Der Kanton Zug liegt im Herzen der Schweiz und gilt als Scharnier zwischen dem urbanen Zürich und den ländlichen Kantonen der Zentralschweiz. Er gehört flächenmässig zu den kleinen Kantonen, wirkt aber als attraktiver Lebensraum und Wirtschaftsstandort wie ein Magnet. Heute ist Zug mit seinem wichtigen Handels-, Finanz-, und Wirtschaftsplatz der finanzkräftigste Kanton der Schweiz. Die Bevölkerung hat sich in den letzten 40 Jahren beinahe verdoppelt und umfasst heute knapp 110‘000 Personen – Tendenz steigend.

Die Zuger Kantonalverwaltung beschäftigt in etwa 60 Ämtern 1‘600 Mitarbeiter. Sie deckt die gesamte Palette der öffentlichen Dienstleistungen ab. Die Vielfältigkeit der angebotenen Dienstleistungen resultiert in unterschiedlichen IT-Bedürfnissen der Ämter. Eine grosse Herausforderung des Amts für Informatik und Organisation (AIO) besteht deshalb in der Vermeidung einer heterogenen Applikationslandschaft.

Die Fallstudie zeigt, wie 4teamwork das Intranet des neuen kantonalen Portals iZug realisierte, das der Kanton Zug in Zusammenarbeit mit mehreren Partnern konzipierte. Als amtsübergreifende Arbeits- und Kommunikationsplattform steuert das Intranet den Informationsfluss gemäss individueller Bedürfnisse und vereinfacht die Zusammenarbeit.

Das bisherige Intranet des Kantons Zug wurde 2002 eingeführt. Wie es für ein Intranet der älteren Generationen üblich war, wurde es für die Bekanntmachung von Informationen benutzt. Die meistgenutzten Funktionen waren das Schwarze Brett und die Möglichkeit, verwaltungsinterne Dokumente vorwiegend als PDF für den Download anzubieten.

Die verschiedenen Amtsstellen nutzten das Intranet nur sehr selektiv und einige Ämter begannen, eigene Applikationen zur Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse zu evaluieren. Im gleichen Zeitraum verabschiedete der Regierungsrat die kantonale E Government-Strategie. Er beauftragte die Fachgruppe Kommunikation – das Strategieorgan der Regierung – einen neuen Internet- und Intranetauftritt zu entwickeln. Verantwortlich für die Ausführung ist die Staatskanzlei. Die Projektleitung obliegt dem AIO.

Das Projektteam mit Vertretern aller Direktionen entwickelte die Vision iZug – eine gemeinsame, alle Ämter unterstützende Arbeits- und Kommunikationsplattform, welche die Arbeit erleichtert, alltägliche Routineaktivitäten übernimmt und die vorhandenen Ressourcen intelligent einsetzt. Vielmehr als System denn als Portal konzipiert, soll die Plattform als durchgängiges Arbeitsinstrument dienen und die Mitarbeitenden in einem Amt und die verschieden Ämter des Kantons vernetzen und integrieren. Sie soll zudem die Kommunikation und den Informationsfluss zwischen Bürger und Verwaltung unterstützen. Von den Mitarbeitenden soll iZug als persönlicher elektronischer Arbeitsplatz wahrgenommen und regelmässig genutzt werden.

Als Schwerpunkte der Vision definierten die Verantwortlichen eine vereinfachte Zusammenarbeit, ein bedürfnisorientierter Umgang mit Informationen und eine branchenspezifische Anpassungsfähigkeit.

Vereinfachte Zusammenarbeit
iZug soll die Zusammenarbeit in amtsinternen und amtsübergreifenden Arbeitsgruppen unterstützen, indem alle zugehörigen Informationen, Dokumente und notwendigen Prozesse zusammengeführt werden. Eine einheitliche Plattform für alle Ämter soll sicherstellen, dass eine heterogene IT-Landschaft vermieden und die maximale Integrationsfähigkeit zwischen den Ämtern erreicht werden kann. Um die unterschiedlichen Bedürfnisse aller Ämter zu berücksichtigen, soll es möglich sein, Geschäftsprozesse jeglicher Art über iZug abzuwickeln.

Bedürfnisorientierter Umgang mit Informationen
iZug soll einen Paradigmenwechsel bei der Informationsbeschaffung einleiten. Mitarbeitende sollen nicht unkontrolliert mit Informationen überflutet werden, sondern gezielt definieren, welche Informationen das System für sie aufbereiten und darstellen soll. Dafür soll das übliche Bring-Prinzip durch das Hol-Prinzip ersetzt werden, denn der einzelne Mitarbeitende weiss am besten, welche Informationen relevant sind.

Ausserdem soll die gleiche Information auf zwei unterschiedlichen Wegen zugänglich sein: hierarchisch nach Organisationsstruktur und themenorientiert. Langjährige Mitarbeitende, welche die Verwaltungsstrukturen kennen, wählen eher den Weg über die Organisation, alle andern – auch Externe – suchen themenorientiert.

Branchenspezifische Anpassungsfähigkeit
iZug soll eine für die öffentliche Verwaltung zugeschnittene und multiplizierbare Lösung sein. Deshalb soll als Basis ein Open-Source-Framework dienen. Ohne grosse finanzielle Investitionen sollen die verschiedenen Module auch Gemeinden und anderen Kantonen zugänglich gemacht und Funktionen von ihnen übernommen werden können.

Aus der Vision entwickelten die Verantwortlichen das Konzept iZug, das Internet, Intranet und Extranet zu einem einheitlichen, ganzheitlichen und durchgängigen System zusammenfasst. Für die Umsetzung des Konzepts entschieden sich die Verantwortlichen für eine Zusammenarbeit mit mehreren Partnern. 4teamwork GmbH übernahm die Aufgabe, die Plattform auf dem Open-Source Web-Content-Management-System Plone zu erstellen.
In einem ersten Schritt wurde der Internetauftritt neu erstellt. In einem zweiten Schritt wurden die zentralen Funktionen des Intranets umgesetzt.

Regelmässig genutzte Funktionen des alten Intranets wie das Schwarze Brett wurden beibehalten. Um das Intranet von einem Tool zur reinen Bekanntmachung von Informationen zu einer Arbeits- und Kommunikationsplattform aufzuwerten, wurden neue Module und Funktionen hinzugefügt.

Modul „Arbeitsraum“
Für die Arbeit in Gruppen können Mitarbeitende einen virtuellen Arbeitsraum eröffnen, der nur von berechtigten Mitgliedern betreten werden kann. Darin können alle notwendigen Dokumente zentral und gemeinsam verwaltet werden – die Notwendigkeit eines zusätzlichen Datei-Ablage-Systems entfällt.

Innerhalb des Moduls „Arbeitsraum“ können Sitzungen geplant werden: Ein Tool erleichtert die Terminfindung. Einladungen zu Sitzungen können direkt aus dem Arbeitsraum verschickt, Traktandenlisten gemeinsam erstellt und bearbeitet und Sitzungen in Echtzeit protokolliert werden. Die gemeinsam im Arbeitsraum erstellten Protokolle können einfach als PDF ausgegeben werden.

Externe Projektmitglieder können sich bei iZug registrieren und dann in Arbeitsräume eingeladen werden.

Abb. 1: Modul Arbeitsraum

Modul „Buch“
Die Erstellung von Publikationen wie zum Beispiel eines Rechenschaftsberichtes gehört zur Aufgabe jeder Verwaltung. Das Modul „Buch“ erlaubt die zentrale Erstellung von Publikationen durch mehrere Autoren und Autorinnen. Der hauptverantwortliche Leiter gibt die Kapitelstrukturierung vor, anschliessend können alle autorisierten Mitarbeitenden gemäss Kompetenzbereich ihren Beitrag hinzufügen. Die einzelnen Kapitel können unabhängig voneinander bearbeitet werden. Das Modul stellt selbständig sicher, dass Titelseite, Inhaltsverzeichnis, Formatierung und Corporate Design korrekt abgebildet werden. Wie im Arbeitsraum erstellte Protokolle können auch Publikationen schnell und einfach als hochwertiges PDF ausgegeben werden.

Das Modul „Buch“ lässt sich zudem nicht nur für externe Publikationen, sondern auch für interne Zwecke wie ein Online-Handbuch verwenden (zum Beispiel die Pflege von Organisations- und Personalhandbüchern).

Modul „Fokus“
Das Modul „Fokus“ bietet ein Blogsystem als Basis für den themenbezogenen Austausch von Erfahrungen und Informationen zwischen den Mitarbeitenden einer Arbeitsgruppe oder einer Organisationseinheit. Mitarbeitende können mit dem Fokus Projektentwicklungen besprechen, Hilfe anfordern, ein FAQ führen oder zu einem bestimmten Sachverhalt Diskussionen führen. Alle Mitarbeitende haben die Möglichkeit, einen Blog zu eröffnen.

Individuelle Startseite
Die Einstiegsseite ist die persönliche Informationsdrehscheibe der Mitarbeitenden. Ihr Inhalt lässt sich individuell gestalten: Infoboxen mit Direktlinks zu häufig benutzten iZug-Seiten, Anzeige von Änderungen oder Publikationsaufgaben, RSS-Feeds externer Informationsanbieter und ein interaktiver Merkzettel stehen zu Verfügung. So erhält der Mitarbeitende einen umfassenden Überblick zu allen Themen, die ihn interessieren.

Abb. 2: Startseite iZug

Publishing
Ein integriertes Content-Management-System ermöglicht, Informationen amtsspezifisch, behördenspezifisch oder ab 2010 sogar öffentlich im Internet zu publizieren. Dabei können Inhalte von jedem Mitarbeiter (Stufe Amt) erstellt werden. Die Publikation auf Stufe Direktion oder kantonale Behörde erfolgt jedoch erst, nachdem die Veröffentlichung von der zuständigen Stelle abgesegnet wurde. Revisionslisten auf der individuellen Startseite zeigen den verantwortlichen Mitarbeitenden an, welche Inhalte für die Veröffentlichung genehmigt werden müssen.

Vereinfachte Zusammenarbeit
Die Möglichkeit, schnell virtuelle Ad-Hoc-Gruppen zu bilden und amtsübergreifende Projekte zu managen, vereinfacht die interdisziplinäre Zusammenarbeit. Da auch Externen mühelos Zugang in einen Arbeitsraum gewährt werden kann, bietet sich die Plattform als ideales Kollaborationswerkzeug für Projekte jeglicher Art an.

Flexibilität bei der Zusammenarbeit
Da das neue Intranet komplett webbasiert ist, kann unabhängig von Ort oder verwendetem Gerät darauf zugegriffen werden. Dies erhöht die Mobilität der Mitarbeitenden und erlaubt moderne, flexible Arbeitsformen wie Home-Office. Dadurch kann der Kanton Zug als Arbeitgeber den gesellschaftlichen Entwicklungen und den Bedürfnissen heutiger Familien Rechnung tragen.

Effizientere Informationsverwaltung
Die projekt- und gruppenzentrierte Verwaltung erleichtert das Management von und die Suche nach Informationen und Dokumenten. Einmal Abgelegtes steht in Sekundenschnelle für die Zielgruppe bereit, da Informationen schnell am intuitiv richtigen Ort zu finden sind. Da die Teammitglieder die Dokumente nicht mehr lokal abspeichern, können Redundanzen vermieden werden und so die vorhandenen Ressourcen sparsamer eingesetzt werden.
Die kollektive Pflege interner Handbücher über das Modul „Buch“ stellt sicher, dass das gesammelte Wissen an einem Ort aufbereitet und stets aktuell zu Verfügung steht.

Eindämmung der E-Mail- und Informationsüberflutung
Das umständliche Versenden von Informationen und Dokumenten über E-Mail entfällt mit den Arbeitsräumen. Zudem erlaubt die individualisierbare Startseite, gezielt zu definieren, zu welchen Themen Informationen abgebildet werden sollen. Die Anpassung an die Bedürfnisse des Einzelnen optimiert nicht nur deren Arbeitsprozesse, sondern verhindert auch eine unkontrollierte Informationsüberflutung. Weniger Ablenkung und gezieltes Bereitstellen der benötigten Informationen erhöhen nicht nur die Produktivität sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Branchenspezifische Module
Das Modul „Buch“ wurde speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt. Weitere Funktionalitäten können helfen, die Anforderungen an Geschäftsprozesse der öffentlichen Verwaltung gezielt zu unterstützen. Da iZug auf der Open-Source-Plattform Plone basiert, müssen neue Funktionalitäten nicht zwingend selbst entwickelt werden. Öffentliche Verwaltungen haben die Möglichkeit, sich in Communities mit anderen Verwaltungen, die Plone einsetzen, zu vernetzen und Funktionen und Module auszutauschen. Dadurch können die Entwicklungskosten gesenkt werden und die Verwaltungen können sich gegenseitig beim Aufbau eines flächendeckenden, bürgerfreundlichen E Governments unterstützen.
Mit den neuen Modulen und Funktionen im Intranet konnten die zentralen Schwerpunkte der Vision – eine erleichterte Zusammenarbeit, ein bedürfnisorientierter Umgang mit Informationen und die Nutzung branchenspezifischen Potenzials – umgesetzt werden.
Der Erfolg gibt allen Verantwortlichen und 4teamwork Recht. Diverse Auszeichnungen, unter anderem für die hervorragende Usability des Internets, bezeugen die Richtigkeit des eingeschlagenen Weges. Im Intranet wurden bereits einen Monat nach der Freischaltung im Juni 2009 75 Arbeitsräume, 30 Bücher, 20 Foki und 45 externe Mitarbeiter registriert. Das neue Intranet von iZug wird, wie bei der Entwicklung angestrebt, von den kantonalen Mitarbeitenden im täglichen Gebrauch als eine ihre Arbeit unterstützende Plattform wahrgenommen.

Die nächsten, zukünftigen Schritte umfassen das Extranet für Bürgerinnen und Bürger und die Optimierung der Plattform als elektronischer Arbeitsplatz und elektronisches Kommunikationsmittel. Zu den wichtigsten kommenden Entwicklungen wird die Einbindung von Systemen über Webservices gehören, wodurch iZug zum zentralen Arbeitsplatz wird, von welchem aus sich alle möglichen Aufgaben erledigen lassen. Geplant ist zudem die Darstellung von Informationen als Themenwolke, die von selbst aktuelle, häufig nachgefragte und gesuchte Informationen schnell auffindbar in den Vordergrund stellt.