Die Waser Bürocenter AG (Waser Büro) gehört zur Waser Gruppe. Sie kümmert sich als multimedialer Dienstleistungspartner um sämtliche Anforderungen des modernen Büroarbeitsplatzes.

Waser Büro handelt mit Büromaterial, PC- und Druckerzubehör. Von Buchs ZH aus bedient sie mit 77 Mitarbeiter/-innen die ganze Deutschschweiz und via Aepli AG (gehört zur Waser-Gruppe) auch die Romandie. Waser Büro führt rund 8'000 Artikel in ihrem Sortiment und positioniert sich damit als kompetente Logistikpartnerin: Einfachste Bestellmöglichkeiten, Lieferung aus einer einzigen kompetenten Hand, lückenloser Nachschub in jeder Situation, Präzision punkto Zeit, Ort und Paketinhalt. Waser Büro schneidet ihre Dienstleistungen nach Mass auf die Bedürfnisse der Kunden zu.

Auch als multimediale Dienstleisterin sind Kataloge und Mailings in Papierform für Waser Büro zentrale Marketinginstrumente. Mit der Standardsoftware OpenMedia® konnte sie den aufwändigen und kostspieligen Herstellungsprozess der Katalog- und Mailerproduktion automatisieren, ohne auf einen kundenfreundlichen und frischen Auftritt zu verzichten. Dies ermöglicht es Waser Büro, mit wesentlich geringeren Aufwänden und Kosten ihre Kunden aktuell und flexibel über Produkte zu informieren.

 

Die Bereitstellung von gedruckten Katalogen und Aktionsmagazinen ist für Waser Büro ein wichtiges Instrument zur Gewinnung, Bindung und Pflege von Kunden. Obwohl bereits fast zwei Drittel der Bestellungen elektronisch über EDI, direkte ERP-Anbindungen und den Waser Büro Onlineshop eingehen, wird der Katalog in Papierform immer noch von vielen Kunden als primäre Informationsquelle nachgefragt und genutzt. Für sie produziert Waser Büro drei Katalogsorten in unterschiedlichen Auflagen:

1. Hauptkatalog mit Bürobedarfsmaterial, PC- und Druckerzubehör (ca. 650 Seiten)
2. Katalog mit Sparangeboten (ca. 80 Seiten)

Die Kataloge erscheinen jährlich. Neben der Grundkommunikation mittels Katalogen druckt Waser Büro vier bis fünf Mal im Jahr Aktionsmagazine, in denen vergünstigte Produkte und Neuheiten vorgestellt werden.

Die Kataloge und Aktionsmagazine wurden früher in akribischer Kleinarbeit manuell erstellt. Die Product-Manager korrigierten von Hand ihre Produkte und Preise in einem Exemplar des alten Katalogs. Die einzelnen Seiten mit den handschriftlichen Notizen wurden einer Werbeagentur übergeben, die den Katalog setzte und den Produktmanagern zur Korrektur zurückgab.

Der Prozess war für Waser Büro sehr zeitaufwändig und kostenintensiv. Die Erstellung eines neuen Katalogs zog sich jeweils über Monate hin, da die Korrekturen zwischen Werbeagentur und Produktmanagern x-mal hin- und hergeschickt werden mussten. In den letzten Wochen vor dem Produktionstermin wurde es jeweils nochmals hektisch für die Produktmanager, weil die Preise oft noch einmal angepasst werden mussten. Erneute Handarbeit bei der Agentur war die Folge.

Zudem war der Prozess sehr fehleranfällig, weil der Produktmanager die Produktdaten doppelt pflegen musste: Sowohl im ERP-System als auch auf Papier.

Angesichts der hohen zeitlichen und kostenmässigen Belastung entschied sich Waser Büro, den Herstellungsprozess der Kataloge zu automatisieren und setzte sich dabei folgende Ziele:

• Mit einer Prozessoptimierung sollten die Produktionskosten, die in der klassischen Vorstufe angefallen sind, um mindestens 30% reduziert werden.
• Die Produktionszeiten sollten um mindestens 50% verkürzt werden, um damit die Time to Market zu reduzieren.

Gemeinsam mit der Firma UD Neue Medien führte Waser Büro dazu die Standardsoftware OpenMedia® ein. Die Software wurde aufgrund ihrer einfachen Bedienungsoberfläche, des leistungsfähigen Outputs und der Möglichkeit, sie im Outsourcing einzusetzen, gewählt.

Die grosse Herausforderung im Projekt war das heterogene Produktsortiment von Waser Büro. Die Beschreibungsmerkmale unterscheiden sich stark zwischen den verschiedenen Produktkategorien. Während für einige Produkte Farbe und Grösse als Bezeichnung ausreichen, braucht es für andere Produkte detaillierte Angaben zur Leistungsfähigkeit, zum Zubehör und so weiter.

Die Aufbereitung der Kataloge erfolgt heute dank OpenMedia® direkt durch die Product-Manager von Waser Büro: Die Product-Manager stellen aus den Angeboten der Lieferanten ihr Produktsortiment zusammen: Das ERP-System ist bei Waser Büro das Lead-System (vgl. Abbildung 1). Aus den Dokumentationen der Hersteller bereiten die Product-Manager die Daten manuell auf und pflegen sie im ERP-System i/2 von Polynorm ein. Dort sind max. 120 Datenfelder pro Artikel zu erfassen. Einmal pro Tag werden die Produktdaten aus dem ERP-System in den Onlineshop und in die OpenMedia®-Datenbank überspielt. Die OpenMedia®-Schnittstelle erkennt beim Import selbstständig, wie eine bestimmte Warengruppe am besten aufgebaut werden soll: Wiederholende Inhalte werden vermieden, die Breite der Tabelle im Verhältnis zu den Bildern wird automatisch festgelegt, und es werden aufgrund der Artikel-Attribute Produktgruppierungen vorgenommen. Auch die Produktbilder aus der Bilderdatenbank werden automatisch kategorisiert und den richtigen Artikeln zugeordnet. Dank der Schnittstellen-Logik entfallen etliche Arbeitsschritte bei der sonst aufwändigen Tabellendefinition.

Sind die Daten importiert, können die Product-Manager die Warengruppen um Piktogramme und Logos ergänzen oder die Tabellen, welche das System vorschlägt, manuell ändern. OpenMedia® bietet die Möglichkeit, alle Informationen via Webbrowser zu nutzen und zu bearbeiten.

Auf den Produktionstermin des Katalogs hin werden aus den Produktdaten im Layout-Prozessor fortlaufend fertige Seiten generiert und stehen danach als Kontroll-PDF zur Verfügung.

Nach den entsprechenden Korrekturen durch die Produktmanager generiert OpenMedia® die endgültigen Druckvorlagen für die Druckereien (vgl. Abbildung 1).

 

Abbildung 1: Katalogmanagement

Der technische Betrieb von OpenMedia® erfolgt auf Wunsch von Waser im Rechenzentrum der UD Medien. Dadurch ist eine hohe Verfügbarkeit und der schnelle Zugriff auf Software-Updates gewährleistet.

Innert kürzester Frist konnte Waser Büro OpenMedia® operativ nutzen. Von der Planung bis zur Erstellung des ersten gedruckten Mailings vergingen nur rund vier Monate.

Durch die Automation des Prozesses wurden Kosten- und Zeiteinsparungen in grossem Umfang realisiert. Dank OpenMedia® kann Waser Büro die Produktionskosten einer Katalogseite um 40% und die Produktionszeit um 50% reduzieren.

Um von diesen Einsparungen zu profitieren, musste Waser Büro aber auch einige Kompromisse bezüglich Layout und Gestaltungsflexibilität eingehen: Die Automation führte anfänglich in einigen Bereichen noch zu einer gewissen Starrheit. Durch die ständige Verbesserung der OpenMedia®-Schnittstellen-Logik einerseits und der laufend weiter ausgebauten Möglichkeiten für die Product-Manager, die Basisregeln manuell zu übersteuern, können die Kompromisse an der Gestaltung auf ein Minimum reduziert werden.

Auch die Arbeitsbelastung der Product-Manager ist heute besser verteilt: Anstelle von langen Vorbereitungszeiten werden die Daten kontinuierlich während des ganzen Jahres im ERP-System gepflegt. Durch diese rollende und fortlaufende Datenpflege im ERP-System und im OpenMedia®-Katalogtool kann die „Time to Market“ massiv verkürzt werden (vgl. Abbildung 2).

Abbildung 2: Zeitliche Belastung der Product-Manager

Die konsequente Datenübernahme vom ERP-System vermeidet kostspielige und fehleranfällige Mehrfacherfassungen, und die medienneutrale Datenhaltung erlaubt die kostengünstige und flexible Aufbereitung der Daten in verschiedenen Formaten (Print, Web etc.).

Die Fehlerquellen konnten massiv reduziert werden, weil die Daten heute nicht mehr redundant gepflegt werden. Zudem macht der Import der Produktdaten ins OpenMedia® allfällige Fehler sofort im Browser sichtbar.

Durch die Einführung eines durchgängigen Datenflusses zwischen ERP, Onlineshop und Katalogsystem stieg kurzfristig, d.h., bis alle bestehenden Produkte korrekt erfasst waren, der Aufwand für die Product-Manager stark an. Pro Artikel müssen bis zu 120 Datenfelder korrekt gepflegt werden, damit die Datenqualität für alle drei beteiligten Systeme ausreicht und sämtliche Teilprozesse reibungslos funktionieren. Nach Projektabschluss sind diese Arbeiten aber wieder auf ein normales Mass gesunken, sodass sich die Product-Manager heute um ihre eigentliche Kernaufgabe kümmern können: Ausbau und Pflege des Sortiments und Verträge mit Lieferanten.

Abbildung 3: Katalogseite

Die automatisierte Katalogproduktion eröffnet Waser Büro neue Möglichkeiten der Kommunikation mit ihren Kunden. Dank den geringeren Produktionskosten kann Waser Büro z.B. kundenspezifische Kataloge ins Auge fassen. Auch wurde dank der Einsparungen entschieden, den französisch sprechenden Markt via Aepli AG mit einem eigenen Katalog zu bearbeiten. Damit hilft OpenMedia® Waser Büro ganz direkt dabei, seine Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Obwohl diese Flexibilität ursprünglich nicht Zielsetzung des Projektes war, profitiert Waser Büro schon sehr schnell von diesen Chancen.

Waser Büro hofft darauf, dass die Lieferanten die Produktdaten einmal in der Form liefern, dass diese automatisch ins ERP-System importiert werden können. Dies bedingt allerdings eine Standardisierung der Datenformate in der gesamten Branche, die zurzeit noch nicht Realität ist.



Die Erstellung dieser Fallstudie wurde unterstützt von:

• Microsoft Business Solutions
• PostFinance
• Siemens Schweiz