Siemens Business Services zählt zu den weltweit führenden Anbietern für E-Business und Mobile Business. In Deutschland erzielte der IT-Dienstleister im abgelaufenen Geschäftsjahr einen Umsatz von 2,9 Milliarden Euro und beschäftigte rund 15.500 Mitarbeiter. Die ADOP Services sind die Abteilung von Siemens Business Services, die auf innovative Document Solutions spezialisiert ist und die gesamte Wertschöpfungskette des Dokumentmanagements abdeckt.

Dem digitalen Trend zum Trotz fallen in Banken oder Krankenkassen noch immer jährlich Abermillionen Papierdokumente an. Freistellungsanträge und Kundenkorrespondenz werden im Arbeitsalltag gleichwohl in digitaler Form benötigt - anders ist kein schneller Zugriff am Computer und also auch kein effizienter Workflow möglich.

Der Weg vom Aktenberg zum elektronischen Archiv führt dabei über etliche Stationen: Kisten auspacken, Akten öffnen, Inhalte trennen und sichten, Blätter einzeln scannen, digitalisierte Images am Bildschirm katalogisieren, indexieren und nach der obligaten Qualitätskontrolle einem Zielarchiv zuführen. Schließlich müssen die Akten in ihr Ausgangslager zurück oder nach Freigabe durch den Kunden vernichtet werden.

Outsourcing – attraktiv für viele Unternehmen
„Für viele Institutionen ist es, dieses komplexe Ablaufgefüge komplett auszulagern. Sie profitieren dabei doppelt - zum einen von der eingespielten Infrastruktur eines kompetenten Spezialanbieters, zum anderen von dessen Möglichkeiten, seine Ressourcen flexibel an die meist sehr dynamische Bedarfssituation anpassen zu können. Das gilt zum Beispiel für den Posteingang, wo heute 10.000 und morgen nur 5.000 Eingänge verzeichnet werden“, sagt Detlef Winkelewski, Linemanager Operation Documents von ADOP Services. Die in Berlin angesiedelte Abteilung der Siemens Business Services GmbH & Co. OHG hält ein Portfolio bereit, das die gesamte Prozesskette des Dokumentenmanagements vollständig abdeckt - vom Input über das digitale Archiv bis zum Druckoutput. Der entscheidende Vorteil für die Kunden: Sie sparen Kosten und können sich verstärkt auf eigene Kernkompetenzen konzentrieren.

Übrigens meint Posteingang hierbei nicht nur herkömmliche Briefe, sondern jedes Kommunikationsmedium, zum Beispiel E-Mails, Faxe und auch Voice. ADOP schneidert medienübergreifende Lösungen individuell auf die jeweilige Kundenanforderung zu: „Ziel ist es, die verschiedenen Medien und Informationen so zusammenzuführen, dass sie sich optimal in den Workflow beim Kunden einpassen und problemlos elektronisch weiterverarbeitet werden können“, so Detlef Winkelewski.

Aus dem eigenen Workflow hat ADOP Papier und darauf gründende Prozesse schon ab 1999 weitgehend verbannt. Stattdessen begleitet ein so genannter Digitaler Laufzettel - kurz Dilaz – die oft langfristig angelegten, nicht selten jahrelang laufenden Projekte. Zwar sammelte Dilaz schon damals umfangreiche Projektinformationen in einer SQL Server 7.0-Datenbank. Aber: „Produktionsspezifische Auswertungen waren mit einem zu hohen Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Sie konnten auch nicht zeitnah genug durchgeführt werden“, berichtet Harald Holz, Geschäftsführer der Berliner NTeam GmbH, die ADOP beim Aufbau eines übergreifenden Projektmanagements unterstützt. „Was fehlte, war eine Art Kommandobrücke, die Transparenz in die Produktionsabläufe bringt.“

Der Name Flight Deck steht für die neue, .NET-basierte Lösung, die bei ADOP alle vorhandenen Informationsquellen zusammenführt und auch Dilaz nahtlos integriert. Flight Deck ersetzt zahlreiche Excel Sheets - die nicht selten redundante Informationen, noch dazu in unterschiedlichen Versionen enthielten - durch eine kompakte SQL Server 2000-Datenbasis. Angeschlossen ist ein Data Warehouse, dessen Faktentabellen nachts per zeitgesteuerter Jobs auf der Basis der SQL Server Data Transactions Services automatisch aufgefüllt werden. „Dadurch können wir uns sehr schnell einen Überblick verschaffen, wie viel Zeit zum Beispiel eine konkrete Einzelleistung, etwa das Indexieren eines Images, tatsächlich beansprucht“, erläutert Detlef Winkelewski.

Derartige Werte sind nicht nur für Arbeitszeitdisposition und Schichtplanung wichtig, sondern auch für die Angebotskalkulation durch den Vertrieb: Steht ein neuer Auftrag ins Haus, sucht das System die relevanten Parameter eines vergleichbaren Projekts aus dem Data Warehouse heraus und generiert fundierte Aufwandsprognosen, die als Grundlage für Kostenvoranschläge und Terminzusagen dienen. Früher war der ADOP-Vertrieb auf Schätzungen und Erfahrungswerte angewiesen.

Wie aber unterstützt Flight Deck die Ablaufsteuerung im Tagesgeschäft der Produktion? Durch funktionell getrennte Module, deren Zusammenspiel ein effektives Projekt- und Ressourcenmanagement ermöglichen. Beispiel Schichtplanung: Dank der Zeiterfassungsdaten ist bekannt, welcher Mitarbeiter in welchem Projekt eingesetzt ist. So lässt sich ein Mitarbeiter anteilig auch zwei oder mehreren Projekten zuordnen, so dass auf dynamische Lastschwankungen innerhalb der Projekte besser reagiert werden kann. Angekoppelt ist zudem eine detaillierte Schichtprotokollierung inklusive leistungsabhängiger Prämienberechnung - authentische Informationen, die als Rohstoff das Data Warehouse speisen und möglicherweise bald in eine künftige Aufwandsprognose eingehen. Business Intelligence entsteht demnach unter anderem durch gezielte Rückkopplung von Live-Daten aus der Produktion.

Abbildung 1: Flight Deck Schichtplanung

Die Modularität von Flight Deck hat für ADOP einen entscheidenden Vorzug: „Die Anwendung konnte schrittweise in Betrieb genommen werden. Sie hat somit Nutzen generiert, schon lange bevor die komplette Applikation fertiggestellt war“, sagt Marcel Gnoth, Senior Consultant bei NTeam. Die Architektur der Lösung stützt sich auf ein Datenbank-Layer, der aus einer SQL Server 2000-Datenbank und einem ebenfalls auf SQL Server 2000 fußenden Data Warehouse besteht und zusätzlich den SQL Server 7.0 von Dilaz integriert. Die Geschäftslogik ist in mehreren separaten DLLs gekapselt, die sich je nach Art des Clients auf Webserver und Client verteilen. „Die Businesslogik ließe sich problemlos auch auf einen eigenständigen Applikationsserver übertragen, zum Beispiel, wenn in einer späteren Ausbaustufe die Nutzerzahlen steigen“, unterstreicht Marcel Gnoth den Vorteil der Skalierbarkeit.

Abbildung 2: Architektur von Flight Deck

Manche Oberflächen, etwa diejenige der fest installierten Touch Screens für die Zeit- und Tätigkeitserfassung der Mitarbeiter in der Produktion, sind mit Windows Forms realisiert. Andere Modulfunktionen dagegen basieren auf ASP.NET. Der Vorteil hierbei: „Praktisch ohne jeden Aufwand lassen sich relevante Moduloberflächen via Intranet auf beliebig viele neue Geräte ausrollen, zum Beispiel, wenn in einem Projekt ad hoc hundert neue Zeitarbeiter angeheuert werden“, so Marcel Gnoth. Seinen Worten zufolge handelt es sich bei der Lösung um das erste große .NET-Projekt der NTeam GmbH - eine bewusste Entscheidung der Entwicklerfirma für eine zukunftsweisende Technologie. Das wesentliche Motiv: Erwartete Produktivitätssteigerungen und höhere Entwicklungsgeschwindigkeit.
Aufbauend auf ASP- und VB 6.0-Knowhow, favorisiert NTeam als Programmiersprache Visual Basic .NET, „einer - verglichen mit der Vorgängerversion - ungleich mächtigeren Sprache“, wie Marcel Gnoth urteilt. An ASP.NET lobt er besonders, dass HTML- und Programmcode jetzt streng voneinander getrennt seien. Zudem bestünde hinsichtlich der Sprache freie Wahlmöglichkeit, so dass NTeam auch für Web-Oberflächen Visual Basic .NET einsetzen und somit gezielte Know-how-Investitionen vielseitig ausnutzen kann.

Rationalisierung und Projekttransparenz
Papier und inkonsistente Excel Sheets werden heute weder in der Planung noch in der Produktionssteuerung benötigt. Den unmittelbaren Rationalisierungseffekt beziffert Detlef Winkelewski auf zirka eine Arbeitskraft. „Die eigentlichen Einsparpotentiale aber liegen in der gewonnenen Projekt- und Kostentransparenz, die ein rechtzeitiges Gegensteuern ermöglichen. Ressourcen können heute weit effektiver eingesetzt werden als bisher.“

Verbesserte Aufwandseinschätzungen und gestiegene Servicequalität
Die automatischen Auswertungen von Flight Deck stützen sich auf Live-Daten aus der Produktion. Sie liefern damit auch realitätsnähere Aufwandsprognosen bei neuen Projekten. Ergebnis: Der Vertrieb kann Zeit und Kosten deutlich präziser veranschlagen.

Auch die Kunden profitieren von der neuen Transparenz: ADOP kann heute beispielsweise garantieren, dass physische Originalakten im Bedarfsfall innerhalb einer halben Stunde verfügbar sind. Denn mit Flight Deck wird der Dokumentenfluss quasi in Echtzeit protokolliert.

Gegenwärtig komplettieren ADOP und NTeam die Modulpalette des Flight Deck, das dem Vertrieb künftig direkt zur Verfügung stehen und auch in Richtung automatischer Fakturierung ausgebaut werden soll. In Planung ist zudem eine Web-Schnittstelle für die Kunden, die übers Internet den Projektfortschritt dann jederzeit selbständig mit vollziehen können.