E-Organisation an der FHBB: Zeit- und Leistungserfassung

23. Juni 2006



Die Fachhochschule beider Basel (FHBB) bietet Produkte in der Aus- und Weiterbildung, Forschungsprojekte und Dienstleistungen für Dritte an. Die Angebote sind inhaltlich den Departementen zugeordnet. Im Bereich Forschung und Dienstleitungen wird projektbezogen auch organisationsübergreifend zusammen gearbeitet.

Auf den 1. Januar 2004 wurde an der FHBB die Anwendung TimeCollect eingeführt. Die beiden wichtigsten Ziele dabei waren: Einführung der Leistungserfassung bezogen auf das Angebot der FHBB für alle Mitarbeitenden und Minimierung des dadurch entstehenden administrativen Aufwandes. Die Fallstudie beleuchtet die Hintergründe und die Erfahrungen bei der Einführung von TimeCollect. Es wird dabei detailliert auf die Besonderheiten des Informatiknetzwerks der FHBB eingegangen.


1. Das Unternehmen

Hintergrund
Die Fachhochschule beider Basel entstand seit 1997 aus einer Zusammenlegung der „Hochschule für Wirtschaft und Verwaltung“, der „Höheren technischen Lehranstalt“ und der „Hochschule für Gestaltung und Kunst“. Sie bildet ab dem 1. Januar 2006 mit den Fachhochschulen Aargau und Solothurn die Fachhochschule Nordwestschweiz, eine von sieben Schweizer Fachhochschulen.

Die FHBB beschäftigt rund 500 Frauen und Männer in Teilzeit- und Vollpensen: Dozierende, wissenschaftliche Assistentinnen und Assistenten sowie weitere Mitarbeitende auf allen Stufen. Es studieren an der Fachhochschule rund 1750 Männer und Frauen in einem der Diplomstudiengänge. Etwa 1500 Studierende absolvieren Nachdiplomstudien.

Getragen wird die FHBB von den Kantonen Basel-Landschaft und Basel-Stadt. Sie ist eine öffentlich-rechtliche Anstalt mit eigener Rechtspersönlichkeit und mit Recht auf Selbstverwaltung.

Branche, Produkt und Zielgruppe
Die FHBB zählt zur Branche der Aus- und Weiterbildung. Organisatorisch ist die FHBB aufgegliedert in vier Lehr- und Forschungsdepartemente und ein Administrationsdepartement. Hinzu kommen Querschnitts- und Stabsfunktionen. Sie verfügt über folgende Lehr- und Forschungsdepartemente: Industrie, Bau, Wirtschaft und Gestaltung und Kunst.

Die Departemente bieten neben der Aus- und Weiterbildung auch angewandte Forschung und Entwicklung und Dienstleistungen für Dritte an.

Leitbild
Aus dem Leitbild der FHBB ist u.a. zu entnehmen:

  • Unsere Finanzierung erfolgt produktbezogen. Unter Wahrung der fachlichen und ideellen Unabhängigkeit erarbeiten wir mit Drittmitteln einen wichtigen Beitrag zu unseren Finanzen.
  • Gestützt auf den gesetzlichen Leistungsauftrag erwarten wir, dass Bund und Kantone die Basisfinanzierung und die Kosten für die Grundausbildung gemeinsam tragen; unsere Studierenden bezahlen eine massvolle Semestergebühr.
  • Die Weiterbildungslehrgänge finanzieren sich durch Kursgelder sowie durch öffentliche Mittel und Beiträge der Wirtschaft.
  • Nationale und internationale Fördermittel sowie Gelder aus der Wirtschaft decken unseren Aufwand für Forschungsprojekte.
  • Dienstleistungen erbringen wir insgesamt selbst tragend.


Daraus abgeleitet: Es ist notwendig eine Zeit- und Leistungserfassung für alle Mitarbeiter zu betreiben, über welche die Kostendeckung der einzelnen Leistungen ermittelt werden kann.


2. Der Auslöser des Projekts

Der Auslöser des Projektes war, dass die Mitarbeitenden der FHBB neben der bisherigen Arbeitszeiterfassung für die Lohnabrechnung über Excel Dokumente, neu auch zu erfassen hatten, in welchem Projekt oder zu welcher Tätigkeit sie ihre Arbeitszeit einsetzten. Diese Neuerung ist als Umsetzung aus dem oben aufgeführten Leitbild zu verstehen.

Da der manuelle Aufwand bei der Auswertung über Excel Dokumente zu aufwändig und mit den vorhandenen Mitarbeitern in der Abteilung Controlling nicht hätte bewerkstelligt werden können, hat man sich dazu entschieden, eine integrierte und automatisierte Lösung anzuschaffen. Auch vonseiten der Revisionsstelle, die die Umsetzung des Kostenrechnungsleitfadens des Bundes überprüft, bestand die Forderung nach einer systemgestützten Leistungserfassung.

Der Auftraggeber des Projektes war die Direktion der FHBB. Das Projekt selbst wurde durch den Leiter der Abteilung Controlling der FHBB ausgeführt.

Stellenwert von E-Business in der Unternehmensstrategie
Aus den strategischen Vorgaben der Abteilung IT Management der FHBB lässt sich der folgende Leitsatz entnehmen.


Bevorzugt werden Anwendungen, die auf dem Client der Nutzer in einem Browser ausgeführt werden können (3-tier oder 4-tier Architektur).



Zusammenspiel von ERP-System und E-Business-Software
Die FHBB setzt als ERP-System SAP R/3 mit dem Modulen FI/CO und HR ein.
Für die Zeit und Leistungserfassung der Mitarbeiter wird die vom IT-Partner, dem Zentrum für Prozessgestaltung Aargau ZPA der Fachhochschule Aargau Nordwestschweiz (FHA) entwickelte Anwendung TimeCollect eingesetzt.
Am ZPA wird die Anwendung „TimeControl“ genannt. Der Name wurde durch die FHBB auf TimeCollect abgeändert, da die Bezeichnung „TimeControl“ zu stark mit Überwachung und Kontrolle in Verbindung gebracht wurde. Die Absicht hinter der Namensänderung war, dass man den negativen Befürchtungen der Mitarbeitenden betreffend Einführung der Leistungserfassung nicht weitere Gründe liefern wollte.

Partner
Bei der Realisierung der vorgestellten Lösung kamen aus Sicht der Abteilung Controlling der FHBB die nachfolgenden Partner zum Einsatz.

Zentrum für Prozessgestaltung Aargau
Das Zentrum für Prozessgestaltung Aargau ZPA ist ein Kompetenzzentrum der Fachhochschule Aargau Nordwestschweiz (FHA).

Das ZPA bietet Unterstützung in Form von Beratung, Coachung und Engineering in den Fachgebieten Unternehmenslogistik, Fertigungsprozesse, Kooperationsnetzwerke, Wissensmanagement.

Die Anwendung TimeCollect wurde im Rahmen eines Dienstleistungsprojektes für die FHA entwickelt.

Abteilung IT Management der FHBB
Der Betrieb der Informatiknetzwerke und der zentralen Systeme der FHBB wird durch die Abteilung IT Management sichergestellt.

Neben den Betrieb von Anwendungen und Rechnersystemen unterstützt die Abteilung IT Management interne Projekte im Bereich Systembereitstellung und Inbetriebnahme von Anwendungen.

Partnerwahl
Der Entscheid TimeCollect einzusetzen wurde vor allem dadurch befürwortet, dass die Fachhochschule Aargau es schon für die Zeiterfassung der eigenen Mitarbeitenden im Einsatz hatte. Mit dem Blick auf die FHNW wurde eine Anwendung gewählt, die bei einer der FHNW Schulen schon erfolgreich betrieben wird.


3. Webbasierte Zeit- und Leistungserfassung

Geschäftssicht

Abbildung 1: Zeit und Leistungsverrechnung an der FHBB


Abbildung 1: Zeit und Leistungsverrechnung an der FHBB

Um die entstehenden Aufwände den entsprechenden Produkten belasten zu können, wurde der Prozess der Zeiterfassung um die Leistungserfassung erweitert. Die Mitarbeitenden buchen im gleichen Prozess ihre Leistung auf die ihnen zugeteilten Kostenträger.

Über die Prozesse Budgetplanung und Einplanung der Mitarbeitenden entstehen bei den Lehr- und Forschungsdepartementen Vorgaben über den Umfang der auf die Kostenträger der Lehraufträge oder der Projekten zu leistenden Stunden.

Durch die Abteilungen im Departement Finanzen und Administration werden die durch die Mitarbeitenden erfassten Zeit- und Leistungsdaten in SAP R/3 verbucht und mit den geplanten Budgets verglichen.

Die Erfassung der Zeit- und Leistungsdaten aufseiten der Mitarbeitenden wird mit TimeCollect unterstützt.

Prozess- und Anwendungssicht
Neben dem Prozess zur Zeit- und Leistungserfassung der Mitarbeitenden sind es administrative Prozesse, in denen TimeCollect eingesetzt wird. Z.B. die Zuteilung von Kostenträgern zur Belastung mit Stunden durch die Mitarbeitenden oder Auswertungen, welche ein Projektleiter jederzeit über die geleistete Arbeit in seinem Projekt erstellen kann.

Die durch den Mitarbeitenden erfassten Zeitdaten müssen jeweils auf Ende eines Monates in ein Excel Dokument exportiert und auf Papier ausgedruckt werden. Das durch den jeweiligen Vorgesetzten unterschriebene Blatt wird, zur Eintragung der Stundensaldi im SAP R/3 Modul HR, an die Abteilung Personal gesendet.

Die Auswertung aller Leistungsdaten wird zum Abschluss des Geschäftsjahres vorgenommen. Die Daten werden über die Funktion „Auswertung“ von TimeCollect in ein Excel Dokument exportiert, entsprechend gefiltert und aufbereitet, anschliessend in SAP R/3, Modul FI/CO importiert. Aufwändig dabei ist, die richtigen Filter zu setzten und die manuellen Schritte in der richtigen Reihenfolge auszuführen.

Für die Erfassung von neuen Mitarbeitenden und Kostenträgern in TimeCollect wird eine Microsoft Access Applikation verwendet, die direkt über eine ODBC Schnittstelle auf die Tabellen der Microsoft SQL Server Datenbank zugreift. Die neu erfassten Mitarbeitenden und Kostenträger werden zugleich den entsprechenden Departementen für die weitere Bearbeitung direkt auf dem TimeCollect Webserver zugewiesen. Die Bearbeitung umfasst z.B., einen bestimmten Kostenträger einem Mitarbeiter zur Belastung mit Stunden frei zuschalten.

Abbildung 2: Anwendungssicht TimeCollect

Abbildung 2: Anwendungssicht TimeCollect


Technische Sicht
Die Server für TimeCollect werden in Muttenz am Hauptsitz der FHBB betrieben. Die Anbindung der Clients erfolgt über das Netzwerk der FHBB.

Das Netzwerk der FHBB ist in VLAN Zonen eingeteilt. Dies geschieht, indem die Anschlüsse der Netzwerkverteiler (Switches) entsprechend konfiguriert oder die Endgeräte virtuellen Netzwerkzonen („Virtuelle Local Area Network“, VLAN) über die IP Adressierung zugeordnet werden. Bei einem VLAN handelt es sich um ein logisches Netzwerk, welches über verschiedene Übertragungstechniken (LAN, WLAN etc.) und auch über mehrere Standorte im Sinne einer Zone gebildet werden kann. Die VLAN Zonen dienen in erster Linie dem Sicherheitsaspekt der Vertraulichkeit, d.h. der Abschottung der verschiedenen Endgeräte in den verschiedenen Zonen gegeneinander. Neben der Abschottung kann mittels Routing sichergestellt werden, dass nur bestimmte Endgeräte zonenübergreifend kommunizieren können. Die Kommunikation in einem VLAN ist im Gegensatz zu einem „Virtual Private Network“ (VPN) unverschlüsselt.

Die FHBB stellt mit ihrem Schulbetrieb einen öffentlichen Raum dar. Die Zone, die in den meisten Organisationen in Form eines einzigen Intranets existiert, ist durch den öffentlichen Zugang in weitere Zonen unterteilt. Neben Zonen für die Mitarbeitenden (Staff Client Zone) und Zonen für die Studentinnen und Studenten gibt es Zonen für die durch beide Gruppen genutzten Server (Staff Server Zone). Drucker (Printer Zone) sind ebenfalls in einer eigenen Zone angeschlossen, damit diese durch Clients nicht direkt über das Netzwerk angesprochen, und so die Druckzählung und Abrechnung nicht umgangen werden kann. Die Rechnersysteme, die vom Internet aus zugänglich sein sollen, sind in der „Demilitarized Zone“ (DMZ) angeschlossen.

Die verschiedenen Standorte der FHBB sind über 2Mbit Standleitungen an dem FHBB VPN angeschlossen, welches für die FHBB durch die Firma cablecom betrieben wird. Der Netzübergang pro Standort wird über Verbindungen von Netzwerkvermittlern (Router) der FHBB an Router der Firma cablecom sichergestellt.

Abbildung 3: Netzwerk und Systeme TimeCollect

Abbildung 3: Netzwerk und Systeme TimeCollect

Zur Anmeldung an dem TimeCollect Werbserver sind der gleiche Benutzername und das gleiche Passwort zu verwenden, wie bei der Anmeldung am Windows Active Directory. Dabei wird, aufgrund der verschiedenen Betriebsysteme der Clients und der verwendeten Browser, durch den TimeCollect Webserver der TimeCollect Anmeldeserver genutzt, der via einem Script an einem Windows Domaincontroller die Anmeldung mit dem eingegeben Benutzernamen und Passwort ausführt, und, sofern diese erfolgreich verlaufen ist, dem TimeCollect Webserver signalisiert, dass der Nutzer berechtigt ist.

Die für TimeCollect verwendeten Server sind aus Performancegründen ausschliesslich für diese Anwendung vorgesehen. Die Server sind für ca. 500 Nutzer insgesamt und für ca. 300 gleichzeitig ausgelegt.

Tabelle 1: Spezifikationen und Merkmale

Tabelle 1: Spezifikationen und Merkmale

CPU: Prozessor, RAM: Arbeitsspeicher, HD: Festplattenspeicher, BS: Betriebssystem, AW: Anwendungssoftware, MW: Middleware, DB: Datenbanksoftware


4. Implementierung

Projektmanagement und Redesign der Prozesse
Die Aufgaben im Projekt waren auf drei Rollen aufgeteilt: Die Abteilung IT-Management stellte die Server für Applikation und Datenbank bereit, das ZPA lieferte und installierte die Anwendung. Die Abteilung Controlling leitete und überwachte das Projekt und ob die technische Umsetzung gemäss ihren Vorgaben erfolgte. Sie informierte und schulte die Mitarbeitenden in der Nutzung von TimeCollect und pflegte die Stammdaten ein. Das interne Projekt war zeitlich knapp bemessen und wurde über Fehler- und Pendenzenlisten geführt.

Die Prozesse wurden insofern angepasst, dass bei der Meldung neuer oder austretender Mitarbeiter durch die Abteilung Personal, die Abteilungen IT Management und Controlling die Mutationen neu auch im TimeCollect ausführen.

Software-Lösung/Programmierung
TimeCollect basiert auf einer 3-tier Architektur. Durch die direkte Zusammenarbeit mit dem ZPA war es einfach möglich die Anwendung auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Z.B. wurde TimeCollect durch die FHBB, neben der Namensgebung, insofern angepasst, dass die Anwendung auf Mac OS Clients besser dargestellt wird.

Programmiert wurde TimeCollect mit Javascript, welches in HTML Code eingebettet mit Microsoft Active Server Pages (ASP) auf Server und Client ausgeführt wird.


5. Erfahrungen aus dem Betrieb

Anwendung und Unterhalt
Aus Sicht der Benutzer ist die Anwendung TimeCollect benutzerfreundlich und einfach zu bedienen.

Die Applikation läuft im Betrieb sehr stabil. Zu Beginn des Einsatzes von TimeCollect traten einige Performance Probleme auf, die durch ein Tuning des Webservers in der Konfiguration beseitigt werden konnten.

Die Rollenverteilung im Betrieb ist noch gleich wie zur Zeit des Einführungsprojektes. Betriebsaufgaben wie Backup, Hardwarewartungen und Software Updates des Betriebsystems werden durch die Abteilung IT Management vorgenommen, Updates von TimeCollect Komponenten erfolgten durch das ZPA.

Zielerreichung
Die Einführung von TimeCollect brachte weitgehend die Transparenz in der Leistungsverrechung der Abteilungen und Departementen, wie sie im Leitbild gefordert wurde.

Die Aufwände für die Anpassungen an Time Collect wurden dem ZPA mit CHF 15'000.- vergütet. Hierbei ist anzumerken, dass das ZPA der FHBB entgegengekommen ist. Das ZPA verbuchte die Mehrleistung bei sich als Erfahrung mit der Integration des eigenen Produktes bei einer anderen Organisation. Für das Produkt des ZPA musste keine Lizenz gekauft werden.

Die Eigenleistungen des Projektteams der FHBB betragen schätzungsweise CHF 25'000.-. Für die eingesetzte Hardware und die Softwarelizenzen wurden CHF 16'500.- investiert.

Das Ziel, die manuelle Übertragung von Leitungsdaten aus verschiedensten Exceltabellen in das SAP R/3 zu eliminieren wurde mit dem Einsatz von Time Collect vollumfänglich erreicht. Neben der Zeitersparnis und der Erreichung einer höheren Datenqualität durch den Wegfall der manuellen Übertragung von Daten, wurde es möglich, unterjährig Abschlüsse über die erbrachten Leistungen zu erstellen.


6. Erfolgsfaktoren

Spezialitäten der Lösung
Durch die Ausführung von TimeCollect in einem Browser ist die Anwendung auf Clientseite betriebsystemunabhängig: Neben Systemen mit Windows Betriebsystem werden and der FHBB auch Rechnersysteme mit Mac OS betrieben.

Als Browser kann der Microsoft Internet Explorer, der Open Source Browser Firefox oder der Netscape Communicator und Andere eingesetzt werden.

Veränderungen
Die unterschiedlichsten Exceltabellen zu Leistungserfassung der Departemente und Abteilungen wurden durch ein einheitliches System für alle Mitarbeiter der FHBB abgelöst.

Unerwartete Schwierigkeiten
Nach dem Einspielen von Softwareupdates für Time Collect kam es vor, dass einige Funktionen nicht mehr richtig funktionierten.

Die Betreuung des Systems benötigte mehr Aufwand als Anfangs angenommen wurde: Z.B. verursacht die Änderung des Arbeitspensums eines Mitarbeiters Probleme: Wenn z.B. ein Mitarbeiter von 100% auf 80% das Pensum reduzierte, treten Fehler in der der Berechung der Stunden auf. Diese Fehler können nur durch manuelle Eingriffe mit „Workarounds“ behoben werden.

Die geplante automatische Schnittstelle von SAP zu TimeCollect wurde nicht implementiert. Das hat zur Folge, dass Stammdaten der Mitarbeiter und der Kostensträger im SAP R/3 und im TimeCollect erfasst und gepflegt werden müssen.

Herausragende Vorteile
Time Collect wurde für die Fachhochschule Aargau entwickelt und erfüllte von Anfang an die spezifischen Gegebenheiten einer Fachhochschule.

Mit Time Collect ist es den für einen Kostenträger verantwortlichen Personen möglich, sich über die aktuelle Bebuchung der entsprechenden Projekte oder Leistungsaufträge zu informieren. Neben den Informationen über die aktuelle Verbuchung der Leistungen, kann durch Time Collect klar ausgewiesen werden, wer wann was mit welcher Begründung auf welchen Kostenträger gebucht hat.

Die Auflage von Bund und Kantone im Rahmen von Revisionen belegen zu können, welche Aufwände die FHBB für welche Leistungen erbracht hat, wird somit erfüllt.

Lessons Learned
Das Produkt hätte vor der Einführung besser geprüft werden müssen. Auch war die Testphase zu kurz, Probleme wie z.B. die Änderung des Arbeitspensums traten unerwartet auf. Aussagen zum praktischen Einsatz an der FHA hätten kritischer hinterfragt und genauer geprüft werden müssen.

TimeCollect wird mit dem Start der FHNW nicht mehr weiter eingesetzt. Es wurden nicht alle gesetzten Erwartungen erfüllt (fehlende Schnittstelle zu SAP R/3).

Für Zeit- und Leistungserfassung der Mitarbeitenden der FHNW wird ab dem 1. Januar 2006 das Produkt CATS (Cross Application Timesheet) von SAP eingesetzt. Ausschlaggebend für die Wahl dieses Produkts war, dass eine hohe Integration mit den bestehenden SAP R/3 Systemen erreicht wird.


Betreiber der Lösung

Fachhochschule beider Basel FHBB
Alex Köbele, Leiter Controlling
Markus Künzli, IT Projektleiter
Branche: Bildung/Wissenschaft/Recht, Ausbildung, Weiterbildung, Dienstleistung
Unternehmensgrösse: GrossunternehmenFachhochschule beider Basel FHBB

Autoren der Fallstudie

Michael H. Quade
Fachhochschule beider Basel FHBB

23. Juni 2006

Zu dieser Fallstudie sind keine Anhänge verfügbar.
1875
fhbb-timecollect
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1875-fhbb-timecollect
0
Cookies erleichtern die Bereitstellung unserer Dienste. Mit der Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies verwenden.
Weitere Informationen Ok