Beschaffung von C-Artikeln bei der Basler Versicherung

30. Juni 2002



Die Basler Versicherungen betreiben eine E-Procurement-Lösung für die Beschaffung von C-Artikel. Dadurch wurden die Beschaffungsprozesse wesentlich vereinfacht und die administrative Belastung sowohl des zentralen Einkaufs und der dezentralen Geschäftsstellen reduziert. Bei der Anbindung von Lieferanten fährt Basler eine Dualstrategie mit dem Ziel Erfahrungen im B2B-Umfeld zu sammeln. Lieferanten werden entweder direkt oder über die Handelsplattform der Conextrade AG angebunden. Mit Waser Büro sind die Informationsprozesse vollständig integriert.


1. Das Unternehmen

Die Basler Versicherungsgruppe gehört zu den grossen europäischen Allbranchen Versicherungs-Gesellschaften. Zur Bâloise-Holding zählen die im europäischen Versicherungsmarkt tätigen Unternehmen: Basler Versicherungs-Gesellschaft in der Schweiz wozu auch die Bâloise Bank SoBa gehört, die Basler Versicherungs-Gesellschaften in Deutschland, die Deutscher Ring-Gruppe in Deutschland, die Basler Versicherungs-Aktiengesellschaft in Österreich, Mercator in Belgien, La Bâloise, Compagnies d'Assurances, in Luxemburg.


Die Basler Versicherungen verfügen in der Schweiz über rund 100 Geschäftsstellen (Direktionen und Generalagenturen). Von den 8'600 Mitarbeitenden sind deren 4'000 in der Schweiz beschäftigt. Im Jahr 2001 betrug das konsolidierte Prämienvolumen der Gruppe ?6.6 Mrd. CHF, der konsolidierte Jahresgewinn 404.4 Mio. CHF.


Die Bâloise investierte im Jahr 2001 rund 230 Mio. CHF in strategische Informatikprojekte sowie in den Betrieb und den Unterhalt ihrer IT-Infrastruktur. Dabei standen in allen Märkten eine Erweiterung der elektronischen Vertriebskanäle sowie die gezielte Unterstützung des Aussendienstes mit interaktiven Hilfsmitteln im Vordergrund. Diese und weitere Initiativen zur Verbesserung der operativen Effizienz wurden von zahlreichen IT-Projekten auf Gruppenebene flankiert. Im Weiteren resultierten die schrittweise Vereinheitlichung des Rechnungswesens auf SAP-Basis sowie der gruppenweit koordinierte Einkauf von Hard- und Software in beträchtlichen Synergieeffekten. Die Bâloise verfolgt seit Jahren konsequent die Strategie "buy before make", was eine intensive Zusammenarbeit mit externen Softwarefirmen und Enwicklungspartnern erfordert. Gruppenweit sind 600 IT-Mitarbeitende beschäftigt.


Im Rahmen dieser Untersuchung wird lediglich der Zentrale Einkauf der Basler Versicherungen in der Schweiz betrachtet.


2. Beschaffungssituation

Bedarfssituation:
Das Beschaffungsvolumen der allgemeinen Einkaufssachgebiete beläuft sich auf einen zweistelligen Millionenbetrag pro Jahr. Die wichtigsten Kategorien sind:

  • Technisches Verbrauchsmaterial
  • Mobiliar
  • Betriebsmittel
  • IT Produkte (PC, Server, Software, Wartung)
  • Drucksachen



Das Beschaffungsvolumen der C-Artikel beläuft sich auf gegen 4 Mio. CHF pro Jahr. Im ERP-System werden mehrere Tausend Artikel gehalten und jährlich über 12'000 Bestelltransaktionen abgewickelt. Die wichtigsten Kategorien sind:

  • Büroverbrauchsmaterialien
  • Werbeartikel
  • PC-Verbrauchsmaterial
  • Formulare & Papier



Im Zentralen Warenlager werden unter anderem mehr als 4'000 Formulare / Drucksachen bewirtschaftet.


Beschaffungsorganisation:
Der Zentrale Einkauf ist für die generelle Sicherstellung der Materialversorgung des Betriebes in der Schweiz verantwortlich. Die Bestellungen werden sowohl von den Abteilungen am Hauptsitz als auch von den über 100 Geschäftsstellen ausgelöst.


Lieferantenbeziehungen:
Die Basler Versicherungen gibt im Rahmen ihrer sog. Gegengeschäftspolitik Herstellern und Lieferanten mit Versicherungsbeziehungen bei vergleichbaren Konditionen den Vorzug. Die Konditionen und der Markt werden jedoch laufend überprüft. Das Unternehmen verfügt über eine effiziente Logistik (Lager und Transport).


IT-Infrastruktur:
In der Basler Versicherungs-Gesellschaft Schweiz wird die betriebliche Standardsoftware SAP R/3 eingesetzt.


3. E-Procurement-Lösung

Ausgangslage:
Im Rahmen der Suche nach Effizienzsteigerungen im operativen Geschäft wurde beschlossen, die Beschaffung mittels einer Buy-Side-Lösung zu optimieren. Von diesem Projekt erhoffte man sich in erster Linie die administrative Entlastung der dezentralen Geschäftsstellen, die Erhöhung der Kostentransparenz sowie eine deutliche Prozesskostenoptimierung. Möglich Einsparungen bei den Beschaffungskosten spielten eine untergeordnete Rolle. Die Bestellungen der Büroverbrauchsmaterialien wurden früher über ein Lotus-Notes Formular angestossen. Die Artikelstammdaten wurden aus dem SAP R/3 ins Notes überspielt und dort redundant gehalten. Diese Lösung hatte folgende Mängel:

  • Viele Einkäufe erfolgten weiterhin ausserhalb des Systems und somit ausserhalb vereinbarter Rahmenverträge (Maverick Buying).
  • Die Lotus Notes Prozesse führten teilweise zur Überlastung des Netzwerks in den Geschäftsstellen, was die Benutzerakzeptanz der Lösung beeinträchtigte.
  • Alle Mitarbeitenden mit Zugriff auf Lotus Notes konnten bestellen, was zu vielen Kleinstbestellungen mit ungenügenden Losgrössen führte.
  • Lediglich die Rechnungen, nicht aber die Bestellungen (Lotus Notes Formulare) wurden über das SAP verarbeitet.
  • Die interne Verrechnung der Bestellungen zur Belastung des Kostenverursachers waren umständlich, ungenau und dadurch unproduktiv.



Erwarteter Nutzen:
Von der Einführung der Buy-Side-Lösung erhoffte sich die Basler Versicherungen folgende Effekte:

  • Reduktion der Beschaffungszeit pro Bestellanforderer von 1 Stunde pro Woche, wodurch insgesamt Einsparungen von mindestens 250'000 CHF pro Jahr resultieren sollten.
  • Automatisierung der Buchungserfassung in den Kostenstellen bei der Bestellung.
  • Einführung des Einstellen-Prinzips d.h. der Bedarfsträger bestellt, kontrolliert Wareneingang und gibt somit die Rechnung zur Zahlung frei. Keine weitere Stelle muss sich mit dem Vorgang beschäftigen.
  • Erhöhung der Flexibilität und des Wissens für künftige Anbindung an andere Systeme und Marktplätze.
  • Das eigene Lager wird beibehalten, doch sollen der Bestand und die Logistikprozesse optimiert werden.
  • Das Projekt soll keinen Stellenabbau zur Folge haben, vielmehr soll das Personal in den Geschäftsstellen mehr Zeit für Tätigkeiten im direkten Kundenzusammenhang haben.


E-Procurement-Lösung:
Die Basler Versicherungs-Gesellschaft (Schweiz) hatte sich im Jahr 2000 entschieden die E-Procurement-Lösung BBP von SAP einzusetzen. Der Entscheid fiel auf dieses Produkt, weil man in der Informatik eine möglichst homogene Systemlandschaft anstrebt und SAP das Angebot für ein Pilot-Projekt unterbreitete. Im Frühjahr 2002 waren bereits 250 Bedarfsträger an die Lösung angebunden. Die Standardbenutzer haben eine Einkaufskorb-Limite von 2'000 CHF pro Bestellung, ihre jeweiligen Vorgesetzten eine von 5'000 CHF pro Bestellung. Als weiterer Projektausbauschritt war die Anbindung an eine elektronische Handelsplattform geplant. Weil zudem nur wenig Lieferanten den Content in der erforderlichen Qualität zur Integration in die Applikation liefern konnten und/oder wollten, beschloss die Basler, folgende Dienstleistungen der Conextrade AG in Anspruch zu nehmen:

  • Anbindung an die Handelsplattform
  • Aktualisierung des Contents von definierten Lieferanten
  • Management der betroffenen Lieferantenkataloge
  • Sichere Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten
  • Sichere Übermittlung der Rechnung des Lieferanten
Abbildung 1: Architektur der vollintegrierten B2B-Lösung mit Waser Büro
Abbildung 1: Architektur der vollintegrierten B2B-Lösung mit Waser Büro


Die von der Basler eingesetzte Buy-Side-Lösung SAP BBP 2.0b ist auf einem Unix Server installiert und greift auf eine Oracle 8.1.6 Datenbank zu. Dem Katalog Requisite 2.8 liegt eine Oracle 8.0.6 Datenbank zugrunde, zusammen mit dem Katalog-Konverter Jrun 2.3 und dem SAP Internet Transaction Server ITS 4.6C läuft er auf einem NT-Server. Mit dem BüromateriallieferantenWaser Büro ist inzwischen die erste vollintegrierte Lösung aktiv, die sowohl die Bestellung als auch die Rechnung in die ERP-Systeme der beteiligten Unternehmen übermittelt. Die Konvertierung der Dokumentformate und das Matching/Routing der Informationen erfolgt durch Conextrade.Die aktualisierten Kataloginhalte werden regelmässig von Conextrade in Form einer Excel-Tabelle an die Basler Versicherungen übermittelt. Diese lädt die aktuellen Daten in den Requisite Produkt-Katalog.

Um möglichst breite Erfahrungen in der Anbindung von Partnern zu machen, fährt die Basler eine Dualstrategie, d.h. neben der Nutzung der Dienste von Conextrade werden einzelne Lieferanten direkt angebunden; so zum Beispiel ARP Datacon. Der Lieferant für PC-Verbrauchsmaterial hält für Basler Versicherungen in seiner Sell-Side-Lösung einen individuellen Katalog. Aus dem SAP BBP wird eine Verbindung (OCI-Schnittstelle) zum diesem Katalog aufgebaut. Sobald der Benutzer die Bestellung im Webshop zusammengestellt hat, verlässt er den Shop mittels einer speziell eingerichteten Schaltfläche. SAP BBP übernimmt alle für die Bestellung erforderlichen Inhalte und übermittelt diese in den Warenkorb des E-Procurement-Systems. Diese Form der Datenübermittlung wirdRound Trip genannt. Die definitive Bestellung wird aus dem SAP BBP ins SAP R/3 geschrieben und an den Lieferanten via Fax oder E-Mail übermittelt.
Ebenfalls in die Lösung eingebunden sind Lagermaterialien wie Formulare und Drucksachen. Die über das SAP BBP erfasste Bestellung löst im zentralen Lager eine Materialanforderung aus. Dadurch können die logistischen Prozesse für diese Artikel massiv vereinfacht werden.

Weiterentwicklung:
Die Basler Versicherungs-Gesellschaft (Schweiz) prüft momentan, für welche Produkte bzw. ab welchem Bedarfsvolumen elektronische Ausschreibungen und Auktionen sinnvoll wären. Ebenfalls geplant ist die stärkere Diffusion der Lösung innerhalb der Bâloise Gruppe, sowie eine noch stärkere interne Nachfragebündelung.


4. Darstellung der eingesetzten E-Procurement-Instrumente

Abbildung 2 zeigt die bei Basler Versicherungen anzutreffenden E-Procurement Basisfunktionen. Es handelt sich um eine typische Buy-Side-Lösung für indirekte Güter, wobei von Basler Versicherungen ein externer Dienstleister für Aufgaben im Katalog- und im Transaktionsmanagement beigezogen wurde. Der Lieferant Waser Büro zieht den selben Dienstleister für die Integration seines eigenen ERP-Systems bei.

Abbildung 2: Basler Versicherungen - Verteilung der E-Procurement Basisfunktionen
Abbildung 2: Basler Versicherungen - Verteilung der E-Procurement Basisfunktionen


Der Entscheid einer Direktanbindung von ARP-Datacon führt zum Aufbau von Erfahrungen aus der Kombination einer Buy-Side mit einer Sell-Side Lösung. So profitiert Basler Versicherungen von den ausgefeilten Funktionalitäten des ARP-Shops, ohne sich um Aktualisierungen oder Katalogmanagement kümmern zu müssen.

Eine Besonderheit besteht darin, dass ein unternehmensinterner Dienstleister - die Drucksachenverwaltung - in die Beschaffungslösung einbezogen wurde, was aus Sicht der Anwender sicher vorteilhaft und konsequent ist. Bei der Architektur der Lösung fällt auf, dass das bestehende ERP-System um Ad-ons für E-Procurement erweitert wurde. Master bleibt das SAP ERP-System. Um dessen Stabilität nicht zu gefährden und die Komplexität nicht unnötig zu erhöhen wurde auf SAP-Instrumente zurückgegriffen. Service- und schnittstellenintensive Funktionalitäten wurden dagegen outgesourct.


5. Erkenntnisse und Erfahrungen aus dieser Fallstudie

Eine Buy-Side-Lösung kann sich lohnen, wenn bei hoher Bestellfrequenz und bei dezentralen Strukturen sowohl die Prozessführung als auch das Controlling der Beschaffung zentral gesteuert, die Bestellungen hingegen dezentral erfolgen sollen.
Aus dem Projektverlauf sollen vor allem folgende Erfahrungen festgehalten werden:

  • Der First-Mover-Advantage musste damit bezahlt werden, dass weder Systempartner noch Beratungsunternehmen über die erforderlichen Erfahrungen zur straffen Abwicklung eines E-Procurement Projekts verfügten. Durch das Pilotprojekt resultierte zwar ein Wissens- und Technologievorsprung, doch war er mit einem wesentlich höheren Aufwand verbunden, der Wissensaufbau beim Lösungspartner wurde mitfinanziert.
  • Die Verfügbarkeit von internetfähigem Content ist frühzeitig zu prüfen. Die Lieferanten sind bereits im Vorprojekt einzubinden, damit die erforderlichen Inhalte vorhanden sind, wenn die Lösung aufgeschaltet wird. Viele Lieferanten müssen von den Vorteilen durch eine Anbindung an eine Transaktionsplattform und den Lösungsvarianten, die ihnen eine schrittweise Integration ermöglichen, erst in Kenntnis gesetzt werden. Auch die Qualität der eigenen im SAP gehaltenen Artikelstamm-Daten reichte für eine Übernahme in den Produktkatalog teilweise nicht aus. Es musste eine Standardisierung der Mengenbezeichnungen und die Extraktion von Attributen vorgenommen werden.
  • Die Realität ist meist komplexer als es die Standard-Lösungen skizzieren. Bei der Basler ergaben sich Probleme bei der Übermittlung der Daten aufgrund spezieller Anforderungen an die Sicherheitsarchitektur.

Betreiber der Lösung

Basler Versicherung
Jürgen Rohe, Projektleiter E-Procurement
Branche: Banken/Versicherungen/Allfinanz, (Risiko-) Versicherungen und Finanzdienstleistungen
Unternehmensgrösse: GrossunternehmenBasler Versicherung

Lösungspartner

Karin Thalmann, Projektleiterin
Conextrade AG
Christian Weigele
SAP (Schweiz) AG

Autoren der Fallstudie

Christian Tanner
Fachhochschule beider Basel FHBB

30. Juni 2002
Tanner; Christian; Wölfle; Ralf (2002): E-Procurement: Entwicklung von Grundlagen für einen Entscheidungsleitfaden; Basel: Fachhochschule beider Basel (FHBB; Institut für angewandte Betriebsökonomie (IAB; Arbeitsbericht E-Business Nr. 8; 2002.

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basler-versicherung-eproc
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1717-basler-versicherung-eproc
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