Die Stiftung Produktive Schweiz wurde 2005 von Microsoft, Siemens und Orange gegründet. Der Zweck der Stiftung ist die Förderung der Produktivität im Umgang mit Informations- und Telekommunikationsanwendungen (ICT). In der Schweiz wird viel in ICT-Anwendungen investiert. Der realisierte Nutzen ist jedoch vergleichsweise gering, was die Stiftung auf einen wenig produktiven Umgang mit den Anwendungen zurückführt.

Aus diesem Grund engagiert sich die Stiftung mittels der Förderung von Wissen, Schulungen und Dienstleistungen für die Steigerung der Produktivität beim Einsatz von ICT-Anwendungen. Um die Öffentlichkeit zu sensibilisieren, finanziert die Stiftung öffentlichkeitswirksame Projekte und unterstützt sie in den Bereichen PR und Marketing. Realisiert werden die Projekte von verschiedenen Partnern. Die Potentiale zur Produktivitätssteigerung adressierte die Stiftung auf verschiedenen Ebenen: die Produktivität von Individuen, von Teams und Unternehmen sowie der gesamten Schweizer Volkswirtschaft.

Diese Fallstudie berichtet darüber, wie die Stiftung Produktive Schweiz gemeinsam mit der GARAIO AG auf der Basis von Microsoft Office Sharepoint Server 2007 Excel Services einsetzt, um kostenlos zugängliche Online-Assessments zur Steigerung der individuellen E-Mail-Produktivität anzubieten.

Ende 2005 fasste die Stiftung den Entschluss, sich dem Thema E-Mail zu widmen, da E-Mails den Arbeitsalltag sehr vieler Berufstätigen prägen.

E-Mail als weit verbreiteter Produktivitätsvernichter
Die Studie „Wirkungsvolles E-Mail-Management“ (1) schätzte, dass in der Schweiz ein Produktivitätspotential von gut acht Millionen Stunden pro Woche oder 26 Milliarden Franken pro Jahr besteht, und sie erarbeitete verschiedene Prinzipien eines produktiven E-Mail-Managements. Auf Grund dieses enormen Potentials beauftragte die Stiftung Anfang 2007 das Schweizerische Produktivitätsinstitut, die gewonnenen Erkenntnisse den geschätzten zwei Millionen Informations- und Wissensarbeitern in der Schweiz möglichst einfach zu vermitteln. Das Produktivitätsinstitut, das von der Stiftung initiiert und unterstützt wird, entwickelte zwei Assessments:

- Den E-Mail-Kalkulator, um das persönliche Produktivitätspotential abzuwägen, und
- Die E-Mail-Tipps, um die wichtigsten Tipps zur Steigerung der individuellen Produktivität zu eruieren.

Anforderungen an das Assessment
Um die Schweizer Informations- und Wissensarbeiter zu sensibilisieren und zu unterstützen, hatten die beiden Assessments verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden.
Die Assessments mussten

- online angeboten werden,
- gratis angeboten werden,
- einfach und selbsterklärend zu beantworten sein,
- nach dem Beantworten der Fragen ohne Verzögerung die Resultate anzeigen,
- visuell ansprechend und im Corporate Identity der Stiftung gestaltet sein,
- zweisprachig ausgeführt sein (Deutsch und Französisch),
- innerhalb eines halben Jahres realisiert sein und
- flexibel an neue Forschungserkenntnisse angepasst werden können.

Bei der Entwicklung und der Realisierung der Assessments galt es, zwei unterschiedliche Herausforderungen zu meistern: Inhaltlich musste eine Methode gefunden werden, wie anhand weniger Fragen das Potential errechnet und die individuell wertvollsten Tipps empfohlen werden können. Technisch musste eine Lösung für eine automatische und damit kostengünstige Auswertung sowie eine ad hoc Ausgabe der Resultate gefunden werden.

Inhaltliche Lösung
Das Schweizerische Produktivitätsinstitut löste die inhaltlichen Herausforderungen. Aus der Studie war bekannt, dass das individuelle Produktivitätspotential aus fünf Fragen zum zeitlichen Aufwand sowie zur Anzahl und zum Charakter der E-Mail-Kontakte kalkuliert werden kann. Die individuellen Tipps werden anhand von 15 Fragen über den Zeitaufwand, die Einsatzzwecke, den Charakter der Arbeit und den persönlichen Umgang mit E-Mails ermittelt. Die Tipps mit dem grössten Produktivitätspotential werden den Teilnehmern ausführlich erläutert (vgl. Abbildung 1).

Das Institut entwickelte

- zwei Fragebögen auf der Basis des Fragebogens aus der Studie,
- zwei Berechnungsalgorithmen, die anhand der Antworten das Potential sowie die Tipps errechnen, und
- zwei Erläuterungen, die den Teilnehmern die Ergebnisse der Auswertung erklären.

Abb. 1: Ablauf der Assessments

Technische Lösung
Die technische Umsetzung der Assessments konnte entweder individuell programmiert oder auf einer Standardlösung aufbauend implementiert werden. Gegen die individuelle Programmierung sprach der hohe Aufwand bei allfälligen Anpassungen an den Fragebögen, Berechnungen oder Erläuterungen und die intensive Testphase, die für einen fehlerfreien Betrieb notwendig gewesen wäre. Aus diesen Gründen suchte die Stiftung zusammen mit GARAIO eine Lösung, mit der bei hoher inhaltlicher Flexibilität dank einer stabilen Basis, auf der aufgebaut werden konnte, die Umsetzung sowohl in kurzer Zeit, als auch kostengünstig im Unterhalt und offen für alle interessierten Teilnehmer erfolgen konnte.

GARAIO brachte den Vorschlag ein, die neuen Excel Services auf der Basis von Microsoft Office Sharepoint Server 2007 (MOSS 2007) in einem Proof of Concept zu testen. Die Excel Services erlauben, die vielfältigen Funktionalitäten von Excel in einem webbasierten Umfeld zu nutzen. Der Proof of Concept zeigte, dass die Antworten aus einem online Fragebogen in eine Excel-Datei importiert, mittels eines Berechnungsalgorithmus ausgewertet und aus dem Excel in ein HTML-File exportiert werden können. Zudem überzeugte MOSS 2007 einerseits als stabile Basis für die beiden Assessments und andererseits durch einen kostenlos verfügbaren Webpart als Grundlage zur Erstellung von online Fragebögen.

Wenn ein E-Mail-Anwender seine Produktivität beurteilen oder steigern möchte, so hat er sich auf der Website der Stiftung für eines der beiden Assessments zu entscheiden. Seine Wahl leitet ihn automatisch zum Fragebogen in der richtigen Sprache, der auf dem MOSS 2007 läuft. Mit dem Absenden des Fragebogens werden die Antworten in eine Excel-Datei importiert. In derselben Datei ist der Berechnungsalgorithmus implementiert, der anhand der Antworten diese berechnet. Anschliessend werden die Ergebnisse in eine HTML-Seite mit den Erläuterungen integriert. Der Teilnehmer erhält die Erläuterungen kurz nach dem Ausfüllen des Fragebogens, und bei Bedarf kann er sie auch ausdrucken. Schliesslich gelangt der Teilnehmer zurück zur Website der Stiftung, auf welcher er beispielsweise das zweite Assessment starten kann.

Abb. 2: Technische Umsetzung der Assessments

Durch die klare Trennung der Implementierung der technischen und inhaltlichen Lösung konnten beide Partner ihre Stärken einbringen und so das Projekt innerhalb von zwei Monaten realisieren. GARAIO implementierte die Assessments, die jeweils aus einem Fragebogen, einer Excel-Datei, einer Ausgabe in HTML und Verknüpfungen zwischen diesen Elementen bestehen. Das Institut setzte den Fragebogen mittels des frei verfügbaren Webparts um und lieferte die Berechungsalgorithmen in Form einer Excel-Datei. Neue Fragen und Tipps sowie Anpassungen der Berechnungen können zudem in Zukunft vom Institut selbst und innerhalb kurzer Zeit vorgenommen werden, weil das Institut jederzeit Zugriff auf die Excel-Dateien mit den Berechungsalgorithmen hat.

Der Einsatz der Excel Services hat den direkten Nutzen, dass die Assessments schnell und kostengünstig umgesetzt werden konnten. In Verbindung mit MOSS 2007 hat der Excel Service den indirekten Nutzen, dass die Assessments von einer grossen Anzahl Interessierter problemlos online ausgefüllt werden können, ohne dass lineare Kosten bei der Stiftung anfallen.

Nachhaltige und flexible Lösung
Der Einsatz von MOSS 2007 erlaubt, die Assessments online anzubieten und den Auftritt an das Coporate Identity der Stiftung anzupassen (vgl. Abbildung 3). Der Survey-Webpart, eine kostenlos erhältliche Ergänzung zu MOSS 2007, verkürzte die Implementierung eines benutzerfreundlichen Fragebogens massiv. Dank dem Einsatz der Excel Services konnten die Assessments 100% automatisch gestaltet werden, was der Stiftung erlaubt, das Angebot mit geringen finanziellen Aufwänden aufrechtzuerhalten. Gleichzeitig können die Berechnungen und die Tipps ohne Programmierungsaufwand jederzeit durch die Stiftung autonom angepasst werden. Die Nachhaltigkeit der Investition in den Aufbau des Assessments ist folglich gewährleistet.

Abb. 3: Graphische Umsetzung der Fragebögen und Assessments

Breites Medienecho und mehrere tausend Teilnehmer
Am 21. August 2007 informierte die Stiftung Produktive Schweiz an einer Pressekonferenz die Medien über ihre Zielsetzung und die beiden Assessments, um das individuelle E-Mail-Potential und Tipps zur Verbesserung des Umgangs mit E-Mail kostenlos und online zu analysieren. Das Medienecho war zuerst in der Romandie und später auch in der Deutschschweiz sehr gross. So berichteten Blick, NZZ, Migros Magazin, LeFigaro, LeMonde und viele Radios über die Assessments. Zwei Wochen nach der Pressekonferenz hatten 1‘341 Personen das E-Mail-Assessment und 1‘297 Personen den E-Mail-Kalkulator ausgefüllt. Nach drei Monaten – ohne weitere Promotionsmassnahmen – hatten bereits 5‘000 Personen teilgenommen. Das anhaltende Interesse am E-Mail-Kalkulator und am E-Mail-Assessment zeigt, wie virulent das Thema produktiver Einsatz von E-Mail ist. Die Bekanntheit der Stiftung Produktive Schweiz steigerte sich durch die beiden Assessments beträchtlich.

1) Dr. Pascal Sieber & Partners AG: "Wirkungsvolles E-Mail-Management - Herausforderungen und Prinzipien des wirkungsvollen Umgangs mit E-Mail; 2007