Elektronische Rechnungsstellung bei der Elektro-Material AG

11. Mai 2004



Die Grosskunden der Elektro-Material AG fordern vermehrt die elektronische Rechnungsstellung. Damit beabsichtigen sie, ihre Rechnungsabwicklungsprozesse auch im Bereich der indirekten Güter zu automatisieren. Die Bereitstellung der elektronischen Rechnungsdaten birgt eine Reihe von Schwierigkeiten wie die unterschiedlichen Inhalts- und Formatvorstellungen der Kunden, die Referenzierung von Bestellpositionsnummern sowie auch die hohen Anforderungen der Steuerbehörden in Bezug auf Mehrwertsteuer-Konformität. Die Fallstudie zeigt auf, wie die Elektro-Material AG mit den Schwierigkeiten der elektronischen Rechnungsstellung umgeht, welche Verfahren sie einsetzt, um den Anforderungen ihrer Kunden gerecht zu werden und wie sie die damit verbundenen Potenziale nutzt.


1. Einführung und Hintegrund

Die Rechnungsabwicklung und die Zahlungsfreigabe für indirekte Güter und Dienstleistungen führen bei grossen Organisationen mit einer hohen Beschaffungsfrequenz zu einem hohen Aufwand ohne einen Wertschöpfungsbeitrag zu leisten. Die Optimierung dieser Prozesse birgt deshalb für grosse Beschaffungsorganisationen ein erhebliches Potenzial zur Kostenreduzierung und zur Effizienzsteigerung.

Die elektronische Rechnung ist eine der Voraussetzungen, um diese Prozesse weitgehend zu automatisieren und die damit verbundenen Potenziale zu realisieren. Diese Fallstudie zeigt eine Möglichkeit zur Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung am Beispiel der Elektro-Material AG auf.

Ziel dieser Fallstudie ist es, die zurzeit bei der Elektro-Material AG im Einsatz stehenden Methoden der elektronischen Rechnungsstellung vorzustellen und die damit verbundenen Potenziale und Herausforderungen zu beleuchten. Aus den gemachten Erfahrungen werden Schlussfolgerungen gezogen, die Unternehmen in ähnlichen Situationen Unterstützung leisten sollen.


2. Das Unternehmen und seine Kunden

Die Elektro-Material AG (EM), die zu 100% im Besitz der Firma Nexans Schweiz AG steht, ist ein in der ganzen Schweiz tätiges Fachhandelsunternehmen für elektrotechnische Erzeugnisse.

Mit Hilfe von rund 400 Mitarbeitern in sieben Niederlassungen in allen Landesteilen erfüllt sie für ca. 10'000 Kunden im Durchschnitt mehr als 1 Mio. Aufträge pro Jahr. Von dem rund 140'000 Artikel umfassenden Verkaufssortiment wird etwa ein Drittel an einem oder mehreren Lagern vorrätig gehalten. Das Unternehmen erreicht einen Lieferbereitschaftsgrad von 96%.

Die EM hat die Bedeutung elektronischer Kanäle im Verkauf bereits früh erkannt und investiert seit 1997 in den Aufbau geeigneter Kompetenzen, Daten, Infrastruktur und Geschäftsprozesse. So werden laufend neue Verfahren und Instrumente evaluiert und im Rahmen von Pilotprojekten mit Kunden auf ihre praktische Einsetzbarkeit hin überprüft. Auf diese Weise wurde ein breites Spektrum an Erfahrungen gesammelt, eine auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittene Infrastruktur aufgebaut und ein umfassendes Portfolio an Instrumenten erarbeitet.

Zu den Kunden der EM zählen Elektroinstallateure, Elektrizitätswerke sowie die Industrie. Die erstgenannte Gruppe stellt die grösste dar und bildet somit den strategischen Marktfokus, auf den die Marktbearbeitungsinstrumente primär ausgerichtet werden. Industrie und Elektrizitätswerke machen zusammen ein Viertel der Kunden aus; der Umsatzanteil liegt darunter. Die Nachfrage der Grosskunden bezieht sich in erster Linie auf indirekte Güter für den Gebäudeunterhalt sowie für den Betrieb und die Reparatur von Anlagen.

In erster Linie gehören die Grosskunden aus der Industrie zu den Nachfragern der elektronischen Rechnungsstellung bei EM. Oftmals handelt es sich um Betreiber von E-Procurement-Systemen. Da bei diesen Grossunternehmen oft sehr viele Stellen einen Material-Beschaffungsvorgang auslösen können, gestaltet sich die Rechnungskontrolle aufgrund der Zuordnung und Zustellung der Papierrechnung zur entsprechenden Stelle relativ aufwändig und schwierig. Zudem verursachen die manuelle Kontierung und die Erfassung der Rechnung ins ERP-System hohe Kosten.

Diese Grossunternehmen sind daher bestrebt, vom manuellen Weg der Rechnungsabwicklung wegzukommen und diesen Prozess zu automatisieren, um die damit verbundenen Optimierungspotenziale freisetzen zu können. Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die genannten Grosskunden.


3. Rechnungsstellung bei Elektro-Material AG

In Rahmenverträgen vereinbart EM mit ihren Grosskunden Preise und Konditionen, die bei Bestellungen für das ganze Sortiment oder für einzelne Materialgruppen zur Anwendung kommen. Zudem wird geregelt, wie die Geschäftsvorfälle abzuwickeln sind. So wird definiert, welche Niederlassung für die Lieferungen zuständig ist und über welche Kanäle die Geschäftsdokumente wie Bestellung und Rechnung abgewickelt werden.

„1 Bestellung - 1 Rechnung“ so lautet das Credo der EM, das sich sowohl bei Papierrechnungen als auch bei elektronischen Rechnungen zu Buche schlägt. Mit Hilfe dieser Regelung wird versucht, die Komplexität von Teil- und Sammelrechnungen zu beseitigen.

In den Kundenstammdaten findet sich die Information, ob der Kunde eine Papierrechnung, eine elektronische Rechnung oder beide Formen der Rechnung wünscht. Heute wird der Grossteil der von Elektro-Material gestellten Rechnungen noch immer per Post zugestellt, da der grosse Kundenanteil von Elektroinstallateuren über keine elektronische Lösung verfügt, resp. keinen Bedarf an einer solchen besitzt. Für diese Art der Rechnungsstellung besitzt die Elektro-Material AG eine eigene Druck- und Verpackungsstrasse, die den Vorgang in hohem Masse automatisiert. Pro Jahr werden ca. 1 Mio. Rechnungen erzeugt und verschickt.

Zurzeit werden etwa zwanzig Kunden elektronische Rechnungen zugestellt. Wegen den von der eidgenössischen Steuerverwaltung erlassenen hohen Anforderungen zur Mehrwertsteuer-Konformität von elektronischen Rechnungen, erhalten diese Kunden jedoch weiterhin zusätzlich eine Papierrechnung.
Im folgenden Kapitel werden die Systeme sowie die damit zusammenhängenden Prozesse bei der elektronischen Rechnungsstellung beschrieben.


4. Unterstützte Varianten der elektronischen Rechnungsstellung

Die Bestellungen werden dezentral durch die dem Kunden zugewiesene Niederlassung bearbeitet. Sobald ein Auftrag durch die Niederlassung abgeschlossen und die Ware ausgeliefert ist, wird die Rechnung im AS/400-System automatisch freigegeben. Das System bereitet die Daten entsprechend dem mit dem Kunden vereinbarten Verfahren zur Rechnungsstellung in einem Batch-Verfahren auf. Diese Informationen (Verfahren, Fakturierungsintervall) werden in den jeweiligen Kundenstammdaten festgehalten. Die Fakturierung mittels elektronischer Rechnungen wird in der Regel täglich durchgeführt.

EM unterstützt folgende Verfahren der elektronischen Rechnungsstellung:

  • Elektronisches Rechnungsdokument im EDIFACT-Format
  • Flatfile als E-Mail-Attachment


Für diese zwei Varianten übermittelt das AS/400-System die Rechnungsdaten an den Queuing-Server. Dieser wurde von der Informatikabteilung selbst entwickelt, basiert auf dem Linux-Betriebssystem und wird von EM selbst betrieben. Der Queuing-Server sammelt sämtliche Rechnungen, die elektronisch versandt werden. Ein spezielles Progamm stellt die Rechnungen pro Kunde zusammen, konvertiert die Daten in das mit den Kunden vereinbarte Rechnungsformat oder in das EM-eigene Flatfile-Format und bereitet die Nachricht für die Übermittlung auf.
Für Kunden, die im Einkauf ein Purchasing Card System einsetzen, hat EM eine Schnittstelle für die Übermittlung der Bestell-/Rechnungsdaten an Datatrans programmiert.

Im Folgenden werden die drei Verfahren beschrieben.

Abbildung 1: Elektronische Rechnungsstellung: Lösungsvarianten der EM

Abbildung 1: Elektronische Rechnungsstellung: Lösungsvarianten der EM


i.) Übermittlung der Rechnung als EDI/EDIFACT-Dokument
Der EDIFACT-Standard ist ein von den Vereinten Nationen definiertes und unterhaltenes Regelwerk für den elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange for Administration Commerce and Transport). Dieser Standard enthält sowohl obligatorische als auch fakultative Datenfelder, über deren Verwendung grundsätzlich die Unternehmen selbst entscheiden können und dies ihren Geschäftspartnern entsprechend kommunizieren müssen. Welche fakultativen Felder unterstützt werden müssen, hängt meist von den Informationsbedürfnissen ab, die sich aus den internen Prozessen ergeben. Dies hatte für EM zur Folge, dass die vorhandene EDIFACT-Schnittstelle nicht ohne Weiteres für einen zusätzlichen Kunden übernommen werden kann. In der Regel entsteht ein Anpassungs- und Test-Aufwand von fünf bis zehn Arbeitstagen.

Die auf dem Queuing-Server bereitgestellten Rechnungsdaten werden vom EDIFACT-Server über das LAN abgerufen. Anschliessend versendet dieser die Nachrichten über das Value Added Network der IBM an den jeweiligen Kunden, der die elektronischen Rechnungsdaten über einen Konverter empfängt und in das für die interne Applikation erforderliche Format konvertiert.

Der EDIFACT-Server (EDI-Manager) wird von EM betrieben. Für die Konfiguration und Anpassung der Schnittstelle an die jeweiligen Kundenbedürfnisse greift EM auf die Kompetenzen der Compudata AG zurück. Auf diese Weise ist es EM möglich, die Komplexität, welche durch die Vielfalt an verschiedenen kundenspezifischen Format-Anforderungen entsteht, auf ein Minimum zu reduzieren.

Für Kunden, die ihre elektronischen Rechnungsdokumente über Conextrade, den Handelsplatz der Swisscom IT Services AG, empfangen möchten, lädt EM die Rechnungsdaten manuell im EDIFACT-Format via Internet hoch. Dabei wählt EM über den so genannten Rechnungsgateway von Conextrade die zu übermittelnden Dateien im EDIFACT-Server aus und transferiert diese über das Internet an Conextrade. Es ist geplant, diesen manuellen Prozess durch eine Applikation zu automatisieren.

Zurzeit bedient EM etwa zehn Kunden mit Rechnungen im EDIFACT Format.

ii.) Übermittlung der Rechnung via E-Mail als Flatfile-Attachment
Den Kunden, die keine besonderen Formatanforderungen an das elektronische Rechnungsdokument stellen, übermittelt EM die Daten als Flatfile. Das Format dieses Dokuments ist durch EM definiert und lehnt sich stark an den EDIFACT-Standard an.

Die vom Queuing-Server ins eigene EM-Format konvertierten und pro Kunde gebündelten Rechnungsdaten werden von dort direkt an den Mail-Server von EM und über das Internet (SMTP) an den Mail-Server des jeweiligen Kunden gesandt.
Zurzeit stellt EM sechs Kunden die elektronische Rechnung per E-Mail zu

Abbildung 2: Beispiel einer elektronischen Rechnung als EM-Flatfile

Abbildung 2: Beispiel einer elektronischen Rechnung als EM-Flatfile


iii.) Abrechnung mittels Purchasing Card
Die Methode der Purchasing Card unterscheidet sich konzeptionell von den beiden zuvor beschriebenen Verfahren. In den Kundenstammdaten ist vermerkt, dass die Rechnungsstellung/Zahlungs-abwicklung über eine Purchasing Card läuft. Zum Bestellzeitpunkt ist beim Payment-Gateway (Datatrans AG) eine Autorisierung für den Vorgang einzuholen. Danach sind vom Purchasing Card System klar definierte Daten zur Transaktion an Datatrans zu übermitteln. Die nötigen Daten werden hierzu aus dem AS/400-System an den P-Card-Server, der von EM betrieben wird, überspielt und von dort im ASCII-Format über das Internet (TCP/IP) an den Server der Datatrans AG gesendet. Diese leitet die Daten an den jeweiligen Finanzdienstleister weiter, der seinen Kunden monatlich eine mehrwertsteuerkonforme Rechnung sowie detaillierte Informationen zu den über die Purchasing Card getätigten Einkäufen liefert. Innert Wochenfrist erhält die EM den Forderungsbetrag vom Finanzdienstleister überwiesen.

EM unterstützt die Purchasing Cards von Visa und American Express. Dieses Verfahren wird zurzeit mit vier Kunden praktiziert.


5. Besonderheiten und Probleme

Im Folgenden werden die Besonderheiten und die Probleme beschrieben, mit denen sich die Elektro-Material AG konfrontiert sieht.

i) Rechnungsparameter
Während die Abbildung von bestellungsspezifischen Parametern wie dynamische Preise, Skonto, auftragsbezogene Rabatte und andere flexible Rechnungspositionen im Falle der Papierrechnung relativ einfach abläuft, sind dieselben Vorgänge bei der elektronischen Rechnungsstellung mit diversen Problemen behaftet. Durch die Vielzahl von kundenspezifischen Konditionen gestaltet sich die Darstellung der genannten Grössen in Form der elektronischen Rechnung als äusserst aufwändig, da jedes einzelne Feld in Übereinstimmung mit der vom Kunden definierten Rechnungsform angepasst werden muss.

Um die Komplexität zu reduzieren und den Kunden die effiziente Rechnungsabwicklung zu ermöglichen, werden deshalb Rahmenverträge vereinbart, in denen Konditionen festgelegt werden, die auf auftragsbezogene Zuschläge und Reduktionen wie Skonto, Rabatte etc. verzichten.

Der Einfachheit halber verzichtet EM auf die elektronische Rechnungsstellung für Teillieferungen und stellt die Rechnung erst, wenn sämtliche bestellten Artikel ausgeliefert wurden. Dank der hohen Lieferbereitschaft von 96% ist dies eher die Ausnahme als die Regel.

Für die automatische Rechnungskontrolle verlangen die Kunden eine Zuordnung der Rechnungsposition zur entsprechenden Bestellposition. Dies ist für EM als Rechnungsstellerin mit erhöhten Anforderungen an das elektronische Rechnungsdokument verbunden als dies im Fall der Papierrechnung üblich ist, weil nicht jede Organisation die Bestellpositionen gleich wie EM nummeriert.
Ferner besteht jeweils zwischen EM und den Kunden ein Abstimmungsbedarf, ob der Mehrwertsteuerbetrag auf Positionsebene oder im Rechnungsfuss ausgewiesen werden soll und wie die Rundungsregeln ausgestaltet sein sollen, damit die automatische Rechnungskontrolle durch das System ermöglicht werden kann.

ii.) Mehrwertsteuer-Konformität
Damit eine elektronische Rechnung in der Schweiz mehrwertsteuerkonform ist, d.h. damit die Vorsteuerabzugsfähigkeit gegeben ist, sind bestimmte Anforderungen zu erfüllen. Sind diese Anforderungen erfüllt, so wäre es nicht nötig, zusätzlich zu jeder elektronischen Rechnung eine Papierrechnung mitzuschicken, wie es die Elektro-Material AG im Moment tun muss.

Die am 1. März 2002 in Kraft gesetzte Verordnung des eidgenössischen Finanzdepartements über elektronisch übermittelte Daten und Informationen (ElDI-V) beschreibt die für die Generierung, die Übermittlung, den Empfang und die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung notwendigen Erfordernisse. Es werden zahlreiche Einzelheiten festgelegt, denen die Übermittlung und die Aufbewahrung elektronischer Daten entsprechen müssen, um als beweiskräftige Belege für mehrwertsteuerkonforme Zwecke anerkannt zu werden. Zu erwähnen sind hier in erster Linie das Erfordernis der digitalen Signierung von elektronischen Rechnungen sowie der Archivierung der Zertifikate, der Schlüssel, der Dokumente sowie der Prüf-Protokolle.

Wegen dieser hohen Anforderungen halten sich viele Schweizer Unternehmen – so auch die Elektro-Material AG – mit Investitionen in vollelektronische Lösungen im Moment noch zurück. Man will erst in Know-how und in Infrastruktur investieren, wenn sich tragfähige und refinanzierbare Lösungen abzeichnen und eine etablierte Rechtspraxis herrscht. Aus diesem Grund hat sich EM entschieden, bis auf Weiteres neben der elektronischen Rechnung eine Papierrechnung zur Erfüllung der Mehrwertsteuerkonformität zu schicken.

iii.) Investition in Infrastruktur und weitere Kunden
EM investierte bewusst frühzeitig in den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Die Investitionen in Know-how und die geeignete Infrastruktur beliefen sich auf etwa 100’000 CHF.

Steht die elektronische Rechnungsstellung an einen weiteren Kunden zur Debatte, wird das vorhandene Lösungsangebot dargelegt; entschliesst sich ein Kunde zur Anpassung seiner bestehenden Lösung, fallen für die Elektro-Material AG keine hohen Anbindungskosten an. Hingegen ergeben sich solche, wenn der Kunde seine eigene Lösung durchsetzen will, sodass EM jeweils Kosten und Nutzen genau abwägt. Ein interdisziplinär zusammengesetztes Team beurteilt, ob sich die Investition in die Kundenlösung lohnt. Berücksichtigt werden einerseits die strategische Bedeutung der Lösung zur Kundenbindung und andererseits der aktuelle und potenziell zu erreichende Umsatz mit dem Kunden. Es gilt zu beachten, dass EM nicht in der Lage ist Kosten einzusparen, solange nicht auf den zusätzlichen Versand der Papierrechnung verzichtet werden kann.


6. Zusammenfassung und Ausblick

Das Beispiel der Elektro-Material AG zeigt auf eindrückliche Weise, wie die elektronische Rechnung als Service-Instrument für den Kunden genutzt werden kann. EM setzt zum einen auf die traditionelle EDI-Technologie und ergänzt diese durch Lösungen mittels Internet-Technologie. Die komplexen Fragestellungen wie die Formatkonvertierung umgeht EM, indem für diesen Prozessschritt ein spezialisierter Dienstleister beauftragt wird oder indem auf eine einfachere, pragmatische Lösung zurückgegriffen wird. Dies wird am Beispiel des Versands der Papierrechnung zur Umgehung der hohen Anforderungen an die Mehrwertsteuerkonformität der elektronischen Rechnung deutlich.

Die grössten Probleme, mit denen sich EM konfrontiert sieht, ergeben sich aus der fehlenden Standardisierung von Rechnungsformaten; dieser Umstand führt dazu, dass die möglichen Grosskunden der Elektro-Material AG ihre Monopolstellung ausnutzen, um ihre eigenen Standards durchzusetzen, die bereits mit hohen Investitionen eingeführt worden sind.

Vor diesem Hintergrund sieht die Elektro-Material AG das Potenzial der elektronischen Rechnungsstellung zurzeit klar in einer erweiterten Serviceleistung für ihre Kunden aus Grossunternehmen und weniger in einer Möglichkeit, die eigenen Rechnungsstellungskosten (Druck, Verpackung und Versand) zu senken.


Danksagung:
Die Fallstudie wurde mit freundlicher Genehmigung der Elektro-Material AG, Zürich, erarbeitet. Ein spezieller Dank gebührt den Herren Heinz Frei (Leiter Informatik) und Klaus Horisberger (Leiter QMS / E-Commerce) für die tatkräftige Unterstützung und den interessanten Einblick in die elektronische Rechnungsstellung bei der Elektro-Material AG.


Betreiber der Lösung

Elektro-Material AG
Klaus Horisberger, Leiter QMS / E-Commerce
Heinz Frei, Leiter Informatik
Branche: Gross- & Einzelhandel, Elektromaterial
Unternehmensgrösse: MittelunternehmenElektro-Material AG

Lösungspartner

Patrick Maeder, Managing Director
Compudata AG

Autoren der Fallstudie

Kilian Reber, Christian Tanner
Fachhochschule beider Basel FHBB

11. Mai 2004
(c) FHBB/IAB 2004

Zu dieser Fallstudie sind keine Anhänge verfügbar.
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elektro-material-ag
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1859-elektro-material-ag
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