Die Sicovend AG ist im Design-In, Vertrieb und Support im Bereich elektronischer Passivkomponenten wie magnetische, elektromechanische, akustische Komponenten etc. tätig. Diese Artikel werden bei verschiedenen Marken- und No-Name-Lieferanten im Fernost eingekauft. Sicovend offeriert Standard-, kundenspezifische und Vorzugssortimentlagerhaltung sowie das physisch getrennte Siconomics-Sicherheitslager. 80% des Lagers sind durch Bestellungen und Rahmenverträge abgedeckt. Sicovend beliefert den Schweizer- und EU-Markt. Die Produkte, die Kunden bei Sicovend einkaufen, nutzen sie für die Herstellung ihrer eigenen Produkte. Im Jahr 2004 machte die Sicovend mit zehn Mitarbeiter/-innen 8,4 Millionen Franken Umsatz. Dies entspricht einer Steigerung von rund 40% innerhalb von sechs Jahren.

Die Sicovend übernimmt für ihre Kunden eine Gatekeeperfunktion, indem sie die Lieferanten nach folgenden Kriterien auswählt und ständig überprüft, inwiefern sie diese noch erfüllen:

• Schnelle Reaktionszeit / Flexible Herstellungsprozesse
• Kurze Lieferzeiten für Muster und Serien
• Design-In-, Engineering- und Preisunterstützungs-Support ihrer ISO-zertifizierten Hersteller und deren Entwicklungsabteilungen
• Kooperatives und zuverlässiges Verhalten

Die Fallstudie beschreibt, wie Sicovend gemeinsam mit der io-market AG die Bestellprozesse der Kunden vereinfacht. Der Kunde lagert die Bedarfsplanung und das Bestellwesen der auszulagernden Artikel an Sicovend aus (Vendor Managed Inventory).

Sicovend hat sich die ständige Verbesserung der Wertschöpfungskette zwischen sich und ihren Kunden zum Ziel gesetzt, um sich von ihren Konkurrenten zu differenzieren: „We will seek to be rated the best by customers on those attributes of our products and services that they value most.“ Weil die Produkte kaum Differenzierungspotenzial bieten, optimiert Sicovend die Bestellprozesse, um damit Kostensenkungen und Zeiteinsparungen für den Kunden zu realisieren. Bisher hat Sicovend dazu folgende Massnahmen ergriffen:

• Aktives Second Sourcing
• Kundenspezifisches Labelling (Barcode 39/128/PDF417/2D)

Die elektronischen Passivbauteile der unterschiedlichen Lieferanten lassen sich grösstenteils substituieren. Sicovend nutzt ihr Markt- und Produkt-Know-how und bietet ihren Kunden deshalb ihre Erfahrungen im Bereich Second Sourcing an. Sie macht ihren Kunden Vorschläge für günstigere Ersatzprodukte. Der Kunde profitiert dadurch von besseren Preisen, kürzeren Lieferfristen bei gleichzeitig gleichwertiger Produktqualität.

Mit dem kundenspezifischen Labelling (wie Kundenbestellnummer, Kundenartikelbezeichnungen etc.) auf der kleinsten Verpackungseinheit garantiert die Sicovend seit Jahren ihren Kunden die Rückverfolgbarkeit der Produkte und die Bewirtschaftung des Lagers nach dem First-in-First-Out-Prinzip.

Mit Siconomics hat Sicovend ein weiteres Instrument geschaffen, um die Bestellprozesse ihrer Kunden zu vereinfachen. Der Kunde lagert die Bedarfsplanung und das Bestellwesen der auszulagernden Artikel an Sicovend aus (Vendor Managed Inventory).

Belastung der Beschaffungsabteilung durch Commodities (C-Artikel)
Das Siconomics-Logistikkonzept eignet sich für die Beschaffung derjenigen Passivkomponenten, die quantitativ 80% des Einkaufsvolumens, aber nur 20% der Einkaufssumme ausmachen (Commodities). Bis vor zwei Jahren bestand zwischen der Sicovend und allen ihren Kunden eine herkömmliche Kunden-Lieferanten-Beziehung: Der Kunde nahm selber die Bedarfsplanung vor und bestellte die Produkte telefonisch oder schriftlich bei der Sicovend. Damit behandelten die Kunden diese Commodities gleich wie A- und B-Produkte. Durch diese herkömmliche Beschaffungsart belasteten sie ihre Personalressourcen im Einkauf im Verhältnis zum Bestellwert der Waren übermässig stark.

Mehrere Kunden kamen deshalb in der Vergangenheit auf Sicovend zu. Sie wollten die Bedarfsplanung und das Bestellwesen dieser Commodities auslagern. „Wir wollen nur noch Kontrollinstrumente haben, ansonsten wollen wir mit dem Bestellprozess nichts mehr zu tun haben“, so die Aussage eines Kunden.

Sicovend hat deshalb nach einer Lösung gesucht, um diesem Bedürfnis zu entsprechen. Anlehnend an das Vendor-Managed-Inventory-Konzept hat Sicovend das Siconomics konzipiert und realisiert. Unterstützt wurde Sicovend von der io-market AG – einem Softwareentwickler zur Optimierung von Beschaffungsprozessen.

Siconomics hat zwei Herzstücke:

1. Siconomics-Tools im Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) von Sicovend für die Bedarfsplanung
2. io-network der Firma io-market AG für den Datenaustausch zwischen dem ERP-System von Sicovend und dem ERP-System des Kunden

Verbindungen zwischen ERP-Systemen
Damit Sicovend die Bedarfsplanung für einen Kunden übernehmen kann, benötigt sie dessen Lagerbestände und Planungsdaten. Anstatt einer direkten Peer-to-Peer-Verbindung zwischen dem ERP-System von Sicovend (Navision) und dem ERP-System des Kunden nutzt Sicovend das io-network für den Datenaustausch. Das io-network ist die zentrale Datenintegrations- und Kommunikationsplattform. Sie konvertiert die Datenformate, die vom Kunden geliefert werden, in ein Datenformat, das Sicovend in ihrem ERP Navision einlesen kann und umgekehrt. Dafür ist der Data Exchange Manager verantwortlich (vgl. Abbildung 1).

Ein wesentlicher Vorteil des io-network ist die einmalige Anbindung an das io-network für Sicovend, womit der Datenaustausch mit mehreren Kunden und deren unterschiedlicher ERP-Systeme ermöglicht wird, ohne dass auf der Seite von Sicovend weitere Schnittstellen realisiert werden müssen (one2many-Prinzip). Dadurch werden erhebliche Kosten eingespart und das technische Risiko für Sicovend sinkt.

Abbildung 1: io-network verbindet ERP-Systeme.


Datenaustausch und Bedarfsplanung
Gemeinsam mit dem Kunden werden ein Minimal- und ein Maximalbestand des Produktionslagers festgelegt. Der Kunde bucht den Verbrauch jeweils aus seinem ERP-System aus. Täglich übermittelt er seine dispositiven Daten wie die aktuellen Lagerbestände, die Vergangenheits-, Produktions- und rollenden Forecast-Zahlen aus seinem ERP-System, mittels Postfachprinzip über einen FTP-Server, an das io-network. Damit muss io-market nicht auf das ERP-System des Kunden zugreifen. Missbrauch von Dritten wird dadurch verhindert. Beim Einlesen werden die Daten neu strukturiert im DataWarehouse abgelegt (vgl. Abbildung 2).

Sicovend holt sich diese Daten vom io-network und importiert sie ins ERP-System. Damit nimmt sie die Bedarfsprognose für das Produktionslager des Kunden in ihrem ERP-System vor: Aufgrund der Lagerbestandsveränderungen kann Sicovend frühzeitig die Kundenbestellung generieren und die Bauteile aus dem Sicherheitslager ausliefern, falls der Produktionslagerbestand unter den definierten Minimalbestand fällt. Die Auftragsbestätigung wird dem Kunden elektronisch über das io-network übermittelt, damit er sie in sein ERP-System importieren kann.

Die Abrechnung erfolgt – je nach Kundenwunsch - in elektronischer Form oder auf Papier in Form einer Sammelrechnung.

Abbildung 2: Die Aufgabenteilung bei Siconomics.


Im Zuge des Vendor Managed Inventory übernimmt Sicovend für den Kunden das Sicherheitslager. Der Kunde führt bei sich nur noch ein Produktionslager. Das kundenspezifische Sicherheitslager wird physisch und systemtechnisch vom Gesamtlager getrennt bei der Sicovend geführt. Damit wird sichergestellt, dass niemand für einen anderen Kunden Artikel aus diesem Lager verkauft.

Die Bedarfsprognose für das Produktionslager des Kunden fliesst in die Nachdisposition des Sicherheitslagers ein. Aufgrund der Wiederbeschaffungszeiten der Produkte sowie unter Berücksichtigung des Kunden-Fore-casts der Produktionszahlen, werden automatisch Bestellvorschläge ausgelöst, sobald das definierte Sicherheitslagerminimum erreicht wird. Steigen die Wiederbeschaffungszeit und der geplante Verbrauch eines Produktes, vergrössert Sicovend den Bestand im Sicherheitslager. Sinken die Wiederbeschaffungszeit und der geplante Verkauf, verkleinert Sicovend das Sicherheitslager. Die Verkäufer bei Sicovend prüfen die Bestellvorschläge und schicken sie per Fax an die Lieferanten. Zurzeit wird die vertikale Vernetzung mit dem Lieferanten angestrebt.


Datenverantwortlichkeiten klar geregelt
Eine Herausforderung im Vendor Managed Inventory ist die Regelung der Datenverantwortlichkeiten aufgrund des unternehmensübergreifenden Netzwerks. Sicovend offeriert ihren Kunden deshalb eine Standardschnittstelle für den Zugriff auf das io-network. Der Vorteil liegt in einer kostenlosen Nutzung und sofortigen Einsetzbarkeit. Nutzt der Kunde diese Standardschnittstelle und arbeitet mit dem FTP-Client von io-market, übernimmt io-market die Verantwortung für die Datenübermittlung ab dem Postfach beim Kunden. Will der Kunde eine eigene Schnittstelle zum io-network realisieren, muss er die Verantwortung für die Datenübermittlung bis zum io-network übernehmen. Eine kundenspezifische Schnittstelle kostet zwischen 5'000 und 40'000 Franken und hat den Vorteil, dass man allenfalls mehrere Lieferanten anbinden kann, weil es keine proprietäre Lösung für das io-network ist.


Kontrollinstrumente für den Kunden
Sicovend bietet ihren Kunden drei Kontrollinstrumente, indem sie ihnen über das io-network Zugriff auf die aktuellsten Daten gibt.

1. Der Kunde sieht laufend den wertmässigen Bestand im Sicherheitslager. Dies ist wichtig für die Produkte, die der Kunde der Sicovend abkaufen muss, wenn er das Sicherheitslager auflösen will (C- und NR/NC-Artikel).
2. Der Kunde hat einen Überblick über den Lagerbestand und seine Entwicklung sowohl in seinem Produktionslager als auch im Sicherheitslager bei Sicovend.
3. Der Kunde hat Zugriff auf die gesamte History der Bestellungen.

 

Siconomics bietet mit io-network das Bindeglied zwischen den verschiedenen Plattformen und Systemumgebungen und verbindet die Geschäftspartner miteinander. Durch diese Integration kann der Austausch von Informationen vollautomatisch und ohne Medienbruch erfolgen. Der Vorteil für den Kunden liegt in der Durchgängigkeit der Prozesse und in der hohen Integration der bestehenden Systeme. Ein wesentlicher Aspekt ist dabei die einmalige Schnittstelle an das io-network, womit eine Kommunikation mit mehreren Geschäftspartnern ermöglicht wird, ohne dass weitere Schnittstellen erstellt werden müssen. Dadurch werden Kosten eingespart und das technische Risiko für den Kunden minimiert.

Sowohl Sicovend als auch der Kunde profitieren vom Einsatz von Siconomics.

Der Kunde profitiert wie folgt von Siconomics:

• Freisetzung personeller Ressourcen im Einkauf
• Prozesskosteneinsparungen
• Reduktion der Lagerwert- und Lagerkapitalbindung

Der Pilotkunde von Siconomics konnte seine Bestellkosten auf null Franken pro Bestellung senken: Er kaufte bei Sicovend im Jahr 2003 350 verschiedene Artikel mit 196 Bestellungen ein. Die durchschnittliche Anzahl Positionen pro Bestellung betrug 5. Dies ergab einen durchschnittlichen Artikelumschlag von 2,8. Die durchschnittlichen Auftragskosten von 100 Franken pro Bestellung ergab Bestellkosten von 19'600 Franken im Jahr 2003. Im 2004 wurden 200 Bestellungen mit Siconomics ausgelöst. Hätte der Kunde diese auf die herkömmliche Art abgewickelt, hätte das 32'000 Franken gekostet (vgl. Abbildung 3).

Abbildung 3: Kosteneinsparungen.

Zusätzlich konnte der Kunde von folgenden Einsparungen bei 350 Artikeln profitieren:

• Im Einkauf wurden personelle Ressourcen von 35 bis 40 Stunden pro Monat freigesetzt.
• Der Lagerwert- und die Lagerkapitalbindung konnten um mehr als 20% gesenkt werden

Dem Kunden entstehen Investitionskosten für die Implementierung der internen Schnittstelle sowie für die interne Systemanpassung (je nach ERP-System 3 bis 5 Arbeitstage). Übernimmt der Kunde die kostenlose externe Siconomics-Schnittstelle, fallen neben den erwähnten Investitions- und internen Schnittstellen-Wartungskosten keine zusätzlichen Aufwendungen an. Die laufenden Kosten für den Betrieb der externen Siconomics-Schnittstelle bei io-network übernimmt Sicovend.

Entscheidet sich der Kunde für eine eigene externe Schnittstellenlösung, muss er neben den erwähnten Investitionskosten zusätzlich für die Erstellung und Wartung der eigenen externen Schnittstelle aufkommen.

Sicovend profitiert von Siconomics wie folgt:

• Die Wechselbarrieren zu einem anderen Lieferanten steigen an. Dies erhöht die Kundenbindung.
• Darüber hinaus konnte Sicovend das gelieferte Sortiment erweitern.
• Die Transparenz im Produktionsprozess des Kunden erlaubt es Sicovend, ohne Verzögerung auf Bedarfsschwankungen zu reagieren.

Dank der Standardlösung von io-market konnte Sicovend innerhalb kürzester Zeit eine funktionsfähige und skalierbare Beschaffungslösung gemäss dem one2many-Konzept realisieren (ab definiertem Pflichtenheft dauerte dies vier Wochen). Dies ermöglicht Sicovend in der Zukunft die Anbindung weitere Kunden mit anderen ERP-Systemen, ohne dass auf der Seite von Sicovend weitere Schnittstellen realisiert werden müssen (vgl. Abbildung 4).

Abbildung 4: one2many-Prinzip des io-network.





Die Erstellung dieser Fallstudie wurde unterstützt von:

• Microsoft Business Solutions
• PostFinance
• Siemens Schweiz