse bei den Kunden entscheidend verbessert. Wichtigster Effekt: höhere Lieferqualitä sowie geringere Kapitalbindung dank verkleinerter Lagerbestände.


1. Das Unternehmen

Als externer Beschaffungs- und Logistikdienstleister übernimmt die Kupek GmbH, Coburg, für ein definiertes Teilespektrum die komplette Einkaufsabwicklung ihrer Kunden. Dazu gehören auch Auftragsüberwachung, Rechnungsprüfung und Lieferung über Kupek. Zu den Kunden des 1995 gegründeten Unternehmens zählen unter anderem Siemens, Erlangen, Brose Fahrzeugtechnik, die Kapp Gruppe, Goodrich und die Stadtverwaltung Coburg.


2. Mittler zwischen Kunde und Lieferant

Als C-Teil firmieren in Einkaufsabteilungen Güter, deren Beschaffungskosten in keinerlei Relation zum eigenen Warenwert stehen. Beispiele dafür sind Ersatzteile, Büro-, Verpackungs- und EDV-Verbrauchsmaterialen EDV Verbrauchsmaterialien oder Werkzeuge und Betriebsmittel. Zwar machen C-Teile in der Regel nur 20 Prozent des Einkaufsvolumens aus. Bei konventioneller Ablaufgestaltung beträgt ihr Anteil an den Gesamtprozesskosten meist jedoch 80 Prozent.

„Gerade die Beschaffung von C-Teilen bietet ein enormes Einsparpotenzial“, weiß Rolf Kupek, Geschäftsführer der Coburger Kupek GmbH. Das 1995 gegründete Unternehmen ist den Kostenherden in Einkauf und Logistik auf der Spur und sorgt zugleich für Abhilfe: „Wir agieren als Mittler zwischen Kunden und den Lieferanten und bieten somit Business Process Outsourcing (BPO) an“, umreißt Rolf Kupek das Geschäftsfeld seiner Firma. Als externer Dienstleister übernimmt das Unternehmen beschaffungsbezogene Prozesse seiner Kunden und optimiert sie auf der Basis einer zentralen, webbasierten Lösung. Ausgelagert wird hierbei ein komplettes Ablaufgefüge, von der initialen Bedarfsanforderung bis zur finalen Lieferung bereits kontrollierter Waren, einschließlich der zugehörigen Rechnungslegung.

Anders als andere Anbieter wirbt die Kupek GmbH nicht mit übervollen Katalogen und bietet keine unüberschaubare Warenvielfalt feil. Im Gegenteil: „Uns geht es darum, bedarfsgerecht für jeden Kunden ein auf Preis und Qualität hin optimiertes Angebot bereitzuhalten und seinen gesamten Prozess vollständig abzubilden“, unterstreicht Rolf Kupek seinen hohen Serviceanspruch. Eine qualifizierte Kaufentscheidung setzt eben die richtige Balance von Vielfalt und Begrenzung im Warenangebot voraus.


3. Offene Schnittstellen kontra teure Entwicklung

Gezielt bindet die Kupek GmbH die Wunschlieferanten der Kunden ein; oft sind das mittelständische Unternehmen. Für die E-Procurement-Plattform sind offene Schnittsellen daher ein absolutes Muss. Denn neue Partner sollen schnell und flexibel via Web eingebunden werden können, und zwar ohne zeit- und kostenintensive Entwicklungsarbeiten. Die gleiche Forderung stellt sich selbstverständlich auch bei der Integration mittelständischer Kunden.

Offenheit verlangen die E-Business-Ambitionen des innovativen Dienstleisters noch aus einem anderen Grund: Kundenunternehmen sollen wählen können, ob sie den Procurement-Service direkt oder unter der Oberfläche ihres eigenen Warenwirtschaftssystems nutzen möchten. Für die Architektur der Lösung bedeutet das: Oberfläche und Beschaffungslogik müssen streng voneinander getrennt sein. Nur so lässt sich die Funktionalität problemlos in andere Systeme integrieren, etwa in Microsoft Navision oder SAP. Das hat den Vorteil, dass Mitarbeiter ihre Online-Bestellungen unter einer vertrauten Systemoberfläche auslösen können.

Die detaillierte Liste aller Anforderungen, die auch die sichere Datenübertragung über das Internet und eine ausfallsichere Infrastruktur umfasst, erarbeitete Kupek in enger Partnerschaft mit der Axinom GmbH, Fürth. Das Entwickler- und Beratungsunternehmen hat sich frühzeitig als .NET-Spezialist profiliert. In der Sparte „Retail“ ging der diesjährige Microsoft .NET Server Innovation Cup an die Axinom GmbH.


4. Datenkommunikation via XML

Auch auf die Anforderungen von Kupek hatte der Microsoft-Partner eine Antwort parat: „.NET ermöglicht uns Lösungen, die kein komplexer Monolith mehr sind. Stattdessen setzen sie sich sehr flexibel aus separaten Funktionsmodulen zusammen“, erklärt Damir Tomicic, Geschäftsführer der Axinom GmbH und Microsoft Regional Director für Deutschland. Sein Unternehmen verfügt über ein komplettes Business Framework, das aus so genannten Axinom Application Blocks besteht. Diese wieder verwendbaren Module stellen häufig benötigte Funktionen in standardisierter Form zur Verfügung, so dass Lösungen nach dem Baukastenprinzip kundenindividuell zusammengesetzt werden können. Das hat die Entwicklung selbst hochkomplexer Systeme rasant beschleunigt. „Nicht einmal drei Monate, und die Procurement-Lösung stand“, bestätigt Rolf Kupek.

Die separierten Funktionsmodule bewirken zudem die von Kupek geforderte Trennung zwischen Beschaffungslogik und Oberflächenschicht. Separat heißt aber nicht isoliert: XML Web Services, die auf Microsoft .NET aufsetzen, sorgen im Gegenteil für den reibungslosen Fluss von Informationen zwischen Blöcken, Lösungsschichten und Systemen. „Wir nutzen Web Services als universellen Mechanismus der Datenkommunikation, die durchgängig im Standardformat XML erfolgt. Web Services garantieren unseren Lösungen damit eine hohe Skalierbarkeit“, kommentiert Damir Tomicic.

Abbildung 1: E-Procurement Lösung von Kupek
Abbildung 1: E-Procurement Lösung von Kupek

5. Dolmetscher zwischen den Systemwelten

Aus Anwendersicht funktioniert die Procurement-Applikation so: Per Mausklick wird zunächst ein Warenkatalog ausgewählt und darin der gewünschte Artikel markiert. Danach müssen lediglich noch die benötigte Stückzahl eingegeben und die zu belastende Kostenstelle sowie Name und Adresse für die Auftragsabwicklung überprüft werden. Fertig. Sämtliche Budgetprüfungen pro Nutzer, Position und Kostenstelle erfolgen vollautomatisch im Hintergrund.

Gleichgültig, ob Bestellungen als XML-Datei, im E-Business-Format Edifact oder als so genanntes Flat File mit kommagetrennten Werten eingehen – ein Web Service übergibt alle Daten zunächst dem Integrationsserver Axinom Communicator. Hier werden sie ins XML-Format übersetzt. Der Communicator sorgt somit für Verständigung zwischen den unterschiedlichen Systemwelten bei Lieferanten und Kunden. In das Kupek-Warenwirtschaftssystem Microsoft Navision gelangen Bestellinformationen also nur im einheitlichen XML-Format. Der Communicator spielt auch bei der Rückübersetzung in die Formate der Kunden- und Lieferantensysteme seine Dolmetscherrolle perfekt. Übrigens steht für die Konfiguration der erforderlichen Übersetzungsschemata ein komfortables Grafiktool zur Verfügung. Die Integration neuer Partner kommt also ohne zusätzlichen Programmieraufwand aus.


6. Nutzen und Kosten

Derzeit etwa 10 Unternehmen haben ihr C-Teile-Management der Kupek GmbH anvertraut. „Die Beschaffungskosten sind um bis zu 20 Prozent gesunken“, berichtet Rolf Kupek. Verantwortlich dafür ist das schlanke, gebündelte Ablaufgefüge auf der Basis der .NET-Lösung von Axinom.Zudem ermöglichen flexibilisierte Einkaufsprozesse eine bedarfsnähere Beschaffung. Daher verringern sich die Lagerbestände der Kunden. Sie binden folglich auch weniger Kapital, senken das Bestandsrisiko und verursachen weniger Lagerbewirtschaftungskosten.

Modulare Lösungsstruktur plus Kommunikation via Web Service – das ist die Formel, der die .NET-Lösungen von Axinom ihre Flexibilität verdanken. Wichtigster Effekt für die Kupek GmbH: „Wir können neue Kunden sehr schnell und äußerst kostengünstig in unseren Procurement-Service einbinden“, benennt Rolf Kupek einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Und noch an anderer Stelle profitiert der BPO-Dienstleister vom innovativen Architekturkonzept des auf .NET basierenden Axinom Business Framework: Die n Entwicklungszeiten verkürzen nicht nur die Markteinführung künftiger Serviceerweiterungen, sondern schlagen auch auf die Entwicklungskosten durch. „Nicht nur schneller, sondern auch billiger“, bringt Damir Tomicic diesen Vorzug auf den Punkt. Die einzigartige Unterstützung, die die Entwicklungsumgebung Visual Studio .NET bei der Arbeit mit XML und Web Services leistet, ist seiner Meinung nach ein unbezahlbarer Vorteil.

Bislang optimiert die Procurement-Lösung der Kupek GmbH Beschaffungsabläufe vorrangig in Richtung vom Kunden zum Lieferanten. Rolf Kupek hat sich aber auch die gegenläufigen Prozesse und die Lieferlogistik vorgenommen - Stichwort: Supply Chain Management - und ist überzeugt: „.NET ist ein absolut tragfähiges Fundament für die Integration neuer Servicekomponenten.“

Unterdessen läuft bei der Axinom GmbH der Countdown für die Einführung des Microsoft Server 2003. Damir Tomicic freut sich zum Beispiel auf den Internet Information Server 6.0. Er verspricht sich vom so genannten Isolationsmodus für Arbeitsprozesse mehr Stabilität. Dadurch können den Kunden der Kupek GmbH zugeteilte Ressourcen verbindlicher als bisher zugesagt werden. Das heißt, auch die Servicequalität der Lösung wird in Zukunft steigen.


7. Technik Spotlights - .Net Framework und XML

Das .NET Framework ist eine so genannte Laufzeitumgebung. Als Bestandteil der integrierten Microsoft Server-Plattform stellt sie unfangreiche Funktionsklassen zur Verfügung, die von Entwicklern direkt angesprochen werden können. Das .NET Framework macht Windows-Betriebssysteme zur Plattform für verteilte Web-Anwendungen, die via Web Services miteinander kommunizieren. Zudem wird Programmkode während der Ausführung hardware-spezifisch optimiert. Das erklärt die hohe Performance von Web-Anwendungen, die auf .NET basieren.

XML steht für Extensible Markup Language. Dabei handelt es sich um eine standardisierte Datenbeschreibungssprache, die speziell für den Datenaustausch zwischen verteilten Web-Anwendungen ausgelegt ist. XML ist weder an konkrete Plattformen noch an bestimmte Hersteller gebunden. Das erklärt die hohe Bedeutung des Standards, wenn es um Web-Anwendungen geht, die System- und Plattformgrenzen überwinden sollen.


Betreiber der Lösung

Kupek GmbH
Rolf Kupek, Geschäftsführer
Branche: Sonstige Dienstleistungen, Beschaffungs- und Logistikdienstleister
Unternehmensgrösse: KleinunternehmenKupek GmbH

Lösungspartner

Damir Tomicic, Geschäftsführer
Axinom GmbH

Autoren der Fallstudie

Microsoft Deutschland GmbH
Microsoft Deutschland GmbH

24. November 2003
Microsoft Deutschland GmbH

Zu dieser Fallstudie sind keine Anhänge verfügbar.
2123
ms-de-kupek-axinom
http://www.experience-online.ch/de/9-case-study/2123-ms-de-kupek-axinom
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