Bestellabwicklung ohne Medienbruch bei der Müller-Martini Buchbinde-Systeme AG

01. April 2003



Der Zugriff und die Nutzung effizienter Liefer- und Beschaffungsketten sind wesentliche Erfolgsfaktoren auf dem Markt. Neben der Fehlerrate lassen sich Kosten und Durchlaufzeiten bei der Abwicklung von Bestellungen und Lieferungen massiv reduzieren.


1. Das E-Procurement-Pilotprojekt

Die im Maschinenbau tätige Müller-Martini Buchbinde-Systeme AG in Felben-Wellhausen startete im August 2001 ein E-Procurement-Pilotprojekt. Für den Einstieg in dieses Projekt gab es eine Reihe triftiger Beweggründe: Zum Ersten kommt eine grosse Anzahl der Bestellungen in gleicher oder sehr ähnlicher Art immer wieder vor. Ausserdem ortet das Unternehmen beim Bestellvorgang ein grosses Rationalisierungspotenzial. Zudem kann die Reduktion der Durchlaufzeiten einen wesentlichen Beitrag zu den immer kürzeren Lieferzeiten leisten, die der heutige Markt verlangt.


2. Projektpartner und Zielsetzung

Als Projektpartner integrierte Müller-Martini den Handelsplatzanbieter Swisscom IT Services, Zürich, und die Maag Technic AG, Dübendorf, als Lieferanten. Maagtechnic betreibt bereits seit zwei Jahren eine eigene E-Shop-Lösung und war im Rahmen des Handelsplatzprojektes mit der Huber & Suhner AG einer der ersten Lieferanten, welche sich für ein Pilotprojekt im Vertriebsmanagement mit dem ASP-Modell (Application Service Provider) der vormaligen Conextrade zur Verfügung stellte. Mit Müller-Martini werden grössere Bestellvolumina direkter Güter abgewickelt. Beim bisherigen Bestellverfahren wurden die Bestellungen bei Müller-Martini über das SAP-R/3-ERP-System ausgelöst, in Papierform ausgedruckt und verschickt. Die Aufträge wurden bei Maagtechnic manuell erfasst und wiederum in Papierform bestätigt. Für jeden einzelnen Auftrag wurde die Rechnung auf Papier erstellt und verschickt.

Die Müller-Martini Buchbinde-Systeme AG in Felben strebt nun einen weiteren innovativen Schritt im Bereich der elektronischen Bestellabwicklung an. Die Bestellungen sollen in Zukunft über die ganze Beschaffungskette elektronisch abgewickelt werden. Neben der Kostenreduktion in der Bestellabwicklung können auch die Durchlaufzeiten wesentlich reduziert werden. Im Weiteren sollen aus dem Projekt Erfahrungen im Bereich der zukunftsgerichteten elektronischen Bestellabwicklung gewonnen werden. Der elektronische Handelsplatz von Swisscom IT Services bietet dafür ausgezeichnete Voraussetzungen. Die Kommunikation zwischen Kunde und Lieferant läuft über den elektronischen Handelsplatz, an dem die verschiedenen Datenformate der einzelnen Handelspartner, die oft nicht dieselben elektronischen Technologien benutzen, übersetzt werden. So können die unterschiedlichen Back-End-Systeme Bestellungen, Bestellbestätigungen und Rechnungen auf elektronischem Weg austauschen.


3. Konvertierung der Datenformate

Das Projekt wurde in Zusammenarbeit mit der Müller-Martini-Tochter und SAP-Systemhaus GIA Grapha-Informatik AG, Oftringen, und dem Handelsplatzanbieter Swisscom IT Services in mehreren Phasen bis zur Produktionsreife entwickelt und wird seit einigen Monaten für den produktiven Einsatz schrittweise freigeschaltet.

Bestellabwicklung:
Der Kunde, Müller-Martini, generiert den Bedarf für Bestellungen direkt aus der Logistikkomponente Materialwirtschaft des SAP-Systems. Über den Market-Set-Connector von SAP wird das Bestelldokument vom IDoc-Format in ein xCBL-Dokument umgewandelt und über eine sichere Internetverbindung dem Handelsplatz von Swisscom IT Services zugestellt. Der Handelsplatz stellt im Bereich Transaktionsmanagement die Transformierung und Übermittlung der Bestelldaten zu Maagtechnic auf dem bestehenden EDI-Pfad sicher. Die Bestellung fliesst anschliessend direkt in das Back-End-System von Maagtechnic ein und löst den Auftragsabwicklungsprozess aus. Auf Basis dieses Standardprozesses wird auch die Konvertierung und Übermittlung der Bestellbestätigung und der Rechnung in umgekehrter Reihenfolge sichergestellt. Der Handelsplatz von Swisscom IT Services ermöglicht es, dass die kunden- und lieferantenseitig vorhandenen, komplexen Systemlandschaften und Datenstrukturen ungehindert miteinander kommunizieren.

Abbildung 1: Kommunikation zwischen Kunde und Lieferant
Abbildung 1: Kommunikation zwischen Kunde und Lieferant


Die Kommunikation zwischen Kunde und Lieferant läuft über den elektronischen Handelsplatz, auf dem die technischen Ressourcen für die Transformation und Übermittlung der verschiedenen Datenformate zur Verfügung stehen.


4. Nutzen und Betrieb der Lösung

Die eingesetzte Lösung eignet sich für Lieferanten mit 3'000 bis 5'000 Bestellpositionen pro Jahr. Zusätzlich zu den beim Bestellversand mittels E-Mail entfallen folgende Tätigkeiten:

  • Verteilen Auftragsbestätigung (AB) und Rechnung (RG)
  • Briefhandling der AB, RG
  • Belegnummer auf RG stempeln
  • Prüfen AB, RG
  • Erfassen AB, RG im SAP
  • Ablegen der AB


Das Rationalisierungspotenzial je Bestellposition beträgt mind. CHF 15.- bis CHF 20.-.

Maagtechnic ist nunmehr mit nur einer Schnittstelle zum elektronischen Handelsplatz von Swisscom IT Services in der Lage, durch Empfang und Versand von EDI-Meldungen im UN/Edifact-Format seinen Kunden den Austausch von Geschäftsdokumenten weiterer Formate (z.B. xCBL oder cXML) anzubieten. Die Lösung ist so konzipiert, dass dieser elektronische Vertriebskanal gegenüber jeglichen relevanten Geschäftspartnern offen ist. Dies ist eine Möglichkeit mehr, schneller und näher als die Mitbewerber beim Kunden zu sein. Maagtechnic investiert in eine zukunftsweisende Technologie, welche noch weiteres Potenzial im Bereich der elektronischen Unterstützung von Geschäftsprozessen birgt.


Die End-to-End-Integration über den elektronischen Handelsplatz erlaubt ein effizientes Verarbeiten komplexer Bestellungen für Produktionsgüter, aber auch von MRO-Gütern (Maintenance, Repair and Operation Goods). Mit der Verbindung zum Handelsplatz von Swisscom IT Services öffnet Maagtechnic den elektronischen Absatzkanal auch gegenüber weiteren potenziellen Käufern.


5. Glossar

ASP (Application Service Provider)
Swisscom IT Services, die anderen Unternehmen via Internet den Zugriff auf Anwendungen ermöglicht. Die Dienstleistung umfasst den Besitz der Softwarelizenzen, Hardware und Personal sowie den Betrieb und die Wartung durch den ASP.

CBL (siehe XML)

EDI (Electronic Data Interchange)
Die Übertragung von geschäftlichen Daten von Computer zu Computer in einem standardisierten Format.

ERP (Enterprise Resource Planning)
Betriebswirtschaftliche Bezeichnung für die effektive Planung und Steuerung aller Ressourcen eines Unternehmens auf der Basis moderner Informationstechnologie, die alle Funktionsbereiche und Geschäftsprozesse, z.B. Warenbewirtschaftung, einschliesst.

MC (Market-Set-Connector)
SAP-Modul zur Umwandlung der Bestelldaten in ein Datenformat anderer Systeme (z.B. AS 400).

MRO (Maintenance, Repair and Operating Equipment)
Güter und Dienstleistungen, z.B. zur Wartung, Reparatur oder Aufrechterhaltung der Infrastruktur im Unternehmen.

XML (Extensible Markup Language)
Im Gegensatz zu HTML definiert XML nicht, wie eine Webseite dargestellt werden soll, sondern beschreibt in einer XML-Datei die Informationen als Daten, die weiterverarbeitet werden können. Mit XML kann z.B. die logische Struktur einer Bestellung beschrieben werden.


Betreiber der Lösung

Müller-Martini Marketing AG
Dieter Bracher, Leiter der strategischen Konzernbeschaffung
Branche: Maschinenbau/Feinmechanik, Systeme für Druck-Weiterverarbeitung, Buchbinde-Systeme
Unternehmensgrösse: MittelunternehmenMüller-Martini Marketing AG

Lösungspartner

Franz Brennwald, Leiter Marketing
Maagtechnic AG
Guido Rabel
Swisscom IT Services AG
Max Götschman, E-Procurement-Lösungsanbieter (Outsourcing Partner)
GIA GRAPHA-Informatik AG

Autoren der Fallstudie

Franz Brennwald
Maagtechnic AG

01. April 2003
Franz Brennwald (2003): Bestellabwicklung ohne Medienbruch; in: Beschaffungsmanagement - Revue de l'Acheteur; 4/2003; S.12 ff.

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1719
maagtechnic
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1719-maagtechnic
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