Hintergrund, Branche, Produkt und Zielgruppe
ELCO AG mit Sitz in Brugg ist der grösste Anbieter von Briefumschlägen und Schreibwaren auf dem Schweizer Markt und entstand 2007 durch den Zusammenschluss der zwei traditionsreichen Unternehmen Seetal Schaller AG und ELCO Papier AG. Heute gehört das Unternehmen zur Wipf-Gruppe. Mit seinen gegen 300 Mitarbeitenden erwirtschaftete das Unternehmen im Jahr 2011 einen Umsatz von etwa 100 Millionen CHF.
Das Produktsortiment von ELCO umfasst rund 300 Sorten Umschläge für unterschiedlichste Geschäftsanwendungen. Diese haben Anforderungen zu erfüllen wie reibungslose maschinelle Verarbeitbarkeit und Abfüllung bei hohem Tempo, kreative Lösungen für Mailingkampagnen und tadellose Ankunft beim Empfänger. Die Schreibwaren bestehen zur Hauptsache aus feinen Schreibpapieren, Notizblöcken und den bekannten ELCO Ordo-Ablagemappen.
Um dem im Zeitalter der elektronischen Kommunikation tendenziell stagnierenden Geschäft der Briefumschläge entgegenzuwirken, wurde das Dienstleistungsangebot kontinuierlich erweitert. ELCO bedruckt Umschläge, übernimmt auf Wunsch die Lagerung für Kunden und erbringt umfassende Beratungsleistungen. Unter dem Namen Swiss Direct Marketing AG führt ELCO ein Tochterunternehmen, das umfassende Direktmarketing-Kampagnen entwickelt und umsetzt und dabei Print- und elektronische Medien möglichst wirkungsvoll kombiniert.
Zu den wichtigsten Kundengruppen gehören der Detailhandel, Papeterien, Druckereien, Schulmaterialzentralen, öffentlich-rechtliche Institutionen, die Versicherungs- und Finanzindustrie sowie Grossunternehmen. Als innovatives mittelständisches Unternehmen, das zum Produktionsstandort Schweiz steht, ist es ELCO aber auch ein Anliegen, für KMU attraktive Angebote bereitzustellen.
Täglich werden 80 bis 100 Tonnen Papier verarbeitet und bis zu 10 Millionen fertige Umschläge und Blöcke ausgeliefert, was einen Umschlag von ca. 800 Paletten pro Tag ergibt. Die Erwartungen der Kunden an die Lieferbereitschaft sind sehr hoch. Bestellungen und Abrufe werden palettenweise oder in Schachteln am nächsten Tag in der ganzen Schweiz ausgeliefert. Dies bedingt in der Logistik im 2-Schicht-Betrieb auch eine optimale Tagesverteilung. Das „Rappengeschäft“ mit Schreibwaren und Umschlägen ist aufgrund der Transportkosten nur in einem Umkreis bis 300 Kilometer profitabel zu betreiben, weshalb nur rund 10 % des Produktsortiments auch ins Ausland vertrieben wird.
Um am Produktionsstandort Schweiz wettbewerbsfähig zu bleiben, wird kontinuierlich in Lösungen zur Steigerung von Qualität und Produktivität investiert. Dabei spielt die Informationstechnologie eine wichtige Rolle. Auf Basis des ERP-Systems SAP werden die betrieblichen Prozesse weitgehend automatisiert. ELCO verfügt am Standort Brugg auch über ein hochmodernes, elektronisch gesteuertes Hochregallager mit 14‘000 Palettenplätzen, das den Personaleinsatz für die Kommissionierung auf das Wesentlichste reduzieren lässt. ELCO hat sich auch einem ökologischen Verhalten verpflichtet, was in Infrastruktur, Prozessen, verwendeten Materialien und schliesslich in den angebotenen Produkten seinen Niederschlag findet.

Nachdem ELCO 1997 SAP als ERP-System eingeführt hatte, konnten im 2001 die im Raum stehenden Forderungen von Kunden aus dem Detailhandel, die Bestellungen, Lieferanzeigen und Rechnungen elektronisch auszutauschen, effizient erfüllt werden. Nach den guten Erfahrungen regte der Leiter IT im Jahr 2008 an, die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung mit den Lieferanten mit dem grössten Belegaufkommen anzugehen und die Effizienzsteigerungspotenziale in diesem Prozess zu nutzen.

Vorstellung der Geschäftspartner

PENTAG Informatik AG, E-Invoicing Service Provider (EISP)
PENTAG betreibt das B2B-Netzwerk First Businesspost (1stbp) für die Schweiz, das den Datenaustausch in den Prozessen zwischen Lieferanten und Beschaffungsorganisationen elektronisch unterstützt. Als EISP erstellt PENTAG steuerrechtlich konforme, elektronische Rechnungen im Auftrag von Rechnungsstellern und leitet diese an die Empfänger oder an andere B2B-Netzwerke weiter.

Lieferanten / Rechnungssteller
ELCO bezieht von etwa 300 Unternehmen Produkte und Dienstleistungen. Mit zwei Lieferanten für Produktionsmaterialien bestehen Rahmenverträge, die Vereinbarungen zum elektronischen Geschäftsverkehr beinhalten.

Geschäftssicht und Ziele
ELCO pflegt Beziehungen zu etwa 300 Lieferanten, die ihnen insgesamt gegen 20‘000 Rechnungen ausstellen. Der überwiegende Teil sind Lieferanten für Betriebs- und Unterhaltsmaterialien. Bei den Produktionsmaterialien wie Papier, Schachteln, Klebstoffe und Farben setzt ELCO auf eine kleine, gezielte Auswahl von Anbietern aus der Schweiz und der EU. Um die Versorgung mit Papier sicherzustellen, wird der Bedarf auf verschiedene Lieferanten aus Portugal, Deutschland und Skandinavien aufgeteilt.
ELCO übermittelt den Grossteil der Bestellungen für Produktionsmaterial per E-Mail als PDF-Dokument oder per Fax direkt aus dem IT-System an die Lieferanten. Einer Bestellung folgen in der Regel eine Lieferung sowie eine Rechnung. Die im Jahr 2011 getätigten Systembestellungen lösten 6‘600 eingehende Rechnungen aus. Von diesen wurden von zwei Lieferanten zusammen 2‘300 Rechnungen in elektronischer Form empfangen.


Abb. 1: Rollen und Prozesse im Rechnungsaustausch zwischen den Parteien

Der E-Invoicing Service Provider (EISP) PENTAG konvertiert die elektronischen Rechnungen, die von den Lieferanten in unterschiedlichen Formaten übermittelt werden, in das von ELCO gewünschte Format und signiert diese im Auftrag der Rechnungssteller. Der Empfang und die Signaturprüfung der elektronischen Rechnung nimmt ELCO mit einem von PENTAG bereitgestellten Software-Tool vor. Für die Inanspruchnahme dieser Leistungen verlangt PENTAG eine Pauschalgebühr, die sich nach der erwarteten Anzahl der zu verarbeitenden Dokumente bemisst. Für das vorerwähnte Volumen beträgt sie CHF 2‘200 pro Jahr.

Mit dem elektronischen Rechnungseingang verfolgt ELCO die nachstehenden Ziele:

• Einführung der automatischen logistischen Rechnungsprüfung
• Verbesserung der Skalierbarkeit bei Änderungen des Transaktionsvolumens
• Verbesserte Skontonutzung durch schnellere Rechnungsverar-beitung

Prozesssicht
Signatur- und Inhaltsprüfung
Der Rechnungseingang wird bei ELCO regelmässig vom System überwacht. Bei eingehenden Rechnungen wird in einem ersten Schritt die digitale Signatur verifiziert und das Ergebnis protokolliert. Danach wird geprüft, ob die für die automatisierte Abwicklung erforderlichen Informationen sowie die mehrwertsteuerrelevanten Inhalte vorhanden sind. Misslingt diese Prüfung wird die Rechnung nicht weiter im System verarbeitet und erscheint auf einer Liste. Eine Person überwacht diese und nimmt sich der Angelegenheit an.

Rechnung zuordnen und prüfen
Die elektronische Rechnung wird aufgrund der SAP-Bestellnummer und den Bestellpositionsnummern, die der Lieferant in der Rechnung referenzieren muss, der entsprechenden Bestellung zugeordnet. Das System überprüft, ob die Menge und Preise der einzelnen Positionen zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung übereinstimmen und ob die entsprechenden Wareneingänge gebucht wurden.
In einzelnen Fällen ergeben sich in der Papierbranche durch zulässige Unter- bzw. Überlieferungen nachträgliche Änderungen bei der Bestellmenge. Wenn diese in der Bestellung im SAP nicht angepasst wird, bleibt die Rechnung bei der Prüfung wegen der Abweichung hängen und muss manuell geprüft werden. In diesem Fall wird die Bestellung nachträglich angepasst und die Rechnung manuell freigegeben. Stimmt eine Rechnung inhaltlich nicht, dann wird der Beleg manuell storniert und vom Lieferanten eine neue, korrigierte elektronische Rechnung verlangt.

Archivierung
Die elektronischen Rechnungen werden während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von ELCO in einem elektronischen Archiv aufbewahrt.

Anwendungssicht
ELCO betreibt das ERP-System von SAP mit den Modulen Materialwirtschaft (MM), Finanzen und Controlling (FI/CO), Logistik (LE-O), Vertrieb (SD), Produktionsplanung (PP) und Lagerwirtschaft (WM). Die Belege werden mittels der Archivierungssoftware Hyparchiv unveränderbar aufbewahrt.


Abb. 2: Anwendungssicht für den elektronischen Rechnungsempfang bei ELCO

Die erwähnten zwei Lieferanten übermitteln via den 1stbp-Druckertreiber den Druckdatenstrom der Rechnungen an den EISP PENTAG, der die Daten auf der 1stbp E-Invoicing-Plattform interpretiert und für ELCO ins SAP IDoc-Format konvertiert. Die Rechnungsdaten werden gleichzeitig auch als PDF-Datei bereitgestellt, damit sie von Personen bei operativen Abklärungen einfach gelesen werden können. Die elektronischen Rechnungen werden bei ELCO im 1stbp-Download-Manager empfangen, wo die Prüfung der Signatur und die Protokollierung des Ergebnisses erfolgen.
Für die Kommunikation und die Formatkonversion im elektronischen Datenaustausch zwischen dem SAP-System und den Geschäftspartnern setzt ELCO die Software EDI-Manager von Atos ein. Diese beinhaltet auch ein Monitoring-Tool für die Überwachung der Kommunikation und der Verarbeitung von ein- und ausgehenden Dateien.
Die materielle Prüfung und Freigabe der Rechnung erfolgt im SAP MM Modul, die Verbuchung der Rechnung und Ausführung der Zahlung im SAP FI Modul.
Die Bestandteile der elektronischen Rechnung (IDoc, digitale Signatur, Zertifikatsinformationen, PDF und Signaturprüfprotokoll) werden in einer „Container-Datei“ gespeichert. Diese Datei wird im Hyparchiv aufbewahrt und mit dem Geschäftsvorfall im SAP-System logisch verknüpft.

Investitionsentscheidung
Es wurden verschiedene Service Provider eingeladen, eine Offerte für eine Lösung für den elektronischen Rechnungseingang zu unterbreiten. ELCO entschied sich für das Unternehmen PENTAG, das das preiswerteste Angebot machte und liess sich zudem von bestehenden Referenzkunden überzeugen. Weil sich die offerierten externen Kosten lediglich auf CHF 20‘000 beliefen und die internen Aufwände überschaubar und im Rahmen des normalen Betriebs zu bewältigen waren, liess sich die Konzernleitung von der Sinnhaftigkeit dieses Vorhabens überzeugen.

Projektmanagement und Changemanagement
Das Projekt konnte verhältnismässig schlank aufgesetzt werden, weil ELCO über die Jahre Erfahrungen im EDI (elektronischer Datenaustausch) gesammelt hatte und so direkt mit PENTAG kommunizieren konnte. Die Projektleitung übernahm der Leiter IT von ELCO. Involviert waren im Weiteren eigene Informatiker, der Einkauf sowie ein Berater des Beratungshauses IMG, der ELCO schon bei der Einführung von SAP und in früheren E-Business-Angelegenheiten unterstützt hatte.
ELCO organisierte gemeinsam mit PENTAG eine Veranstaltung an der die zehn wichtigsten Lieferanten eingeladen wurden und zeigte ihnen auf, wie man künftig die elektronischen Rechnungen empfangen möchte. Um die Bereitschaft der Lieferanten zu fördern, erklärte sich ELCO bereit, die initialen Anbindungskosten an PENTAG für diese zu übernehmen. Die Lieferanten sollten lediglich für die laufenden Verarbeitungs- und allfällige Archivierungsgebühren aufkommen müssen.
Weil die Anbindung an PENTAG via Druckertreiber-Lösung für die Lieferanten ohne grössere technische Hürden möglich ist, entschieden sich in der Folge zwei Lieferanten, den von ELCO gewünschten Weg zu gehen.
Intern wurden die Personen der Einkaufsabteilung involviert. Sie konnten für die neue Lösung gewonnen werden, weil sie dadurch im Normalfall weniger Aufwand mit der Rechnungskontrolle haben, weniger Papier ablegen müssen und sich dank des einfachen, automatischen Workflows eine Volumenzunahme problemlos bewältigen lässt.

Entstehung und Roll-out der Lösung
Der offizielle Projektstart für den elektronischen Rechnungseingang bei ELCO erfolgte im Frühjahr 2007 mit dem erwähnten Lieferantenanlass. Mit der Zusage von zwei Lieferanten startete ELCO mit der Einrichtung der Schnittstelle zu PENTAG. Dabei wurde die Unterstützung durch den externen Berater beansprucht. Der Grossteil der Arbeiten vollzog aber das eigene Informatik-Team. Nach erfolgreichen Testläufen konnte ELCO im März 2007 die erste elektronische Rechnung automatisiert empfangen und verarbeiten. Die Aufschaltung des zweiten Lieferanten erfolgte einen Monat später. Der weitere Roll-out kann von der IT von ELCO selbst bewältigt werden und die damit anfallenden Kosten sind vernachlässigbar. Dennoch muss sich jemand dieser Angelegenheit annehmen und die Lieferanten dafür gewinnen. Weil die Kapazitäten aufgrund priorisierter Vorhaben knapp sind und im Beschaffungsmarkt viel Dynamik ist, wurde die Anbindung weiterer Lieferanten zurückgestellt.
Für die Aufschaltung weiterer Lieferanten müssen die Stammdaten angepasst und der 1stbp Download-Manager eingerichtet werden. Je nach der von Lieferanten und PENTAG bereitgestellten Datenqualität müssen noch einige Tests durchgeführt werden, bis der Lieferant auf elektronischen Rechnungsempfang umgestellt werden kann.

Laufender Unterhalt
Den grundlegenden technischen Unterhalt der Business Applikationen hat ELCO an Swisscom IT-Services AG ausgelagert. Die E-Invoicing-Lösung läuft technisch reibungslos. Über 95 % der eingehenden Rechnungen werden automatisiert verarbeitet. Ein IT-Operator übernimmt das Monitoring von fehlgeschlagenen Rechnungsprüfungen nach einem dokumentierten Ablauf. Technische Probleme werden von der eigenen IT gelöst. Versagt die Rechnungsprüfung wegen inhaltlicher Mängel, wird die Rechnung von der Kreditorenbuchhaltung weiterbearbeitet. Die internen Aufwände für den Unterhalt, für allfällige Anpassungen und auch für die Aufschaltung von neuen Lieferanten sind vernachlässigbar.

Wirtschaftlichkeit der Lösung
Nachfolgend werden die Kosten und der Nutzen des elektronischen Rechnungsempfangs basierend auf den beschriebenen Gegebenheiten schematisch aufgeführt, erläutert und schliesslich die Wirtschaftlichkeit der Lösung bewertet.
Die offerierten externen Initialkosten von CHF 20‘000 konnten eingehalten werden und setzen sich zusammen aus den eigenen und für die Lieferanten übernommenen Anbindungsgebühren an PENTAG sowie aus den Beraterkosten für die Unterstützung bei der Integration.
Die internen Projektaufwände beliefen sich auf 20 Personentage. Weil sie im Rahmen der ordentlichen Aufgaben der IT von ELCO erbracht wurden, hatte man sie weder kalkuliert noch dem Projekt zugeschlagen. Die Archivierung der elektronischen Rechnungen konnte mit der von ELCO schon eingesetzten Archiv-Software gelöst werden und verursachte deshalb keine zusätzlichen Kosten.
Die internen Aufwände für weitere Lieferantenanbindungen sind gering und werden deshalb von ELCO nicht kalkuliert. ELCO geht von einem Aufwand von etwa einem Tag pro Lieferant aus. Allenfalls könnten Kosten entstehen, wenn ELCO beschliessen sollte, wie bei den Pilot-Lieferanten die initialen Anbindungskosten an PENTAG zu übernehmen. Die Anbindung eines Lieferanten lohnt sich für ELCO erst ab etwa 300 Rechnungen pro Jahr.
Die laufenden Kosten bestehen aus den volumenabhängigen Providerkosten von CHF 2‘200 pro Jahr für das beschriebene Rechnungsaufkommen. Darin enthalten sind die Übermittlung der elektronischen Rechnungen im gewünschten Format sowie die Nutzung der Applikation 1stbp-Download Manager.
Die elektronischen Rechnungen reduzieren den Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung. Die frei gewordenen Kapazitäten werden für weitergehende Tätigkeiten eingesetzt und es ist geplant, bei Austritten keine Neueinstellungen vorzunehmen. ELCO hat errechnet, dass pro elektronische Rechnung, konservativ gerechnet, Einsparungen von rund CHF 5.- pro eingehende Rechnung realisiert werden können.


Tabelle 1: Kosten-Nutzen-Gegenüberstellung

Die Rechnungen werden schneller verarbeitet, wodurch Skontoabzüge besser beansprucht werden können. Diese wurden in der Folge des Projektes aber nicht analysiert und errechnet. Aufgrund des bestehenden Rechnungsvolumens und der genügenden Raumkapazitäten führt die elektronische Rechnung zu keiner nennenswerten Reduktion der Archivierungskosten.
Vergleicht man die laufenden Kosten mit dem kalkulierten quantifizierbaren Nutzen, so ergibt sich ein Überschuss an Einsparungen. Mit dem beschriebenen Verhältnis könnten die Initialkosten innerhalb von weniger als drei Jahren eingespielt werden.

Qualitativer Nutzen und Zielerreichung der Lösung
Die von ELCO gesteckten Ziele konnten erreicht werden. Zwar erwartete man, einen höheren Anteil an Rechnungen elektronisch verarbeiten zu können. Dennoch ist man mit dem Verlauf zufrieden und schätzt die Transparenz, Stabilität und Zuverlässigkeit des elektronischen Prozesses. Dieser ermöglicht es auch, ein grösseres Rechnungsvolumen mit den aufgeschalteten Lieferanten aufzufangen, ohne einen Kapazitätsengpass zu erleiden.

Eigene Erfahrungen im elektronischen Datenaustausch und den damit verbundenen Herausforderungen tragen wesentlich zu einer realistischen Einschätzung des Potenzials und einer umsetzbaren Konzeption der Lösung bei.
Um Lieferanten für E-Invoicing zu gewinnen, ist eine einfache, günstige Lösung ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche Umsetzung. Die den Lieferanten angebotene Druckertreiberlösung für die Rechnungsstellung wurde von den Lieferanten schnell angenommen und implementiert und kann einen guten ersten Schritt in eine tiefere Integration darstellen. Übernimmt man als Rechnungsempfänger, der die grösseren Einsparpotenziale als der Rechnungssteller hat, einen Teil der ihm entstehenden Initialkosten, kann sich dies vorteilhaft auf den Roll-out und das elektronisch abgewickelte Rechnungsvolumen auswirken. Ein pragmatisches Projektvorgehen trägt dazu bei, dass sich die Projektkosten in einem vertretbaren Rahmen halten.
Damit die Rechnung reibungslos verarbeitet und mit der Bestellung abgestimmt werden kann, muss der Lieferant die für die Zuordnung benötigten Referenzinformationen auf der Rechnung liefern können. Zudem ist die Qualität der Stammdaten abzustimmen, damit es nicht zu Abweichungen kommt, die die automatisierte Kontrolle behindern.

Lessons Learned
In einem dynamischen Beschaffungsmarkt ist neben dem Transaktionsvolumen, das mit einem Lieferanten abgewickelt wird, auch die Langfristigkeit der Beziehung ein wichtiges Entscheidungskriterium für die Investition in gemeinsame, elektronische Prozessen. Je einfacher die Integrationslösung, desto tiefer sind die diesbezüglichen Hürden.
Auch wenn der papierlose Geschäftsverkehr gegen das eigene Geschäft mit Umschlägen läuft, so sollte man sich als zukunftsorientiertes Unternehmen nicht dagegen stemmen und vielmehr selbst die Effizienzpotenziale nutzen. So wird es dank automatisierter Prozesse möglich, dass auch wertmässig kleine Bestellungen kostendeckend abgewickelt werden können.