Internetbasierte Erfassung von Transportaufträgen bei der Setz AG

01. Februar 2003



Setz Gütertransport AG (nachfolgend Setz genannt) nutzt einen neuen IT-Service, der ihren Kunden (nachfolgend auch Verlader genannt) eine internetbasierte Erfassung von Transportaufträgen ermöglicht. Diese Fallstudie beschreibt, wie die neue Lösung zur Beauftragung und Verarbeitung von Transportaufträgen sowohl Logistikdienstleistern als auch Verladern Vorteile bringt: kundenfreundliche Prozesse und Kosten-Ersparnisse.


1. Hintergrund

Die Setz Gütertransport AG, eine führende Schweizer Logistikdienstleisterin, hat yellowworld den Aufbau und Betrieb des SetzNET mit datenbankgestützter Informationshaltung und automatisierter Informationsverteilung übertragen. Vor Einführung der neuen Lösung kamen die Daten für Neuaufträge auf den unterschiedlichsten Wegen ins Haus: per Fax, Telefon, E-Mail. Damit verbunden waren hohe Erfassungs- und Koordinationsaufwände, diverse Fehlerquellen und in der Folge Qualitätsmängel und erhöhte Prozesskosten. Diesen Problemen wurde durch spezifische Softwarelösungen oder EDI-Anbindungen nach Möglichkeit Einhalt geboten, jedoch lohnt sich eine medienbruchfreie EDI Anbindung nur für Grösstkunden von Setz.


Abbildung 1: Die Beteiligten dieser Fallstudie
Abbildung 1: Die Beteiligten dieser Fallstudie


2. Zielsetzung

Mitte 2002 entschied die Geschäftsleitung von Setz ein internetbasiertes System zur Erfassung von Transportaufträgen einzuführen. (Zielgruppe) Das System mit dem Namen SetzNET richtet sich an alle Kunden, die 1 bis 50 Aufträge pro Tag zur Ausführung durch Setz erfassen. Das SetzNET sollte Medienbrüche bei der Erfassung von Aufträgen überwinden und mit einem durchgängigen Informationsfluss die Basis für eine fehlerfreie Auftragsabwicklung schaffen. Den Kunden sollte ein Hilfsmittel angeboten werden, das ihre organisatorischen und technischen Voraussetzungen abdeckt und über Added Services die Bindung an Setz erhöht.


Die webbasierende Transportbeauftragung bildet die Basis für weitere, geplante Module und Funktionen im SetzNET. Durch eine gemeinsam genutzte Infrastruktur, kostengünstige Prozesse und hohe qualitative Performance soll die Kundenbindung und die Position im Wettbewerb weiter ausgebaut werden.


3. Lösungsarchitektur

Die Lösungsarchitektur (Systemarchitektur) ist in der nachfolgenden Abbildung schematisch dargestellt. Die Sachbearbeiter der Verlader loggen sich auf SetzNET ein, erfassen Transportaufträge und nutzen die Datei-Uploadfunktion für die Übernahme von Transportaufträgen aus ihrem System.


Abbildung 2: Schematische Abbildung der Lösungsarchitektur
Abbildung 2: Schematische Abbildung der Lösungsarchitektur


Yellowlog, ein E-Service von yellowworld, gibt die aufgenommenen Daten nach Konvertierungen auf zweierlei Weise an Setz weiter, zum einen als E-Mail, zum anderen via FTP für die Übernahme in das Setz-Kernsystem. Via Browser erfasst die DISPO von Setz Sondervorgänge.


Für Setz wurde yellowlog mit folgendem Mengengerüst eingerichtet:

Anzahl Kunden 2'500
Anzahl Transportaufträge (TA) 2'000 pro Tag
Anzahl Transport Einheiten Stückgut pro TA 1 (Normalfall)
Anzahl gleichzeitige Systembenutzer 50
Datenhaltung 6 Monate für Online-Abfrage

Tabelle 1: Quantifizierung


4. Lösungsbeschreibung aus Sicht der Verlader

Eine hohe Akzeptanz des neuen SetzNET bei den Verladern ist der kritische Erfolgsfaktor für diese Lösung. Um diese zu erreichen, wurden neben einer intuitiv zu bedienenden Benutzeroberfläche die Prozesse für die Kunden folgendermassen gestaltet:


Abbildung 3: Prozessübersicht
Abbildung 3: Prozessübersicht Verlader


Der Verlader loggt sich via Browser mit Benutzernamen und Passwort auf der Website der Setz ein. Ein vorhergehender, einmaliger Registraturprozess stellt sicher, dass die zu erfassenden Daten im SetzNET korrekt verarbeitet werden und der Verlader seinen eigenen Zutritt zum SetzNET erhält. Nun kann er einen neuen Transportauftrag erfassen oder in der Übersicht einen bestehenden, noch nicht zur Ausführung freigegebenen Transportauftrag aufrufen und ergänzen.


Die Erfassung der Auftragsdaten (Empfänger, Sendungseinheiten, Transport- oder Gefahrengutinformationen, Abhol- oder Lieferaviso) wird auf mehrere Arten unterstützt:

  • Manuelle Erfassung in Eingabemasken
  • Aufruf wiederkehrender Datenblöcke aus Verzeichnissen (z.B. Empfängerdaten)
  • Manuelle Dateiübernahme der Daten aus einem EDV-System des Verladers: Sofern der Verlader Transportaufträge aus einem bestehenden System heraus erzeugen und als einfache Textdatei (ASCII/Excel-Datei) abspeichern kann, können diese Daten durch eine Upload-Funktion übernommen werden. Voraussetzung dafür ist, dass ein einfaches Datenschema der Textdatei einmalig eingerichtet wird, ein im Vergleich zu einer Schnittstelle günstiger Initialaufwand. Die Upload-Daten können anschliessend manuell im Browser ergänzt oder korrigiert werden.
  • Hinterlegung von Setz spezifischen Vorgabewerten in Feldern, deren Inhalt häufig gleich ist (z.B. Warenbezeichnung, Colis-Art und -masse)
  • Plausibilisierung der Daten beim Speichern des Transportauftrages auf ihre individuelle Korrektheit.

Ein komfortables Merkmal der Lösung entsteht durch die Verknüpfung der Verlader-Referenznummer mit den Nummernsystemen der nachfolgend involvierten Logistikdienstleister: Bei Track & Trace Nachforschungen benötigen die Mitarbeiter des Verladers lediglich ihren eigene Referenznummer.


Abbildung 4: Transportaufträge erfassen/ändern
Abbildung 4: Transportaufträge erfassen/ändern


Wann der Verlader die Ladelisten und Auszeichnungsetiketten ausdruckt, ist abhängig von seinen individuellen Versandprozessen. Im SetzNET wird jeweils eine Etikette pro Anzahl Sendungseinheiten erstellt. Eine Zeile entspricht einer Sendungseinheit (Palette, Fass, Rollboxen usw.). Meist werden die Etiketten am Ende der Versandstrasse (bei der physischen Sendungsaufbereitung) erstellt, weil erst dann bekannt ist, auf wie viele Lademittel sich die Sendung verteilt. Hier könnten auch spezielle, definierte Drucker direkt angesteuert werden.


Bis zur definitiven Freigabe und der damit verbundenen elektronischen Übermittlung einer Ladeliste sind Änderungen möglich. Auch die Zuordnung von Transportaufträgen auf die Ladelisten ist den individuellen Anforderungen und Prozessen des Verladers, respektive dessen Vereinbarungen mit Setz, unterworfen. Meistens wird pro Ladevorgang eine Ladeliste erzeugt und die entsprechenden Sendungseinheiten sind dort zugeordnet. Das Rüsten und Bereitstellen der Sendungen entspricht den individuellen Prozessen des Verladers, sie sind durch das SetzNET nicht tangiert. Für die nachgelagerten Prozesse ist es jedoch für Setz wichtig, dass alle Sendungseinheiten mit im SetzNet generierten und lokal beim Verlader gedruckten Etiketten ausgezeichnet sind.


Aus Sicht des Verladers ergeben sich durch die Arbeit mit dem SetzNET folgende Vorteile:

  • Direkter Zugang zum Informationssystem seines Logistikdienstleisters Setz und dadurch höhere Transparenz über Inhalt und Status der eigenen Aufträge.
  • Beauftragung und Zugriff von verschiedenen Standorten aus auf die gleiche zentrale Datenbasis
  • Erzeugung der Sendungsetiketten mit eindeutiger Referenz aus dem System des Logistikdienstleisters, dadurch klare und schnellere Auftragsabarbeitung mit eindeutiger Auszeichnung seiner Sendungen.
  • Einfaches Track & Trace (Sendungsverfolgung) mit der eigenen Referenznummer des Verladers für alle Aufträge, die im SetzNET verwaltet werden.
  • Zugriff auf archivierte Ladelisten und Labels
  • Verwaltung des eigenen Empfängerstammes oder Abruf regelmässiger Transportdaten (Filialen usw.)
  • Nutzung einer internetbasierten Transportauftragslösung ohne oder mit geringen Vorinvestitionen (Einlesen der Textdateien) und ohne zusätzliche, lokale Softwareinstallationen.



Einschränkend ist zu sagen, dass die Nutzung des SetzNET zunächst eine Registrierung und Einrichtung des Verladers durch Setz erfordert, also nicht spontan möglich ist (z.B. eindeutige Debitoren-ID des Kernsystems usw.). Ausserdem ist jede Anwendung eines neuen Systems mit einem Eingewöhnungsaufwand für die Personen verbunden, die damit arbeiten. Das ist für Verlader nur dann hinderlich, wenn selten mit Setz gearbeitet wird oder Setz ein Logistikdienstleister unter vielen ist. Die Benutzeroberfläche ist aber so gestaltet, dass sich auch ungeübte Benutzer schnell zurechtfinden und die Plausibilisierung bei der Erfassung immer (für den jeweiligen Logistikdienstleister) korrekte Aufträge ergibt. Seinen Nutzen entfaltet das SetzNET für Kunden, die regelmässig mit Setz arbeiten und ohne Investitionen in eine EDI-Lösung eine umfassende und sichere Auftragsvergabe zu ihrem Logistikdienstleister schätzen.


5. Lösungsbeschreibung aus Sicht der Setz

Aus Sicht Setz gliedert sich der Prozess grob in folgende Schritte:


Abbildung 5: Prozessübersicht Logistikdienstleister
Abbildung 5: Prozessübersicht Logistikdienstleister


Um Kunden im SetzNET neu anzulegen, stellt Setz diesen zunächst ein Registrierungsformular zur Verfügung. Die Angaben werden von Setz so ergänzt, dass nach der Freischaltung alle über das SetzNET eingehenden Aufträge in der definierten Qualität im Setz-internen System der Transportdisposition, Ausführung und Fakturierung vorhanden sind.


Da es sich beim SetzNET um die für Setz parametrisierte Standardlösung yellowlog von yellowworld handelt, erfolgt auch die effektive Hinterlegung des Verladerprofils sowie die Freischaltung des Kunden zum Service durch yellowworld. Bei der Freischaltung erhält der Setz-Kunde seine Login-Daten direkt vom zugewiesenen Call-Center der yellowworld, welches auch für den gesamten Prozess den 2nd Level Support wahrnimmt. Die direkte Kundenverantwortung obliegt dem Kundenbetreuer von Setz.


In der Dispositions-Abteilung von Setz wurden bewusst die bestehenden Prozesse mit der Einführung des SetzNET in der ersten Phase nicht geändert, deshalb erhält sie neben dem automatischen Datenübertrag (XML) zur Standardschnittstelle des Kernsystems für Disposition und Transportausführung, eine Info über die vom Verlader freigegeben Ladelisten per E-Mail. Bereits bei der Erfassung wird dabei die Zuordnung der Aufträge auf die drei DISPO-Gebiete von Setz automatisch vorgenommen.


Setz verfügt über ein ausgereiftes Verfahren zur Planung der Disposition sowie die Feststellung und Meldung von Planabweichungen (Sendungsverfolgung). Deshalb wird der Status zu allen Sendungen bestätigt, respektive auf "wird zugestellt/abgeholt" gesetzt. Zu Sendungen, zu denen keine Planabweichung gemeldet wurde, wird automatisch am Folgetag gemäss den ausgeführten Aufträgen der Status auf "zugestellt" gesetzt. Bei eingegangenen Abweichungsmeldungen wird der jeweilige Status manuell von den Setz-Mitarbeitern in der Disposition angepasst.


Für alle diese Funktionen hat die DISPO von Setz die Möglichkeit, sich auf eine dedizierte DISPO - Sicht auf der internen Webseite des SetzNET einzuloggen, auf die freigegebenen Aufträge zuzugreifen, eine einzelne Ladeliste zu selektieren oder darin zu jedem Transportauftrag einen Status auszuwählen. Die möglichen Stati sind in einer vordefinierten Auswahlbox hinterlegt, zu jedem kann eine individuelle Bemerkung erfasst werden. Diese Statuserfassung wird immer mit dem Benutzernamen und der Uhrzeit/Datum gespeichert. Diese Sendungsverfolgungsinformationen stehen wiederum dem Auftrageber jederzeit zur Verfügung.


Zudem hat die Setz - DISPO jederzeit die Möglichkeit, die vom Verlader freigegebenen Ladelisten manuell zu drucken oder zu kontrollieren. Etwaige Abklärungen, Rückfragen oder telefonische Bestätigungen können so schnell und kundenorientiert durchgeführt werden.


Abbildung 6: Status erfassen - Sicht DISPO Setz
Abbildung 6: "Status erfassen - Sicht DISPO Setz "


Durch die Statusverfolgung hat der Verlader die Möglichkeit, die Sendungsverfolgung seiner Transportaufträge im SetzNET abzufragen (Track & Trace).


Abbildung 7: Sendungsverfolgung / Track & Trace


Abbildung 7: "Sendungsverfolgung / Track & Trace"


Aus Sicht Setz ergeben sich durch die Arbeit mit dem SetzNET folgende Vorteile:

  • Lediglich eine Schnittstelle für die Datenübernahme sämtlicher Kunden, das reduziert Kosten und Komplexität in der eigenen Informatik (EDI und SetzNET).
  • Auftragsdaten gehen elektronisch ein, dadurch wird (redundanter) Erfassungsaufwand vermieden, es liegt eine gleichmässige Datenqualität vor und Fehlerquellen werden reduziert.
  • Da die Kunden die vom SetzNET generierten Etiketten mit Barcode verwenden sind alle Sendungseinheiten in der definierten Qualität gekennzeichnet, wodurch sich die Qualität und Effizienz der Prozesse verbessert.
  • Die für den Verlader selber bedienbaren Auskunftsfunktionen reduzieren die Anzahl der Rückfragen von Verladern zu ihren Sendungen.
  • Die für regelmässige Verlader nützlichen Funktionen des SetzNET erhöhen die Kundenbindung.
  • Die Setz DISPO kann frühzeitiger detaillierte Informationen über kommende Aufträge, welche vom Verlader noch nicht freigeben sind, erhalten.

6. Einbindung des Service yellowlog in das System von Setz

Die Setz hat das SetzNET nicht in der eigenen Informatik implementiert, sondern nutzt den Service Yellowlog der yellowworld AG. yellowworld stellt Setz einerseits Nutzungsrechte (Lizenzen) und andererseits den laufenden Betrieb und Support zur Verfügung. Das bedeutet, dass Setz für den Einsatz des SetzNET weder eigene Hard- und Software kaufen, noch Fachpersonal für den Betrieb aufbauen musste. Das System wird, garantiert durch entsprechende Service Level Agreements (SLAs), von yellowworld voll verantwortlich betrieben.


Yellowworld, eine Tochter der Schweizer Post, führt und betreibt Fulfillment-Prozesse in der Leistungsverrechnung und in der Informationslogistik. Als Full-Service-Provider mit rund 60 Mitarbeitenden unterstützt sie ihre Kunden bei Analyse, Gestaltung und Umsetzung der massgeschneiderten Lösung und betreiben diese im Outsourcing. Das Angebot basiert auf der Plattform IPEC (Integrated Platform Electronic Commerce), die durch ihren modularen Aufbau mit flexiblen Services in die verschiedensten Umsysteme eingebunden werden kann.


yellowlog basiert auf einer Lösung der inet-logistics GmbH, die an IPEC angebunden ist. inet-logistics hat sich auf die Entwicklung, die Realisierung und den Betrieb von internetbasierten eLogistics-Lösungen für Logistikdienstleister und Verlader spezialisiert . inet-logistics ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz tätig, yellowworld ist der Schweizer Vertriebspartner von inet-logistics. Verschiedenste Logistikdienstleister und Verlader setzen tagtäglich auf diese Lösungen.


Durch die Nutzung von yellowlog kann Setz eine komplette Applikation nutzen und diese mit lediglich einer Schnittstelle in ihr Kernsystem System integrieren. Das Outsourcing hat für Setz die folgenden Vorteile:

  • Nutzung des langjährigen Know-hows und der Infrastruktur von yellowworld für Software und Betrieb
  • Bezug der Supportleistungen zum SetzNET für Verlader durch das Customer Care Center (Helpdesk) von yellowworld.
  • Nutzung einer einzigen Plattform für Auftragseingänge via Internet, EDI (Electronic Data Interchange) und zur Integration von zukünftigen, elektronischen Marktplätzen.
  • Erhöhung der Kundenbindung durch die Einbindung von yellowlog in die eigene Homepage im eigenen Corporate Design.
  • Garantiert (SLA) hochverfügbarer, überwachter 5x18 h-Service für alle Kunden und Partner.



yellowlog unterstützt eine breitere Funktionspalette, als heute von der Setz genutzt wird: Die Leistungspalette kann um die auf dem Transportauftrag basierenden Leistungen Beschaffungsauftrag für Verlader, Lademittelmanagement, Reparaturlogistik für Verlader, Logistikdienstleister, Servicecenter oder um die nachfolgende Frachtkosten-Abrechnung erweitert werden.


Einschränkend ist aus Sicht von Setz zu sagen, dass der nachhaltige Wettbewerbsvorteil durch das SetzNET dadurch begrenzt ist, dass der Service auch Wettbewerbern zugänglich ist. Verlader können also yellowlog für die Beauftragung mehrerer Logistikdienstleister und Spediteure einsetzen.


7. Aufwand für Einrichtung und Betrieb der Lösung

Investitionsaufwand:
Für die Nutzung des Service yellowlog bei einem Logistikdienstleister wie Setz fallen typischerweise folgende Initialaufwände an:

  • Situationsanalyse und Konzeption: ca. 30 Manntage externe Beratung (Resultat: Einsatzkonzept/Detailkonzept inkl. Prozessdefinitionen durch IT-Dienstleister sowie 30 Manntage interner Aufwand)
  • Lizenzkosten: die einmaligen Lizenzkosten sind gestaffelt nach Anzahl zu erwartender Transaktionen pro Jahr.
  • Einrichten und Parametrisierung des Mandanten (Setz), einschliesslich Übernahme des CI/CD, individuelle Benutzeroberflächen und Datenübertragung: ca. 45 Manntage durch yellowworld und ihren Partner.
  • Einrichten einer Schnittstelle auf der Seite des Mandanten: ca. 5 Manntage (Anpassung der bestehenden Standardschnittstelle)
  • Anlegen der Stammdaten zu den Verladern: ca. 1 Manntag (Aufwendungen sind in den Betriebsgebühren eingeschlossen)


Laufende Kosten:
Je Transaktion fallen Kosten in Höhe von CHF 0.25 bis CHF 0.85 an, je nach Anzahl effektiv freigegebener Transportaufträge und je nach individuellen Anforderungen. Die Betriebsgebühr beinhaltet: Betreute Hochverfüg-barkeit der Applikation für Setz und deren Kunden, Datenübermittlung an die definierten Schnittstellen, 2nd Level-Support, Eskalation bei Fehlermeldungen, neue Releases der Standardapplikation, die Aufschaltung von Verla-dern, Archivierung der Daten und Transaktionen über 6 Monate. Ausser der Umsetzung von neuen Anforderun-gen entstehen keinen weiteren Betriebskosten.


8. Entscheidungsfindung für die Systemeinführung

Die Einführung des SetzNET erfolgte bei der Setz im Rahmen des strategischen Entscheids, durch den Aufbau einer standardisierten, durchgängigen Datenverarbeitung über alle Prozessstufen einerseits Qualität und Abwick-lungsgeschwindigkeit zu erhöhen, andererseits Prozess- und Fehlerkosten zu senken.


Für dieses strategische Programm zur Weiterentwicklung der Infrastruktur ist eine jährliche Budgetposition reser-viert. Projektvorschläge werden nach der Nutzwertanalyse bewertet und allenfalls durch einen externen Anbieter offeriert. Es kommen jeweils die Projekte zur Ausführung, bei denen das Verhältnis von Nutzwert zu Investitions-summe am günstigsten ausfällt oder deren strategischer Kundennutzen (Kundenbindung) im Vordergrund steht.


Eine Rentabilitätsbetrachtung in Form einer Amortisationsrechnung wurde erstellt, sie ist aber nicht das dominie-rende Kriterium, da die finanzielle Bewertung der Nutzenaspekte so grosse Ermessensspielräume zulässt, dass sie keine objektive Schlussfolgerung zulässt. Vielmehr steht die erfolgreiche Kundenbindung im Vordergrund. Bei Setz geht man davon aus, dass sich die Investition in ca. 12 bis 18 Monaten amortisiert.


Betreiber der Lösung

Setz Gütertransport AG
Guido Koch, Leiter Verkauf
Branche: Verkehrsunternehmen/Transport/Logistik, Logistikdienstleister, Transportlogistik, Lagerlogistik, Plattformlogistik, Informationslogistik, Branchenlogistik, E.Logistik
Unternehmensgrösse: MittelunternehmenSetz Gütertransport AG

Lösungspartner

Nathan A. Schönbeck, Leiter Logistics
yellowworld AG
Oswald Wehrle
inet-logistics GmbH

Autoren der Fallstudie

Adrian Dubach
yellowworld AG

01. Februar 2003
(c) Februar 2003; yellowworld AG und Setz AG

Zu dieser Fallstudie sind keine Anhänge verfügbar.
1952
setz-ag
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1952-setz-ag
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