Das Universitätsklinikum Essen ist ein Krankenhaus der Maximalversorgungsstufe und behandelt in rund 50 Kliniken und Instituten mit rund 1.300 Betten etwa 50.000 stationäre und 100.000 ambulante Patienten pro Jahr. Die Pflegedirektion in Person einer Pflegedirektorin
ist die dienstliche Vorgesetzte für die mehr als 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Pflegedienst und trägt unter anderem die Verantwortung für die pflegerische Versorgung der Patienten. Unterstützt wird sie dabei durch die Pflegedienstleitungen, d. h. den leitenden
Pflegekräften der einzelnen Fachkliniken und Bereiche. Die umfangreiche Kommunikation
und Organisation einer solch großen Organisation vereinfacht julitecDM.

julitecDM wurde in mehreren Stufen in die tägliche Arbeit integriert. In einem ersten Schritt wurden den angeschlossenen Abteilungen verschiedenste Auswertungen von Leistungsdaten zur Pflege über julitecDM zur Verfügung gestellt, die durch die Anwender jederzeit abgerufen werden können. Mittlerweile wird bereits in einem zweiten Schritt die Bearbeitung und Digitalisierung des Schriftverkehrs durch zwei zentrale Stellen der Pflegedirektion vorgenommen. Zukünftig soll der gesamte Schriftverkehr der Pflegedienstdirektion elektronisch über julitecDM abgewickelt werden.

Abb. 1: Wie der Windows Explorer zeigt der julitecDM Explorer eine Ordnerstruktur mit Dokumenten und einer Vorschauansicht


Die Nutzer sind bisher sehr zufrieden. Vor allem die Einfachheit der Bedienung, aber auch die Volltextsuche mit OCR-Texterkennung, brachte zufriedene Rückmeldungen aus den einzelnen Abteilungen. Das Optical Character Recognition (OCR) ermöglicht die Suche nach Inhalten in den verschiedensten Dokumenten, seien es Word-Dateien oder pdf-Texte, selbst eingescannte Briefdokumente sind durch die integrierte OCRTexterkennung kein Problem.

Mit der Einführung von julitecDM in den einzelnen Abteilungen sollte besonders die Kommunikation zwischen der Pflegedirektion und den angeschlossenen Dienststellen verbessert werden. Bis dahin verlief die elektronische Kommunikation mehr oder weniger rudimentär:

• Elektronische Dokumente wurden auf unterschiedlichen Netzlaufwerken abgelegt.
• Durch diesen Umstand und dem Fehlen einer komfortablen Suchfunktion war die Informationssuche für die Mitarbeiter oft lange und umständlich.
• Regelmäßige Rundschreiben an die einzelnen Abteilungen mussten über aufwändig zu erstellende E-Mail-Verteiler versendet werden.
• Der Zugriff auf die Dokumente war nicht durch ein wirkungsvolles Zugriffsrechtekonzept geschützt.

Daraus wiederum wurden die zu erbringenden Anforderungen definiert:

• Kommunikationsunterstützung zwischen Pflegedirektion und Klinikpflegedienstleitungen
• Zentrale Verwaltung des Schriftverkehrs
• Qualitätssicherung durch Leistungsevaluation und zeitnahe Zugriffsmöglichkeit durch die Mitarbeiter
• Schnelle Implementierung in die Arbeitsabläufe ohne Störung des laufenden Betriebes
• Kaum Schulungsaufwand

Ohne weitere Implementierungspartner übernahm die julitec GmbH die Einführung ihrer Software mit den genannten Anforderungen der Pflegedirektion. Innerhalb von acht Wochen
konnten die Techniker von julitec in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern vor Ort das Projekt erfolgreich abschließen. Die Einführung erfolgte in mehreren Schritten, zum einen um die
späteren Nutzer mit unterschiedlichsten IT-Kenntnissen sanft an das neue Programm heranzuführen. Zum anderen wäre es mit der Auslieferung eines starren Gesamtsystems nicht möglich gewesen, flexibel auf Änderungen der Kundenanforderungen reagieren zu können. Durch die kurze Projektlaufzeit von rund zwei Monaten konnte das Projekt finanziell im niedrigen vierstelligen Bereich realisiert werden. In diesem Betrag waren bereits die Softwarelizenzen und ein Installations- und Schulungstag vor Ort enthalten.

Abb. 2: Mit der erweiterten Suche kann nach Verfasser, Erstellungs- und Änderungsdatum, im kompletten Inhaltstext sowie nach allen weiteren Feldern gesucht werden


Probleme bei der Implementierung konnten durch ausführliche Briefings und Beratungen zwischen der julitec GmbH und dem Kunden bereits im Vorfeld ausgeräumt bzw. verhindert werden. Vor allem die IT-Ausstattung der Pflegedirektion wurde bereits im Vorfeld so eingerichtet, dass die vollständige Installation und Anwendereinweisung in nur einem Tag durchgeführt werden konnte. Dazu gehörte vor allem der Einsatz passender Scanner und die Einrichtung der Server.