Proteros Biostructures: Auftragsbezogene Projektabwicklung

08. März 2011



Heutzutage ist die Entwicklung eines neuen Medikaments oder eines anderen bio-chemischen Wirkstoffes ein kostspieliges Unterfangen mit oft ungewissem Aus-gang. Um die Erfolgsaussichten zu erhöhen, werden dabei oftmals die zugrunde legenden Proteinstrukturen im Vorfeld auf deren Wirkungsart und Wirkungsgrad getestet. Da dies ein zusätzlicher Aufwand für viele Unternehmen darstellt, werden diese Projekte meist an einen externen Dienstleister vergeben. Proteros Biostruc-tures ist in diesem Segment einer der führenden Anbieter von Protein-Struktur-Analysen, der mit seinen patentierten Verfahren zahlreiche Großkunden aus den Bereichen Pharma, Biochemie und Agrar unterstützt.
In dieser Fallstudie wird gezeigt, wie Proteros Biostructures mit Hilfe der Business Software des ERP-Anbieters Abacus eine durchgängige, nachvollziehbare und sichere Projektabwicklung durchführt.


1. Unternehmensprofil

Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe
Die Proteros Biostructures GmbH (nachfolgend Proteros) aus Martinsried bei München ist ein auftragsbezogener Projektdienstleister für Unternehmen aus den Bereichen Pharma, Biochemie und Agrar. Kernkompetenzen des Unternehmens liegen dabei in der Beratung und der Bereitstellung von innovativen Technologien, z.B. für die Entwicklung von Medikamenten. Das Unternehmen ist darauf spezialisiert, mit Hilfe seiner patentierten, am Max-Planck-Institut für Biochemie entwickelten 3D-Röntgentechnologie, Strukturanalysen von Proteinen bzw. Protein-Liganten durchzuführen und somit Wirkungsart und Wirkungsgrad für den jeweiligen Kunden festzustellen.
Das Unternehmen wurde 1998 als Spin-Off des Max-Planck-Instituts für Biochemie in Martinsried gegründet. Inzwischen beschäftigt das im Privatbesitz befindliche Unternehmen mit einem Umsatz von zehn Mio. EUR im Jahr 2010 mehr als 70 Mitarbeiter, die über 70 Kunden in den USA, Europa und Japan bedienen. Aufgrund der örtlichen und emotionalen Nähe von Proteros zum Max-Planck-Institut für Biochemie durch den Mitgründer Prof. Dr. Robert Huber, der derzeitiges Mitglied des Aufsichtsrates ist, rekrutiert sich ein Großteil der Belegschaft aus ehemaligen und aktiven Mitarbeitern des Instituts. Dadurch sind der direkte Wissenstransfer und die Teilnahme an aktueller Forschung in diesem Hightechsegment gewährleistet.
Proteros sieht sich in den letzten Jahren einem immer stärker werdenden Verdrängungswettbewerb gegenüber, der vor allem durch Unternehmen aus dem ostasiatischen Raum vorangetrieben wird. Niedrige Löhne und das Aufholen der Konkurrenz in diesem Bereich der Hochtechnologie machen die Durchführung von einfachen Projekten mit kurzer Laufzeit unrentabel. Daher hat sich Proteros auf die Durchführung von großen Projekten verlagert, die dem Kunden nicht nur einen Teil seiner anstehenden Aufgaben abnehmen, sondern durch eine ganzheitliche Projektabwicklung Zeitersparnisse von bis zu einem dreiviertel Jahr ermöglichen.

Stellenwert von Informationstechnologie im Unternehmen
Informationstechnologie spielt für Proteros eine zentrale Rolle bei der Unterstützung der Kernprozesse des Unternehmens. Als hoch spezialisierter Anbieter von Projektlösungen in der biochemischen Industrie ist eine lückenlose Nachverfolgung sowohl der verwendeten Teilprodukte als auch des Projektverlaufs selbst vor dem Hintergrund eng gesteckter rechtlicher Vorgaben und Gesetze unerlässlich.
Weiterhin ist der Großteil der von Proteros entwickelten Ergebnisse als hoch sensibel einzustufen, da auf Basis dieser Daten im Falle eines positiven Projektergebnisses Weiterentwicklungen auf Kundenseite erfolgen, die ggf. in die Einführung eines neuen Medikaments münden können. Der Gesamtumfang und das Ergebnis eines Projekts sind daher nur dem jeweiligen Projektleiter und den zugeordneten Laborleitern bekannt. Weitere Personen erhalten nach der internen Sicherheitsvorgabe entsprechende Freigaben. Eine solche strikt organisierte Sicherheitsarchitektur ist ohne eine effektive IT-Unterstützung nicht möglich.


2. Ausgangssituation für das Projekt (ex-ante Sicht)

Ausgangslage
Proteros ist ein schnell wachsendes Unternehmen, das allein in den vergangenen drei Jahren die Belegschaft mehr als verdoppeln konnte. Als Spin-Off des Max-Planck-Instituts für Biochemie setzt das Unternehmen einige der dort gewonnenen Forschungsergebnisse erfolgreich um. Daher rekrutiert sich ein großer Teil der Belegschaft aus ehemaligen Mitarbeitern bzw. Absolventen des Max-Planck-Instituts, die im Rahmen der jeweiligen Kundenprojekte eingesetzt werden und eine Ausbildung mit biochemischem Hintergrund besitzen. Team- bzw. Gruppenarbeit ist dabei im Rahmen der Projektabwicklung unerlässlich, da oftmals mehrere Projekte gleichzeitig abgewickelt werden müssen, deren Organisation eine logistische und personelle Herausforderung darstellen.

Mit der zunehmenden Etablierung im Markt wächst gleichermaßen der Konkurrenzdruck in dieser hoch spezialisierten Nische durch asiatische Anbieter, die ähnliche oder gleiche Einzelprojekte zu einem deutlich niedrigeren Preis anbieten können. Proteros ist daher gezwungen, sein Dienstleistungs- und Produktportfolio zu erweitern, indem es sich unter anderem nicht mehr auf reine Einzelprojekte von wenigen Monaten Laufzeit fokussiert, sondern ganzheitliche Ansätze verfolgt, die für den Kunden einen deutlich höheren Mehrwert bei gleichzeitigem Einsatz von neuester Hochtechnologie liefern. Dies bedeutet eine strategische Neuorientierung des Unternehmens, um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben.
Diese Umstellung zieht eine neue organisatorische und fachliche Ausrichtung nach sich, die durch Informationstechnologie entsprechend unterstützt werden muss. Dies gilt zum einen für die Umsetzung und kontinuierliche Begleitung des Projektmanagements, insbesondere für die langfristig angelegten Projekte. Zum anderen müssen die im Projekt durchgeführten fachlichen Aktivitäten vollständig dokumentiert und für die spätere Übergabe des Produkts archiviert werden. Gleichzeitig werden auch personelle Maßnahmen erforderlich, bei denen einige Mitarbeiter aus dem Back-Office freigestellt werden, so dass bisher angesammeltes Wissen über die im Einsatz befindlichen Systeme verloren geht.

Die Systemlandschaft von Proteros gleicht vor Beginn des Einführungsprojekts einer heterogenen, historisch gewachsenen IT-Landschaft. Als ERP-System kommt MS Dynamics NAV zum Einsatz, das überwiegend für die Buchhaltung verwendet wird. Eine Begleitung bzw. Abbildung der von Proteros durchgeführten Kundenprojekte ist durch das System nicht gewährleistet, da die von dem System angebotenen Funktionen zum Projektmanagement unzureichend sind. Insbesondere ist eine je nach Kundenwunsch durchzuführende, dynamische Abbildung von Projekten und das Setzen von Meilensteinen nicht möglich. Als CRM-System zur Verwaltung der Kundendaten wird GenesisWorld eingesetzt, das sich schnell als funktional überladenes System für die wenigen zu leistenden Aufgaben auf Kundenseite herausstellt. Eines der meist genutzten Systeme bleibt Excel, das sowohl für Projektkalkulationen als auch für nachgelagerte Auswertungen verwendet wird.
Diese IT-Landschaft ist gekennzeichnet durch unterschiedliche, nicht miteinander integrierte Datenbestände, die regelmäßig manuell zusammengeführt werden müssen. Die Anforderungen an einen vertraulichen, nachvollziehbaren und sicheren Umgang mit den Projektdaten sind so nur schwer zu erfüllen.

Motive und Ziele
Wie aus der Beschreibung im vorherigen Kapitel ersichtlich wird, spielten bei der Entscheidung für ein neues IT-System mehrere Motive eine Rolle. Durch die strategische und organisatorische Neuausrichtung aufgrund der veränderten Wettbewerbssituation änderten sich gleichermaßen die Anforderungen an eine Unterstützung durch Informationstechnologie. Die Existenz einer integrierten und durchgängigen Datenbasis, die Möglichkeit zum sicheren und vertraulichen Datenaustausch sowie die ganzheitliche Unterstützung der von Proteros durchgeführten Kundenprojekte wurden zu den zentralen Forderungen.

Die Personalfluktuation erleichterte die Entscheidung für die Einführung eines neuen Systems zusätzlich, da entweder neue Mitarbeiter aufwändig in die Umsetzung der Anforderungen mit den alten Systemen eingewiesen werden mussten, oder eine intuitivere Umsetzung mit verringertem Einweisungsaufwand realisiert werden konnte.
Als Ziele der Einführung sind somit zu nennen

  • die Einführung eines integrierten, einheitlichen IT-Systems,
  • die durchgängige Unterstützung der operativen Projektarbeit,
  • die Ablösung der bestehenden Alt-Systeme und
  • die Unterstützung der geänderten Geschäftsstrategie.


Erwarteter Nutzen
Der von der Lösung erwartete Nutzen war vielfältiger Natur. Die auf Management-Ebene neu vorgegebene Strategie hatte zum Ziel, eine vollständig integrierte, informationstechnische Unterstützung umzusetzen. Dadurch sollte eine nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gewährleistet werden. Durch die Zusammenführung der bisher getrennt geführten Datenbestände in einem System sollte zum einen die aufwändige, manuelle Datenpflege reduziert werden. Zum anderen sollten Funktionen eingeführt werden, welche die Kernprozesse des Unternehmens (teilweise) automatisiert unterstützen und so gleichzeitig eine schnellere Prozessbearbeitung ermöglichen. Als Ergebnis erhoffte man sich eine deutlich schlankere Systemlandschaft, welche den Aufwand zur Pflege der alten Systeme merklich verkleinert. Darüber hinaus sollte dadurch auch noch die Möglichkeit geboten werden, weitere Funktionen über neue Module hinzuzufügen.
Im Vorfeld des Projekts wurden keine genauen Kennzahlen für die oben aufgeführten Ziele beziffert (z.B. erwartete Zeitersparnis).

Entscheidungsprozess und Investitionsentscheidung
Im Jahr 2007 verließen einige Mitarbeiter das Unternehmen, die sich bisher mit der Nutzung und Wartung der Altsysteme beschäftigt hatten. Zusammen mit den anderen zuvor ausgeführten Gründen für eine Erneuerung der Systemlandschaft nahm die Geschäftsleitung dies zum Anlass, die Einführung eines neuen ERP-Systems zu initiieren. Begünstigt wurde diese Entscheidung durch den damals neu eingestellten Verantwortlichen des Bereichs Finanzgeschäftsführung, der bereits mit anderen ERP-Systemen vertraut war (SAP).
Es wurden während der Suche nach einem neuen System insgesamt drei Angebote eingeholt: SAP, MS Dynamics NAV und Abacus. Es stellte sich heraus, dass zum Zeitpunkt der Systemsuche eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit SAP aufgrund deren vertrieblichen Ausrichtung auf mittelgroße bis große Unternehmen nicht möglich war. Man sah mit dem großen ERP-Anbieter zum damaligen Zeitpunkt keine Perspektive zur individuellen Umsetzung der Anforderungen von Proteros. MS Dynamics NAV erfüllte die Anforderungen von Proteros, insbesondere im Kerngeschäft der Projektplanung und -durchführung, nicht. Abacus wurde daher aufgrund seiner KPMG-Zertifizierung und der persönlichen Empfehlung des neuen Finanzverantwortlichen favorisiert. Da Abacus auch bereit war, Module auf Bedarf von Proteros hin anzupassen und flexibel auf die Bedürfnisse des Unternehmens einzugehen, entschieden sich Geschäftsleitung und Abteilungsleiter mehrheitlich für die Zusammenarbeit mit Abacus.

Vorstellung der Partner
Abacus ist ein inhabergeführtes Softwareunternehmen aus der Schweiz, das seit bereits 25 Jahren sehr erfolgreich betriebswirtschaftliche Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entwickelt. Mit 190 Mitarbeitern und etwa 35.000 Kunden ist es eines der führenden Softwareunternehmen im Schweizer ERP-Markt für KMU.

Den Kunden wird eine branchenunabhängige Lösung an die Hand gegeben, die sich ihren Prozessen anpassen kann. Das Konzept beruht dabei auf einer vollständig integrierten Standardsoftware, die sowohl die internen Prozesse durchgängig abbilden kann als auch standardisierte Schnittstellen nach außen anbietet.

Im Jahr 2009 wurde die erste Auslandsniederlassung von Abacus in Deutschland gegründet, die Abacus Business Solutions GmbH. Das Ziel des Unternehmens ist es, das in der Schweiz bereits etablierte Erfolgskonzept auch nach Deutschland zu bringen und dort neue Kunden zu begeistern. Proteros war einer der ersten deutschen Pilotkunden, mit dem Abacus zusammenarbeitete.


3. Auftragsbezogene Projektabwicklung in der Pharmaindustrie

Geschäftssicht und Ziele
Das Kerngeschäft von Proteros bildet die auftragsbezogene Projektabwicklung für Kunden in der Pharmaindustrie. Im Mittelpunkt der Geschäftssicht stehen somit Proteros sowie seine Kunden (vgl. Abb. 1). In bestimmten Fällen kommt zusätzlich noch die Vergabe von Unteraufträgen an eine Tochterfirma von Proteros in Frage (Proteros Fragments), die sich auf chemische Arbeiten spezialisiert hat. Da dies jedoch nicht für alle Projekte in Anspruch genommen wird, die Proteros abwickelt, wird Proteros Fragments in der nachfolgenden Darstellung der Geschäftssicht nicht berücksichtigt. Im Rahmen der Anwendungssicht (vgl. Kapitel "Anwendungssicht") wird die Anbindung der Tochterfirma jedoch der Vollständigkeit halber abgebildet.

Zentrale Elemente der Geschäftssicht in dieser Fallstudie sind die einzelnen Abteilungen von Proteros, die nach Erhalt des Kundenauftrags die interne Projektabwicklung organisieren. Ein Kundenauftrag an Proteros dreht sich dabei in der Regel um die Konstruktion und Evaluation von Proteinen bzw. Protein-Liganten, deren Wirkungsart und Wirkungsgrad untersucht werden sollen. Sobald nach den Vertriebsgesprächen ein Kundenauftrag zustande kommt, wird die Finanzabteilung von Proteros aktiv, die sich um die ersten Projektvorbereitungen kümmert. In diesem Rahmen werden die Projektleiter und zuständigen Laborleiter bestimmt sowie weitere, organisatorische und systembedingte Vorbereitungen getroffen. Dazu gehören zum einen die in der Abacus vi ERP-Software (nachfolgend: Abacus vi) zu hinterlegenden Meilensteine des Projekts, die sich aus den im geschlossenen Vertrag festgesetzten Rechnungspositionen und den zu erbringenden Teilleistungen ergeben. Zum anderen werden die dazu gehörigen Projektdokumente angelegt, die während der gesamten Laufzeit den Projektfortschritt und die Dokumentation fortschreiben.

Abb. 1: IT-unterstützte Koordination der Abteilungen bei der Projektabwicklung
Abb. 1: IT-unterstützte Koordination der Abteilungen bei der Projektabwicklung

Ähnlich dem Beschaffungsprozess eines produzierenden Unternehmens werden anschließend die notwendigen Materialien zur Durchführung des Projekts auf Laborebene bestimmt, die Beschaffung selbst auf Administrationsebene angestoßen und schließlich die geplanten Arbeiten durchgeführt. Eine konstante Projektkontrolle des Projektleiters und der Laborleiter (dazu gehört die Erstellung und Pflege der Projektdokumentation) garantiert eine qualitätsgesicherte, kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts. Nach Erreichen festgesetzter Meilensteine im Projekt werden die dazu gehörigen Teilrechnungen (fixer Anteil) an den Kunden ausgegeben und zum Projektende die leistungsabhängigen Kosten nach Übergabe der Projektergebnisse und des Abschlussberichts fakturiert.

Die hart umkämpfte Wettbewerbssituation der Kunden von Proteros untereinander macht es notwendig, dass ein äußerst vertraulicher Umgang mit den einzelnen Kundendaten gepflegt wird. Dies hat zur Konsequenz, dass eine Verschlüsselung der einzelnen Arbeitspakete durchgeführt wird, um sowohl das Gesamtziel des Projekts als auch den Adressaten nur dem jeweils berechtigten Personenkreis zugänglich zu machen. Die im Unternehmen zum Einsatz kommende IT-Landschaft ermöglicht somit nicht nur die Abwicklung der operativen Tätigkeiten von Proteros, sondern garantiert auch die Exklusivität des Projektergebnisses für den Auftraggeber, welche für eine vertrauliche und vertrauensvolle Beziehung zwischen Kunde und Proteros entscheidend ist.

Prozesssicht: Projektierung mit Abacus vi
Die Anlage eines Projekts bei Proteros beginnt mit dem Kundenauftrag (siehe Abb. 2). Im Vorfeld sind dabei bereits die Projektziele und der Gegenstand der Untersuchung festgelegt worden. Entsprechend der im Auftrag formulierten Vorgaben, wie z.B. Meilensteine, Projektlaufzeit etc., wird das zum Auftrag korrespondierende Projekt in Abacus vi angelegt. Dabei kann aus einer Menge von bereits erstellten Projektvorlagen ausgewählt werden (fünf Stück), die je nach Projekteigenschaften noch abgeändert werden müssen.

Für das Projekt wird immer ein zuständiger Projektleiter bestimmt, der die Hauptverantwortung übernimmt. Ihm zur Seite stehen dabei in Bezug auf die Projektabarbeitung die Laborleiter. Sowohl Projektleiter als auch Laborleiter sind die einzigen Personen, die zu jeder Zeit eine Übersicht des Gesamtprojekts haben dürfen (Projektgegenstand, Auftraggeber, Teilprojekte etc.). Weitere Mitarbeiter werden je nach Aufgabe und Projektstatus für Tätigkeiten eingebunden.

Nachdem die erforderlichen Rahmenparameter des Projekts von Projektleiter, Finanzabteilung und Vertrieb in Abacus vi eingetragen wurden (z.B. Dauer, Meilensteine, Rechnungspositionen), ist für den Projektbeginn ein spezielles Projektinitialisierungsdokument freizugeben. Ohne die Gegenzeichnung dieses Dokuments ist ein Projektstart in Abacus vi nicht möglich. Für die Gegenzeichnung ist die Finanzabteilung verantwortlich, die im System den Start des Projekts letztendlich auslöst. Erst dann können die Labore Arbeiten und Arbeitsstunden auf das Projekt buchen. Dies geschieht über eine direkte Verbindung der Laborgeräte mit dem ERP-System. Für die Labore ist das insofern erforderlich, da viele der dort durchgeführten Arbeiten über eine elektronische Schnittstelle zu Abacus vi zurückgemeldet werden. Eine Buchung von bspw. geleisteten Arbeitsstunden zu einem nicht freigegebenen Projekt ist daher nicht möglich.

Sobald die jeweilige Projektfreigabe erfolgt ist, können die zugewiesenen Labormitarbeiter die für die Bearbeitung anfallenden Bedarfsermittlungen durchführen. Das erforderliche Material wird dabei nach Freigabe des Laborleiters über Mitarbeiter aus der Administration beschafft, welche die projektbezogenen Bedarfsmeldungen auswerten. Sobald das Material vor Ort ist, kann mit der Bearbeitung der Projekt-Teilarbeitsschritte begonnen werden.
Bei jedem Projekt kommt es während der Abarbeitung zu zwei Arten von wiederkehrenden Ereignissen. Dies sind zum einen die zu jedem Projekt regelmäßig stattfindenden Reviewmeetings, in denen der Projektleiter und die Laborleiter den aktuellen Status eines Projekts beurteilen (etwa alle zwei Wochen).

Abb. 2: Auftragsbezogene Projektabwicklung mit Abacus vi
Abb. 2: Auftragsbezogene Projektabwicklung mit Abacus vi

Dazu wird ein Reviewbericht aus Abacus vi heraus erzeugt, der als Grundlage zur Diskussion dient. Darin ist der gegenwärtige Status des Projekts sowie der dazugehörigen Teilprojekte abgebildet. Eine farbige Darstellung des Status der zu erreichenden Meilensteine (grün: im Plan, gelb: gefährdet, rot: außer Plan) gibt dabei eine visuelle Repräsentation der Projektstatus wider. Sind die Arbeiten im Zeitplan und haben sich ansonsten keine Probleme aufgetan, so wird das Ergebnis des Meetings festgehalten, mitgezeichnet und das Projekt wird wie geplant weitergeführt. Sollten sich allerdings Schwierigkeiten ergeben, werden je nach Problemstellung entsprechende Maßnahmen zur Gegensteuerung ergriffen.

Die zweite Art der wiederkehrenden Ereignisse sind die so genannten Meilensteine. Sie markieren zuvor festgelegte Fixpunkte, an denen das Projekt einen bestimmten Status eingenommen haben muss. Ist ein solcher Meilenstein erreicht, so wird das zu diesem Zeitpunkt vorliegende Projektergebnis begutachtet. Stimmt der aktuelle Stand des Projekts nicht mit dem vereinbarten Meilenstein überein, so sind der Projektleiter und der Vertrieb dafür zuständig, mit dem Kunden eine neue Übereinkunft zu treffen. Im Falle der Erfüllung des Meilensteins wird dieser durch den Projektleiter freigegeben. Die Finanzabteilung erhält durch Abacus vi eine automatische Mitteilung, dass die dazugehörige Teilrechnung erzeugt und abgeschickt werden kann.

Sobald die Projektarbeiten beendet wurden, überprüft der Projektleiter noch einmal die Projektergebnisse und deren Qualität. Dies ist wichtig für die Fakturierung des variablen Rechnungsanteils, der im Gegensatz zum fixen Anteil nicht meilenstein-bezogen, sondern erfolgsabhängig vergütet wird. Sollte das angestrebte Projektergebnis nicht erreicht worden sein, so sind im Nachgang die Gründe dafür zu identifizieren und im Abschlussbericht festzuhalten. Dieser wird vom Projektleiter unter Einbezug der in Abacus vi mitgezeichneten Projektfortschritte erstellt und mit dem Produkt an den Kunden übergeben. Ist alles zur Zufriedenheit des Kunden verlaufen, kann der restliche Betrag fakturiert werden. Im Anschluss wird das Projekt in Abacus vi abgeschlossen.

Anwendungssicht
Die Anwendungslandschaft bei Proteros beinhaltet hauptsächlich drei Arten von betrieblichen Anwendungssystemen: Abacus vi bildet als ERP-System die meisten der IT-unterstützten Prozesse im Unternehmen ab. In GenesisWorld als CRM-System sind die Kundenbeziehungen abgelegt und werden die relevanten Kundendaten verarbeitet. QlikView zuletzt bereitet als BI-Komponente Auswertungen und Reports auf Basis von Live-Daten aus Abacus vi auf. Die bis zur Einführung von Abacus vi verwendeten Alt-Systeme werden immer noch bei Proteros betrieben, wobei diese nur noch zu Archivzwecken verwendet werden. Daher finden sie aufgrund der fehlenden operativen Funktion in der Anwendungssicht keine Berücksichtigung.

Abacus vi ist dabei als zentrales Element zur Verarbeitung der betrieblichen Informationen bei Proteros von hoher Bedeutung (vgl. Abb. 3). Die Ablösung der zuvor existierenden Einzelsysteme erlaubt das Arbeiten auf einer integrierten Datenbasis, deren Hauptaufgabe die Auftrags- und Projektverwaltung mit der dazugehörigen Buchhaltung bildet. Die Kundendaten aus GenesisWorld werden mit Abacus vi abgeglichen und dienen zur Vervollständigung der im Projektmanagementmodul hinterlegten Informationen. Dabei werden für jedes einzelne Projekt und dessen Teilprojekte Codenamen vergeben, die einen Rückschluss auf den Kunden und den Projektgegenstand verhindern. Nur die jeweiligen Projekt- und Laborleiter sind in der Lage, eine entsprechende Einsicht in die Arbeiten und deren aktuellen Stand zu nehmen. Mit QlikView ist es schließlich möglich, die in Abacus vi gespeicherten Informationen nach Anforderungen von Proteros auszuwerten. Dazu können so genannte Templates gebildet werden, die auf Live-Daten aufbauend Projektdaten auswerten.

Werden im Projektverlauf Teilarbeiten an die Tochterfirma Proteros Fragments vergeben, kann das Unternehmen auf die Daten der Mutterfirma über eine Citrix-Lösung zugreifen. Der Prozess der auftragsbezogenen Projektabwicklung ändert sich dabei nur unwesentlich, da neben den Laborarbeiten bei Proteros selbst, nur noch die Arbeiten von Proteros Fragments als zusätzlicher Input verarbeitet werden müssen.

Abb. 3: Integration der Anwendungslandschaft bei Proteros

Abb. 3: Integration der Anwendungslandschaft bei Proteros


4. Einführungsprojekt und Betrieb

Konzeption, Entstehung und Roll-out der Lösung
Das Konzept der Lösung und deren Implementation wurden in gemeinschaftlicher Zusammenarbeit zwischen Proteros und Abacus durchgeführt. Da der schweizerische Systemanbieter zum Zeitpunkt der Installation bei Proteros seinen ersten Kunden in Deutschland gewonnen hatte, galt es, neben den operativen Tätigkeiten auch das deutsche Steuerrecht in Abacus vi umzusetzen. Dazu wurde zusätzlich ein Steuerberater herangezogen, der bei den durchzuführenden Änderungen behilflich war.

Von der Angebotsabgabe bis zum Projektstart vergingen etwa sechs Wochen. Abacus hatte im Vorfeld zugesichert, dass individuelle Anforderungen des Kunden bei der Installation berücksichtigt werden. Dementsprechend wurden besonders im Modul der Projektplanung bzw. des Projektmanagements kundenspezifische Anforderungen erhoben, Lösungen konzipiert und anschließend umgesetzt. Die Implementierungen benötigten etwa drei Monate.
Von Projektstart am 01.01.2008 bis zur Produktivsetzung im Mai 2008 vergingen fünf Monate. Dabei wurde eine Implementierungsstrategie gewählt, bei der Abacus vi zum vereinbarten Stichtag live geschaltet wurde, während die Alt-Systeme noch für mehrere Wochen parallel nebenher liefen. Dazu wurden neue Daten in Abacus vi eingepflegt, die zuvor nur in Office-Dokumenten gepflegt wurden (z.B. Projektvorlagen), und Daten aus den Alt-Systemen in das neue ERP-System übertragen (z.B. Kundendaten, Stammdaten). Diese Strategie ermöglichte es, ggf. auftretende Fehler, wie z.B. Dateninkonsistenzen, zu vermeiden. Die Alt-Systeme existieren derzeit noch weiterhin als eine Art Archivsystem, um Daten aus den Jahren vor dem Go Live von Abacus vi gemäß rechtlicher Bestimmungen vorzuhalten (bspw. Rechnungen).

Projektmanagement und Change Management
Nach der Entscheidung des Managements zugunsten von Abacus wurden von beiden Projektpartnern die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter benannt, die sich um die Projektdurchführung kümmern sollten. Dazu gehörten zum einen ständige Ansprechpartner auf Seiten von Abacus, die das Projekt kontinuierlich begleiteten. Zum anderen wurde auf Seiten von Proteros einem Mitarbeiter die Projektleitung übertragen, der die Einführung intern begleitete.

Mit insgesamt fünf Monaten wurde die geplante Projektdauer (drei Monate) leicht überschritten, da die Herausforderungen bei der Umsetzung der steuerrechtlichen Anforderungen in Abacus vi teilweise unterschätzt wurden. Hinzu kamen Verzögerungen beim Datentransfer aus den unterschiedlichen existierenden Datenquellen nach Abacus vi.
Die Umsetzung des Projekts stieß in der Belegschaft zunächst auf Widerstände, da die Einführung eines neuen Systems in den Augen der Mitarbeiter vor allem als Mehrbelastung gesehen wurde. Im Projektverlauf wurde jedoch immer deutlicher, dass auf die von den Mitarbeitern geforderten notwendigen Änderungen eingegangen wurde. Da das Kerngeschäft von Proteros sich durch dynamisch veränderbare Projektverläufe auszeichnet, wurde die von Abacus entgegengebrachte Flexibilität bei der Anpassung der Software an die Prozesse von Proteros sehr positiv aufgenommen. Mitarbeitern war es möglich, sich aktiv in die Gestaltung „ihrer“ ERP-Lösung einzubringen. Durch das Miteinbeziehen von Vorschlägen und die aktive Gestaltungsmöglichkeit wuchs die Akzeptanz des Systems kontinuierlich. Zum Projektende war schließlich eine durchgängig positive Meinung gegenüber Abacus vi festzustellen.

Laufender Betrieb und Weiterentwicklung
Im laufenden Betrieb wird eine duale Wartungsstrategie angewandt. Dazu gibt es einen für die Hardware zuständen IT-Dienstleister, der sich im Problemfall aufschalten kann. Zusätzlich hat Abacus die Möglichkeit, ebenfalls über einen Fernzugriff Wartungsleistungen zu erbringen. Ansonsten gibt es bei Proteros einen Verantwortlichen, der sich administrativ mit dem System auskennt und lokale Probleme vor Ort lösen kann.

Es finden zusätzlich regelmäßige Releasewechsel statt, die im Vorfeld ein aufwändiges Testing erfordern. Das Einspielen eines neuen Releases durch Abacus dauert maximal einen Tag, wobei es z.B. durch kleine Fehler in der Spezifikation dazu kommen kann, dass dadurch auftretende Systemprobleme beseitigt werden müssen. Dies kann je nach Fehlertyp ein bis zwei Wochen in Anspruch nehmen.

Da Abacus vi im Kern bereits mehr Funktionalitäten unterstützt als Proteros zu Projektbeginn benötigte, sind weitere Ausbaustufen des Systems bereits angedacht.


5. Erfahrungen (ex-post Sicht)

Nutzerakzeptanz und faktische Nutzung
Die Akzeptanz des Systems ist dank der Einbindung der Nutzer während des Einführungsprojekts sehr hoch. Das System wird auch nach der Installation durch den Systemanbieter Abacus kontinuierlich an die Prozesse von Proteros angepasst, so dass sich das Anwenderunternehmen aktiv in die Weiterentwicklung seines Systems einbringen kann. Die Beziehung zwischen Anbieter und Kunde wird von beiden Seiten her als sehr gut bezeichnet.

Die Nutzung des Systems selbst entspricht den Vorgaben und Zielen, die zu Beginn des Projekts an das neue Informationssystem gestellt wurden. Die ganzheitliche Unterstützung der Projektarbeit von Proteros in Verbindung mit der integrierten Datenbasis ermöglicht es dem Unternehmen, auch komplexe und langfristige Aufträge kontinuierlich zu begleiten.

Realisierter Nutzen und bewirkte Veränderungen
Der im Kapitel "Erwarteter Nutzen" beschriebene Nutzen wurde laut Angaben von Proteros vollständig erreicht. Dies betrifft sowohl den Erhalt und Ausbau der Marktstellung des Unternehmens, als auch die Umsetzung einer integrierten Datenbasis in einem einheitlichen System, das durch eine (teil-)automatisierte Prozessunterstützung Abläufe deutlich beschleunigen kann (u.a. bei der Projektinitialisierung, der Einbuchung von Laborarbeiten, der Meilensteinverfolgung, der Rechnungsauslösung).

Hinzu kommt der Nutzen einer zukunftsweisenden IT-Landschaft, der sich bereits kurz nach der Einführung des Systems in teilweise unerwarteter Art und Weise gezeigt hat. Dazu gehört z.B. die zuvor nicht geplante Nutzung der Lagerhaltungsfunktion von Abacus vi, die Proteros in seiner alten IT-Landschaft nicht umgesetzt hatte, die sich jedoch im Rahmen der neuen, integrierten Lösung anbot. Zudem konnten nun durch das in Abacus vi hinterlegte Dokumentenmanagementsystem auch Dokumente elektronisch an die jeweiligen Projekte angehangen werden, was eine Reduzierung der früher papiergebundenen Organisation nach sich zog.

Gegenwärtig werden bei Proteros Überlegungen angestellt, auch das Personalmanagement nach Abacus vi zu überführen, das zum Zeitpunkt der Erstellung der Fallstudie noch auf Excel basiert. Die Lohnbuchhaltung soll hingegen erst einmal weiterhin extern verwaltet werden, da hier eine Migration einen nicht unerheblichen Aufwand darstellt.

Investitionen, Rentabilität und Kennzahlen
Zu Beginn des Projekts wurden insgesamt 50.000,- EUR in die Einführung investiert, die am Ende 25 Personentage beansprucht hatte. Dabei wurden entsprechend der damals im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter 44 Named-User-Lizenzen erworben, die jedem Beschäftigten einzeln zugeordnet wurden. Je Lizenz wurde dabei ein Entgelt von 1.000,- EUR entrichtet.

Inzwischen ist das Unternehmen auf 70 Mitarbeiter angewachsen, dementsprechend wird für jeden neuen Mitarbeiter eine Lizenz gekauft. Die laufenden Wartungskosten des Systems beziffern sich dabei auf 20 Prozent der Lizenzkosten. Eine genaue Berechnung des ROI bzw. anderer Kennzahlen gab es nicht.


6. Erfolgsfaktoren

Die Besonderheit dieser Fallstudie zeichnet sich in der Integration der Lösung, der Möglichkeit zur Individualisierung und der gleichzeitigen Schaffung von Zukunftsfähigkeit für den Kunden aus. Insbesondere die letzte Eigenschaft, die Zukunftsfähigkeit, war für Proteros im Zeichen eines immer stärkeren Konkurrenzdrucks aus Fernost sehr wichtig.
Das Kerngeschäft des Unternehmens ist die Abwicklung von hochspezialisierten Projekten für die Pharmaindustrie. Da sich zwei Projekte in deren Anforderungen und Abläufen nie gleichen, ist eine IT-Unterstützung erforderlich, die sich auf immer neue Gegebenheiten einstellt und trotzdem ohne hohen Aufwand dieses von hoher Individualität geprägte Projektgeschäft abbilden kann.

Dies wird zum einen durch die integrierte Datenbasis erreicht, in der zu jedem Projekt die jeweils notwendigen Dokumente und Informationen strukturiert aufbereitet werden. Zum anderen können dynamisch Meilensteine vergeben und so eine individuelle Projektstruktur erzeugt werden, die je nach Bedarf die notwendigen Arbeitsschritte (teil-)automatisiert unterstützt. Dabei werden Sicherheits- und Integritätsvorgaben streng beachtet. Nur so kann eine langfristige und komplexe Projektierung von Kundenaufträgen durch Proteros gewährleistet werden.

Die Zukunftsfähigkeit für Proteros zeichnet sich jedoch nicht nur in seinem Kerngeschäft aus, sondern auch in Bezug auf seine interne IT-Landschaft. Durch die individuelle Betreuung durch Abacus werden neue Anforderungen und interne Prozessänderungen direkt im System unterstützt. Durch diese als partnerschaftlich charakterisierte Beziehung ist somit nicht nur ein kurzfristiger Erfolg, sondern auch eine langfristige Weiterentwicklung für Proteros möglich.

Spezialitäten der Lösung
Die Besonderheit der von Proteros eingeführten Lösung ist die ganzheitliche Unterstützung von auftragsbezogener Projektarbeit vom Kundenauftrag an bis zum finalen Abschlussbericht. Die Unterstützung eines durchgängigen Meilensteinkonzepts, das automatisiert unterstützte Auslösen von Teilrechnungen oder die Realisierung einer Verschlüsselungskomponente zum sicheren Umgang mit Projektinhalten – Abacus vi ermöglicht es Proteros, den Anforderungen für einen erhöhten Wettbewerbsdruck gewachsen zu sein.

Zudem ist es möglich, neuen Gegebenheiten des Geschäftsumfelds Rechnung zu tragen und das System entsprechend flexibel danach auszurichten. Dies betrifft nicht nur die Software und ihre Funktionalitäten, sondern auch die Möglichkeit zur Integration von Fremdprodukten.

Reflexion der Barrieren und Erfolgsfaktoren
Die Mitarbeiterakzeptanz war zu Beginn des Projekts noch fragwürdig, da bereits eingefahrene Prozessstrukturen aufgebrochen wurden. Sie wandelte sich jedoch aufgrund der individuellen Betreuung durch Abacus im Verlauf des Projekts in eine positive Grundstimmung. Insbesondere trug die partnerschaftliche Beziehung zum Hersteller entscheidend zum Projekterfolg bei. Nach eigenen Aussagen von Proteros gab es außer einer leichten Überschreitung der anvisierten Projektlaufzeit bei der Einführung keine Negativa zu berichten. Abacus vi erfüllt dabei nicht nur die zu Beginn gestellten Anforderungen, sondern bietet darüber hinaus für die nächsten Jahre eine Perspektive zum weiteren Wachstum und der Einbindung zusätzlicher Funktionalitäten. Dies spiegelt sich unter anderem in den Überlegungen der Geschäftsführung von Proteros wider, das in Abacus vi vorhandene Personalmanagement mit in die bereits bestehende Anwendungslandschaft zu integrieren. Zudem möchte das Unternehmen auch in dem bereits realisierten Prozess der Projektabwicklung neue Funktionen mit Hilfe von Abacus umsetzen. Dazu gehört z.B. das stärkere Einbinden von neuester Informationstechnologie in die Laborumgebung, die einen festen IT-Arbeitsplatz überflüssig machen soll. Ohne eine IT-Unterstützung wäre laut Proteros eine Projektabwicklung inzwischen unmöglich. Daher ist es umso wichtiger, dass die hier beschriebene Lösung richtig und fehlerfrei die sensible Abwicklung der Kundenaufträge unterstützt.

Lessons Learned
Betrachtet man rückblickend das IT-Projekt und dessen Auswirkungen, so sind folgende Schlussfolgerungen aus Sicht der beteiligten Projektpartner zu ziehen:

  • Die durchgängige elektronische Unterstützung von Projektmanagement birgt im Pharmabereich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil
  • Die Einführung und Umsetzung eines Projekts profitiert von einer partnerschaftlichen Beziehung der Projektpartner.
  • Die Möglichkeit zur Erweiterung der Funktionalitäten birgt ein von Proteros gewünschtes Wachstumspotenzial.


Im Sinne dieses möglichen Wachstumspotenzials prüft Proteros, ob in naher Zukunft weitere Funktionen umsetzbar sind, die sich bislang aufgrund der heterogenen Systemlandschaft als nicht praktikabel gezeigt haben. Dazu gehören unter anderem die Nutzung von Funktionen aus dem Personalmanagement und die Anbindung von Abacus vi an betriebliche Anwendungssysteme von Zulieferern.


Betreiber der Lösung

Proteros Biostructures
Max Geier, Senior Manager
Branche: Gesundheitswesen/Medizin
Unternehmensgrösse: MittelunternehmenProteros  Biostructures

Lösungspartner

Alexander Sattler, Consultant
ABACUS Research AG

Autoren der Fallstudie

Norbert Frick
Universität Koblenz-Landau

08. März 2011
Frick; Norbert (2011): Fallstudie Proteros Biostructures; in: Koch; Michael; Schubert; Petra (Hrsg.): Wettbewerbsfaktor Business Software; S. 39 - 54; München: Hanser Verlag; 2011

Zu dieser Fallstudie sind keine Anhänge verfügbar.
2090
proteros-abacus
http://www.experience-online.ch/de/9-case-study/2090-proteros-abacus
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