Elektronische Kommunikation bei der Eventagentur Appalooza

01. August 2002



Die Appalooza productions GmbH besteht aus der Geschäftsleitung und den Bereichen Eventorganisation, Künstlermanagement, Booking und dem Label Earthbeat. Das Team um Philippe Cornu nutzt die Möglichkeiten des Internt im täglichen Geschäftsabaluf. Dabei ist E-Mail der meist genutzte Dienst. Zudem betreibt Appalooza einen eigenen Internetshop. Die Bezahlung wird dabei durch den E-Fulfillment-Prozess "HelloYello" (Postfinance, yellowworld AG) unterstützt. Die direkte Kommunikation mit den Kunden über die eigne Webseite wird als entscheidender Faktor für die Zukunft gesehen. Die Fallstudie beschreibt wie wichtige Kernprozesse der Eventagentur internetgestützt ablaufen. Ferner werden die Wettbewerbsvorteile der räumlichen Nähe zu Dienstleistern der Eventagentur herausgestellt.


1. Das Unternehmen

Im Westen der Stadt Bern teilen sich die QUER werbefabrik AG, die Appalooza productions GmbH (Appalooza), die Earthbeat GmbH und die Gurtenfestival AG gemeinsame Büroräume in einem alten Fabrikgelände. Quer über den Hof zieht sich eine Narbe im Asphalt von Gebäude zu Gebäude. Darunter verlaufen die Netzwerkstränge der OrcaSoft GmbH. Sie ist für alle Internetauftritte des Firmenbündels zuständig. Unter demselben Dach wirken auch Boris Pilleri (Grafiker) und Claudine Howald (Fotografin). Rund 35 Personen sind in diesen Firmen beschäftigt.
Appalooza wurde im Dezember 1998 gegründet und beschäftigt heute sieben Personen. Sie ist der eigentliche Motor hinter dem Gurtenfestival, zuständig für die gesamte Produktion auf dem Berner Hausberg. Die Programmgestaltung, die Promotion, das Sponsoring, das Ticketing, die Bauten, die Künstler- und VIP-Betreuung sowie die gesamte Organisation und Koordination gehören zu den Aufgaben von Appalooza gegenüber der Gurtenfestival AG. Appalooza ist vor allem im Raum Bern tätig [1].


"Die direkte Kommunikation mit dem Publikum über E-Mail und Website ist zum entscheidenden Faktor für die Zukunft geworden."
(Philippe Cornu, Appalooza productions GmbH)

Nebst diesem Grossanlass betreibt Appalooza auch den Club UPtown, eine kleine Konzerthalle im Clubstil auf dem Gurtengelände, im Auftrag des Migros Kulturprozentes und der Stiftung "Gurten - Park im Grünen". Dieses Jahr gehörte auch die Expo.02 zu den wichtigen Auftraggebern mit einem Bookingmandat für die beiden Bühnen in Biel (80 Künstlerformationen). Appalooza ist zudem Mitinitiant von yourope, einem Zusammenschluss von europäischen Openairfestivals.


2. Organisation und Wettbewerb

Appalooza besteht aus der Geschäftsleitung und den Bereichen Eventorganisation, Künstlermanagement, Booking und dem Label Earthbeat, welches als eigenständige GmbH organisiert ist (vgl. Abbildung 1).


Die Geschäftsleitung teilen sich Carlo Bommes und Philippe Cornu. Appalooza übernimmt die administrative Leitung der Gurtenfestival AG und Earthbeat GmbH. Der Netzwerkverantwortliche der QUER werbefabrik AG, der das lokale Netzwerk betreibt und unterhält, erbringt ebenfalls Leistungen allen Firmen gegenüber. Er stellt zudem den Usersupport an den Computern sicher.

Abbildung 1: Aufbauorganisation QUER und Appalooza (eingefärbt).
Abbildung 1: Aufbauorganisation QUER und Appalooza (eingefärbt).



Örtlich an einem Standort vereint, decken die verschiedenen Firmen einen grossen Teil der Wertschöpfungskette von Appalooza ab. Diese Konstellation erlaubt es Appalooza, im Vergleich zu anderen Eventagenturen billiger zu produzieren. Werbematerialien werden zum Beispiel von der QUER werbefabrik produziert. Philippe Cornu schätzt die Einsparung durch die Inhouseproduktion auf gut 15%.


Die Gurtenfestival AG dient lediglich als juristische Körperschaft für das Festival und wird von den Leistungen der Appalooza direkt gespiesen. Das Fabrikgelände gilt als attraktiver Arbeitsort, und Appalooza wie auch die anderen Firmen verfügen über umfassendes Know-how im Marketing- und Eventmanagement. OrcaSoft ist der Internetdienstleister für alle Firmen. OrcaSoft programmiert in Zusammenarbeit mit QUER die Auftritte für das Gurtenfestival, das UPtown und die Auftritte der Appalooza productions GmbH.


Der Konzert- und Veranstaltungsmarkt ist auch in der Schweiz hart umkämpft. Nach wie vor haftet der professionellen Unterhaltungsindustrie ein Image an, das immer wieder von medienwirksamen Skandalen gekennzeichnet ist. Gefördert wird dies durch die Medienpräsenz der engagierten Künstler. Appalooza sieht sich mit dem Konzertbetrieb einem zunehmenden Einfluss der Bewilligungsbehörden gegenüber. Die Gesetze können die von den Konsumenten geforderten Leistungsstandards und die Qualitätsanforderungen gefährden. Aber nur in enger Zusammenarbeit mit den Behörden, zuverlässigen Partnern in der Branche, der Wirtschaft, den Lieferanten und dem Publikum lassen sich Konzertanlässe organisieren. Beim Gurtenfestival schliesst das Eintrittsticket bspw. auch die freie Fahrt mit BERNMOBIL und der Gurtenbahn ein.


Marktanteile können anhand verkaufter Tickets pro Jahr errechnet werden. Appalooza verkauft pro Jahr ca. 35'000 Eintrittsbillette. In den Geschäftsfeldern Künstlermanagement oder Label ist es schwieriger, einzelne Marktanteile für den Raum Bern oder für die Schweiz zu berechnen. Entscheidend für den Erfolg ist die Qualität der Produktionen. Appalooza beschränkt sich auf die Anzahl Anlässe, die mit den jetzt vorhandenen Ressourcen zu bewältigen sind. Das Gurtenfestival absorbiert die halbe Belegschaft während eines halben Jahres.


Der Bereich Eventorganisation sorgt für den grössten Umsatz im Unternehmen. Der Kostenvorteil (Produktion der Kommunikationsmittel im eigenen Haus) ist nicht der einzige Faktor, der Appalooza Wettbewerbsvorteile bringt. Über Jahre hinweg arbeiten die gleichen Teams zusammen. Das Engagement der Angestellten ist sehr hoch. Dies wird dadurch begünstigt, dass Appalooza mehrheitlich eigene Produktionen durchführt.


3. Umgang mit neuen Technologien

Das Team von Appalooza steht den neuen Technologien generell positiv gegenüber. Niemand wehrt sich gegen die Nutzung der technischen Möglichkeiten. Die Diffusion von Internet ist vollständig. Philippe Cornu kann sich bspw. nicht mehr erinnern, wann er zum letzten Mal einen Fax gesendet hat.


Die Entwicklung bei Lichtinstallationen und Beschallungsanlagen ist in den letzten Jahren auch beschleunigt worden. Die Lieferanten von Ton und Licht machen Appalooza auf die neusten Entwicklungen auf dem Markt aufmerksam.


Die Einstellung gegenüber neuen Technologien spiegelt sich zum Beispiel darin, dass sich Appalooza durchaus die Bezahlung des Festivaleintritts per Mobiltelefon vorstellen könnte. Leider scheitert dies im Moment noch an den Abdeckungslücken des Mobilnetzes auf dem Gurtenareal.


4. Stand und Vision des E-Business

Die zwei Gebäude auf dem Fabrikgelände sind durch eine Standleitung miteinander verbunden. Die E-Mail ist der am meisten eingesetzte Dienst, sowohl für die interne wie die externe Kommunikation. Ein Intranet existiert nicht. Über die verschiedenen Firmen werden Fileserver eingesetzt. Für den Austausch von Daten steht ein Transferordner zur Verfügung.


Das Internet wird von Appalooza vorwiegend für die Kommunikation mit dem Publikum eingesetzt. Neben den Informationen, die über die Websites von Appalooza und Earthbeat angeboten werden, steht der Auftritt des Gurtenfestivals im Vordergrund. Hier kommen neben der Information auch die Dimensionen Interaktion und Transaktion zum Zug. Einerseits wird die Kommunikation mit den Kunden (Konzertpublikum) gepflegt. Andererseits können Merchandising-artikel und Konzertbillette über die Website gekauft werden.¨


Dazu betreibt Appalooza einen eigenen Internetshop, der alle Bestellungen auf Rechnung abwickelt. Wer mit Post- oder Kreditkarte bezahlen möchte, kann direkt über die Gurtenfestival-Website den E-Fulfillment-Prozess von HelloYellow (Postfinance, yellowworld AG) in Anspruch nehmen. Für das Gurtenfestival 2002 wurden rund 25% aller Tickets über HelloYellow verkauft.


Die Zusammenarbeit mit HelloYellow war einfach und produktiv. Das Einbinden der Dienstleistungen in die Website des Gurtenfestivals war schnell und unproblematisch. Was die Post einem Anbieter normalerweise für die Abwicklung verrechnet, brachte sie als Sponsoringleistung ein. Daneben verkaufte auch der Marktleader TicketCorner Festivaltickets über das Internet. Allerdings wurde der Löwenanteil beim TicketCorner telefonisch via das Callcenter abgesetzt.


Appalooza beschafft das Rohmaterial für Merchandising (Shirts, Sweaters, Caps) über das Internet. Das betrifft auch das gesamte Büromaterial.


Für branchenspezifische Prozesse wird eine Plattform genutzt, die als Vermittler zwischen Veranstaltern, Bookingagents und Künstleragenturen fungiert. Diese kostenpflichtige B2B-Website wird von Appalooza intensiv eingesetzt. Die Vorteile gegenüber den gedruckten Materialien ist gross. Über eine dänisch-amerikanische Plattform kann Appalooza die Künstleragenturen direkt anschreiben. Diese Drehscheibe wird von Appalooza heute als zentrales Werkzeug im Prozess der Künstlerengagements betrachtet.


5. Organisation des E-Business

Grundsätzlich initiiert die Geschäftsleitung die Internetprojekte. Sie leitet sie auch bis zur Vollendung. Die Verantwortung für den produktiven Betrieb wird dann in die Linie verlegt. In allen Geschäftsleitungssitzungen ist E-Business ein Thema, da es als Kommunikationsinstrument nicht mehr wegzudenken ist.


Appalooza nutzt die elektronische Kommunikation ganz bewusst für die Ideenfindung. Philippe Cornu fordert in regelmässigen Abständen seine Mitarbeiter/innen per E-Mail auf, Inputs zu Themen und Problemen zu liefern. Die besten Ideen kommen oft von dort, wo man sie am wenigsten vermuten würde. Dank dem elektronischen Kanal können auch Personen mitreden, die ansonsten in Sitzungen bspw. durch Hemmungen benachteiligt wären.


Die Verantwortung für IT und für Internetaktivitäten sind voneinander getrennt. Die QUER werbefabrik stellt für alle angeschlossenen Firmen den IT-Spezialisten. Das QUER webhouse erstellt in Zusammenarbeit mit OrcaSoft die Internetauftritte. Was für die Wertschöpfungskette generell gilt, trifft im Speziellen auch für das Internet zu. Sämtliche Arbeiten werden von eingespielten Teams vor Ort erledigt.


Es findet kein generelles Controlling der Kosten statt, die das Internet verursacht. Die Kosten für jedes Projekt werden aber geplant und kontrolliert.


6. Wirksamkeit des E-Business

Appalooza führte in den letzten Jahren Umfragen beim Festivalpublikum durch. Zum ersten Mal hat die Website (41%) die Plakate (27%) bei der Werbung als bevorzugtes Informationsmittel überholt. Das Programmbooklet kam mit 18% auf Platz drei. Damit wurde das Internet zum wichtigsten Kommunikationskanal.


Die wichtigste Erkenntnis daraus ist, dass Appalooza für die eigenen Produktionen (z.B. Gurtenfestival) alle Kommunikations- und Werbemassnahmen auf die Möglichkeiten des Internets abstimmen muss. Die Kommunikation mit dem Publikum steht dabei im Vordergrund. Der direkte Draht zu den Konsumenten wird bei Appalooza sehr ernst genommen. Alle eingehenden E-Mails werden beantwortet. Die Inputs werden aufgenommen und in die Eventplanung einbezogen. In den Wochen vor und nach dem Gurtenfestival bedeutet dies für Philippe Cornu bis zu 400 E-Mails pro Tag. Er führt die Triage selbst durch und verteilt die eingehenden E-Mails an die Personen, die für die Beantwortung von Teilfragen zuständig sind. Aus den Reaktionen des Publikums ist erkennbar, das die Beantwortung aller E-Mails keine Selbstverständlichkeit ist. Rege benutzt wird das Forum auf der Website des Gurtenfestivals. Zu 74 Themen findet ein intensiver Austausch unter dem Publikum und mit Appalooza statt.


Es gibt Prozesse, die dank dem Einsatz von Internet heute wesentlich schneller und kostengünstiger abgewickelt werden können. Beispielsweise werden heute nicht mehr wie früher für die Medien Fotos und Unterlagen der Bands zusammengestellt und in Umschlägen versendet, sondern die Journalisten erhalten einen durch Passwort geschützten Zugang zu den Informationen und Bildern der Bands. Rund 300 Journalisten lassen sich für das Gurtenfestival akkreditieren.


Auch Appalooza bezieht einen grossen Teil der Künstlerunterlagen über geschützte Webbereiche der Plattenfirmen. Vervielfältigungen und Verpackungsaktionen gehören der Vergangenheit an. Appalooza spart in diesem Bereich mehrere Tausend Franken pro Jahr ein. Per Post wird nur noch auf das virtuelle Pressezentrum auf der Gurtenfestival-Website hingewiesen.


7. Herausforderungen im E-Business

Die Aktualisierung der Webauftritte verursachte die grössten Schwierigkeiten. Lange waren die Verantwortlichkeiten nicht klar zugeordnet. Dies führte dazu, dass veraltete Informationen zur Verfügung gestellt wurden. Heute ist eine Person für die Aktualisierungen verantwortlich. Die Zuständigkeiten sind zwar geregelt, aber die Prozesse müssen noch besser eingespielt werden. Alle in der Belegschaft müssen den Wert einer aktuell gehaltenen Website erkennen und verstehen.


Im Bereich des E-Fulfillment hat man gute Erfahrungen mit dem Partner yellowworld AG sammeln können. Sie druckt die eigenen Tickets aus und stellt sie den Kunden per Post zu. Das führt dazu, dass die Eintrittskontrolle unterschiedliche Ticketarten validieren muss. Ein elektronisches Ticketingsystem mit einheitlichen Eintrittskarten wäre wünschenswert. Die Mengenangaben der verkauften Tickets fliessen heute täglich aus drei verschiedenen Systemen (eigener Shop, HelloYellow und TicketCorner) zu Appalooza. Eine Vereinfachung soll in Zukunft möglich sein.


8. Fazit

Aus der Sicht von Appalooza als Eventagentur hat die Kommunikation über Internet eine sehr hohe Bedeutung erlangt. Das eher jüngere Zielpublikum hat das Internet als wichtigste Anlaufstelle für die Veranstaltungen von Appalooza gewählt. Der Kontakt über E-Mail ist zur wichtigsten Informationsquelle geworden. Dieser direkte Draht zum Publikum zeigt Appalooza die aktuellen Bedürfnisse der Konsumenten. Mit dem vom Publikum intensiv genutzten Forum existiert auch eine Onlinecommunity zum Gurtenfestival.


Das geschickte Zusammenfassen von Know-how unter einem Dach erlaubt Appalooza jederzeit auf umfassende Internet- und Informatikdienstleistungen zuzugreifen. Damit zeigt Appalooza Charakteristiken eines virtuellen Unternehmens. Wichtige Kernprozesse einer Eventagentur werden internetgestützt abgewickelt. Die Kontakte zu den Künstleragenturen werden über eine B2B-Plattform abgewickelt, ein Grossteil der Beziehungen zu den Medien findet über eine passwortgeschützte Website statt, und für das Ticketing stehen mehrere Varianten über Internet zur Verfügung.


[1] Diese Fallstudie basiert auf einem zweistündigen Interview mit Philippe Cornu, Geschäftsleiter von Appalooza Productions GmbH, vom 30. August 2002.


Betreiber der Lösung

Appalozza productions GmbH
Philippe Cornu, Geschäftsleitung
Branche: Marketing/Werbung/Medien/Verlage, Eventmanagement
Unternehmensgrösse: KleinunternehmenAppalozza productions GmbH

Lösungspartner

OrcaSoft
OrcaSoft
Philippe Cornu
QUER werbefabrik AG

Autoren der Fallstudie

Pascal Sieber, Nicole Scheidegger, Thomas P. Aebersold
Sieber & Partners
Gerrit Taaks
Unic AG

01. August 2002
Sieber; P.; Scheidegger; N.; Aebersold; T.; Taaks; G.: Die Organisation des E-Business II; 22 weitere Fälle zu den Trends; den Herausforderungen und dem Berufsbild der Entscheidungsträger Verlag Paul Haupt; Bern; Stuttgart; Wien 2002.

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1857
appalooza
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1857-appalooza
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