Purchase-to-Pay-Prozess

Ist eine Lieferantenbeziehung etabliert, folgen in vielen Fällen wiederkehrende operative Einkaufsprozesse. Werden die hierzu erforderlichen Daten unstrukturiert und die Dokumente in Papierform ausgetauscht, so weisen die Abläufe zahlreiche Medienbrüche auf. Die Folge sind manuelle Mehrfacherfassungen von Daten, was unnötige Kosten und lange Durchlaufzeiten verursacht. Beschaffungsorganisationen mit hohen Transaktionszahlen streben deshalb an, die Prozesse von der Bestellung bis zur Zahlungsfreigabe (Purchase-to-Pay-Prozess) weitgehend zu automatisieren.

Bei der Bestellabwicklung gilt es, zwei grundsätzliche Varianten zu unterscheiden. Direkte Güter (Produktionsmaterial und Handelsware) werden im Unternehmen als Ressourcen für die Leistungserstellung verwaltet. Deren Bestellabwicklung ist deshalb eine klassische Domäne der Materialwirtschaftsmodule von Enterprise Resource Planning-Systemen. Der Bedarf für indirekte Güter (Betriebs- und Unterhaltsmaterial, Anlagen, Werkzeuge, Dienstleistungen etc.) fällt stärker dezentral an. Die Bestellabwicklung indirekter Güter mittels elektronischer Medien wird E-Purchasing genannt. Bei solchen webbasierten Lösungen kann der Bedarfsträger die gewünschten Produkte und Leistungen in einem elektronischen Katalog suchen und anfordern. Sie unterstützen die Prozesse der Bedarfsanforderung, Genehmigung, Bestellung, Wareneingangs- oder Leistungsprüfung und werden häufig Desktop Purchasing-, E-Purchasing-, E-Ordering- oder E-Buying-Systeme genannt.

Bei diversen indirekten Gütern wie Energie, Telekommunikation, Unterhalts- und Wartungsdienstleistungen, werden keine Bestellungen getätigt. Die Leistungen werden im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen vom Bedarfsträger oder der Organisation beansprucht und vom Lieferanten erbracht. Damit ist nicht die Bestellung, sondern der Vertrag der zentrale Anknüpfungspunkt für die Leistungs- und Rechnungskontrolle. Für diese Kontrollen haben sich noch keine weitgehend elektronisch unterstützen Standardlösungen etabliert.

 

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