Swiss Olympic entstand 1997 aus dem Zusammenschluss des Schweizerischen Landesverbands für Sport mit dem Schweizerischen Olympischen Comité und dem Nationalen Komitee für Elitesport. Die 82 Mitgliederverbände zählen 1,5 Mio. Mitglieder in über 22‘000 Vereinen. Der Auftrag von Swiss Olympic als Dachverband des Schweizer Sports besteht in der Verankerung des Sports in der Gesellschaft als Beitrag zur Lebensqualität und Gesundheit; der Förderung des international ausgerichteten Leistungssports; der Vertretung der Interessen des privatrechtlichen Sports der Schweiz gegenüber der Öffentlichkeit, den Behörden sowie den nationalen und internationalen Organisationen; der Unterstützung der Tätigkeiten der Mitgliederverbände sowie der Förderung der Olympischen Bewegung. Swiss Olympic ist selbst Mitglied in olympischen und anderen internationalen Organisationen.

Die Vision von Swiss Olympic sieht vor, die Schweiz mittelfristig in den Top-8-Winter- bzw. Top-25-Sommer-Nationen gemäss IOC-Ranking zu etablieren. Dazu entwickelt sie Förderungs- und Unterstützungsaktivitäten für die auf Olympische Spiele und den internationalen Leistungsvergleich ausgerichteten Athletinnen und Athleten. Als zuverlässiger Partner bietet Swiss Olympic seinen Verbänden eine emotional reiche, glaubwürdige Plattform für Sponsoring-Engagements mit grossem Wirkungskreis und seinen Mitarbeitenden ein faires Arbeitsumfeld, das leistungsorientierte Innovations- und Veränderungsbereitschaft fördert.

Zu den zentralen Aufgaben von Swiss Olympic gehört einerseits die Bereitstellung von Diensten für Verbände beispielsweise in der Karriereberatung, in der Nachwuchsförderung oder im IT-Bereich. Andererseits übernimmt der Dachverband logistische Aufgaben wie die Vorbereitung und Durchführung von Events wie dem Gigathlon, die Verwaltung von Volunteers in einer Datenbank oder im Hinblick auf Olympische Spiele die Organisation, Formulierung und Durchsetzung von Selektionskriterien sowie die Betreuung von Athleten. Der geschäftliche Alltag von Swiss Olympic zeichnet sich dementsprechend durch eine breite Palette an Aktivitäten und die Zusammenarbeit mit verschiedensten Anspruchsgruppen aus.

Die Koordination der unterschiedlichen Anforderungen der Anspruchsgruppen wie Athleten, Verbände, Medien, Sponsoren und Verwaltungen erfordert eine reibungslose Schnittstelle bei Swiss Olympic. Die besondere Herausforderung bei der Koordination liegt dabei nicht nur in der Anzahl der Partner, sondern auch in der Komplexität der Beziehungen innerhalb und zwischen den Partnern:

• Verbände sind unterschiedlich organisiert – gleiche Bezeichnungen bedeuten oft ungleiche Rollen.

• Verbände müssen bei der Mitgliederadministration Resultate aus Sportevents und Lizenzen einzelnen Sportlern zuordnen.

• Sportarten müssen mit den Events, den Athleten, den Verbänden und den Resultaten in Beziehung stehen.

Um die zahlreichen Informationen über die Anspruchsgruppen zu organisieren, verwendete Swiss Olympic bisher Office-Anwendungen und ein dokumentenorientiertes Datenbanksystem. Dabei besassen alle Abteilungen eigene Listen und Dokumente mit den für sie relevanten Daten. Diese und weitere Teillösungen wie eine Finanzbuchhaltungsapplikation bildeten Informations- und Transaktionssilos, die nicht zueinander kompatibel waren. Die heterogene Verbandsadministration schränkte den Spielraum von Swiss Olympic erheblich ein, weil eine abteilungsübergreifende Transparenz und Einheitlichkeit fehlten.

Aus diesem Grund entschied sich Swiss Olympic für die Ausschreibung eines CRM-Systems. Die neue Lösung sollte eine Integration von Abteilungen, Anwendungen sowie Daten ermöglichen und so Transparenz schaffen, Medienbrüche eliminieren und mit zusätzlichen Funktionen, die über ein Standard-CRM hinausgehen, die spezifischen Bedürfnisse der Verbandsadministration im Schweizer Sport berücksichtigen. Zudem sollten sowohl Power-User wie auch Gelegenheitsnutzer mit dem CRM-System gut zurechtkommen.

Aus den eingereichten Offerten entschied sich Swiss Olympic für evidence crm von Glaux Soft AG. Den Ausschlag für den Entscheid gab die Anpassungsfähigkeit von evidence auf die spezifischen Bedürfnisse von Swiss Olympic. Die flexible Rahmenarchitektur, der modulare und leicht erweiterbare Aufbau sowie die „User Experience“ der Benutzeroberfläche evidence nova zeichnen die Lösung aus.

Flexible Rahmenarchitektur
Das CRM-System baut auf evidence, einem Applikationsframework für den Bau von Business-Lösungen auf. Diese Rahmenarchitektur läuft auf einem Applikationsserver, Schnittstellen gewährleisten die Kommunikation mit der Hauptdatenbank und den folgenden Umsystemen:

• Sage Sesam: Abrechnungen können direkt in evidence crm erstellt und verschickt, sowie Zahlungen ausgelöst werden.

• Microsoft Office: Anwender können Dokumente dynamisch erstellen. Aus evidence crm heraus können Listen, Bestätigungen, Aufgebote oder Berichte angefertigt werden.

• Secure Global Desktop: Mitarbeitende von Swiss Olympic können weltweit auf evidence crm zugreifen.

Modularer Aufbau
evidence crm ist für die Verbandsadministration bei Swiss Olympic das zentrale Arbeitswerkzeug. Der Funktionsumfang umfasst spezifische Module, die auf die vielschichtige Administration bei Swiss Olympic zugeschnitten sind (vgl. Abbildung 1):

Adressverzeichnis: Erlaubt die Erfassung von Mitgliederverbänden, Personen und ihren Rollen, von Sportorganisationen, Sponsoren und Medien. Dabei können unterschiedliche Adresstypen mit unterschiedlichen Eigenschaften geführt und abgebildet werden.

• „Swiss Olympic Card“-Inhaber: Diese Karte erhalten Athletinnen und Athleten als Anerkennung für gute Leistungen an internationalen Meisterschaften. Sie berechtigt den Zugang zu attraktiven Leistungen und den Bezug von Produkten zu vorteilhaften Konditionen.

• Wettkampfdaten: Die Ergebnisse an internationalen Wettkämpfen können verwaltet und Einzelsportlern oder Teams zugeordnet werden. Innerhalb der Teams werden wiederum die einzelnen Athleten aufgeführt. Diese Daten bilden die Basis für Resultatlisten.

• Athleten-Booking: Ermöglicht die Koordination der Verpflichtungen der Sportler gegenüber Sponsoren und Verbänden. Dabei werden nicht nur die Sportler aufgeboten und Auszahlungen an sie ausgelöst, sondern auch Abrechnungen an die Sponsoren geschickt.

 

Abb. 1: Modules des evidence crm

• Sportartenverwaltung: Die Altersstufen, Leistungsklassen, Kategorien und Klassifizierungen für jede Sportart können administriert werden.

• Sport- und Label-Schulen: Erlaubt die Verwaltung von Schulen, welche die Qualitätslabels „Swiss Olympic Sport School“ oder „Swiss Olympic Partner School“ erhalten. Das Zertifikat steht für Bildungsstätten, welche jungen Sporttalenten ein flexibles und mit dem Sportalltag koordiniertes Bildungsangebot bieten.

• Publikationsmanagement: Dient als Basis für die Produktion von Publikationen. Inserate können verwaltet und die Kosten der jeweiligen Ausgaben diverser Publikationen kontrolliert werden.

• Aus- und Weiterbildungen: Kurse und Schulungen für Sportler und Funktionäre können verwaltet werden. Einzelnen Kursen können Ort, Kursinhalte sowie Teilnehmer und leitende Personen zugeordnet werden.

• Projekt: Unterstützt die Durchführung von Events im Sportbereich wie Sessionen des Sportparlaments mit der Verwaltung von Ausschreibungen, An- und Abmeldungen, Korrespondenz und organisatorische Leistungen.

• Ressourcen-Reservierungssystem: Reservationen für Räume, Fahrzeuge, IT-Hilfsmittel etc. können vorgenommen werden. Zudem können Beschriftungen erstellt und Rechnungen für die Reservierungen und Nutzungen generiert werden.

• Karriereplanung: Das Leben nach dem Sport will vorbereitet sein. Die Beratungen der Athleten werden vollumfänglich abgebildet inklusive der dazu gehörenden Dokumente wie Lebenslauf, E-Mails, Bewerbungsschreiben oder Zeugnisse.

User Experience
Viele CRM-Systeme greifen über einen Windows-Client oder ein starres Webinterface auf einen zentralen Server zu. Der Präsentations-Layer evidence nova ermöglicht dagegen neue Formen der Bedienung: Das CRM-System wird als Rich Internet Application (RIA) über den Browser auf den Rechner des Nutzers geladen.

Abb. 2: Dynamische Oberfläche von evidence nova

Die Nutzer erhalten so erweiterte Bedienelemente, Drag&Drop-Fähigkeit, freie Bewegung und Platzierung aller Elemente sowie die Einbindung multimedialer Elemente. Die visuellen Animationen verleihen der Benutzeroberfläche der Verbandsadministration von Swiss Olympic den Charakter einer Desktop-Anwendung. Dafür muss einzig der Silverlight-Plug-In im Webbrowser installiert werden.

Die Benutzeroberfläche stellt die relevanten Informationen jeweils dynamisch in den Vordergrund. Geführte Workflows zeigen dem Anwender jederzeit, bei welchem Schritt eines Arbeitsprozesses er sich gerade befindet. Das Kurzzeitgedächtnis wird mit grafischen Animationen unterstützt.

Diverse Reporting-Werkzeuge helfen, die vielschichtigen Daten zu sinnvoll nutzbaren Informationen zu aggregieren und sie grafisch oder tabellarisch darzustellen. Die Grafiken lassen sich dabei intuitiv den Bedürfnissen des Anwenders anpassen, so dass sie die gewünschten Informationen gezielt abbilden.

evidence crm hilft Swiss Olympic, die komplexe Verbandsadministration operativ und strategisch zu bewältigen. Sie erhöht die Handlungsfähigkeit des Verbands, indem sie Medienbrüche vermeidet und eine Rundumsicht schafft. Dadurch kann Swiss Olympic bei der Erbringung seiner Dienste auf die Anforderungen der Anspruchsgruppen Rücksicht nehmen. Die Nutzeroberfläche unterstützt den Anwender bei seinen Aufgaben und bietet auch Gelegenheitsnutzern eine klare Orientierung.

Durchgängigkeit
Informationen stehen transparent und über Abteilungen hinweg zentral zur Verfügung. Anfragen per Telefon oder E-Mail an andere Abteilungen entfallen. Medienbrüche gehören dank der integrativen Rahmenarchitektur der Vergangenheit an. Die Einbindung von Drittsystemen ermöglicht ein durchgängiges Interaktionskonzept. Finanzielle Transaktionen und die dynamische Erstellung von Dokumenten, wie sie von den Mitarbeitenden von Swiss Olympic oft kurzfristig benötigt wird, lassen sich in einem nahtlosen Prozess erledigen. Die Mitarbeitenden sparen durch die Durchgängigkeit viel Zeit und können ihre Aufgaben schneller und unabhängig von anderen Mitarbeitenden erledigen.

360°-Sicht
Der breite Funktionsumfang mit den vielen auf Swiss Olympic zugeschnittenen Modulen, die das Standard-CRM-System evidence erweitern, erlauben Swiss Olympic in Kombination mit der zentralen Datenhaltung eine vollumfängliche Sicht auf die Anspruchsgruppen und Partner aus unterschiedlichen Perspektiven. Das einfache Navigieren zwischen den Modulen bricht die Komplexität der Beziehungen zwischen und innerhalb den Datenbankeinträgen auf. Werden in einem Modul Informationen hinzugefügt oder geändert, stehen die aktuellsten Informationsverknüpfungen sofort auch anderen Modulen zu Verfügung. Ob Medien, Sponsoren, Organisationen oder Athleten – die Mitarbeitenden von Swiss Olympic finden sofort alle Informationen.

Die Möglichkeit, Elemente des Adressverzeichnisses auf die spezifischen Rollen und Aufgaben einzelner Verbände zuzuschneiden, vereinfacht die Suche nach den richtigen Ansprechstellen in den Verbänden. Zum Beispiel lassen sich nun ganz einfach alle Dopingverantwortlichen der Sportverbände identifizieren und in einer Liste ausgeben.

Die 360°-Sicht erlaubt stets eine zeitnahe und umfassende Betreuung aller Anspruchsgruppen.

Unterstützende Oberfläche
Die ergonomische Gestaltung mit Workflow-Unterstützung und die visuell animierten Interaktionen betten sich in den Arbeitsprozess ein und geben den Nutzern eine klare Orientierung, an welcher Stelle des Prozesses sie sich gerade befinden.

Gelegenheitsnutzer, die sich bei der Nutzung von konventionellen CRM-Oberflächen im System verlieren, können evidence nova intuitiv bedienen. Da alle Module gleich aufgebaut sind, entfällt eine lange Einarbeitung in einzelne Module. Dadurch ist ein zielgerichtetes Arbeiten möglich und die Bereitschaft, das CRM-System zu nutzen, steigt.