Rund 8'000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, verteilt auf 70 Niederlassungen in 30 Ländern, kombiniert mit einem Kundenstamm von Versicherungs- und Finanzdienstleistern sowie Fortune-500-Gesellschaften. So lautet der Kürzest-Steckbrief des weltweit zweitgrössten Rückversicherungskonzerns Swiss Re. Und auf diesen Eckdaten basiert auch das Anforderungsprofil für das Firmenportal.

Damit sich die unterschiedlichen Informationsbedürfnisse der Portal-User nicht in die Quere kommen, wurde die Swiss Re Web-Strategy auf vier konzeptionelle Teilbereiche oder Quadranten aufgeteilt. Zwei dieser Quadranten, die "Public Website" und "Swiss Re Portal", wenden sich an die externen Besucher. Die Website bedient Investoren, Shareholder, Kunden, Partner und Medien mit den öffentlich gemachten Informationen über das Unternehmen. Das personalisierte Swiss Re Portal dient Versicherungen, Banken und Grosskonzernen als Arbeitsinstrument. Zur Verfügung stehen Anwendungen zum Electronic Risk Trading und Policy Management, zur interaktiven Risikobewertung und zur Informationssuche. Die Public Website basiert auf verschiedenen Web-Technologien und Lotus Domino, das Portal auf Plumtree Enterprise Software.


Parallel zum Internetauftritt existiert das Intranet und ein "Enterprise Portal". Das Intranet vereinigt Mitarbeiterinformationen aus ursprünglich rund fünfzig unabhängigen internen Quellen. Das Enterprise Portal ist als Arbeitsinstrument für die Swiss Re Mitarbeiter konzipiert. In diesem unternehmensweiten Wissens- und Informationspool werden Brancheninformationen aus hunderten Datenbanken zusammengetragen, aggregiert und als Desktop-Lösung an die Mitarbeiter weitergegeben. Auch intern kommt die Softwarekombination Lotus und Plumtree zur Anwendung.

Bei der klassischen Client-Server Architektur erhalten alle Benutzer den Zugang zu einer Anwendung über ein und denselben Client. Dieser muss dann sämtliche vorhandenen Funktionen in einer Bedienungsoberfläche zur Verfügung stellen. Vom Benutzer wird verlangt, dass er den Client bedient wobei er mit einer Vielzahl von Möglichkeiten konfrontiert wird, die er nicht benötigt und die er deshalb als Ballast empfindet.


Gadget-WEB-Services sind dagegen funktionsorientiert und so schlank wie möglich gehalten. Sie bieten nur gerade jene Teile einer multifunktionalen Software an, die der Nutzer in seiner Job-Rolle auch tatsächlich benötigt. Verschiedene Funktionen einer Anwendung werden in verschiedene Gadgets aufgeteilt und in einer individuellen MyPage augregiert. Auch komplexe Anwendungen werden damit weitgehend selbsterklärend und lassen sich ohne Training und besondere Kenntnisse sofort nutzen. Die Information kommt "konfektioniert" zum Benutzer.

Das Enterprise Portal ist das eigentliche Kernstück der Swiss Re Portallösung. Basierend auf dem Plumtree Corporate Portal ermöglicht es den Usern über ausgewählte Gadgets den gezielten Zugriff auf jene Informationen und Funktionen von Unternehmensanwendungen, die sie in ihrer individuellen Job-Rolle auch tatsächlich benötigen. "Auch Generalisten können jetzt anspruchsvolle Anwendungen selbst bedienen," erklärt Peter Roth, Area Manager Switzerland bei Plumtree. "Die einfache Bedienung der Gadgets vereinfacht Geschäftsprozesse, macht sie zuverlässiger und entlastet die Mitarbeiter, die ohne Knowhow-Ballast auch mit komplexen Anwendungen arbeiten können. Sie können damit geschäftskritische Entscheidungen schneller und zuverlässiger treffen."


Da die Mitarbeiter entsprechend ihrer Rolle unterschiedliche Arbeiten ausführen, können sie sich die dazu benötigten Gadgets selber konfigurieren und auf die MyPage respektive CommunityPage des Portal bestellen. Beispielsweise sammelt ein Gadget die täglichen Headlines zu User-definierten Themen und zeigt diese in einem Portalfenster an. Ein weiteres erlaubt den Versand von SMS Nachrichten direkt vom Portal, ein drittes die Berechnung von Erdbeben-Risiken etc.

Anja Rüttimann, Portal Operations Manager bei Swiss Re, leitet das Team bei Corporate Communications, das intern das Portal auf- und ausbaut. "Die Personalisierung der Anwendungen erlaubt jedem User die individuelle Bereitstellung der seinen Bedürfnissen entsprechenden Gadgets. Es ist unser Ziel, dass der User, wenn er morgens aufstartet, bereits auf den ersten Blick die für ihn relevanten Informationen erhält und sie nicht mehr täglich neu zusammensuchen muss." Das Layout erlaubt dem User im weiteren, die Darstellung des Portals nach dem eigenen Geschmack einzurichten.

Abbildung 4.1: Auswählbare Gadgets


Der User bestimmt selbst, welche Gadgets auf seinem Desktop aktiviert werden.

Die Autorisierung für die Nutzung des Gadget-Angebots wird auf Grund der Zugehörigkeit der Mitarbeiter zu internen Business Groups und mit Blick auf lokale Informationsbedürfnisse definiert. Die Swiss Re Mitarbeiter in den USA etwa verfügen über eine eigene Community, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.


Die Gadget-Technologie ermöglicht zudem, dass die Contentmanager via Gadgets auf die in ihrer Zuständigkeit liegenden Inhalte zugreifen und diese online administrieren können.
Aus psychologischen Ãœberlegungen wird darauf geachtet, dass jeder Portal-User optisch nur gerade soviel vom Portalangebot sieht, wie ihm zugedacht ist. Damit wird bei ihm der Eindruck vermieden, dass ihm wichtige Informationen vorenthalten werden.

Hinter den Gadgets, quasi hinter den Kulissen der Gadget-Web-Services, unterstützen multifunktionale Prozessoren den Betrieb dem "Plumtree Massively Parallel Portal Engine". Sie garantieren unabhängig von der Anzahl effektiver Benutzer den gleichzeitigen und verzögerungslosen Zugriff auf die gleichen Anwendungen beziehungsweise auf alle Gadgets, die ein Benutzer für seine Arbeit benötigt.


Die offene Netzwerkarchitektur des Portals ermöglicht die Integration von unterschiedlichsten Softwaretechnologien. Damit diese horizontale Ausrichtung zuverlässig zur Anwendung gelangt, setzt Plumtree auf eine weitgehende Out-of-the-Box-Integration und liefert fertige Gadget-Web-Services für die meisten Mainstream-Anwendungen. Peter Roth: "Viele, der zur Anwendung kommenden Baukastenteile sind gebrauchsfertig und geprüft auf dem Markt erhältlich. Weitere lassen sich mit den kostenlos zur Verfügung gestellten Gadget Development Kits effizient erstellen. Kommen einsatzbereite Module zur Anwendung, fällt oft sogar der Einsatz von Softwareentwicklern vor Ort weg". Stimmen die Voraussetzungen, kann ein produktives Portals innert 4 bis 8 Wochen einsatzbereit sein.

Das Enterprise Portal von Swiss Re wurde vor rund zwei Jahren lanciert und wird seither in regelmässigen Releases erweitert. Die schrittweise Zusammenführung der internen Anwendungen kommt gut voran, unterdessen bestehen Pläne, im Intranetbereich die beiden Quadranten Intranet und Enterprise Portal zu verschmelzen.


Die Ziele der Portalstrategie bleiben dieselben: Unterstützung der User bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben, Förderung der Zusammenarbeit im Team, und die globale Bereitstellung des im Konzern vorhandenen Know-hows. Letzteres liegt in einer virtuellen Mediothek zum Abruf bereit. Mittlerweile können rund 160'000 klassifizierte Dokumente nach Themenbereichen oder über ein Suchgadget abgerufen werden.

Abbildung 7.1: Gadget-Anwendungen für Externe


Gadget-Anwendungen erscheinen als Fenster im Fenster

Die Dokumentensammlung sowie einzelne Anwendungen stehen - im Rahmen derer Authorisierung - auch externen Besuchern, Nutzern des Swiss Re Portals, zur Verfügung. Anja Rüttimann: "Gadgets wie der Chartroom, der intern aufbereitete Kerndaten zur Versicherungswirtschaft zur Verfügung stellt, werden auf beiden Portalen angeboten." Die internen und externen Anwendungen, die sich auf den ersten Blick teilweise identisch präsentieren, sind allerdings klar getrennt. Zudem stehen intern bei den meisten Anwendungen zusätzliche Gadgets, Reports, Links und dergleichen zur Verfügung. Die physische Dualität hat praktische und sicherheitstechnische Gründe.


Gemäss Peter Roth sind andere Konfigurationen und Strukturen genauso realisierbar. "Jedes Unternehmen kann das eigene Unternehmensportal entsprechend seinen spezifischen Business Cases aufsetzen. Das Document Directory und die Bibliothek an Gadget-Web-Services können frei definiert und jederzeit erweitert werden.

"Das Portal soll zu einem unentbehrlichen Arbeitsinstrument für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden."


Anja Rüttimann ist Portal Operations Manager und Member of Management Communications & Human Resources bei Swiss Re. Die Netzwoche hat sich mit ihr über die Herausforderungen und Erfahrungen mit dem Unternehmensportal unterhalten. Interview: Michael Fritschi


Frau Rüttimann, welche Überlegungen führten zur heutigen Portallösung von Swiss Re?
Ausgangspunkt war die Vision, die wichtigsten Applikationen, also jene, die täglich benutzt werden, zusammenzuführen und an einem Ort zur Verfügung zu stellen. Unser Enterprise Portal soll zu einem unentbehrlichen Arbeitsinstrument für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden.


Das lässt darauf schliessen, dass dies heute noch nicht der Fall ist, obwohl das Portal seit zwei Jahren existiert?
Wir haben festgestellt, dass die Mitarbeiter das Portal erst als Arbeitsinstrument begreifen und nutzen, wenn ihnen dort Arbeitsinstrumente angeboten werden, die sie zwingend täglich beanspruchen. Die Anwendungen werden schrittweise zusammengeführt. Dieser Prozess ist noch nicht abgeschlossen.


Können Sie die Entwicklung anhand von Beispielen noch näher beschreiben?
Das interne Portal wird mehr und mehr mit Business-Applikationen bestückt. Kürzlich wurde ein Client-Management-System mit sämtlichen Adressdaten der Kunden integriert. Durch den Zugriff über ein Gadget muss die Anwendung nun nicht mehr jedes Mal eigens aufgestartet werden. Dadurch werden die Arbeitsabläufe vereinfacht. Intranet und Mitarbeiterportal werden in Zukunft noch näher zusammenrücken, so dass auf dieser Plattform mittelfristig alle relevanten Anwendungen für die ganze Swiss Re gruppenspezifisch definiert werden können.


Gibt es weitere Beispiele für bereits implementierte Gadget-Web-Services?
Der Zugriff auf Business Objects, das heisst auf Finanzreporte und dergleichen, erfolgt über Gadgets. Ein anderes Beispiel ist eine SMS-Anwendung, die rege benutzt wird.


Die Möglichkeit, SMS zu versenden, ist kaum geschäftskritisch. Holen Sie damit die User auf das Portal?
Richtig. SMS ist sehr beliebt. Damit werden die Mitarbeiter an die Nutzung der Gadget-Web-Services gewöhnt.


Welche Erfahrungen stehen im Mittelpunkt für die nächsten Schritte?
Die Häufigkeit der Zugriffe auf Gadget-basierte Informationen steht und fällt mit der Qualität der Daten. Die Erfahrung zeigt, dass in diesem Bereich noch Verbesserungen nötig sind.
Wichtig ist auch, dass die Mitarbeiter gezielt über die neuen Möglichkeiten informiert werden. Wir können die Zahl der Zugriffe statistisch beobachten. Mit jeder Mitarbeiterinformation steigt die Zahl der Logins.