Classification
La solution e business de la Fabrique virtuelle est destinée aux clients commerciaux (B2B) et relève de la thématique " nouveau marché " (fig. 1).

Figure 1.1 : Situation dans la vue d'ensemble du e business

Adresse Internet
Les informations publiques de la " Virtuelle Fabrik Nordwestschweiz-Mittelland " figurent à l'adresse http://www.virtuelle-fabrik.ch

Profil de l'entreprise
Des entreprises indépendantes les unes des autres s'associent au gré des projets sous la forme de fabriques virtuelles temporaires. Elles mettent en commun leurs ressources, leurs compétences spécifiques et leur expérience pour assurer des services et pour mener à bien des mandats complexes et spécifiques aux clients. C'est cette vision qui a présidé à la naissance en 1996 du projet " Virtuelle Fabrik Nordwestschweiz-Mittelland " (ci-après FV pour fabrique virtuelle). Son concept se base sur des principes élaborés par l'Institut für Technologiemanagement (ITEM) de l'Université de St-Gall. Le Zentrum für Prozessgestaltung de la HES du canton d'Argovie a réalisé la solution e business nécessaire à mi 1997, avec le soutien de la CTI (Commission pour la technologie et l'innovation de l'Office fédéral de la formation professionnelle et de la technologie) et d'entreprises innovatrices.

Marché / branche

Désignation de la branche
La FV fournit des prestations créatrices de valeur dans la fabrication en vue de commercialisation, telles que l'engineering, la construction, la fabrication, le contrôle, le montage ou la mise en service, ainsi que des services dans l'industrie de production électrique/électronique ou mécanique. Elle livre des composantes, des ensembles et des systèmes à des clients résidant en Suisse ou à l'étranger.

Evolution du marché
Il y a des années que l'industrie de production subit une forte pression. Le développement rapide des technologies de l'information et de la communication génère de nouveaux marchés et pousse à la mondialisation de l'économie. A côté de cela, on assiste depuis quelques années à la croissance de PME légères et habiles, qui tentent leur chance dans le vaste espace séparant les relations clients à long terme (volumes moyens, constants) et les lucratifs mandats spécifiques de moyenne à grande ampleur. Le concept de la FV a justement démontré que le risque inhérent aux gros mandats pouvait être réparti et que les " interfaces " entre les entreprises étaient source d'innovation et de souplesse.

Distinction par rapport aux concurrents
La plupart des partenaires regroupés au sein de la FV ne disposant pas de produits négociables, le but du réseau consiste à commercialiser en commun des prestations de fabrication. Une solution e commerce traditionnelle, comme un magasin virtuel, est inapplicable en l'occurrence. Traités comme des projets et des sous-projets, les mandats confiés à la FV sont toujours uniques. Les promoteurs de la FV " détournent " constamment des systèmes, des processus, des structures et des cultures préexistants dans un exercice de corde raide entre standards et interfaces fixées (systèmes préexistants des partenaires, etc.) d'un côté, et personnalisation et souplesse de l'autre. A l'origine du succès de la FV, sa forme unique d'organisation et surtout le mode de traitement des mandats. Ces deux facteurs clés requièrent des TI (technologies de l'information) avec une forte capacité d'adaptation que seul un concept de développement itératif peut assurer.

Produits
L'éventail de l'offre de la FV est presque illimité. Elle fabrique des composants isolés (roues dentées, tôles, etc.) comme des ensembles (organes de transmission, etc.), des machines ou même des installations et des systèmes complets, sous forme de prototypes ou en série.
Les produits peuvent être classés comme suit:

Raisons de l'entrée sur Internet
Sans la technologie Internet, la FV serait irréalisable. Aussi ses partenaires sont-ils interconnectés directement via Internet et échangent-ils des informations sur les projets par leur propre intranet. Ce n'est cependant pas la technologie Internet qui représente la pierre angulaire du concept, mais plutôt les contacts personnels et sociaux, l'acceptation mutuelle et la confiance entre partenaires, soit justement la culture. Les membres de la FV se rencontrent à intervalles réguliers lors de séminaires d'échange d'expériences et collaborent au sein de groupes de travail consacrés à des sujets définis, apprenant ainsi à s'apprécier mutuellement et à prendre connaissance des compétences spécifiques des partenaires. Il en résulte une plate-forme stable, facteur prépondérant de la réussite d'un tel concept.

Vision du e business
La FV entend coopérer franchement avec ses clients pour instaurer des partenariats à long terme bénéfiques aux deux parties. Son organisation doit être légère, agencée en fonction des processus, se baser sur des teams et exploiter les moyens de communication modernes, afin que le mode de travail reste efficace et aussi peu bureaucratique que possible. Avec l'élargissement du réseau, il devrait en résulter une offre de qualité, dotée d'un large éventail de compétences de haut niveau en matière de fabrication.

Concept commercial sous-tendant le e business
Comme le groupement coopératif dispose d'une vaste offre de produits et de services, il est plus attrayant que les PME prises isolément. Les entreprises impliquées sont ainsi en mesure d'acquérir des clients qu'elles ne pouvaient pas servir elles-mêmes jusqu'à présent.
Le cœur d'un réseau dynamique comme celui-ci réside dans sa plate-forme stable et interdisciplinaire, au sein de laquelle des entreprises indépendantes au plan juridique collaborent selon une culture axée sur la coopération. Cette collaboration n'est pas régie par des contrats complexes, elle dépend seulement de quelques règles et de l'attribution de quelques rôles. Les partenaires, sélectionnés avec grand soin, se connaissent personnellement. Chacun d'entre eux est au courant des atouts et des compétences spécifiques des autres (bases de données sur les compétences et sur les technologies disponibles). Une importance particulière est accordée à la confiance mutuelle, au sens des responsabilités et à la franchise.

Figure 3.1 : Le concept de la fabrique virtuelle

En principe, chaque partenaire conserve son indépendance dans son domaine de prédilection. Il peut cependant favoriser les activités de marketing de la FV en présentant à ses clients un spectre de prestations plus large ou plus approfondi, ou en apportant des prestations complémentaires au réseau de la FV sous la forme de demandes ou d'appels d'offres, acquérant ainsi des projets pour le compte d'autres partenaires (courtier).

Destinataires de la solution e business
Le plan d'affaires ambitieux de la FV prévoit de l'étendre des 35 partenaires actuels à quelque 50. Ils devront être situés dans le Nord-Ouest de la Suisse et bénéficier de compétences dans la fabrication en vue de commercialisation dans les domaines électrique/électronique et mécanique. Si cela s'avère utile au réseau, de purs prestataires de services, telles les agences de conseils ou les entreprises commerciales, peuvent y être admis comme " partenaires associés ". Il est prévu à moyen terme de raccorder la FV à d'autres réseaux pour former une structure suprarégionale d'échelle européenne, afin de la rendre plus percutante et de la faire bénéficier de synergies supérieures. Une procédure d'admission rigoureuse garantit la stabilité de la plate-forme et une extension heureuse de la FV.

Bénéfices potentiels
La FV permet de réaliser de nouvelles affaires, exploitant mieux les capacités de production disponibles ou favorisant la croissance des partenaires. Elle autorise la mise sur pied d'un marketing et d'une promotion efficaces, que les partenaires isolés ne pourraient s'offrir par manque de moyens financiers et de connaissances spécifiques. Cependant, l'intérêt majeur de la FV réside plutôt dans le fait que le groupement " contrôle " toute une chaîne de production, que le partenariat au sein de la FV permet d'accroître la valeur ajoutée, que les partenaires ont donc déjà leur mot à dire dans l'évolution de leurs clients, s'assurant ainsi une meilleure proximité et plus de loyauté et de fidélité de leur part. Outre son orientation purement projet, la FV fournit ainsi une prestation complémentaire importante au sens du Customer Relationship Management (CRM).

Financement
Le financement de la phase initiale a été assuré à raison d'un tiers chacun par la Confédération (CTI), par la Haute école spécialisée du canton d'Argovie et par les partenaires (environ 20). Il a fallu un peu plus de 100 hommes-jour pour élaborer le premier site Web, une base de données relative aux compétences et tous les documents de base, ainsi que pour dispenser la formation nécessaire et pour implémenter la solution. La FV fut constituée sous forme d'association en 1999, tandis que la base de données relative aux compétences était complétée et que l'application était étendue aux domaines de la sécurité et de la gestion des mandats. Ce complément, de même que l'exploitation de l'application et les actions de marketing, sont entièrement pris en charge par les partenaires. Outre le paiement d'une finance d'entrée unique de 1'000 à 10'000 CHF (selon la taille de l'entreprise et son statut au sein de la FV), chaque partenaire doit collaborer aux groupes de travail de la FV et s'acquitter annuellement d'un certain montant pour sa participation.

Depuis peu, des " partenaires associés " manifestent également de l'intérêt pour ce réseau. L'entreprise 3M s'adresse par exemple à la FV aussi bien comme canal de diffusion de ses produits (adhésifs, etc.) que comme mandant. L'extension de ce champ d'activités commerciales est en cours d'étude.

Tableau 3.2 : Financement de la solution de e business

Coût de la solution e business
Le budget, établi annuellement, dépend du nombre de partenaires et se répartit équitablement pour ce qui est des dépenses entre l'exploitation, l'entretien et le développement de la solution d'une part et la commercialisation de la FV d'autre part. Les projets d'extension et les actions de marketing sont proposés par les groupes d'expériences et les " taskforces " se réunissant périodiquement, puis soumis aux partenaires par l'équipe de direction pour approbation. Les travaux nécessaires à leur mise en oeuvre sont assurés dans la plus grande mesure possible par les partenaires, dans le cadre de groupes de travail.

Relations avec les partenaires commerciaux

Relations avec les clients
" Nous montons une fabrique pour chaque idée ", dit le message de la FV à l'attention du marché. Pour que ce concept puisse fonctionner, il convient de mettre en place des structures obligatoires. Les fonctions suivantes ont été définies dans le cadre de l'organisation très légère de la FV:

• le COACH DU RÉSEAU agit sur le volet intérieur du réseau. Il est responsable de son édification et de son développement en ce qui concerne les partenaires et l'infrastructure. Une de ses tâches primordiales consiste à gérer les relations entre les partenaires;
• le COURTIER (broker) s'occupe de l'acquisition des mandats et assume la responsabilité du marketing. En principe, chaque partenaire peut jouer le rôle de courtier et exploiter ainsi son potentiel offensif;
• le GESTIONNAIRE DE MANDATS gère les appels d'offres internes. Après l'adjudication, il coordonne les ressources nécessaires et réunit au sein d'une fabrique virtuelle les compétences spécifiques les mieux adaptées au projet. Le gestionnaire de mandats surveille et coordonne les projets, assume la responsabilité de la qualité des produits et de leur livraison et joue le rôle d'interlocuteur vis-à-vis des clients;
• toutes les entreprises doivent désigner un DIRECTEUR DE L'INSOURCING ET DE L'OUTSOURCING. Interlocuteur de son entreprise auprès de la fabrique virtuelle, il coordonne l'exécution des mandats, en interne comme vis-à-vis de l'extérieur.

 

Figure 3.3 : Les fonctions dans la fabrique virtuelle

Relations avec les fournisseurs et avec les complémentaires
Pour que des fabriques virtuelles puissent être mises sur pied simplement et rapidement, il est impératif que les processus faisant appel aux ressources des entreprises partenaires se déroulent efficacement. Pour ce faire, il y a éventuellement lieu d'adapter aux exigences de la FV les processus bilatéraux d'exécution en interne et de sous-traitance. Le directeur de l'insourcing et de l'outsourcing est, en tant que détenteur des processus à l'intérieur de l'entreprise partenaire, responsable vis-à-vis de la FV de l'utilisation de ses ressources et de la sous-traitance, aux plans technique comme de la capacité. Il rend compte de son travail directement auprès du gestionnaire de mandats de la FV.

Relations internes à l'organisation
Dirigée comme une association, la FV dispose, en plus des organes prescrits, d'une équipe de direction multidimensionnelle. Toutes les fonctions sont assurées par des représentants des partenaires, dans le cadre des prestations propres déjà définies (participation aux commissions, aux " taskforces ", etc.):

• L'ÉQUIPE DE DIRECTION proprement dite agit comme un comité d'organisation (steering committee). Elle se compose de cinq membres élus et siège à intervalles réguliers;
• il existe en outre différentes SECTIONS assurant des tâches d'ordre général au profit de la FV. Il s'agit du marketing/vente, de la fabrication, de l'infrastructure, du développement du commerce et de la formation. Les exigences sortant de l'ordinaire sont assurées par des GROUPES DE TRAVAIL;
• les représentants des partenaires se réunissent régulièrement à l'occasion de SÉMINAIRES D'ÉCHANGE D'EXPÉRIENCES, où ils se font part mutuellement de leurs expériences, définissent de nouvelles exigences ou activités de marketing, etc. Ces rencontres sont toujours organisées par des partenaires différents, ce qui favorise la confiance mutuelle, permet de mieux se connaître et accessoirement d'entretenir la culture d'entreprise;
• la FORMATION ET LE PERFECTIONNEMENT des partenaires sont assurés à l'occasion de manifestations périodiques. L'affiliation à la FV y est subordonnée.

Organisation des processus commerciaux
Lors de son admission au sein de la fabrique virtuelle, chaque partenaire reçoit un " kit de démarrage ". Il y trouve, outre les adresses et les profils des autres partenaires, les " règles du jeu " régissant l'acquisition et l'exécution des mandats. Les bases en ont été jetées par l'ITEM (Université de St-Gall). Elles sont conçues et documentées de manière professionnelle et innovatrice. En étudiant et en appliquant les procédures y figurant, les collaborateurs des entreprises partenaires améliorent leurs qualifications et apprennent à penser et agir en termes d'entreprise. Les échanges continus d'expériences aident en outre à procéder aux adaptations nécessaires des structures au cours de la phase d'ajustement propre à chaque partenaire.

Le choix des partenaires
Peuvent adhérer à la FV les entreprises qui fournissent des prestations de développement, de fabrication, de contrôle et de logistique dans le domaine de la production industrielle. Le requérant soumet une demande formelle d'adhésion à la FV au coach du réseau, acceptant par là même les conditions d'admission. Sous la conduite de l'équipe de direction de la FV, tous les partenaires prennent ensuite une décision au sujet de l'admission (concurrence, etc.) dans le cadre d'un " appel d'offres " interne.

La solution logicielle
La solution logicielle se compose:

• de la BASE DE DONNÉES RELATIVE AUX COMPÉTENCES, qui comprend le profil de tous les partenaires (compétences et technologies) et est dotée d'un mécanisme de recherche intelligent, facilitant la sélection des partenaires et des compétences en fonction des projets;
• du module de GESTION DES MANDATS, qui aide à coordonner les demandes, les offres et les mandats. Il fournit des informations sur l'état des prestations offertes par la FV et sur les mandats en cours, et sert d'instrument de contrôle au gestionnaire de mandats;
• d'un SYSTÈME DE DOCUMENTATION simple, qui permet de classer les dessins, les listes de pièces et les descriptifs fournis sous forme numérique, ainsi que d'autres fichiers, et de les mettre à la disposition de tous les partenaires dans un bref délai;
• de COMPLÉMENTS: la messagerie électronique, des profils sommaires des entreprises, une liste des membres et un calendrier des manifestations viennent parachever la solution de la FV.

Un outil de gestion des projets est en voie d'intégration. Directement accessible aux partenaires, au courtier et au gestionnaire de mandats, il sera relié aux clients par un extranet, leur offrant plus de transparence dans l'exécution des mandats, ainsi qu'une aide à la planification à cet effet.

La plate-forme technique
La solution de la FV ne présente pas d'exigences techniques élevées vis-à-vis des technologies de l'information (complexité de la solution). Elle est en revanche considérée comme innovatrice en ce qui concerne les outils de développement (orientation objet) et surtout l'interface-utilisateur. La recette du succès ne réside donc pas dans le plan technique, mais dans l'exploitation rigoureuse du système et de sa modularité. Le développement repose sur une base de données MS SQL (BD compétences), un serveur d'information MS et Coldfusion (langage de scripts orienté objet). D'autres applications de Microsoft sont utilisées sous le système d'exploitation Windows NT 4.x, comme MS Exchange pour la messagerie et tous les modules d'Office. Quant à l'utilisateur, il lui suffit de disposer d'un PC, d'un navigateur (Netscape ou Explorer 4.x ou supérieur) et d'un identificateur.

Exploitée en intranet, l'application de la FV se présente donc sous la forme d'un réseau fermé. L'exploitation, l'entretien et l'extension en sont toujours assurés par la Haute école spécialisée du canton d'Argovie. A moyen terme, un fournisseur d'accès professionnel en assurera l'hébergement.

Qualification des collaborateurs
Chaque entreprise partenaire doit désigner un directeur de l'insourcing et de l'outsourcing. Dans le cas idéal, chaque partenaire propose en plus les compétences d'un courtier et d'un gestionnaire de mandats (cf. fig. 3). Les compétences dépassant celles dont tous les partenaires disposent nécessairement sont dispensées dans le cadre de la formation et du perfectionnement spécifiques à la FV ou fournies par des instances désignées. Il en résulte que chaque partenaire intéressé peut immédiatement profiter de cette association, sans avoir besoin d'acquérir un nouveau savoir-faire, pour autant qu'il soit un utilisateur de PC averti.

Entrée sur le marché
Le lancement en 1997/1998 a été suivi par la presse, ce qui est toutefois insuffisant pour assurer une croissance durable et dynamique du réseau. Les objectifs, à savoir un degré de notoriété supérieur à 50 % et une part du chiffre d'affaires de 15 % auprès de toutes les entreprises partenaires, ne peuvent être atteints qu'en recourant à un marketing et à une gestion des relations clients (CRM) ciblés. Si cette tâche incombe en premier lieu au courtier, elle fait également partie intégrante du travail d'acquisition de mandats de tous les partenaires.

La première étape de la commercialisation prévoit de mieux exploiter les relations clients préexistantes. En parallèle à cela, l'organisation de conférences, la fréquentation de manifestations - salons ou séminaires - et l'élaboration de brochures complètent la présentation de la FV. Dans la seconde phase, il est prévu de standardiser la solution logicielle de telle manière qu'elle puisse être proposée et utilisée par des partenaires spécialisés dans la distribution (éditeurs de logiciels, associations, etc.) qui seraient intéressés. Dans l'idéal, les réseaux ainsi constitués se réuniront au sein d'un grand réseau suprarégional, franchissant l'étape suivante de la Fabrique virtuelle, la " virtualité virtuose ".

Financement - recettes
Le financement des activités spécifiques à la FV est assuré par une participation de la part de chaque membre. S'agissant des recettes, les objectifs suivants ont été fixés - et régulièrement atteints:

• RÉDUCTION DES COÛTS grâce à de nouvelles affaires. Les capacités disponibles des partenaires doivent être exploitées le mieux possible, ce qui assure une répartition optimale des frais fixes;
• EXPLOITATION DE NOUVEAUX MARCHÉS: en regroupant les compétences spécifiques des partenaires, il est possible de mettre des produits et des prestations sur le marché plus rapidement et en consentant un investissement initial moindre. Les premières expériences montrent que l'efficacité en matière technologique a un impact notable au plan financier;
• PROMPTITUDE DE LIVRAISON: elle est garantie, car chaque partenaire peut recourir aux capacités et aux compétences du réseau;
• PRÉSERVATION DU SITE: un intérêt non négligeable de la FV réside dans le fait que les produits et les prestations existants peuvent être conservés sur le site (siège de l'entreprise), tandis que de nouveaux produits, innovateurs, sont développés.

 

Figure 5.1 : Bénéfices potentiels des fabriques virtuelles

Le développement de la chaîne de création de valeur permet de proposer des solutions, de réduire le coût des achats et les frais administratifs et, last but not least, de s'occuper des clients individuellement et durablement.

Changements décisifs
L'euphorie des débuts et l'optimisme excessif vis-à-vis du concept ont cédé la place à la stabilité de la plate-forme principale et à l'identification des partenaires de la FV. Les adaptations structurelles ont atteint le point où le réseau peut être étendu rapidement (à environ 50 partenaires) et où le concept peut être exporté pour édifier d'autres réseaux. La culture de la confiance désormais instaurée se manifeste par la franchise mutuelle dont les partenaires font preuve, dans la prise active de responsabilités au sein de la FV et dans une dynamique propre nettement perceptible. La mentalité de " loterie " qui prévalait parfois au début (miser petit pour éventuellement gagner le gros lot) a disparu au profit de la participation et de l'engagement en faveur de la FV.

Répercussions d'ordre général
La FV croît à une vitesse largement supérieure à la moyenne de la branche et s'approche de la saturation. Il en résulte la nécessité de s'agrandir rapidement et de s'adjoindre de nouveaux réseaux. Un degré de satisfaction élevé de la part de la clientèle (qualité, disponibilité et compétence) et une compétitivité nettement améliorée engendrent une forte demande. On peut affirmer aujourd'hui que si ce concept est futuriste, il représente d'ores et déjà un facteur de stabilité économique.

Enseignements retirés
Certaines expériences fondamentales ont été retirées au cours des trois ans d'existence de la fabrique virtuelle. Elles sont tout à fait transposables à d'autres projets de e business:

• un maximum de DISCIPLINE doit être exigé. Les processus informels comme les accords par téléphone ou les comptes-rendus lacunaires minent les fondements du système jusqu'à le rendre inutilisable. Il est possible de lutter contre cette tendance en proposant des stimulants (p. ex. intéressement de courtage pour tout mandat apporté), en encourageant l'acquisition de compétences spécifiques utiles à la FV et en améliorant la collégialité et la transparence dans toutes les activités de la FV;
• en ce qui concerne l'APTITUDE DES UTILISATEURS FACE À INTERNET, la solution doit être suffisamment abordable, en matière de confort d'utilisation et de complexité, pour que toute personne bénéficiant de connaissances de base dans l'utilisation d'un PC puisse s'en servir efficacement;
• la FV doit faire partie intégrante de la STRATÉGIE D'ENTREPRISE de chaque partenaire, ce qui permet de garantir que le partenariat sera pris au sérieux et intégré activement dans la stratégie de vente des partenaires;
• la RESPONSABILITÉ PERSONNELLE de chaque membre se reflète dans son dynamisme au sein de l'association et dans sa façon de gérer les données concernant les profils (p. ex. la base de données sur les compétences);
• l'ÉLAN INNOVATEUR d'un tel concept ne doit pas dépasser les capacités d'imagination des partenaires. Il semble donc judicieux d'avancer par petits pas, mais néanmoins perceptibles;
• la CULTURE D'ENTREPRISE doit être considérée comme le critère principal de réussite d'un projet d'interconnexion. De tels projets seront toujours voués à l'échec, quel que soit leur intérêt au plan technique, si l'incompétence, l'intolérance et l'égoïsme sont de mise et qu'il ne règne ni esprit de groupe, ni idéalisme, ni identification à l'objectif.

Le concept de la FV, ainsi que ses promoteurs et le groupement complexe composé de l'ITEM de l'Université de St-Gall, du CIM Center Aargau (CAG), du CIM-Bildung- und Technologieverbund Mittelland (CBT), de la CTI de la Confédération, des partenaires et surtout des forces propres aux entreprises, démontrent sans équivoque que l'on peut retirer des éléments très positifs des défis de l'époque actuelle. Il est évident que les petites et moyennes entreprises suisses ne sont pas de taille à affronter seules ces défis. En outre, il est presque impossible de transférer directement dans ces entreprises les connaissances des Universités et des Hautes écoles. On peut considérer comme exemplaire la somme de notions théoriques mises en pratique au cours de ces trois années et l'importance de ce que les sites, les entreprises et leur compétitivité y ont gagné. Les " règles du jeu " et la confiance mutuelle des entreprises permettent au concept de bénéficier d'une dynamique propre, que les " inventeurs " avaient certes espérée, mais pas escomptée à un tel point, ni aussi rapidement.