Der CIO Telematik-Integration ist in einer Stabsstelle dem Generalsekretariat unterstellt. Er hat unter anderem die Aufgabe, Nove-IT im EDA umzusetzen. Die Stabsstelle wird über das Budget des Departements finanziert. Für Personal und Anschaffungen sowie Aufträge an Dritte stehen Mittel zur Verfügung, die im Budgetierungsprozess in Höhe und Zweck bestimmt werden. In den nächsten Jahren wird das gesamte ICT-Budget des Departements um ca. 10% gekürzt. Eine der wichtigsten Aufgaben des CIO der Telematik-Integration ist, mit organisatorischen Massnahmen mitzuhelfen, die Leistung trotz des gekürzten Budgets zu steigern (vgl. Abbildung 1).



Abbildung 1: Organigramm EDA (vereinfacht).


Die Rolle der Nachfrager nach Informatikdienstleistungen wird beim EDA mit dem Begriff Leistungsbezüger bezeichnet. Die Leistungserbringer sind analog dazu interne und externe Einheiten, die Informatikdienstleistungen erbringen.


Intern sind gegen 85 Mitarbeiter/innen in zentralen und gegen 10 in dezentralen Einheiten der Informatik beschäftigt. Jeder Direktion (erste Hierarchiestufe unterhalb des Staatssekretärs) ist ein Integrationsmanager zugeordnet. Er sorgt dafür, dass die Leistungsbezüger seiner Direktion Informatikprojekte strategiekonform abwickeln können. Dazu verfügt er über Informatikprojekterfahrung und hat über formal etablierte Informationskanäle jederzeit Kenntnis von den Vorhaben anderer Leistungsbezüger. Zusätzlich sind in allen Aussenvertretungen Mitarbeiter/innen in Teilzeit- und Vollzeitstellen mit der Betreuung von Informatiklösungen beauftragt. Derzeit sind rund 150 Aussenstellen an das Netz der Bundesverwaltung angeschlossen.
Der interne Leistungserbringer ist die Telematik EDA. Sie entwickelt neue Anwendungen und erhält den Betrieb aufrecht. Für departementübergreifende Informatikdienste ist das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) der Leistungserbringer. Alle Leistungen zum Aufbau und Betrieb von Netzen sowie für den Zugang zur E-Mail werden aus Sicherheitsgründen vom BIT erbracht. Andere Informatikleistungen des BIT kann das EDA beziehen, wenn dies opportun erscheint, es muss dies aber nicht tun.


Jedes Informatikprojekt, das von einem Leistungsbezüger in Auftrag gegeben wird, gelangt zum jeweiligen Integrationsmanager. Er hilft dem Leistungsbezüger, den Auftrag geeignet zu formulieren und bereits bestehende Ressourcen aus anderen Abteilungen zu vermitteln. Jeder Auftrag gelangt in Absprache mit dem internen Leistungserbringer als Ausschreibung nach aussen oder wird von der Telematik EDA selbst erledigt. Die Ausschreibung wird nach den Regeln der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (VoeB) abgewickelt.


Durch die Pflicht zur Konsultation der Telematik EDA ist die Marktmacht des internen Leistungserbringers gross. Die Leistungsbezüger können noch nicht frei entscheiden, welche Informatikleistungen sie bei wem beziehen wollen. Derzeit sind fünf Integrationsmanager tätig. Diese geringe Zahl von Ansprechpartnern steigert die Organisationsfähigkeit der Leistungsbezüger.



Abbildung 2: Wettbewerbskräfte Telematik-Integration.


Die Telematik-Integration arbeitet im Bereich Internet eng mit dem Informationsdienst zusammen. Besonders bei der Einführung von Internetanwendungen gibt es eine vor kurzem formalisierte Arbeitsteilung zwischen dem Informationsdienst und der Telematik-Integration. Zusammen sorgen diese beiden Stäbe des Generalsekretariats für geeignete Regeln der Kommunikation über das Internet.


Abbildung 2 stellt diese Situation anhand des Kräftemodells von Porter dar. Im Zentrum steht die Telematik-Integration. Obwohl dieses Modell zur Darstellung von Marktkräften gedacht ist, wird es hier in Analogie zum internen Markt verwendet.

Das EDA hat sich mit dem frühen Einstieg in Webtechnologien eine gute Ausgangslage geschaffen. Mittlerweile stellt man aber fest, dass andere Departemente, die später mit der Internetnutzung begonnen haben, einen höheren Grad an Harmonisierung der ICT-Infrastruktur erreicht haben und damit wirksamere Projekte realisieren können.


Gegenüber der Internettechnologie sind die Meinungen geteilt: Auf der politischen Ebene herrscht die Meinung vor, dass das Internet nicht geschäftskritisch sein kann, sondern dass es sich um ein nettes Zusatzinstrument handle. Dies widerspiegelt auch die Praxis der Informationsverbreitung. Das Internet wird erst nach den Kanälen Radio, Fernsehen und Nachrichtenagentur betreut.


Auf der Ebene der Direktionen wird das Internet zwar zur Präsentation der eigenen Publikationen und Meinungen eingesetzt. Auch hier ist die Sensibilität für den betriebswirtschaftlichen Nutzen noch gering.


Dagegen haben die Aussenstellen (Botschaften, Konsulate etc.) ein grosses Bedürfnis nach effizienterer Geschäftsabwicklung. Das Internet wird dort als grosse Chance wahrgenommen, obwohl es rechtliche Barrieren gibt. Im Geschäftsverkehr mit den Botschaften bspw. sind sehr häufig Unterschriften nötig. Derzeit fehlt die technische und rechtliche Infrastruktur, um die physische Unterschrift zu ersetzen.


Die Leistungserbringer sind am stärksten davon überzeugt, dass das Internet, insbesondere das Intranet, grossen Nutzen stiften wird. Unklar ist im Moment, ob die bestehenden Leistungserbringer auch Personal beschaffen und entwickeln sollen, um Webdienstleistungen selbst anbieten zu können. Die Telematik EDA tut dies derzeit in einzelnen Projekten.

Für die kommenden Jahre rechnet die Telematik-Integration trotz des gekürzten ICT-Budgets mit einem starken Wachstum im Bereich der Internetanwendungen. Die Zahl der Projekte steigt laufend, und dies hat Auswirkungen auf das Budget. Allerdings ist ein wichtiges Ziel der Telematik-Integration, durch Harmonisierung der Infrastruktur und durch Automation Internetprojekte effizienter zu realisieren.


Die derzeitige Nutzung von Internet [Internetnutzung] konzentriert sich in allen Bereichen auf die Informationsverbreitung. Interaktionsmöglichkeiten und Transaktionen werden zurzeit in Einzelfällen realisiert. Grundsätzlich widerspiegelt diese Konzentration das Geschäft des EDA. Die Verwaltung profitiert vom Internet dadurch, dass Informationen rund um die Uhr, hoch aktuell und ortsunabhängig verfügbar gemacht werden können.


Gegenüber der Öffentlichkeit (Internetanwendungen) sind viele Websites mit Informationen und Newsletter in Betrieb. Insbesondere der Download von Formularen stiftet einen grossen Nutzen. Adressänderungen und Anmeldungen über das Internet sind erst bei wenigen Botschaften möglich. Das Informationsangebot steigt derzeit enorm an, so dass sich der CIO Gedanken über die Qualitätssicherung macht. Beispielsweise sind die Informationsarchitekturen der einzelnen Websites noch stark an der Verwaltungsstruktur ausgerichtet. Es fehlen auch einheitlich verwendete Modelle zur Abbildung des Lebenszyklus von Informationen. Dadurch nimmt die Datenmenge ständig zu, und es wird für die Kunden immer schwieriger, sich zurechtzufinden. Die Vision ist hier bescheiden: Der Öffentlichkeit sollen in den nächsten fünf Jahren gut strukturierte, hoch aktuelle und wichtige Informationen über das Internet angeboten werden.


Gegenüber den Partnern (andere Einheiten der Bundesverwaltung, Non-Governmental-Organizations, ausländische Ämter, Kantone, Gemeinden etc.) wurde schon vor der Kommerzialisierung des Internets mit elektronischen Hilfsmitteln kommuniziert. Der Paradigmenwechsel vom Kurierwesen zum E-Business hat vor Jahren stattgefunden. Jetzt steht lediglich ein Plattformwechsel an. Die Vision ist hier: Einheitlichere ICT-Infrastrukturen sollen dafür sorgen, dass die Wiederverwendbarkeit von Inhalten gesteigert wird.


Die Unterstützung der Mitarbeiter/innen bei ihrer täglichen Arbeit durch das Internet stiftet derzeit den grössten Nutzen. Das EDA ist weltweit tätig und hat deshalb ein grosses Bedürfnis nach effizienter Informationsvermittlung zwischen den Organisationseinheiten. Auch hier hat der Paradigmenwechsel bereits vor Jahren stattgefunden. Allerdings steigern die Intranetanwendungen die Effizienz erheblich, weil mit der Internettechnologie der Dezentralität besser Rechnung getragen werden kann. Inhalte können bspw. dezentral erfasst und zentral verfügbar gemacht werden. An der Arbeitsteilung ändert sich damit nur wenig. Die Vision ist hier weniger auf die Technik ausgerichtet als auf die Organisation: Die Mitarbeiter/innen des EDA sollen das Internet nutzen, um veränderte Arbeitsweisen und Lernformen (dezentraler, selbständiger, selbsorganisierter) zu praktizieren. Bereits bestehen internetbasierte Instrumente z.B. zur Ausbildung von Botschaftspersonal.

Aufbau: Alle Internetprojekte werden in derselben Aufbau- und Ablauforganisation abgewickelt wie andere Informatikprojekte. Allerdings sind in der Praxis einige Besonderheiten etabliert. Das EDA unterscheidet zwischen Intranet-, Extranet- und Internetprojekten. Intranetprojekte sind bei der Telematik EDA und bei der DEZA in Realisierung. Teile des Betriebs übernimmt auch das BIT. Bei den Internetprojekten ist das BIT der primäre Leistungserbringer. Für alle Vorhaben, die mit Internettechnologien in Verbindung stehen, ist in der Telematik-Integration der Webmanager damit beauftragt, die Bedürfnisse der Leistungsbezüger aufeinander abzustimmen und die Investitionen in neue Technologien zu bündeln. Beispielsweise wurde vor einiger Zeit ein Content-Management-System eingeführt. Das BIT betreibt dieses System. Ziel des Webmanagers ist, diese Infrastruktur allen Leistungsbezügern verfügbar zu machen. In der Praxis kommt es dennoch vor, dass einzelne Leistungsbezüger eigene Investitionen tätigen, so dass noch keine Harmonisierung erreicht wurde.


Die Trennung in Intranet, Extranet und Internet lässt den Leistungsbezügern einen grossen Handlungsspielraum. Technisch sind die Grenzen zwischen diesen drei Anwendungen unklar. Organisatorisch ist ebenfalls mit einer Durchmischung zu rechnen. Auch wenn einzelne Anwendungen klar zugeordnet werden können, ist es in den meisten Fällen sinnvoll, dass sie auf eine gemeinsame Infrastruktur zurückgreifen. Erfahrungsgemäss sind Daten und Funktionen, die im Intranet verwendet werden, teilweise auch für Extranet- und Internetanwendungen nutzbar. Werden mehrere Technologien parallel aufgebaut, wird diese Mehrfachverwendung behindert. Zudem ist heute undenkbar, dass eine einzige Infrastruktur in der Lage ist, alle Bedürfnisse abzudecken. In Einzelfällen ist es deshalb wirtschaftlich, spezifische Investitionen zu tätigen. Die Ansicht des CIO ist deutlich: Derzeit fliessen zu viele Mittel in den Aufbau der Technik. Den Belangen der Organisation und der Personalentwicklung wird zu wenig Bedeutung beigemessen. Dies manifestiert sich bspw. darin, dass das Ausbildungsbudget lediglich ein Prozent des Gesamtbudgets beträgt. Für technische Werkzeuge wird ein Vielfaches eingesetzt.



Abbildung 3: Kompetenzaufteilung Internet.


Die Arbeitsteilung zwischen den Organisationseinheiten für den Aufbau und den Betrieb von Internetanwendungen ist ähnlich wie bei anderen ICT-Projekten. Zwischen den Leistungserbringern und den Leistungsbezügern sind Integrationsmanager tätig. Sie werden vom Webmanager unterstützt. Damit wird das EDA der Multidisziplinarität von Internetprojekten gerecht. Die Integrationsmanager haben die Aufgabe, Nachfrage und Angebot aufeinander abzustimmen. Derzeit wird jedes Projekt, das zur Realisierung reif ist, an die internen Leistungserbringer vermittelt. Dort wird in Absprache mit dem jeweiligen Integrationsmanager und den Leistungsbezügern entschieden, ob ein externer Leistungserbringer beigezogen werden soll (vgl. Abbildung 3).


An folgenden Stellen haben sich Doppelrollen ergeben:

• Der Informationsdienst ist in Internetprojekten oftmals Leistungserbringer, indem er bspw. mithilft, die Inhalte für die Publikation im Internet zu gestalten, und Richtlinien für den Umgang mit Informationen im Internet aufstellt.
• Der Webmanager ist neben seiner Rolle als Koordinator der Integrationsmanager auch für einen Teil des Betriebs von Internetanwendungen zuständig.
• Zudem haben alle Leistungserbringer auch eigene Bedürfnisse nach Internetanwendungen. Diese können sie manchmal selbst befriedigen, in Einzelfällen dürfen sie dies aber nicht, weil dafür z.B. das BIT zuständig ist.

Der Webmanager hat in dieser vergleichsweise komplexen ICT-Organisation die Aufgabe, bestehende Unsicherheiten bezüglich der Veränderungen bei den Internettechnologien abzubauen, indem er von der Planung bis zur Einführung von neuen Anwendungen beratend und regulativ eingreift. Zudem ist er damit beauftragt, Doppelspurigkeiten zu entdecken und abzubauen, die Harmonisierung der ICT-Infrastruktur voranzutreiben, Know-how aus den Projekten zu explizieren und für nachfolgende Projekte verfügbar zu machen. Er arbeitet eng mit den Integrationsmanagern zusammen.


Orientierung: Der Webmanager orientiert sich bei der Koordination der Integrationsmanager an den Bedürfnissen der Leistungsbezüger, an den Vorgaben des CIO, an der E-Government-Strategie des Bundes und an weiteren bundesinternen Koordinationsstellen. Die E-Government-Strategie ist vom InformatikStrategieorgan des Bundes (ISB) ausgearbeitet worden. Sie enthält sowohl Gebote wie auch Verbote zur zweckmässigen Nutzung von Internet in der Regierung und Verwaltung.


Derzeit erarbeitet der Webmanager zusammen mit den Integrationsmanagern die Webarchitektur für das EDA. Sie wird Ziele vorgeben und Leitlinien für Investitionsentscheidungen sowie für das Projektmanagement beinhalten.


Ein wichtiges Instrument zur Orientierung sind auch Best Practices. Solange sich die Technologien derart stark verändern, wie dies derzeit der Fall ist, erscheint es sinnvoll, jeweils das erste Projekt in einem neuen Bereich heranzuziehen, um das Potential für andere Bereiche erkennbar zu machen und daraus Best Practices (z.B. zum Thema Intranet) abzuleiten.


Koordination: Durch die Einführung von Nove-IT wurde die Führung der Informatik vorerst geschwächt. Viele strategische Aufgaben wurden der operativen Ebene überlassen. Der Informatikrat Bund korrigiert diesen Missstand derzeit, indem er die strategische Führung übernommen hat.


Im Departement EDA ist die Führung ebenfalls gestärkt worden. Der Telematikausschuss nimmt die Verantwortung der Geschäftsleitung im Bereich Informatik wahr.


Schliesslich sind auf der operativen Ebene Instrumente etabliert, die die Koordination zwischen den Akteuren der gesamten ICT-Organisation im Departement sicherstellen. Es finden bspw. regelmässig Treffen der Integrationsmanager mit dem Webmanager und den Leistungserbringern unter der Führung des CIO statt. Diese Koordination ist aber im Aufbau begriffen. Es fehlen noch Regeln und Eskalationswege. Selbst die Stellenbeschreibung des Webmanagers ist zwar formal etabliert, seine Rolle in der Praxis aber noch nicht verankert.


Innerhalb der ICT-Projekte wird bundesweit mit HERMES gearbeitet. Dies erleichtert die Koordination über die Projekte hinaus, weil alle Mitarbeiter/innen dasselbe Phasenmodell und dieselben Dokumente zur Projektsteuerung verwenden.


Motivation: Eine wichtige Aussage in Nove-IT ist der Wille zur Umverteilung der Investitionsbudgets an die Leistungsbezüger. Die Integrationsmanager als Vertreter einer ganzen Gruppe von Leistungsbezügern sollten über genügend Ressourcen verfügen, um ihre Ideen umsetzen zu können. Schliesslich tragen ihre Leistungsbezüger (die Linienmanager in den Direktionen) die Verantwortung für den Erfolg, der mit Informatikdienstleistungen erreicht wird. Heute liegen schätzungsweise 76% der finanziellen Mittel in den Händen der Leistungserbringer. Dass diese Umverteilung langsam vorankommt, hat damit zu tun, dass sie vom Bundesrat beschlossen wurde und nicht aus eigenem Antrieb der Verwaltung in Gang gesetzt wurde.


Die beschriebene ICT-Organisation im Generellen und die Weborganisation im Speziellen muss derzeit noch als Sollzustand betrachtet werden. In der Praxis findet auf allen Ebenen auch Koordination auf informellen Wegen statt. Der Webmanager wird in manchen Projekten als Projektbegleiter und Koordinator tatsächlich berufen. In anderen konsultiert man ihn der Form halber zu Beginn der Planungsphase. Es kommt aber auch vor, dass die Projektleitung dem Webmanager übertragen wird.

Die Art der Internetnutzung beim EDA macht es schwierig, die Wirksamkeit zu quantifizieren. Bisher ist aus der Sicht der Mitarbeiter/innen eine deutliche Effizienzsteigerung im Schrift- und Telefonverkehr durch E-Mail auszumachen. Gleichzeit hat aber das Volumen der versendeten E-Mails derart stark zugenommen, dass ein Teil des Effizienzgewinns wieder verloren geht.
Ohne die E-Mail müssten die Arbeiten an den meisten Stellen niedergelegt werden. Eine gute Demonstration dieses Effekts hat sich durch ein Virenproblem ergeben. Das Netz war fast einen Tag lang nicht verfügbar. An diesem Tag haben viele der Mitarbeiter/innen kaum produktive Arbeit geleistet. Das EDA unterhält allerdings noch Infrastrukturen für die nicht elektronische Übermittlung von Dokumenten. Für Aussenstellen ohne Internetzugang und aus Sicherheitsgründen ist dies unerlässlich. Diese Infrastruktur kann jederzeit für das gesamte EDA reaktiviert werden.
Ähnliches wie für die E-Mail gilt für das World Wide Web: Kunden (intern und extern) gelangen schneller an die gewünschten Informationen. Dies hat einerseits zur Folge, dass sich Kunden vermehrt selbst bedienen. Andererseits ist die Anzahl der Kontakte enorm gestiegen. Dies ist eine Konsequenz der erhöhten Transparenz. Insgesamt ist durch die Nutzung des World Wide Web eine enorme Steigerung der Effizienz bei gleichzeitiger Zunahme der Anzahl Kontakte noch ein Nullsummenspiel. Hier liegt noch einiges brach. Vor allem die Intranets sind noch ausbaubar. Um einen Eindruck zu vermitteln, wie die Potentiale realisiert werden können, dient folgendes Beispiel: Die Botschaft in Washington hat die Bundesverfassung auf Englisch übersetzt. Wenn dieses Dokument allen Botschaften über das Intranet zur Verfügung gestellt wird, spart das EDA nicht nur kurzfristig Kosten für die Übersetzung, sondern die Wartung des Dokuments ist ebenfalls nur einmal nötig.


Der CIO Telematik-Integration stellt dazu fest, dass sich das EDA noch am Übergang von alten Gewohnheiten zu neuen befindet. Das Potential der Internettechnologien ist noch nicht klar auszumachen. Eine Effizienzsteigerung in der internen und externen Kommunikation ist erreicht. Es ist aber noch sehr viel Potential vorhanden. Bei den transaktionsorientierten Systemen erwartet der CIO keine Effizienzsteigerung. Transaktionen wurden früher schon elektronisch abgewickelt. In diesem Bereich findet lediglich ein Plattformwechsel statt. Allenfalls führt dies auf der technischen Ebene zu einer Effizienzsteigerung.

Unmittelbar gibt es vor allem Herausforderungen, die mit der Bewältigung des Wandels zusammenhängen. Auf der Ebene der Informationsverarbeitung fehlen z.B. adäquate Suchstrategien, um vom Potential des Internets (sowie des Intranets und des Extranets) optimal zu profitieren. Man investiert zwar in den Produktionsfaktor Informationstechnologie, nutzt ihn aber nicht optimal. Daran ist eine Massnahme zu knüpfen, die erst als Idee formuliert ist: Die Ausbildung der Mitarbeiter/innen muss stärker organisatorische und didaktische Ziele verfolgen und sich weniger als Anwenderschulung manifestieren.


Zur Bewältigung des Wandels gehört auch, die politischen Entscheidungsträger sowie die Direktionsleitungen stärker auf das Potential des Internets aufmerksam zu machen. Erst dies ermöglicht das Verständnis für die Notwendigkeit der vordringlichen Investitionen in die ICT-Infrastruktur.


Aus technischer Sicht ist eine der grossen Herausforderungen, die Wiederverwendbarkeit von Inhalten und Funktionen zu steigern. Dazu muss die Kommunikation zwischen den Systemen stark verbessert werden. Die Harmonisierung der Plattformen ist ein Weg dazu, ein anderer ist die Bildung von Zwischenschichten (z.B. Data-Warehouses oder Application-Integration über Drittprodukte).


Für die gesamte ICT-Infrastruktur ist heute klar, dass die Harmonisierung viel schneller vorangetrieben werden kann, als dies im Bezug auf die junge Internettechnologie möglich ist. Rund 60% der Bedürfnisse lassen sich mit Office-Paketen und der E-Mail befriedigen. Dafür hat es heute in der Bundesverwaltung sieben Produktionszentren. Um die in Zukunft steigenden Anforderungen bei gleich bleibendem Budget zu erbringen, muss die Effizienz gesteigert werden.


Schliesslich soll der Wandel vom internen Anbieter- zum Nachfragermarkt bewältigt werden. Dabei wird es Gewinner und Verlierer geben. Zwischen ihnen stehen der CIO und der Webmanager. Deren Aufgabe ist deshalb genauso stark von mikropolitischen wie von sachlichen Herausforderungen geprägt.

Die Telematik-Integration des EDA hat gleichzeitig zwei Veränderungen zu begleiten, die alle Ebenen der Organisation ansprechen:

• Die Einführung des Internets und der damit verbundene organisatorische und technische Wandel.
• Die Einführung von Nove-IT und der damit verbundene organisatorische Wandel.

Die Herausforderungen des Webmanagers im Besonderen und des CIO im Allgemeinen zeigen am Beispiel des EDA eindrücklich das Spannungsverhältnis zwischen Integration und Differenzierung auf. Auf der einen Seite wird nach Harmonisierung gestrebt (Integration), auf der anderen Seite gibt es jederzeit sachlich gute Argumente für Alleingänge und spezifische Investitionen zur Befriedigung spezifischer Bedürfnisse einzelner Leistungsbezüger (Differenzierung).


Das Management dieses Spannungsverhältnisses ist eine ständige Aufgabe. Zurzeit mag es besonders schwer fallen, den optimalen Weg zu finden, weil er laufend durch Veränderungen in den Technologie- und in den Anbietermärkten beeinflusst wird. Damit das Management der ICT-Infrastruktur nicht nur durch "trial and error" geprägt ist, erscheint der Weg des EDA über Beispielprojekte und die schrittweise Formalisierung der Entscheidungswege sowie der "best practices" als geeignet.