Buy-Side E-Procurement-Lösung der Raab Karcher GmbH

01. September 2002



Die Raab Karcher GmbH ist der führende Baustoff- und Fliesen-Großhändler in Deutschland. Seit dem Jahr 2001 forciert Raab Karcher die elektronische Kommunikation mit seinen Lieferanten. Im Gegensatz zu anderen Unternehmen wurde dabei nicht mit der Beschaffung indirekter Güter begonnen, sondern sofort eine Lösung für das Kerngeschäft entwickelt. Dazu wurde unter Beibehaltung der Beschaffungsprozesse eine Buy-Side E-Procurement-Lösung mit enger Kopplung an das ERP-System von Raab Karcher konzipiert. Als Hauptherausforderung hat sich das Verfügbarmachen der Katalogdaten der Lieferanten erwiesen. Die Anbindung der Lieferanten selbst konnte mit einem leicht angepassten Standardprodukt flexibel und offen gelöst werden.


1. Das Unternehmen



Hintergrund
Die Firma Raab Karcher hat 1848 als Einkaufsgemeinschaft für Saarkohle in Kaiserslautern begonnen und sich über die Zeit zu einem internationalen Mischkonzern entwickelt, dessen Aktivitäten vom Handel mit Kohle, Baustoffen und Kunstblumen bis hin zum Betrieb von Tankstellen und Supermärkten sowie zum Bereitstellen von Dienstleistungen im Bereich Sicherheit und Facility-Management reichten.


Heute konzentriert sich die Raab Karcher GmbH auf den klassischen Baustoff- und Fliesenhandel. Als Vollsortimenter und Baudienstleister versorgt das Unternehmen die Bauwirtschaft über ein großflächiges Niederlassungsnetz mit Standardprodukten und Systemlösungen. In der Frankfurter Zentrale und den über 350 Niederlassungen in In- und Ausland waren 2001 fast 7.000 Mitarbeiter beschäftigt.


Neben Deutschland ist Raab Karcher auch in den Niederlanden, Polen, Ungarn und Tschechien tätig. Als Tochterunternehmen der weltweit tätigen Saint-Gobain Gruppe - neben dem Baustoffhandel auch in den Bereichen Glas und Hochleistungswerkstoffe engagiert - ist Raab Karcher seit 2000 mit weiteren Unternehmen der Branche vernetzt. Im Geschäftsbereich Bauprodukte wies die Saint-Gobain Gruppe im Jahr 2001 mit Marken wie Point.P und Lapeyre (Frankreich), Jewson (Großbritannien) und Mercader (Spanien) einen Umsatz von 14'824 Mio. Euro bei einem Betriebsergebnis von 915 Mio. Euro aus. Raab Karcher trug 2001 hierzu einen Umsatz von 2'114 Mio. Euro bei.


Branche, Produkt und Zielgruppe
Nach dem Boom Anfang der 90er Jahre ist der Baustoffmarkt seit 1994 massiv rückläufig. Überkapazitäten im Produktionsbereich haben in den letzten Jahren zu einem ruinösen Preiswettbewerb geführt. Durch die dabei aufgetretenen Margeneinbußen rückte die Optimierung der Wertschöpfungskette und die Vernetzung von Industrie und Handel mehr in den Vordergrund. Aus diesem Grund waren und sind sowohl Handel als auch Industrie sehr empfänglich für die Einführung von E Business-Lösungen.


Im Bereich der konzernorganisierten Baustoff-Großhändler gab es in 2001 neben der Raab Karcher GmbH noch die beiden Wettbewerber Mühl AG und die Sparte Baustoffe der BayWa AG. Daneben existiert eine Vielzahl mittelständischer Baustoffhändler und Systemzentralen von Mittelständlern zur Volumenbündelung.


Raab Karcher bietet eine breite Produktpalette an, die alle Bereiche des Bauens umfasst. Die einzelnen Produktsegmente sind dabei: Rohbau/Hochbau, Dach und Fassade, Tiefbau, (Innen-)Ausbau, Fliesen, Holz, Bauelemente, Garten und Landschaftsbau, Baugeräte und Werkzeuge sowie Naturbaustoffe.


Die Zielgruppe der Raab Karcher GmbH sind professionelle Kunden, d.h. kleine Handwerksunternehmen, mittelständische Bauunternehmen und große Baukonzerne. Die mittelständischen Unternehmen und die Baukonzerne unterscheiden sich vor allem in der Globalität der Beschaffungsprozesse. Während mittelständische Unternehmen in der Regel nur mit einer Niederlassung von Raab Karcher zusammen arbeiten, betreffen die überregionalen Beschaffungsprozesse der Baukonzerne meist verschiedene Niederlassungen parallel.


Beschaffungssituation
Die Beschaffung von Raab Karcher ist durch eine arbeitsteilige Organisation gekennzeichnet. Die strategische Beschaffung findet im zentralen Einkauf statt, dazu gehören die Akquisition von neuen Lieferanten, die Gestaltung von Lieferantenverträgen und die Auswertung von Einkaufsinformationen. Der operative Einkauf erfolgt dezentral durch Mitarbeiter der jeweils anfordernden Niederlassung. Bestellungen erfolgen entweder aufgrund einer Unterschreitung des Mindestlagerbestandes oder als Kommissions- oder Streckenbestellung speziell für einen Kunden. Die Bestellung wird von einem der 2.600 grundsätzlich bestellberechtigten Mitarbeiter in den Niederlassungen im ERP-System erfasst und dann direkt (bisher meist per Fax) an den Lieferanten weitergeleitet.


Die Lieferanten sind sowohl regional fokussierte Kleinbetriebe wie kleine Sägewerke oder Kiesgruben als auch weltweit agierende Baustoffproduzenten. Insbesondere bei Schüttgütern und Holz findet sich ein völlig atomisierter Markt. Jede Niederlassung hat eigene Lieferanten in ihrem Einzugsbereich. Der regional geprägte Markt führt zu einer großen Zahl von Lieferanten. So zählt die Raab Karcher GmbH Mitte 2002 über 13'000 Lieferanten. Mit 300 strategischen Lieferanten werden ca. 80%, mit 1'200 Lieferanten werden etwa 90% des Beschaffungsvolumens abgewickelt.


2. E-Business-Strategie



Stellenwert von E-Business in der Unternehmensstrategie
Als Intermediär zwischen Baustoffindustrie und Bauwirtschaft ist für Raab Karcher die effiziente Handhabung des Informationsmanagements und der Handelstransaktionen sowie die Senkung der Transaktionskosten von zentralem Interesse. Die Abteilung Zentrales Datenmanagement nimmt deshalb eine wichtige Stellung im Unternehmen ein. Die neuen E-Business-Aktivitäten schließen nahtlos daran an und erweitern den Einzugs- und Wirkungsbereich des Zentralen Datenmanagements. Die Abteilungen Zentrales Datenmanagement und E-Procurement bei Raab Karcher beschäftigen Mitte 2002 achtzehn Mitarbeiter.


Die Raab Karcher GmbH ist ein innovatives Unternehmen der Baustoffhandels-Branche und strebt mit ihrer E-Business-Lösung eine elektronische Abbildung ihrer Kernprozesse und weitreichende Synergien und Effizienzsteigerungen an.


E-Business Einsatzfelder im Unternehmen
Die E-Business-Aktivitäten von Raab Karcher gliedern sich in drei große Bereiche: Eine Sell-Side-Lösung, eine spezielle Lösung für das Großkundenmanagement und die E-Procurement-Lösung.


]Sell-Side E-Commerce Zur direkten Erfassung von Kundenbestellungen durch die Kunden wurde eine Web-basierte Shop-Lösung entwickelt. Diese B2B-Lösung orientiert sich an den Bedürfnissen der Geschäftskunden und bietet Funktionalitäten wie Artikelsuche (u.a. nach morphologischen Kriterien), Preisanfrage und Bestellung. Das Shop-System ist voll in das ERP-System von Raab Karcher integriert. Das bedeutet, dass über das System der Produktkatalog im ERP-System zugänglich ist und Bestellungen direkt ins ERP-System eingebucht werden. [

Eine Besonderheit der Lösung ist die Einbeziehung der Niederlassungen. So können Niederlassungen spezielle Sortimente definieren. Nachdem jeder Kunde einer konkreten Niederlassung zugeordnet ist, bekommt er zuerst die Sortimente dieser Niederlassung zu sehen. Weiterhin ist es möglich, für jeden Kunden die in speziellen Rahmenverträgen ausgehandelten Preiskonditionen im System abzubilden.


Grosskundenmanagement
Zur Abbildung der überregionalen Beschaffungsprozesse mit Grosskunden (Baukonzerne) wurde ein Sondersystem realisiert. Hauptaufgabe in diesem System ist der Sortimentsabgleich, da die Lieferanten häufig einen engen Aktionsradius haben, die Grosskunden aber überregional planen und bestellen.


E-Procurement
Der Beschaffungsprozess nimmt in einem Handelsunternehmen wie Raab Karcher traditionell eine der wichtigsten Funktionen ein. Im Rahmen der E-Procurement-Aktivitäten wurde eine Lösung für das Kerngeschäft von Raab Karcher entwickelt. Unter Beibehaltung der bisherigen Bestellprozesse über das ERP-System ist es nun möglich, Bestellungen direkt an die Baustoff-Lieferanten zu übermitteln und auch Bestellbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen auf elektronischem Weg auszutauschen. Die Lösung soll vor allem die 300 strategischen Lieferanten von Raab Karcher anschließen.


Partner
Raab Karcher arbeitet im Zentralen Datenmanagement und im E-Business hauptsächlich mit vier Partnern zusammen.
Die Stinnes-data-Service GmbH (SdS) aus Mühlheim an der Ruhr hat das ERP-System von Raab Karcher (BHS - Baustoff-Handels-System) individuell entwickelt, betreibt das System in ihrem Rechenzentrum und stellt einen festen Entwicklerstab für die Weiterentwicklung des Systems zur Verfügung.


Die ieQ-network AG aus Münster hat die E-Shop-Lösung realisiert und pflegt diese Software.


Die InnoP GmbH aus Saarbrücken hat ein Katalog- und Redaktionsmodul entwickelt, das vom Zentralen Datenmanagement für die Datenanreicherung neben dem ERP-System genutzt wird (z.B. zum Aufbau von Bilddatenbanken und zur Erstellung von Printkatalogen aus dem angereicherten Datenbestand).


Die Intermoves AG aus Paderborn war und ist für die Planung, Realisierung und Wartung der E-Procurement-Lösung verantwortlich. Intermoves übernimmt neben der Lieferung der Technologie auch die Abstimmung der Prozesse, Mappings und Kommunikationskanäle mit den Lieferanten.


3. Procurement-Lösung



Anforderungen und Rahmenbedingungen
Während die meisten Unternehmen sich auf das Beschaffungsmanagement von Büromaterial und anderen indirekten Gütern konzentrieren, verfolgte Raab Karcher von Beginn an die deutlich weiter reichende Strategie der elektronischen Abbildung der Kernprozesse.


Dabei mussten die lokale Bindung vieler Lieferanten und die unterschiedlichen Sortimentsstrukturen der Niederlassungen berücksichtigt werden. Jede Niederlassung sollte ihre Bestellungen individuell mit regional ansässigen Lieferanten elektronisch abwickeln können.


Um eine schnelle Einführung in der grossen dezentralen Organisation zu gewährleisten sollten die bisherigen Bestellprozesse so wenig wie möglich verändert werden. Die berechtigten Mitarbeiter bei Raab Karcher sollten die Bestellungen weiterhin im ERP-System aus den Aufträgen generieren oder neu erfassen. Nur die Übertragung zu den Lieferanten und die Rückübertrag von Bestätigungen, Avisen und Rechnungen sollten auf einen rein elektronischen Weg umgestellt werden. Die bisherigen zwischenbetrieblichen Prozesse sollten effizienter abgewickelt werden und die Prozesskosten gesenkt werden. Dazu gehört auch die bessere Verfügbarkeit und Durchsuchbarkeit des Bestandes bestellbarer Artikel.


Die Problematik der Beschaffungsabwicklung bei Raab Karcher lag wie bei den meisten Unternehmen in den weitgehend heterogenen Datenstrukturen sowie den unterschiedlichen Schnittstellen der Datenverarbeitungssysteme der Lieferanten. Hier musste eine einheitliche Lösung gefunden werden, die alle bestehenden Formate berücksichtigen kann.


Prozesse, Rollen und Funktionen [Bestellprozess]
Der bisherige Ablauf einer Bestellung war folgendermaßen:

  • Die Bestellung wird von einem bestellberechtigten Mitarbeiter in einer Niederlassung im ERP-System erfasst oder bestätigt und dann vom ERP-System aus per Fax an den Lieferanten weitergeleitet
  • Der Lieferant bestätigt die Bestellung der bestellenden Niederlassung mit einer Auftragsbestätigung, welche Preis, Menge und Liefertermin beinhaltet. Die Übereinstimmung mit der Bestellung wird vom Einkauf manuell geprüft.
  • Nachdem die Ware beim Lieferanten verladen worden ist, sendet der Lieferant ein Lieferavis an die bestellende Niederlassung. Hiermit wird Auskunft über die tatsächlich verladene Menge, den zeitlich genauen Liefertermin und Informationen wie Telefonnummer des Lieferfahrzeugs übergeben. Abweichungen zur Bestellung müssen vom Einkauf manuell festgestellt werden.
  • Lieferantenrechnungen gehen der kaufenden Niederlassung direkt zu und werden dort nach manueller Prüfung im Warenwirtschaftssystem erfasst. Nach einer Freigabe nach dem "Vier-Augen-Prinzip" erfolgt eine Weiterverarbeitung und Archivierung durch die zentrale Registratur.



Bei der bisherigen manuellen Lösung wurden Bestellbestätigungen und Lieferavise von den Lieferanten nur selten bereitgestellt.


Die E-Procurement-Lösung soll die oben aufgeführten Prozesse unterstützen. Bewusst wurde zur Senkung der Komplexität die Unterstützung der Bestandsabfrage beim Lieferanten und die Unterstützung des Bezahlprozesses ausgeklammert. Diese Funktionalitäten sind für spätere Erweiterungen vorgesehen.


Der erste Unterschied zum bisherigen Ablauf liegt in der Behandlung von Produkten, die nicht im Datenbestand des ERP-Systems erfasst sind. Anstatt wie früher die Produkte über Sammelartikelnummern mit ungenauen und auf beiden Seiten nicht maschinenverwertbaren Artikelbeschreibungen einzutragen wird nun das Produkt in einem zusätzlichen Produktkatalog gesucht und das dort gefundene Produkt in das ERP-System übernommen.


Der zweite Unterschied ergibt sich beim Absetzen der Bestellung. Anstatt wie früher die Bestellung aus dem ERP-System auszudrucken und zum Lieferanten zu faxen wird sie nun bei den angeschlossenen Firmen direkt an deren ERP-System übertragen. Umgekehrt werden Bestätigungen und Rechnungen der Lieferanten direkt in das ERP-System von Raab Karcher übernommen. Durch die Rechnungs-übernahme ergibt sich eine wesentliche Erleichterung bei der Erfassung und Bear-beitung in der zentralen Registratur und Buchhaltung.


Elektronischer Produktkatalog
Um Bestellungen automatisch verarbeiten zu können, müssen sie eindeutige Pro-duktidentifikatoren der Lieferanten (z.B. Artikelnummern) enthalten. Hierzu sind hochwertige Katalogdaten notwendig.


Basis des Produktkatalogs bei Raab Karcher ist ein operativer Datenbestand von 220'000 Datensätzen im ERP-System. Dieser zentrale Datenbestand wird von ei-nem Team von 14 Mitarbeitern bei Raab Karcher gepflegt und angereichert (z.B. um morphologische Information oder Bildinformation). Aus dem Datenbestand wird der E-Shop gespeist und es werden Print-Kataloge erstellt.


Den 220'000 Datensätzen im operativen Datenbestand stehen etwa 5'000'000 Pro-dukte gegenüber, die bei den Lieferanten bestellt werden können und auch bestellt werden. So sind beim Lieferanten Velux beispielsweise 51'000 Artikel bestellbar, im ERP-System aber nur 1'200 davon gepflegt.


Bei Bestellungen können vier verschiedene Konstellationen bei der Zuordnung von Raab Karcher Artikelnummern (d.h. Eintrag im ERP-System) zu Lieferanten-Artikelnummern unterschieden werden:

  • Beide Artikelnummern sind vorhanden und im ERP-System von Raab Karcher (operativer Artikelbestand) erfasst
  • Artikelnummer ist beim Lieferanten verfügbar, aber der Artikel ist bei Raab Karcher nicht angelegt
  • Artikel existiert im operativen Artikelbestand von Raab Karcher, er wird aber nicht mehr vom Lieferanten geführt (alte Bestände, die der Lieferant nicht mehr im Programm, Raab Karcher aber noch auf Lager hat)
  • Sonderanfertigungen (keine Artikelnummer, weder bei Raab Karcher noch beim Lieferanten)



Die Produkte, die nicht im ERP-System gepflegt werden oder von den Bestellern nicht gefunden werden konnten, wurden bisher über Sammelnummern bestellt, die zumindest den Lieferanten eindeutig identifizieren. Die Produktidentifikation er-folgte durch Freitexteingabe. Da hier die für die automatische Bearbeitung notwen-dige Lieferanten-Produktidentifikation fehlte, war zur Realisierung der E Procurement-Lösung zuerst eine Erweiterung an dieser Stelle notwendig.
Die von Raab Karcher realisierte Lösung sieht vor, neben dem operativen Artikel-stamm im ERP-System die Kataloge von Zulieferern in ein neues System namens PRINS zu importieren (Produkt-Informations-System). Ziel ist es, Basisinformatio-nen (Artikelnummer, EAN, Artikelbezeichnung, Mengeneinheit, Brutto-Preis) für alle Artikel der Lieferanten hier verfügbar zu haben. In Zukunft sollen neben den Basisinformationen auch morphologische Daten und Produktdokumentationen verfügbar gemacht werden. Mitte 2002 umfasst PRINS bereits ca. 300'000 Einträ-ge, prognostiziert sind 2 bis 3 Mio. Einträge. Im Gegensatz zum operativen Artikel-stamm im ERP-System werden die Artikel in PRINS nicht aktiv von Raab Karcher gepflegt. Die Lieferanten stellen die Kataloginformation selbstständig bereit und der Import und die Integration erfolgen automatisch.


Beim Anlegen einer Bestellung kann der Besteller aus PRINS einen Positionsein-trag in der ERP-Bestellung erzeugen, der weiterhin als Sammelnummer ausgeführt ist, die Artikelinformation aber so kodiert, dass die Procurement-Lösung und vor allem das ERP-System des Lieferanten damit arbeiten kann. Der operative Artikel-stamm wird durch die Verwendung von PRINS nicht unnötig, sondern dient wei-terhin als Basis für den Shop und die gesamte Warenwirtschaft.


Kommunikation mit Lieferanten
Neben der Kataloglösung müssen die Prozesse bei Raab Karcher und den Lieferan-ten gekoppelt werden. Die Procurement-Lösung unterstützt dabei die Prozesse Bestellung, Bestellbestätigung, Lieferavis und Rechnungsstellung.


Bei der Wahl der zu verwendenden Protokolle und Kommunikationsmedien be-stand die Alternative zwischen dem Vorschreiben einer von Raab Karcher be-stimmten Lösung für alle Lieferanten und der Unterstützung verschiedener Proto-kolle und Medien.


Raab Karcher hat sich hier für die Unterstützung unterschiedlicher Systeme ent-schieden. Die bisherigen Investitionen der Lieferanten in ERP-Systeme mit E Procurement-Schnittstellen sollten geschützt werden und es sollte möglich sein, neue Lieferanten möglichst einfach anzuschließen.


4. Implementierung



Redesign der Prozesse und Ablauf der Implementierung
Aufgrund der Zielsetzung, dass sich für die Mitarbeiter bei Raab Karcher bei der Durchführung von Bestellungen möglichst nichts ändern sollte, wurde die Lösung zweigeteilt: Von Stinnes-data-Service, die für das ERP-System zuständig sind, wurde das zuvor besprochene PRINS zur Katalogverwaltung realisiert. Parallel wurde ein Partner für die Realisierung der Kommunikation mit den Lieferanten gesucht.


Nach einer Ausschreibung des Projektes hat man sich hier für die Intermoves AG entschieden. Ausschlaggebend waren die weitreichenden Erfahrungen und Aktivitä-ten von Intermoves im Procurement-Bereich des Baustoffhandelssektors und die damit verbundene Bekanntheit der filigranen Prozesszusammenhänge dieses Mark-tes. Ein erster Kontakt wurde im Frühsommer 2001 aufgenommen. Nach Feststel-lung der individuellen Anforderungen und der Realisierungsmöglichkeiten erfolgte im Oktober der Projektstart mit der Anpassung der Intermoves Standardsoftware ProcurementConnector an die Raab Karcher spezifischen Bedürfnisse. Am 19.12.2001 wurden im Realbetrieb die ersten Bestellungen an einen Lieferanten per EDI ausgeliefert. Raab Karcher startete am 15.01.2002 mit dem Roll-Out.


Im Jahr 2002 werden voraussichtlich 60 Lieferanten an die E-Procurement-Lösung angeschlossen. Damit soll ein Transaktionsvolumen von ca. 100'000 Bestellungen pro Jahr erreicht werden.


Software-Lösung/Programmierung [Systemarchitektur]
Mit PRINS wurde ein Multi-Vendor-Produktkatalog für die Buy-Side-Lösung auf-gebaut. Der Zugriff darauf wurde von Stinnes-data-Service als integrierter Bestand-teil des ERP-Systems realisiert. Damit war auch eine Integration der Benutzungs-schnittstellen garantiert. Das ERP-System wurde von SdS so erweitert, dass ein Aufruf von PRINS aus der Bestellungserfassung und eine Übernahme der PRINS-Informationen in die Bestellmasken ermöglicht wurde. Lieferanten können ihre Produktkataloge über Katalogstandards wie Datanorm und zukünftig BMEcat ver-öffentlichen.

Abb. 4.1: Verteilung der Funktionen bei der Procurement-Lösung

Abb. 4.1: Verteilung der Funktionen bei der Procurement-Lösung



Zum Anschluss der Lieferanten an das ERP-System von Raab Karcher wurde der ProcurementConnector, eine Eigenentwicklung von Intermoves, eingesetzt. Er ist vollständig Java-basiert und unterstützt alle gängigen Datenformate (EANCOM, BMEcat, opentrans, SAP-iDoc, strukturiertes ASCII, etc.) und Kommunikations-medien (E-Mail, X.400, ftp, http, etc.). Mit dem ProcurementConnector ist es mög-lich, den Datenaustausch für alle heute genutzten und in Zukunft geplanten Pro-zessschritte von der Verfügbarkeitsprüfung bis zum Zahlungsavis durchzuführen. Die Teilkomponente iConvert realisiert dabei die Konvertierung der Nachrichten von einem hauseigenen ERP-System zu EDI-Formaten, flachen ASCII-Formaten oder sonstigen Standards und umgekehrt.


Das Standardprodukt musste für die Spezialitäten des Baustoffmarktes und für das ERP-System von Raab Karcher angepasst werden. Wichtig war unter anderem die Integration zeitnaher Statusmeldungen. Während bei anderen Einsatzszenarien der Ausfall von Kommunikationsleitungen zu Wiederholversuchen beim Absetzen von EDI-Bestellungen führt, ist bei Raab Karcher wegen teilweise zeitkritischer Prozes-se eine Benachrichtigung des Bestellers nach einem Fehlversuch notwendig. So kann dieser entscheiden, ob die Bestellung doch per Fax verschickt werden soll.


Technische Plattform und Architektur
Das ERP-System und PRINS werden bei Stinnes-data-Service in Mühlheim ge-hostet. Der ProcurementConnector wird Mitte 2002 noch bei Intermoves in Pader-born auf einem Linux-Cluster gehostet. Für die Zukunft ist geplant, das System ebenfalls bei SdS in Mühlheim zu betreiben.
Die Kommunikation zwischen ERP-System und ProcurementConnector erfolgt über ein FTP-Protokoll auf einer Wählleitung.


Die Kommunikation des ProcurementConnectors mit den Lieferanten wird momen-tan über E-Mail-Protokolle und über Telebox (X.400 VAN der Deutschen Tele-kom) abgewickelt. Der ProcurementConnector erlaubt bei Bedarf weitere Kommu-nikationskanäle.


Die Übermittlung und Integration der Katalogdaten von den Lieferanten an Raab Karcher erfolgt momentan noch manuell über E-Mail oder CD-ROM. Hier ist aber ein automatisierter Prozess mit Werkzeugen von SdS oder Intermoves geplant.

Abb. 4.2: Technische Plattform und Architektur

Abb. 4.2: Technische Plattform und Architektur

 


5. Betrieb



Unterhalt
Mit den strategischen Zulieferern bestehen Vereinbarungen zur Katalogdatenliefe-rung. Diese Vereinbarungen sehen eine garantierte Datenqualität vor. Wird diese Qualität nicht bereitgestellt, dann werden die Daten auf Kosten der Zulieferer nachbearbeitet.


Neue Lieferanten, die an das System angeschlossen werden sollen, werden von Intermoves technisch betreut. Betroffen ist die Abstimmung der Datenformate und die eventuelle Erweiterung oder Anpassung der ProcurementConnector-Lösung. Bei einigen Lieferanten übernehmen Intermoves oder andere Service-Betreiber den Betrieb von Übermittlungsdiensten.
Die Datenmanagement-Gruppe bei Raab Karcher sorgt für die Pflege der Daten im ERP-System. Ausserdem ist sie für die Analyse zuständig, welche Daten aus PRINS in den operativen Artikelstamm im ERP-System übernommen werden sol-len (qualifiziertes Listungs- und Auslistungsmanagement).


Nutzen
Der bisherige manuelle Beschaffungsprozess wies erhebliche Ineffizienzen auf, die zu einem zeitlichen und kostenmäßigen Mehraufwand führten. So führte die Über-mittlung der Bestellung per Telefon oder Fax zu einer hohen Fehlerquote durch ungenaue Artikelbeschreibung, Übertragungs- und Interpretationsfehler. Bestellbes-tätigung und Lieferavis, die eine Erleichterung für die Mitarbeiter und einen Servi-ce für den Kunden darstellen, wurden bei der manuellen Beschaffung nur selten vom Lieferanten erstellt. Die manuelle Erfassung und Zuordnung der Rechnungen stellte ein weiteres Optimierungspotenzial dar.


Das Ziel von E-Procurement bei Raab Karcher war primär die unternehmensüber-greifende Senkung der Prozesskosten. Das bedeutet sowohl die Reduktion der im Beschaffungsprozess anfallenden Kosten im eigenen Haus, als auch die Reduktion der Prozesskosten bei den Lieferanten und die damit verbundene Partizipierung dieses Kostenvorteils zur Erlangung eines Wettbewerbsvorteils.


Hierzu wurde bei Raab Karcher eine Prozesskostenanalyse durchgeführt. Für die unterschiedlichen Beschaffungstypen wurde jeweils der Zeitaufwand für die ver-schiedenen Prozessschritte mit und ohne E-Procurement ermittelt:

  • Lagerbeschaffung:

manueller Prozess: 41-54 Minuten, E-Procurement: 26 Minuten

  • Kommissionsbeschaffung:

manueller Prozess: 45-50 Minuten, E-Procurement: 28 Minuten

  • Streckenbeschaffung:

manueller Prozess: 27 Minuten, E-Procurement: 16 Minuten


Aus der Senkung des Zeitaufwands ergibt sich ein klar quantifizierbarer Nutzen.
Weitere weniger quantifizierbare Nutzenpotenziale ergeben sich durch die geringe-re Fehlerhäufigkeit bei Bestellungen, die elektronische Verfügbarkeit der Lieferan-tenkatalogdaten in PRINS, die auch für Beratungszwecke genutzt werden können, und durch die besser auswertbare Übersicht über bestellte Artikel (konkrete Arti-kelnummern anstatt von Sammelnummern), womit eine Möglichkeit zur gezielten Weiterentwicklung des operativen Artikelstamms und damit des aktiven Verkaufs-sortiments möglich wird.


6. Erfolgsfaktoren



Spezialitäten der Lösung
Die E-Procurement-Lösung von Raab Karcher zeichnet sich durch eine konsequen-te Weiterentwicklung der bereits vorhandenen Systeme aus. Der bisherige Bestell-prozess wurde beibehalten und nur an den Stellen ergänzt, die für einen automati-schen Datenaustausch mit den Lieferanten notwendig sind. Um die Stabilität der Geschäftsprozesse nicht zu gefährden sieht das Konzept vor, die Plattform in klei-nen Schritten zu entwickeln. Mittelfristig sollen auch weitere Funktionen wie z.B. die Bezahlungsabwicklung und Bestandsabfragen unterstützt werden.
Ein weiterer wichtiger Punkt der Lösung von Raab Karcher ist, dass eine aktive Partnerschaft mit den Lieferanten angestrebt wurde. Von Raab Karcher selbst wur-de dazu als Vorleistung eine flexible E-Procurement-Schnittstelle, die verschiedene Austauschstandards und Kommunikationskanäle unterstützt, bereitgestellt. Die Lieferanten verpflichten sich zur Bereitstellung hochwertiger Katalogdaten.


Lessons Learned
Bei der Realisierung der E-Procurement-Lösung hat sich gezeigt, dass mit der Technologie von Intermoves der Anschluss verschiedenster Systeme auf Lieferan-tenseite sehr einfach zu realisieren war. Die Kommunikation und Interoperabilität zwischen dem ERP-System von Raab Karcher und den Lieferantensystemen war kein Problem. Die Flexibilität der Lösung hat sich zusätzlich auch positiv auf die Motivation der Lieferanten zur Mitarbeit ausgewirkt.
Positiv war weiterhin, dass man mit der Unterstützung einfacher Prozesse wie der Übermittlung von Bestellungen, Bestellbestätigungen und Rechnungen begonnen hat. Im Gegensatz zu komplexen Prozessen wie der Bestandsabfrage waren hier schnell Erfolge zu erzielen.


Das Hauptproblem hat sich in der Katalogdatenqualität gezeigt. Hier wurde die Komplexität unterschätzt. Auch konnten in den ersten Monaten des Betriebs einige Schwachstellen bei den Lieferanten im Datenbereich aufgedeckt werden, die diesen selbst gar nicht bewusst waren.
Nach den Erfahrungen mit der Implementierung würden die Verantwortlichen bei Raab Karcher in Zukunft noch mehr als bisher auf die Lösung des Katalogdaten-problems achten und früher mit der Planung für dieses Thema beginnen. Auch würde man die Lieferanten noch früher in diese Planung mit einbeziehen.


So sind Überlegungen im Gange, mittelfristig die Lieferanten bei der Katalogerstel-lung zu unterstützen. Die Firma Intermoves hat hierzu mit ihrem Produkt Catalog-Sync eine Lösung im Angebot, die Lieferanten Werkzeuge zur Katalogdatenaufbe-reitung an die Hand gibt.
Für die Zukunft ist weiterhin angedacht, zur Anbindung kleinerer Lieferanten eine Web-basierte E-Procurement-Portallösung von Intermoves zu nutzen. Damit wird es für Lieferanten, die kein ERP-System mit Schnittstelle nach aussen betreiben, möglich, am E-Procurement teilzunehmen. Unterstützt würden darin Funktionen wie E-Mail-Notifikation und Web-EDI zur Abfrage der Bestellungen und zur Ge-nerierung von Bestätigungen, Lieferavisen und Rechnungen.


Betreiber der Lösung

Raab Karcher GmbH
Christian Rotthaus, Leiter E-Procurement
Branche: Gross- & Einzelhandel, Baustoffe
Unternehmensgrösse: GrossunternehmenRaab Karcher GmbH

Lösungspartner

Guido Sauerland, Leiter Business Development
Intermoves AG

Autoren der Fallstudie

Michael Koch
Technische Universität München

01. September 2002
Koch; Michael (2002): Fallstudie Raab Karcher; in: Schubert; Petra; Wölfle; Ralf; Dettling; Walter (Hrsg.; Procurement im E-Business; S. 61-74; München; Wien: Hanser Verlag; 2002
PDF zur Fallstudie, wie diese in der eXperience Buchreihe erschienen ist.
1736
raab
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1736-raab
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