In Münsingen ist man online

01. August 2003



Die Fallstudie berichtet darüber, wie ausgewogene organisatorische, personelle und technische Massnahmen für die Bereicherung des Gemeindelebens in Verwaltung, Politik und beim Souverän sorgen.


1. Gemeinde Münsingen

Die Gemeinde Münsingen hat 11'000 Einwohner/-innen und wächst in diesen Jahren erheblich. Das starke Wachstum stellt die Gemeindeverwaltung vor Herausforderungen. Mit der Ansiedlung neuer Einwohner/-innen und neuer Betriebe sind immer mehrere Abteilungen beschäftigt. Dazu gehören die Raumplanung, der Bau von Infrastruktur, die Anmeldung der Einwohner/?innen etc. Das Internet hilft der Gemeinde in dieser Wachstumsphase, die Informationen an die Einwohner/-innen, ans Parlament, den Gemeinderat, die Kommissionen, die Parteien und andere Anspruchsgruppen effizient zu verteilen.[1]


„Um das Internetangebot muss man sich kümmern
wie um jedes Angebot. Dann hilft es allen.“
(Gerry Spichiger, Gemeindeschreiber, Münsingen)


2. Ein starkes Zugpferd

Bereits 1999 unternahm die Gemeindeverwaltung Münsingen erste Versuche, das Internet nutzbar zu machen. Zusammen mit den Schulen und der ortsansässigen Wirtschaft wurden Gespräche geführt und Konzepte erarbeitet. Bald zeigte sich, dass dem Medium eine hohe Priorität beigemessen werden muss, wenn das Potential ausgeschöpft werden will.

Deshalb hat der Gemeinderat ein Budget für die professionelle Umsetzung einer Internetlösung gesprochen. Alle Abteilungen der Verwaltung sind in Münsingen aber stark durch das Tagesgeschäft beansprucht. Die wachsende Einwohnerzahl führt zu vielen Projekten und Mehrarbeit in den Standardprozessen. Deshalb hat die Gemeinde die couniq consulting GmbH mit der Projektleitung und Umsetzung beauftragt: „Wir waren froh, ein Zugpferd für das Projekt zu haben. couniq hat uns nicht nur Lösungen angeboten, sondern auch pragmatisch durch das Projekt geführt.“ (Gerry Spichiger, Gemeindeschreiber, Münsingen)

So konnte die grösste Gefahr solcher Querschnittsprojekte abgewendet werden: Die Dringlichkeitsfalle. Die Gemeindemitarbeiter/?innen konnten getrost den dringlicheren Tagesgeschäften nachgehen. Von Anfang an hatten sie zwar Einfluss auf das Projekt, mussten sich aber nicht täglich darum kümmern. Ihr Know-how wurde sporadisch für das Internetprojekt abgeholt.


3. Klare Ziele

Aus den ersten Versuchen haben die Verantwortlichen gelernt, dass dem Internet „Leben eingehaucht“ werden muss, damit es nützlich wird. Allein mit der Technik ist es nicht getan. Münsingen sorgt deshalb mit den Massnahmen im Internet dafür, dass den Gemeindemitarbeiter/innen einerseits und den Münsinger/innen andererseits die Arbeit in und mit der Verwaltung erleichtert wird. Zusätzlich repräsentiert die Internetseite das Gemeindeleben. Auch in diesem Teil wurde auf etablierte Abläufe, beispielsweise zur Ausschreibung von Veranstaltungen, aufgebaut. Das Internet soll immer den gleichen Zweck erfüllen: Prozesse des täglichen Arbeits- und Kulturlebens sollen effizienter und effektiver werden.


4. Von der Informationspflicht zur Informationsdrehscheibe

Politik:

Die Gemeindeverwaltung ist gesetzlich verpflichtet, Bürger/-innen über Entscheidungen aus der Politik und der Verwaltung zu informieren. Vor der Internet-Ära wurden ausgewählte Entscheidungsträger und Beeinflusser wie die Medien einzeln schriftlich informiert.

Dieser Informationsprozess ist dank dem Internet sehr viel effizienter geworden. Die Politiker/-innen werden per E-Mail einzeln mit Traktandenlisten, Protokollen und Zusatzinformationen beliefert. Im Normalfall erhalten die Einwohner/-innen Informationen aus den Gemeinderatssitzungen spätestens zwei Tage nach der Durchführung. Mittlerweile verlässt sich ein Teil der Münsinger bereits darauf, dass sie am Freitag nach 17.00 Uhr alle Neuigkeiten der Gemeinderatssitzung vom Mittwoch auf der Internetseite der Gemeinde finden. Im gleichen Zug sind auch die Presse, die Parlamentsmitglieder und die politischen Parteien informiert.

Diese offiziellen Informationen werden von der Gemeindeverwaltung bereitgestellt. Die Verantwortung liegt beim Gemeindeschreiber. Er wird von Silvia Zimmermann und Franziska Schläppi unterstützt.

Verwaltung:

Ähnlich verfährt die Gemeinde Münsingen mit Informationen zur Verwaltung. Hierbei gilt es, die Prozesse zwischen Einwohner/-innen und der Verwaltung zu vereinfachen. Einerseits gelingt dies, indem Checklisten und Formulare für möglichst alle Verwaltungsprozesse im Internet vorliegen. Andererseits sind auch alltägliche Informationen wie der Abfallkalender von grossem Nutzen. Gerry Spichiger konstatiert, dass man diese Information zwar regelmässig an die Haushalte verteile. Dann wenn sie gebraucht werde, sei sie aber oft nicht mehr auffindbar oder gar bereits der Papiersammlung übergeben. Das Internet hilft in diesem Zusammenhang massgeblich mit, die Information zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort zu transportieren. Die Einwohner/-innen können die Information dann abholen, wenn sie sie brauchen.

Öffentlichkeit:

Anders ist es mit dem dritten wichtigen Teil des Internetauftritts der Gemeinde Münsingen. Er repräsentiert das Gemeindeleben. Alle Einwohner/-innen dürfen Daten zu Veranstaltungen und anderen Neuigkeiten eingeben. Dazu müssen sie sich vorher registrieren. Jede Eingabe wird durch Esther Gfeller von der Koordinationsstelle Kultur und Freizeit geprüft. Sie schaltet die Eingaben frei, wenn sie die Qualitätsanforderungen erfüllen. Frau Gfeller erledigt diese Arbeiten zu Hause an ihrem PC. Dadurch ist sie sehr flexibel. Die Informationen zum Gemeindeleben werden nicht nur im Internet publiziert. Sie hangen in gedruckter Form an den Informationsstellen der Gemeinde und werden in den Veranstaltungskalender übernommen, der sechs mal im Jahr gedruckt wird. Mit dieser Kombination der elektronischen und der gedruckten Publikation kann beispielsweise den Vereinen die Bewerbung ihrer Veranstaltungen wesentlich erleichtert werden. Sie erfassen die Daten im Extranet der Gemeindeverwaltung und haben Gewähr, dass sie in allen Kanälen der Gemeinde publiziert werden.


Abbildung 1: Informationsdrehscheibe

Abbildung 1: Informationsdrehscheibe

5. Personal, Organisation und Technik im Einklang

Gerry Spichiger und Franziska Schläppi sind sich sicher: Wenn sich jemand um das Internet kümmert, dann kann man es auch erfolgreich einsetzen. In der Gemeinde Münsingen ist die IT-Kommission das beratende Gremium für alle Fragen der Informatik und des E-Governments. In dieser Fachkommission haben der Gemeindepräsident, der Gemeindeschreiber und ein Vertreter der EDV-Abteilung Einsitz. Zusätzlich sind Einwohner/-innen in die Fachkommission berufen, die auch beruflich mit Informatik- und Informationsmanagement zu tun haben.
Damit dem Internet das nötige „Leben eingehaucht“ werden kann, hat Münsingen fünf Massnahmen umgesetzt:

Organisation:
1. Die Verantwortung zur Pflege der Inhalte auf dem Internet wird so weit wie möglich in die Fachabteilungen delegiert. Im Fall der Veranstaltungen wird sogar Dritten die Erfassung von Inhalten ermöglicht.
2. Alle Teile des Internetauftritts werden regelmässig einer Qualitätssicherung unterzogen. Die Qualitätssicherung zeigt Inhalte an, die erneuert werden sollten und macht auch Vorschläge zur Vereinfachung der Abläufe.
3. Immer wieder wird der Erfolg gemessen und sichtbar gemacht. Benutzungsstatistiken und Umfragen helfen mit, den Erfolg der Internetseiten sichtbar zu machen. Dies motiviert alle, interessante, aktuelle und gut aufbereitete Inhalte zu liefern.

Personal:
4. In jeder Abteilung gibt es mindestens einen Power User. Power User sind Mitarbeiter/-innen, die in die Entscheidungsprozesse einbezogen und geschult werden. Die Power Users sind in ihren Abteilungen die Ansprechpersonen für alle anderen Mitarbeiter/-innen.

Technologie:
5. Der Einsatz der richtigen Technik ist ebenfalls sehr wichtig. Die Internetseite von Münsingen wird dezentral gepflegt. Es gibt eine virtuelle Redaktion mit einer zentralen Qualitätssicherung. Nur externe Inhalte werden vor der Publikation einzeln geprüft. Zur Unterstützung dieser Struktur benötigt Münsingen ein Redaktionssystem, das einfach zu bedienen, flexibel und kostengünstig ist. Erst die Einführung eines Redaktionssystems (Synkron.web) ermöglichte die vollständige Umsetzung der oben beschriebenen Massnahmen. Die Gemeinde nutzt die Software nicht nur für den Internetauftritt, sondern setzt diese auch für andere Projekte wie das Ortsmarketing ein.


Abbildung 2: Massnahmen, die dem Internet Leben einhauchen

Abbildung 2: Massnahmen, die dem Internet "Leben einhauchen"

6. Erfolg

Die Benutzungsstatistiken lassen vermuten, dass ein Drittel der Einwohner/-innen von Münsingen regelmässig auf die Gemeindewebsite surft. Für diese Analyse hat couniq die Herkunft der Anfragen klassiert und mit Plausibilitätsüberlegungen die Münsinger Anfragen von den anderen getrennt. Die grosse Durchdringung bestätigt auch die Umfrage unter den Besucher/-innen der Website. Das Erscheinungsbild, die Navigation und die Vollständigkeit der Information werden als gut befunden. Wenn Kritik angebracht wird, geht es meistens um die Vollständigkeit. Zugang zum Internet haben die Münsinger unter anderem auch durch Massnahmen der Gemeinde. So gibt es beispielsweise im Altersheim Schlossgut den „Internet-Egge“, der allen Bewohner/-innen freien Zugang ermöglicht.

Aus Sicht der Verantwortlichen hat das Internet einerseits die Effizienz der Informationsverbreitung erheblich gesteigert. Andererseits werden jetzt auch Informationen verbreitet, die früher nicht an die Öffentlichkeit gelangten. Die Ansprüche an die Aktualität und die Schnelligkeit der Informationslieferungen sind gestiegen, so dass ein Teil des Produktivitätsfortschritts durch den Ausbau der Informationsleistungen wieder eingebüsst wird. Schwer zu quantifizieren ist der Vorteil der online verfügbaren Checklisten und Formulare. Gerry Spichiger geht davon aus, dass dieses Angebot die Mitarbeiter/-innen der Gemeinde entlastet, denn bei telefonischen Anfragen kann auf das Internet verwiesen werden.

Diesem Nutzen stehen die Kosten gegenüber. Für die Planung und die Umsetzung der Website investierte die Gemeinde 31’000 CHF. Der Betrieb kostet jährlich 6’700 CHF.[2]


7. Fazit

In Münsingen ist man online, weil die Website der Gemeinde und das E-Mail eine Erleichterung bei der Ausführung alltäglicher Verwaltungs- und Kulturarbeit bieten. Die Verantwortlichen wollen mit jeder Massnahme im Internet vereinfachen, was ohnehin erledigt werden muss. Dass die Vereinfachung auch zur Intensivierung des Informationsaustausches führt, mindert zwar den Produktivitätsfortschritt. Dies trägt aber im Gegenzug wieder zum Zusammengehörigkeitsgefühl der Münsinger/-innen bei. Damit erfüllt die Gemeindeverwaltung mit der Website einerseits Effizienzziele und andererseits Effektivitätsziele.

Die Fallstudie zeigt, dass beide Ziele mit organisatorisch, personell und technisch einfachen und kostengünstigen Massnahmen erreicht werden können.


[1] Die Fallstudie basiert auf Interviews mit Gerry Spichiger, Franziska Schläppi und Patrik Riesen zwischen dem 25. Juli 2003 und dem 30. August 2003.
[2] Das Budget der Gemeinde Münsingen betrug 2002 knapp 47 Mio. CHF.


Betreiber der Lösung

Gemeinde Münsingen
Gerry Spichiger, Gemeindeschreiber
Silvia Zimmermann, Webmasterin
Franziska Schläppi, Qualitätssicherung Internet
Branche: Öffentliche Verwaltung/Sozialversicherung/Polizei/Armee, Einwohnergemeinde
Unternehmensgrösse: KleinunternehmenGemeinde Münsingen

Lösungspartner

Patrik Riesen, Vertrauenspartner
couniq consulting GmbH

Autoren der Fallstudie

Pascal Sieber
Sieber & Partners
Gerrit Taaks
Unic AG

01. August 2003
Scheidegger; N.; Sieber; P.: Die Organisation des E-Business III; Verlag Paul Haupt; Bern; Stuttgart; Wien 2003.

Zu dieser Fallstudie sind keine Anhänge verfügbar.
1933
ps-muensingen
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1933-ps-muensingen
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