Die Bomatec AG hat sich als Handels-, Beratungs- und Entwicklungshaus auf Magnettechnik, Sensorik und Antriebstechnik spezialisiert. Zu den rund 1.100 Kunden des Schweizer Handelshauses zählen unter anderem Unternehmen aus den Bereichen Automobilindustrie, Industrieelektronik, Apparate- und Maschinenbau, Medizin- und Antriebstechnik sowie Windkraftanlagen. Dabei arbeitet das Unternehmen eng mit namhaften Herstellern aus Asien, USA und Deutschland zusammen wie beispielsweise Tamagawa Seiki und BEI Duncan Electronics/BEI Kimco Magnetics. Neben der Hauptniederlassung in Höri in der Schweiz verfügt Bomatec über einen weiteren Standort in China, wo die Evaluierung und Auditierung der Lieferpartner erfolgt und ein eigenes Qualitätslabor betrieben wird.

Für ein dienstleistungsorientiertes Unternehmen wie Bomatec ist es wichtig, jederzeit schnell und flexibel am Markt zu agieren. Um Anfragen zügig zu bearbeiten, ist eine ständige Einsicht in die verschiedenen Kundenprojekte Voraussetzung. Noch vor etwa zwei Jahren bewahrte Bomatec sämtliche Dokumente in traditionellen Laufmappen auf. Mit dieser Lösung stieß das Schweizer Unternehmen jedoch bald an seine Grenzen. Nicht zuletzt deshalb, weil durch das Wachstum – 2006 verbuchte Bomatec ein Umsatzplus von 30 Prozent – auch die Anzahl der Dokumente kontinuierlich anstieg. Oft waren die Mappen gerade dann nicht auffindbar, wenn sie dringend gebraucht wurden – beispielsweise, wenn Bomatec einem Kunden am Telefon Auskunft über den aktuellen Projektstand geben wollten. Die Laufmappen schränkten die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsablauf ein und gaben nicht den erforderlichen Überblick. Durch die ständige Suche nach Informationen verlor das Team viel Zeit, war wenig flexibel am Telefon und konnte nicht kompetent Auskunft geben.

2004 hörte das Schweizer Handelshaus über den ArcFlow-Vertriebspartner BEL Büro Elektronik AG zum ersten Mal von dem Anbieter ArcFlow und seinem gleichnamigen Dokumentenmanagement-System (DMS). Im Laufe des Jahres 2005 wurde die Notwendigkeit einer Dokumentenmanagement-Lösung immer deutlicher. Bomatec vereinbarte einen Termin mit ArcFlow, bei dem das Unternehmen seine Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System präsentierte. Da ArcFlow sämtliche Wünsche sehr offen aufnahm, entschied sich Bomatec schon wenige Tage nach dem Termin dafür, in Zukunft mit dem Hersteller zusammenzuarbeiten.

Das war im August 2005. Die Installation [Realisierung] des Systems erfolgte bereits kurz nach der Entscheidung. Innerhalb von zwei Tagen war ArcFlow ohne großen Aufwand in die vorhandene IT-Infrastruktur integriert. Ebenso schnell erfolgte die Schulung der Mitarbeiter. Ziel war es zunächst, das System vollständig den Anforderungen und Wünschen Bomatecs anzupassen. In enger Zusammenarbeit mit dem DMS-Anbieter wurden diese Erwartungen schrittweise umgesetzt. So wurde beispielsweise die Arbeitsmappenstruktur in ArcFlow an die zuvor bestehende Ablagestruktur angelehnt, so dass die Mitarbeiter ihre Dokumente weiterhin in Office bearbeiten können. Bei den Anpassungen war jedoch wichtig, keine Elemente zu beeinflussen, die zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften notwendig sind.

Auch den Mitarbeitern blieb genügend Zeit, um sich von den klassischen Papierdokumenten zu verabschieden und auf ArcFlow umzusteigen. Der Stichtag für den endgültigen Umstieg war etwa ein Jahr nach der Einführung am 1. September 2006.

Den Anfang machte die Auftragsbearbeitung. Dabei werden sämtliche Angebote sowie Anfragen von Lieferanten zunächst im ERP-System OPACC One erfasst und kalkuliert. Startet Bomatec beispielsweise ein neues Kundenprojekt, wird dieses zunächst im ERP-System aufgenommen. Parallel dazu generiert ArcFlow eine Angebotsmappe, in der sämtliche, mit dem Projekt zusammenhängenden Dokumente abgelegt und verwaltet werden. Über die Eingabe von Stichwörtern lassen sich die Informationen schnell wieder finden. Darüber hinaus werden alle Dokumente revisionssicher archiviert.

Mit ArcFlow hat die Bomatec AG ihre Dokumente im Griff [Dokumentenmanagement]. Wenn die Mitarbeiter einen Anruf erhalten und dafür Informationen brauchen, können sie mit ArcFlow jederzeit auf diese Daten zugreifen und kompetent Auskunft geben. Das System ermöglicht Bomatec eine wesentlich flexiblere Arbeitsweise hinsichtlich der zu verwaltenden Daten. Zudem bietet ArcFlow eine bessere Übersicht. Die Informationen stehen jedem Mitarbeiter zur Verfügung – und sie sind jederzeit überall abrufbar. Dadurch verbessert sich der Informations- und Arbeitsfluss erheblich.

Abb. 1: Unter der Rubrik Stammdaten wird unter anderem angezeigt, an welche Personen und auf welchem Weg ein bestimmtes Dokument weitergegeben wurde.


Neben der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten kommt bei Bomatec die Workflow-Funktion zum Einsatz. Der Workflow für ein Kundenangebot besteht beispielsweise aus den Arbeitsschritten Erfassen des Produkts und des Kunden im ERP-System, Anfrage an das Werk, eventuelles Nachfassen dieser Anfrage, Kalkulation des Angebots, Angebotsabgabe beim Kunden sowie erneutes Nachfassen bei fehlender Reaktion. Diese einzelnen Schritte sind entsprechend terminiert. Wird eine Aufgabe nicht erfüllt, versendet das System eine Terminerinnerung an den zuständigen Mitarbeiter oder an seinen Stellvertreter. Darüber hinaus erhält jeder Sachbearbeiter seine tägliche, individuelle Terminliste, die anzeigt, welche Projekte noch zu erledigen sind. Für ein Unternehmen wie Bomatec, das auf eine zügige und kontrollierte Auftragsabwicklung angewiesen ist, stellt die Workflow-Funktion das ideale Werkzeug dar. Bomatec ist damit ständig über den aktuellen Stand der Projekte und Aufträge informiert. Es entstehen keine Engpässe, und Liefertermine oder andere Informationen können nicht mehr vergessen werden. Denn wenn der zuständige Mitarbeiter seine Aufgaben nicht erfüllt hat, wird er freundlich daran erinnert. Die Workflow-Funktion ist eine gewisse Motivation für die Mitarbeiter. Zudem erleichtert sie die Arbeit und gewährleistet einen regelmäßigen Arbeitsfluss.

Abb. 2: Das Vorschaufenster zeigt Details zu sämtlichen Dokumenten an, die zu einem bestimmten Vorgang gehören, wie beispielsweise Änderungszeitpunkt, Größe und Dateityp.

Bei Bomatec sind viele der in ArcFlow abgelegten Daten geschäftskritisch. Ein Datenverlust hätte daher für das Unternehmen unter Umständen schwerwiegende Folgen. ArcFlow integriert daher eine Hot-Standby-Lösung, die auf dem Datenbanksystem CONZEPT 16 basiert. Die Lösung besteht aus zwei autarken Rechnern, die beide als Datenbank-Server dienen und auf denen jeweils die originale Datenbank vorhanden ist. Abgeschlossene Transaktionen in der primären Datenbank werden automatisch in die sekundäre übertragen. Kommt es zum Ausfall eines Rechners, übernimmt sofort der zweite Rechner die Aufgaben und die Mitarbeiter bei Bomatec können ohne Verzögerung weiterarbeiten. Durch dieses System können auch Wartungen am Server zu normalen Geschäftszeiten durchgeführt werden, ohne die Anwender davon zu beeinflussen.

Mittlerweile arbeiten fast alle Mitarbeiter mit dem System. Für die 25 Angestellten in der Schweiz ist ArcFlow bereits Teil des täglichen Arbeitsablaufs geworden. Neben der Auftragsbearbeitung ist inzwischen auch die Verkaufs- und Projektabteilung auf ArcFlow umgestiegen. In Kürze sollen auch die allgemeine Administration sowie die Buchhaltung folgen. Darüber hinaus hat Bomatec bereits angefangen, sämtliche Daten aus dem Laborbereich in das System einfließen zu lassen.

Abb. 3: Die Workflow-Funktion stellt sicher, dass der aktuelle Status eines Arbeitsvorgangs stets transparent bleibt.


Die Bomatec AG betreibt in der Schweiz und in China ein Labor für die Qualitätssicherung ihrer Magnete. Diese Daten müssen ebenfalls archiviert werden. Eine der nächsten Herausforderungen ist es daher, diese vollständig in ArcFlow einzubringen. Bislang wurden nur die Prüfberichte integriert, die Bomatec entsprechend in den Arbeitsmappen ablegt, so dass die Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen können. Was beispielsweise noch fehlt sind die Prüflaufpläne.

Noch arbeiten ausschließlich die Mitarbeiter in der Schweiz mit ArcFlow. In Zukunft jedoch sollen auch die Angestellten in China auf das DMS zugreifen können. Darüber hinaus plant Bomatec, das aktuelle CRM-System ACT! durch ArcFlow zu ersetzen, da das alte CRM-System nicht mehr den Anforderungen Bomatecs an Kompatibilität entspricht. So ist momentan beispielsweise die Pflege zweier Adressstämme – sowohl im CRM- als auch im ERP-System – erforderlich. ArcFlow soll in Zukunft alle Kunden- und Lieferantendaten automatisch übernehmen. Dabei werden sämtliche Dokumente –zum Beispiel Korrespondenz in Form von E-Mails oder Telefongesprächen sowie Handnotizen – stets in Relation zur Firma oder entsprechenden Ansprechpartnern verwaltet und archiviert. Das ERP-System soll weiterhin die Grundlage bleiben.

Mit ArcFlow kann Bomatec sämtliche Dokumente flexibel verwalten. Zentrale Daten lassen sich schnell wiederfinden und das Unternehmen kann zügig auf Kundenanfragen reagieren. Darüber hinaus ist der Zulieferer ständig über den aktuellen Stand der Projekte und Aufträge informiert und ein regelmäßiger Arbeitsfluss wird gewährleistet. Das Unternehmen profitiert von effizienten und transparenten Geschäftsprozessen – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für Bomatec.