Das ERP-System der Simpex Electronic AG - Innert 42 Monaten nur eine Stunde Ausfall

01. Mai 2003



Zuverlässigkeit wird bei ERP-Software grossgeschrieben: Der Anwender verlangt sie und jeder Hersteller professioneller Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme verspricht sie. Bei der Simpex Electronic AG in Wetzikon (ZH) hat sich dieses Versprechen tatsächlich bewahrheitet. Die neuen ERP-Programme konnten in dreieinhalb Jahren Dauerbetrieb nur einmal eine Stunde lang nicht benutzt werden.


1. Die Simpex Electronic AG

Das 1981 als Grosshandel für elektronischer Bauteile gegründete Unternehmen ist heute auf Komponenten und Fertigprodukte im Bereich der Industrieelektronik und des Computings spezialisiert und nach ISO 9001:2000 zertifiziert. Elektromechanische Komponenten und Stromversorgungen gehören ebenso wie Netzwerktechnik, Computerzubehör, Trafo-Technologie und Optoelektronik zum Angebot. Seit Mitte 2000 ist der Bereich „Produktionstechnik“ als Vollsortimenter Partner für Elektronik-Werkstätten und Produktionsbetriebe der Elektronikbranche. Zu den Kunden des Unternehmens zählen namhafte Industrie-Unternehmen, die national und international tätig sind.


2. Ausgangslage und Partnerwahl

Mitte 1998 begannen die Planungen für eine neue Software. Das bisherige System war nicht mehr flexibel genug. Zudem stand der Jahr-2000-Wechsel an. Unter mehreren Alternativen entschied sich das Unternehmen im Herbst 1998 für „SQL-Business“. Die Präsentation und die Kompetenz der LOBOS Informatik AG aus Schwerzenbach (ZH), als Schweizer Entwicklungspartner des Herstellers Nissen & Velten GmbH aus Stockach (Bodensee), überzeugte. Andere Anbieter waren entweder zu teuer oder im Programmaufbau und den Funktionen zu wenig flexibel. Entscheidend für die Wahl der Programme war das Preis-/Leistungsverhältnis und der Leistungsumfang. „Das Programm entsprach unseren Anforderungen“, so Robert Schuster, der als Leiter EDV für die gesamte Hard- und Software in der Simpex Electronic AG verantwortlich ist. Ein weiteres wichtiges Kriterium wurde auch erfüllt: Die neue Lösung sollte modular jederzeit erweitert werden können und in allen Einsatzgebieten (Logistik, Buchhaltung usw.) eine gemeinsame Bedienoberfläche und Benutzerführung enthalten. Von Anfang an arbeitet die Simpex Electronic AG mit den Modulen Verkauf, Einkauf, Fertigung und Finanzbuchhaltung. Die Produktivität war vom ersten Tag an zu 100 Prozent gesichert, Releasewechsel und Service-Builds waren innert Stunden abgeschlossen.

„Wir haben uns bei der Entscheidung sehr genau unsere Partner angesehen. Neben den objektiv messbaren Kriterien wie Preis und Leistung war uns auch wichtig, wie sicher unsere Investitionen für die Zukunft waren und welche Supportqualität wir erwarten konnten“, so Robert Schuster.Die Erwartungen in die konsequente Weiterentwicklung und den zeitnahen, kompetenten Support haben sowohl der Hersteller wie auch der Partner vor Ort erfüllt. Vor der Entscheidung sollten auch zwei besondere Kostenblöcke betrachtet werden: Was kostet die Datenübernahme und was Schulung und kontinuierlicher Support.


3. Anfoderungen an das künftig ERP-System

Das Fertigungsmodul verdeutlicht besonders gut, worauf es dem Unternehmen von vornherein ankam: Es sollten auch heute noch nicht aktuell benötigte, aber künftig denkbare Funktionen sicher verfügbar sein. Heute nutzt Simpex das Fertigungsmodul, um externe Lieferanten als verlängerte Werkbank zu steuern. Diese konfektionieren z.B. Kabel auf Grund der vom Programm erstellten Fertigungsaufträge. Darüber hinaus ist sicher, dass jederzeit bei Bedarf weitere Produktionsabläufe durch „SQL-Business“ abgedeckt werden können.

Im Detail zahlen sich eine ganze Reihe von Programm-Eigenschaften aus Sicht des Unternehmens aus. So lassen sich sehr flexibel eigene Auswertungen erstellen, differenzierte Benutzerrechte vergeben und individuelle Eingabemasken erstellen. Keine dieser individuellen Anpassungen schränkt den reibungslosen Wechsel auf die folgenden Programmversionen ein. Die Releasefähigkeit und die Änderungen bleiben in neuen Programmversionen ungeschmälert erhalten. Zahlreiche Automatismen sparen zum einen Zeit und verringern zum anderen die Gefahr, Fehler zu machen. Legt der Sachbearbeiter z.B. einen Artikel neu an, kann das Programm die notwendigen Angaben zu Preisgruppen und Mehrsprachigkeit etc. verlangen und die Eingaben eintragen. Das Programm unterstützt derzeit vier Sprachen – deutsch, französisch, italienisch und englisch – und alle Fremdwährungen, die nötig sind. Dazu gehören auch Fakturen an deutsche Kunden in Dollar und an Schweizer Kunden in Euro. Die individuelle Preisfindung berücksichtigt neben kundenspezifischen Preisen und Rabatten artikelspezifische Preise und Fremdwährungen sowie den Zentraleinkauf und Holdingvereinbarungen mit unterschiedlichen Lieferadressen und –konditionen. Die Errechnung von Werbekostenzuschüssen, Staffelrabatten nach Menge und Aktionspreise nach Datum sind selbstverständlich. Gleichzeitig lassen sich diese Preis- und Rabattstrukturen schnell ändern. Ändert sich z.B. ein Preis für eine Kundengruppe, rechnet das Programm dies für jede Lieferadresse und jede Währung automatisch aus. Die Lagerverwaltung umfasst nicht nur viele Lager, sondern auch Aussenlager und verbucht Direktlieferungen einzelner Lieferanten. Im Einkauf ist der Dispo-Pool für Artikel, die von mehreren Abteilungen bestellt werden, nützlich.


4. Benutzerfreundlichkeit

Die einheitliche Bedienung und die benutzerfreundliche Gestaltung erleichtern die Arbeit und machen es neuen Mitarbeitern einfach. Wer eine Eingabemaske kennt, kennt alle anderen. Windows-Kenntnisse reichen, um sich gut zurechtzufinden. Entsprechend unkompliziert verlief die Einführung. Ende 1998 wurde „SQL-Business“ samt Datenbank installiert und die Stammdaten der Artikel, Kunden und Lieferanten erstmals zum Test übernommen. Bis März 1999 folgten einige halbtägige Schulungen für jedes Modul und die einzelnen Abteilungen. Insgesamt reichten 20 halbe Tage Schulung aus, um das gesamte Unternehmen mit allen neuen Modulen vertraut zu machen. Ab Mai 1999 hatte die alte Software endgültig ausgedient: Alle Stammdaten sowie die Bewegungsdaten der Kunden wurden automatisch in die Datenbank von „SQL-Business“ übernommen. Aktuelle offene Aufträge erfasste Simpex neu. Inzwischen sind einige neue Programmversionen eingespielt und neue Mitarbeiter hinzugekommen. Beides lief reibungslos. Releasewechsel unterbrachen die normalen Betriebsabläufe nicht. Neue Mitarbeiter wurden abteilungsintern mit „SQL-Business“ vertraut gemacht.


5. CRM- und Web Shop-Modul

Mitte 2001 und Mitte 2002 kamen mit „CRM“ und „WebShop“ zwei neue Module hinzu. Zuvor erfasste jeder der sechs Aussendienstler individuell seine Berichte und die Zentrale führte die Kundendossiers in Hängeregistern. Mit dem Einsatz des CRM-Moduls sind alle Informationen zu allen Kunden nun zentral und vollständig im „SQL-Business“ abrufbar. Jeder weiss, was der jeweilige Verkäufer mit einem Kunden vereinbart hat und jeder Mitarbeiter in der Zentrale kann jedem Kunden telefonisch sofort eine vollständige und zutreffende Auskunft geben. Künftig sind diese Daten die Grundlage für Marketing- und Mailingaktionen, wie etwa gezielte, individuelle Cross-over-Angebote. Simpex Electronic AG weiss, was jeder Kunde bisher gekauft hat und kann von sich aus passsende andere Artikel anbieten. Was Internet-Buchhändler schon lange können, kann Simpex Electronic AG mit „SQL-Business“ jetzt auch. Interne Auswertungen zur Vertriebssteuerung kommen hinzu. Informationen zur Kundenzufriedenheit und weitere Informationsstatistiken sind Beispiele. Auch ganz grundlegende Abläufe werden einfacher: Auf Mausklick war Ende 2002 klar, welcher Kunde eine Weihnachtskarte erhalten soll und wer die Karte unterschreibt.

Die Leistungen des „WebShop“ beschränken sich nicht auf einen normalen Internet-Shop. Seine Katalogfunktionen gestatten ein echtes Cross-Media-Publishing. Bisher erstellte Simpex Electronic AG zweimal jährlich einen bis zu 230 Seiten starken Katalog, der dann in zwei Sprachen gedruckt und an Kunden und Interessenten versandt wurde. Basis waren Artikel- und Preisangaben, die der Werbeagentur übergeben wurden. Diese übersetzte ins Französische, erstellte Layout und Druckvorstufe. Die Artikel und Preise im ERP-System und im gedruckten Katalog mussten getrennt gepflegt werden. Der gedruckte Katalog war nie ganz aktuell und vollständig. Die Druckvorstufe und der Druck waren teuer. Künftig generiert das Modul „WebShop“ jederzeit schnell den Katalog. Er wird hausintern erstellt und kann in kleiner Auflage in Zukunft etwa alle drei Monate gedruckt werden. Die Kosten für Layout und Druckvorstufe in der Agentur entfallen. Auch die französischen Texte müssen nicht immer neu erstellt werden, sie kommen direkt aus dem Internet-Shop. Da die Daten für ERP-System, Internet-Shop und Katalog aus der gleichen Datenbank stammen, gibt es keine Unterschiede mehr. Wenn das Projekt Mitte 2003 wie geplant abgeschlossen wird, werden auf diesem Weg auch Newsletter in kurzen Abständen entstehen.


6. Die Software im Betrieb

„Wir arbeiten seit dreieinhalb Jahren sieben Tage die Woche und 24 Stunden rund um die Uhr mit den Programmen. In dieser Zeit konnten wir das System einmal eine Stunde wegen Wartungsarbeiten an der Datenbank nicht nutzen. Unsere Erfahrungen sind durchwegs positiv.“ fasst Robert Schuster zusammen. Aktuell arbeiten von den knapp über 40 Mitarbeitern 30 regelmässig und parallel im Windows2000-Netz mit „SQL-Business“. Darin eingeschlossen sind auch die Home-Offices Verbindungen der Aussendienstmitarbeiter. Pro Jahr verarbeiten die Programme etwa 20'000 Aufträge mit etwa 60'000 Positionen. Die Oracle-Datenbank umfasst rund 800 Lieferanten, 8'500 Kunden und 25'000 Artikeln. Hardwaremässiges Rückgrat ist ein Compaq Proliant-Server mit zwei Gigabyte RAM und einem RAID-5-Hotspare-System, der ausschliesslich „SQL-Business“ bedient.


Betreiber der Lösung

Simpex Electronic AG
Robert Schuster, EDV Leiter
Branche: Gross- & Einzelhandel, Elektronischer Bauteile, Industrieelektronik-Computing
Unternehmensgrösse: MittelunternehmenSimpex Electronic AG

Lösungspartner

Andrin Schaufelberger, Projektleiter
LOBOS Informatik AG

Autoren der Fallstudie

Kurt-Christian Tennstädt
TennCom

01. Mai 2003
(c) LOBOS Informatik AG

Zu dieser Fallstudie sind keine Anhänge verfügbar.
1757
lobos-simpex-erp
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1757-lobos-simpex-erp
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