Der Einsatz von elektronischen Medien für die Kommunikation zwischen Bürger, Wirtschaft und Verwaltung mittels eGovernment-Anwendungen bedingt innerhalb der Verwaltung eine entsprechende Infrastruktur an Informationssystemen sowie angepasste organisatorische Verwaltungsprozesse. Um den Anforderungen von eGovernment gerecht zu werden, ist eine umfassende elektronische Abwicklung und Unterstützung der Verfahren über den gesamten Verwaltungsprozess erforderlich. Es ist wohl nicht denkbar, dass Bürger und Wirtschaft z.B. über Internet Anträge an die Verwaltung übermitteln und diese dann in der Verwaltung ausgedruckt und mittels Papierakt bearbeitet werden, um dann schliesslich am Ende des Papieraktes wieder ein eMail an den Antragsteller zurückzusenden.

Der elektronische Akt (ELAK) kann als Motor für eGovernment angesehen werden. Nur unter Zugrundelegung von gesamtheitlich elektronischen Abläufen wird mit eGovernment der erforderliche Effekt erreicht. Um diesen Anforderungen an eGovernment nun gerecht zu werden, gibt es grundsätzlich zwei Umsetzungsmöglichkeiten:

1. Das spezifische Verwaltungsverfahren wird mittels Fachanwendung gelöst und der erforderliche Prozess wird verfahrensspezifisch abgebildet.
2. Es kommt ein allgemeines Workflow-System zur Unterstützung des Aktenwesens, ein sogenanntes Elektronisches Aktensystem (kurz ELAK-System), zum Einsatz.

Der erste Fall wird bei Massenabwicklungen von streng standardisierten Verwaltungsverfahren zum Tragen kommen, die aus Sicht des Prozesses häufig wiederkehren. Alle erforderlichen Arbeitsschritte sind dabei genau abgebildet und unterliegen einem starr definierten Schema.

Der Einsatz von ELAK-Systemen wird in jenen Bereichen zur Anwendung, wo die Verwaltungsabläufe keinem starren Schema untergeordnet werden können und im Einzelfall ad hoc der Prozess definiert wird. Beide Umsetzungsszenarien gehen aber von einer gesamtheitlichen elektronischen Abbildung der Prozesse aus.

Aufgrund dieser Überlegungen und der Tatsache, dass im Bereich der Zentralstellen von Bundesministerien kaum standardisierte Abläufe vorliegen, hat sich die österreichische Bundesverwaltung für die Umsetzung des ELAK in allen Bundesministerien entschlossen. Dies wurde auf politischer Ebene auch in der Regierungserklärung 2000 entsprechend verankert und stellt somit auch einen wesentlichen Beitrag zu eGovernment dar. Mit der Umsetzung des Projektes wurde Mitte 2001 begonnen. Zu diesem Zeitpunkt waren in der österreichischen Bundesverwaltung bereits ca. 2’500 Arbeitsplätze mit unterschiedlichsten ELAK-Systemen ausgestattet . Dennoch wurden eine Einproduktstrategie mit der Ablösung der vorhandenen Systeme sowie ein ausgelagerter ELAK-Betreiber zugrunde gelegt. Ziel ist es, die gesamte Bundesverwaltung mit dem ELAK auszustatten; in der ersten Phase sind ca. 7’500 Arbeitsplätze betroffen. Die strategische Zielsetzung des Projektes wurde unter Einbindung der politischen Ebene wie folgt festgelegt:

• Vereinfachung und Beschleunigung der Geschäftsfallbearbeitung
• einheitliche Geschäftsfalldokumentation und bessere Nachvollziehbarkeit
• Modernisierung der Geschäftsfallbearbeitung und -archivierung
• Vereinfachung von Ressortumbildungen (Struktur- und Organisationsänderungen)
• behördenübergreifende elektronische Verfahren (Aktenläufe)
• einfache und rasche Implementierung von eGovernment-Verfahren
• Aufbau eines Knowledge-Management als Basis für One-Stop-Government .

Mit der Umsetzung des Projektes wurde das Bundeskanzleramt beauftragt. Es wurde eine Projektgruppe mit Vertretern aller Bundesministerien eingerichtet.

Folgende Meilensteine sind im Projekt vorgesehen:

• Entscheidung über ELAK-Betreibermodell (z.B. PPP-Modell versus Outsourcing), (gepl.: November 2001 – Status: erledigt)
• Veröffentlichung des ELAK-Konzeptes 1.1. (gepl.: Dezember 2001 – Status: erledigt)
• Veröffentlichung der Ausschreibung (gepl.: Februar 2002 – Status: erledigt)
• Angebotseröffnung (gepl.: März 2002 – Status: erledigt)
• Endbewertung (gepl.: Juli 2002 – Status: Dezember 2002 erledigt)
• Zuschlag (gepl.: August 2002 – Status: Januar 2003 erledigt)
• Rolloutbeginn in den Ressorts (gepl.: April 2003 – Nov. 2004 – Status: In Arbeit)
• Projektabschluss (gepl. Nov. 2004)

Nach Abschluss des Projektes sind alle 7’500 Arbeitsplätze der Zentralstellen der österreichischen Bundesverwaltung mit dem ELAK ausgestattet und der Papierakt ist nicht mehr existent.

Um die notwendigen Effekte durch einen vollkommen digitalen verwaltungsinternen Ablauf zu erzielen, ist es notwendig folgende Grundprinzipien anzuwenden:

• Die digitalen Dokumente und Informationen - die elektronischen Akten (ELAK) - des Verfahrens sind die Originale. D.h. diverse Ausdrucke sind lediglich Kopien und haben nur temporären Wert.
• ie digitalen Dokumente und Informationen - der ELAK - werden digital signiert und somit digital abgezeichnet und genehmigt.
• Alle beteiligten Stellen und Mitarbeiter nehmen am ELAK-System teil.
• Medienbrüche sollen vermieden werden.

Damit können die internen Verwaltungsabläufe wesentlich effizienter gestaltet werden. So haben alle beteiligten Verwaltungsstellen im konkreten Verfahren Einblick in den ELAK. Verwaltungsabläufe können parallelisiert werden und einer gleichzeitigen internen Befassung zugeführt werden. Umfangreiche Infrastruktur für die Verteilung und Ablagestrukturen können entfallen. Dem Bearbeiter werden alle erforderlichen Informationen für eine rasche Erledigung elektronisch bereitgestellt. Internationale als auch bundesinterne Erfahrungen zeigen, dass ohne Anwendung von Prozessoptimierung im Sinne von Business Process Reengineering, mindestens eine Reduktion von 10 – 15 % der Durchlaufzeit erzielt werden kann. Diese Effekte wirken sich nicht nur verwaltungsintern aus, sondern haben einen unmittelbaren Nutzen für Bürger und Wirtschaft.

Es gibt folgende Vorteile des Elektronischen Aktes für den Bürger und die Wirtschaft:

• Schriftlich eingebrachte Anliegen können rascher erledigt werden, da sich durch den ELAK die internen Wege generell verkürzen.
• Auskünfte können zügiger erteilt werden, da der ELAK einen schnelleren Zugriff auf Akten und damit eine effizientere Recherche erlaubt.
• Schriftstücke können dem Bürger auch per eMail, digitalem Zustellservice bzw. elektronischem Fax zugeschickt werden.

Mit dem Einsatz von ELAK-Systemen aber auch von IT-gestützen Verfahrensanwendungen besteht auch die Chance auf eine umfassende Reorganisation der Abläufe. Durch den IT-Einsatz eröffnet sich eine Vielzahl an Möglichkeiten. So ist eine Parallelisierung der Abläufe möglich, durch ein entsprechendes Zugriffs- und Rechtesystem können Informationen bereitgestellt werden - ohne den Akt vorzuschreiben (Holschuld statt Bringschuld, Delegation von Aufgaben), Recherchetätigkeiten können vom Arbeitsplatz direkt erfolgen, Verteilungs- und Ablageinfrastruktur können entfallen, etc.

Durch die Anwendung von ELAK-Systemen werden in der Prozessdarstellung die notwendigen Schritte transparent und können so einfacher einer Standardisierung unterzogen werden. Da derartige Systeme auf Prozessmodellen aufbauen, ist eine entsprechende Modellierungsphase zweckmässig. In diesem Zusammenhang werden zur Vereinfachung Standardprozesse bzw. –teilprozesse definiert, die dann im speziellen Verfahren einheitlich zur Anwendung kommen. Durch diese Standardisierung ist ein Vergleich innerhalb der Verwaltungseinheiten und damit auch ein entsprechendes Benchmarking möglich.

Durch den Einsatz von entsprechenden Prozessmodellierungstools, welche mit den ELAK-Systemen mittels Schnittstellen gekoppelt werden, kann in der Folge ein laufendes Monitoring und Optimieren der Prozesse erfolgen. Da derartige Tools auch entsprechende Statistikdaten aus den laufenden Prozessen sammeln, kann eine Prozessoptimierung mittels Simulationsmodellen erfolgen und damit die Wirkung unmittelbar überprüft werden.

Um im Rahmen eines ELAK-Systems die Verarbeitung aller erforderlichen Informationen ohne Medienbruch zu gestalten, bedarf es einer Reihe von definierten Schnittstellen. Dies beginnt bereits beim Antrag oder einem formalen Schreiben eines Bürgers an die Verwaltung. Ziel ist es dabei, auf digitalisierte standardisierte Informationen aufsetzen zu können. Technisch gesehen, bedient man sich dabei vorgefertigter elektronischer Formulare auf XML Basis, welche mit entsprechenden Web-Services in das ITgestützte Verwaltungsverfahren überführt werden. Dabei wird weitgehend automatisiert ein Prozess angestossen und der zuständigen Organisationseinheit zur Bearbeitung vorgelegt.

Zahlungsdienste für die diversen Verfahren sind dabei ebenfalls auf Basis definierter Schnittstellen vorgesehen. Neben der Eingabeschnittstelle ist es auch erforderlich den Ausgang auf Basis von standardisierten Methoden und Daten bereitzustellen. Dazu sind je nach Verfahren und auch rechtlicher Rahmenbedingungen im einzelnen Verfahren mehrere Varianten vorgesehen. Die Übermittlung eines eMails oder eines elektronisch erzeugten Faxes kommen neben der Papierzustellung immer häufiger zur Anwendung. Diese Methoden sind aber nicht ausreichend, wenn ein Zustellungsnachweis erforderlich ist. Daher wird ein eigener elektronischen Zustelldienst benötigt, welcher die Nachweislichkeit und Fristverwaltung IT-gestützt anbietet. Damit kann der Bürger Bescheide und andere formale Dokumente mittels eines Zustelldienstes elektronisch gesichert und nachweislich auf digitalem Weg beziehen. Somit kann der gesamte eGovernmentprozess mittels elektronischer Medien beginnend beim Schreiben / Antrag an die Verwaltung bis hin zum Bescheid / Schreiben der Verwaltung an den Einbringer vollkommen digital abgebildet werden.

Werden die Methoden der Zustellung als auch des Anbringens mit den auf dem Bankensektor angestrebten eBanking Angeboten – wie z.B. Zustellung von elektronischen Rechnungen – gekoppelt, können neben der Erschliessung von weiteren Nutzerkreisen auch grösstmögliche technische sowie organisatorische Synergien erzielt werden.

Ziel der Bundesverwaltung in Österreich ist es, keine Papierpost mehr zu erhalten. Dies geht so weit, dass man bereits an der Umsetzung von Modellen zur Auslagerung der derzeit noch internen Posteingangsstelle an einen Privaten arbeitet, um bereits ausserhalb der Verwaltung die gesamte Papierpost digitalisieren zu lassen. Damit existiert für die Verwaltung nur noch ein einheitlicher medienbruchfreier Zugang in Form eines digitalen Eingangsstückes.

Im Rahmen der verwaltungsinternen Bearbeitung wird es bei einem Grossteil der Verfahren erforderlich sein, auf vorhandene Datenbasen bzw. Informationssystemen zuzugreifen. Daher ist die Integration von Fachanwendungen auf Basis standardisierter Schnittstellen und Methoden erforderlich. Die Integrationstiefe ist vom Anwendungsfall abhängig und lässt sich nach folgenden Anwendungsbereichen differenzieren:

• Koppelung von Prozessen (Prozess- zu Prozesskommunikation)
• Datenaustausch (Informationskommunikation)
• Nutzung von definierten Methoden (Application Program Interface)

Eine der wesentlichen Anwendungsintegration stellt die Koppelung von SAP mit dem ELAK-System dar. Dabei werden im ELAK Prozessübergänge in das SAP System elektronisch umgesetzt. Nach erfolgter Abwicklung des Workflows in SAP erfolgt die Rückgabe der Ergebnisse an den ELAK und die Fortsetzung des Prozesses. Im ELAK-Prozess werden die laufenden Arbeitsschritte des SAP transparent gemacht, damit kann bei jeder Recherche umgehend über den Status Auskunft gegeben werden. Andererseits kann vom SAP direkt auf den aktuellen ELAK in Bezug auf den Bearbeitungsfall zugegriffen werden und eine notwendige Abklärung erfolgen. Diese Art der Integration bietet den an der Bearbeitung Beteiligten einerseits umfassende Transparenz im Prozess und andererseits keine Notwendigkeit Daten nochmals einzugeben. Es erfolgt eine klare Trennung der Datenhaltung; Akteninformationen werden im ELAK-System geführt und betriebswirtschaftliche Daten in SAP.

Für eine standardisierte Einbindung von Fachanwendungen wurde die für den Aktenaustausch vorgesehene EDIAKT-Schnittstelle herangezogen. Diese auf XML basierte Schnittstellendefinition ermöglicht es zwischen ELAK-System und Fachanwendung auf einer einheitlichen Basis zu kommunizieren. Damit können ständige Anpassungen im ELAK-System vermieden werden und die Integrationsaufwendungen auf die Fachanwendungen beschränkt werden.

Da es sich beim «ELAKimBUND»-Projekt um eines der grossen eGovernment Projekte für den Back-office-Bereich handelt, wurde besonders grossen Wert auf die Fragestellung der Sicherheit und des Vertrauens gelegt. So wurde im Rahmen des Vergabeverfahrens, die Thematik der Datensicherheit, der Qualität der Betriebsführung, der Verfügbarkeit und der Vertrauenswürdigkeit der Bediensteten der Betriebsführung besonders genau geprüft und entsprechend hoch bewertet. Die Verlässlichkeit des ELAK-Systems und der vom Dienstleister zu erbringenden Betriebsleistung stellt in der Ausschreibung einen wesentlichen Eckpfeiler dar. Dazu wurden entsprechende Vorkehrungen in Bezug auf IT-Katastrophenvorsorge und Datensicherung unter Einbezug des Zentralen Ausweichsystem des Bundes getroffen.

Mit der Auswahl der BRZ G als Dienstleister für den Betrieb des ELAK-Systems wurde auch ein zentraler Rechenzentrumsbetreiber für Querschnittsapplikationen der Bundesverwaltung herangezogen. Nachfolgend werden einige wesentliche Teile des Vertrages im Zusammenhang mit der dargestellten Thematik angeführt:

• Zugrundelegung der EU empfohlenen Sicherheitsrichtlinie ITSEC sowie der entsprechenden Bestimmungen des Bundesministeriums für Landesverteidigung für die Betriebsleistung des ELAK-Systems
• Der Auftragnehmer verpflichtet sich, das Sicherheitskonzept so zu gestalten, dass es allen einschlägigen gesetzlichen Vorgaben (Datenschutzgesetz 2000 - DSG 2000; Bundesarchivgesetz; Signaturgesetz - SigG; Bundes- Bedienstetenschutzgesetz -B-BSG) entspricht.
• Der Auftragnehmer stimmt ausdrücklich zu, dass Qualität und Einhaltung der Sicherheits- und Datenschutzregelungen zweimal jährlich vor Ort durch einen vom Auftraggeber zu beauftragenden unabhängigen Sachverständigen überprüft werden können.
• Umfassende Regelungen zum Datenschutz und Geheimhaltung.

Um aus Sicht der Verwaltung entsprechende Sicherheiten in Bezug auf den Content zu haben, werden im Zuge der Katastrophenvorsorge (auch im Sinne der wirtschaftlichen Katastrophe, z.B. Konkurs des ELAK-Betreibers) die Daten des ELAK-Systems alle zwei Stunden in das Zentrale Ausweichsystem des Bundes (im Bundeskanzleramt) in eine Zero Risk Umgebung transferiert.

In mehreren grossen Verwaltungsstellen des Bundes und der Länder sind bereits ELAK-Systeme bzw. IT-gestützte Verwaltungsverfahren mehrjährig im Einsatz. Die Erfahrungen zeigen, dass die projektierten Effekte erzielbar sind und diese Lösungen auch die Basis für eGovernment Anwendungen – wie z.B. Finanz Online – darstellen. Auf Bundesebene wird derzeit im Rahmen des Projektes «ELAKimBUND» der ELAK in den Zentralstellen der Bundesministerien flächendeckend ausgerollt. Im Jahre 2004 soll dieses Vorhaben abgeschlossen sein. Die Umsetzung dieses wahrscheinlich in Europa einzigartigen Projektes im Backoffice-Bereich ist planmässig in der Umsetzung.