Die Logista EG AG ist die Einkaufsorganisation der Fachgemeinschaft DIE MEISTER. Sie setzt sich aus unabhängigen Fachbetrieben der Bereiche Konstruktion, Gebäudehüllen, Innenausbau, Haustechnik und Umgebung zusammen. Die Mitglieder aus der ganzen Schweiz erfüllen strenge Selektionskriterien und zeichnen sich durch Qualität, Kompetenz, Fairness und überdurchschnittliche Leistungen aus. Durch den stetigen Austausch von technischem Know-how, fundiertem Wissen und langjähriger Erfahrung bündelt die Gemeinschaft DIE MEISTER ihre Kräfte und steht dafür ein, dass sich ein Bauherr auf die beauftragten Handwerksunternehmen verlassen kann, weil die eingesetzten Materialien, die Ausführung und der Preis stimmen.

Die Interessen der Mitglieder der Fachgemeinschaft DIE MEISTER nimmt die Logista EG AG wahr und handelt mit den führenden Lieferanten der Baubranche die bestmöglichen Einkaufsbedingungen aus. Von der zentralen Koordination profitieren alle Anspruchsgruppen: Die Mitglieder, die Lieferanten, die Logista EG AG sowie die Bauherrschaft.

 

Zur Durchführung ihrer verschiedenen Bauvorhaben sind die ausführenden Betriebe auf Baustoffe unterschiedlichster Art angewiesen. Die grosse Zahl anfallender Materialbestellungen verursacht bei den Unternehmen einen nicht zu vernachlässigenden Administrationsaufwand.

Zu den grössten Herausforderungen der Bestellabwicklungen zählen die Suche und die Wahl der preiswertesten und verlässlichsten Lieferanten sowie die fortlaufende Kontrolle des Bearbeitungsstandes jeder einzelnen Bestellung. Die unterschiedlichen Arbeitsschritte des Bestellprozesses müssen nachvollzieh- und überprüfbar sein. Zudem wird eine Übersicht aller eingeholten Offerten, der ausgeführten Bestellungen sowie den empfangenen Lieferungen benötigt. Hinzu kommt der zu leistende Aufwand bei der Begleichung von Rechnungen. Dieser steigt mit der Anzahl unterschiedlicher Lieferanten.

Die Ausführung und Koordination der unterschiedlichen Bestellungen ist insbesondere für die ausführenden Betriebe anspruchsvoll und aufwändig: Bestellungen werden oft ad hoc und teilweise direkt von der Baustelle aus getätigt. Die Beteiligung unterschiedlicher Akteure an verschiedenen Standorten erhöht den Administrationsaufwand durch den Koordinationsbedarf zusätzlich.

Die Logista EG AG handelt im Namen der Fachgemeinschaft DIE MEISTER mit rund 300 Lieferanten aus der Baubranche die Einkaufsbedingungen aus. Sie führt Lieferanten und Unternehmen zusammen und sorgt durch die selektive Auswahl der Lieferanten und der Mitglieder der Fachgemeinschaft für Qualität. Durch die Koordination des gesamten, gemeinsamen Einkaufsvolumens durch die Logista EG AG profitieren die über 180 an der Einkaufsgemeinschaft beteiligten Unternehmen von vorteilhaften Konditionen. Diese wickeln täglich bis zu 350 Bestellungen ab und erzeugten im Jahr 2008 ein Einkaufsvolumen von 93 Millionen Schweizer Franken. Dies entspricht einer Verdoppelung des Volumens gegenüber 2003. Um diese grosse Zahl von Bestellungen bewältigen zu können, betreibt die Logista EG AG einen virtuellen Marktplatz und stellt diesen den Mitgliedern zur Verfügung.

Die Logista EG AG arbeitet seit dem Jahr 2000 im Rahmen der Einführung des ersten virtuellen Marktplatzes erfolgreich mit dem IT-Spezialisten GARAIO AG zusammen. Die GARAIO AG konzipiert und entwickelt massgeschneiderte Software-Lösungen und verfolgt dabei konsequent das Ziel, die Geschäftsprozesse der Kunden zu optimieren. Für die Entwicklung und den Betrieb des neuen Marktplatzes setzte die GARAIO AG vollumfänglich auf Open Source Technologien, wobei Ruby on Rails als Entwicklungsumgebung diente. Ruby on Rails eignet sich für die Realisierung moderner Web 2.0 Anwendungen und folgt dem Prinzip „Don’t repeat yourself“ – ein Sachverhalt muss nur einmal programmiert werden und steht dann für die restliche Entwicklung zur Verfügung. Dies verkürzt die Entwicklungszeit und senkt damit die anfallenden Kosten. Die Entwicklung des virtuellen Marktplatzes konnte effizient durchgeführt werden. Die erarbeite Lösung zeichnet sich durch eine hohe Stabilität im Betrieb, die optimale Anpassung an die individuellen Bedürfnisse der Logista EG AG aus und erlaubt die einfache Integration von zukünftigen Funktionen.

Der virtuelle Marktplatz, der den angeschlossenen Unternehmen eine Vielzahl von Möglichkeiten eröffnet, verfügt über zwei zentrale Bereiche: Erstens dient er als Informationsplattform und zweitens erlaubt er die Suche sowie die Bestellung fast aller für die Ausführung der jeweiligen Bauvorhaben benötigten Produkte.

Informationsplattform
Bei der erfolgreichen Abwicklung ihrer Bauvorhaben werden die Unternehmen durch eine Fülle von Informationen unterstützt, die ihnen im Mitgliederbereich des Marktplatzes zur Verfügung gestellt werden. Sie erhalten Informationen über die Entwicklungen in der Schweizer Baubranche oder werden über bedeutsame Veränderungen in der europäischen Bauwirtschaft informiert. Zur Informationsdiffusion dienen dabei die wöchentlich an die Mitglieder publizierten internen, vertraulichen Mitteilungen der Logista EG AG. Ein Unternehmen, das über die aktuelle Situation auf dem Baumarkt informiert sein will, muss sich somit lediglich in den virtuellen Marktplatz einloggen und ist über alle relevanten Faktoren im Bilde.

Zentrale Bestellplattform
Den Kern des virtuellen Marktplatzes bildet die integrierte Bestellplattform. Diese unterstützt alle bei den Materialbestellungen anfallenden Aufgaben – von der Suche der besten Lieferanten über die Erstellung von Offertanfragen bis zur Begleichung der anfallenden Rechnungen. Bei der Gestaltung des Marktplatzes wurde auf die Bedürfnisse der Unternehmen geachtet. Die Ausgestaltung der einzelnen Funktionen wurde danach ausgerichtet, den mit den Bestellungen verbundenen Administrationsaufwand für die Unternehmen möglichst tief zu halten.

Eine zentrale Rolle übernimmt dabei die Suchfunktion. Diese erlaubt die Volltextsuche über tausende unterschiedlicher Produkte aus einer Vielzahl von Katalogen der verschiedenen Lieferanten. Die Resultate werden seitengenau angegeben und mit der jeweiligen im System hinterlegten Katalogseite verlinkt (vgl. Abbildung 1). Die unterschiedlichen Suchresultate werden anhand von Kriterien wie dem Preis oder der Logista-internen Bewertung des jeweiligen Lieferanten beurteilt und dementsprechend geordnet ausgegeben. Die ausgeklügelte Suchfunktion und die Tatsache, dass alle relevanten Lieferanten an den virtuellen Marktplatz angeschlossen sind, vereinfacht für die Mitglieder der Fachgemeinschaft das Finden der geeigneten und die Wahl des besten Lieferanten erheblich.

Abb. 1: Screenshot Resultate einer Produktsuche


Zur Erstellung von Preis- oder Offertanfragen stehen den Unternehmen über den virtuellen Marktplatz Webformulare zur Verfügung. Diese erinnern an ihre papierförmigen Vorgänger und sind den Mitarbeitenden der Unternehmen somit vertraut – die Hemmschwelle zur Benutzung des virtuellen Marktplatzes ist gering.

Der Administrationsaufwand wird durch die Benutzung des virtuellen Marktplatzes zusätzlich gesenkt, da für eine Preis- oder Offertanfrage ohne Mehraufwand gleichzeitig mehrere Lieferanten kontaktiert werden können. Anschliessend kann sofort das jeweils beste Angebot angenommen und die Bestellung ausgelöst werden. Die Bestellabwicklung wird zusätzlich durch die Möglichkeit der Nutzung von Vorlagen erleichtert: Sich wiederholende Bestellvorgänge können ohne grossen Aufwand mit wenigen Klicks ausgeführt werden.

Für die über den Marktplatz bezogenen Produkte erhalten die Mitglieder von der Logista EG AG wöchentlich eine Sammelrechnung. Durch die zentrale und gebündelte Abwicklung der zu bezahlenden Rechnung behalten die Unternehmen einfach die Übersicht und der mit der Begleichung von Rechnungen verbundene Aufwand fällt gegenüber der dezentralen Bestellabwicklung mit einzelnen Lieferanten tiefer aus.

Sowohl bei gestellten Preisanfragen als auch bei getätigten Bestellungen kann der aktuelle Bearbeitungsstand auf einen Blick überprüft und nachverfolgt werden. Die Lieferanten bestätigen den Eingang einer Preisanfrage, den Erhalt einer Bestellung oder den Versand der gewünschten Produkte. Für jede Anfrage und jede Bestellung ist der aktuelle Bearbeitungsstand anhand eines spezifischen Icons auf einen Blick ersichtlich (vgl. Abbildung 2).

Abb. 2: Grafische Darstellung des Bearbeitungsstandes

Der virtuelle Marktplatz bringt qualitativ hochstehende Unternehmen und Lieferanten zusammen. Er dient der Verbreitung von Informationen über den Baumarkt, der Koordination und Kommunikation zwischen den Mitgliedern von DIE MEISTER und den jeweiligen Lieferanten und funktioniert als zentrale Plattform für die Abwicklung von Preisanfragen, Offerten und Bestellungen.

Die am Marktplatz angeschlossenen Lieferanten können durch ihre Zusammenarbeit mit der Logista EG AG ihr Bestellvolumen vergrössern, da sie Zugang zu bisher nicht bekannten Kunden bekommen und sie erhalten Sicherheit bezüglich der Bonität der jeweiligen Unternehmen.

Dank der zentralen Plattform für die Abwicklung der Bestellungen profitieren die Mitglieder von DIE MEISTER von einer erheblichen Senkung des Administrationsaufwandes.

• Die passenden Lieferanten und die richtigen Produkte können schnell und einfach gefunden werden.
• Alle Preisanfragen, Offerten und Bestellungen können gebündelt über den Marktplatz abgewickelt werden.
• Der virtuelle Marktplatz ermöglicht die einfache und fortlaufende Kontrolle der getätigten Anfragen und ausgeführten Bestellungen.
• Die wöchentliche Sammelrechnung erleichtert die Kontrolle und Begleichung der ausstehenden Zahlungen.

Zusätzlich schafft der virtuelle Marktplatz Transparenz. Alle für die Bestellabwicklung benötigten Informationen und Unterlagen sind zentral abgelegt. Die anfallenden Dokumente und die Korrespondenz mit den Lieferanten werden gespeichert und sind über den Marktplatz einsehbar. Dies schafft eine Übersicht aller getätigten Bestellungen und ermöglicht der Geschäftsleitung einen Überblick über alle getätigten Vorgänge eines spezifischen Bauvorhabens.

Und nicht zuletzt profitieren die Mitglieder der Fachgemeinschaft DIE MEISTER von den durch die Logista EG AG mit den Lieferanten ausgehandelten Einkaufskonditionen.