Elektronische Unterstützung der Archivierung und des Aussendienst bei der AXA Konzern AG Köln

18. Juni 2002



Automatisierung und Standardisierung sind die Schlüsselbegriffe für eine leistungsfähigere Archivierung. Denn die Anforderungen in diesem Bereich wachsen, gerade in der Versicherungswirtschaft, ständig. Ein weiteres Kriterium war für die IT-Abteilung der AXA Konzern AG in Köln entscheidend: Die Internetfähigkeit der host-basierten Gesamtlösung. Mit AFP2web von Maas konnten dieses Anforderungen erfüllt werden. Darüber hinaus können jetzt dem Außendienst elektronische Formulare zur Verfügung gestellt werden.


1. Das Unternehmen

Bei dem Betreiber der folgend beschriebenen Lösung handelt es sich um die Axa Konzern AG in Köln. In dem Konzern ist die Colonia Versicherung Köln integriert (Übergangsbezeichnung: AXA Colonia). Das Unternehmen beschäftigt 2000 Mitarbeiter und ist Teil der Axa Gruppe. Diese hat ihren Sitz in Paris und beschäftigt 140.000 Mitarbeiter, davon 44.000 Ausschließlichkeitsvermittler im Außendienst. Im Jahr 2000 generierte die Axa Gruppe einen Umsatz vom 80 Milliarden Euro.


2. Branchenspezifische Situation

Es sind enorm viele Daten, und sie müssen innerhalb kurzer Zeit verarbeitet werden: Kein Sonderfall, sondern Alltag bei Finanzdienstleister wie der AXA Konzern AG in Köln. Beim Handling von Massendaten muss man sich daher auf die altbekannten Stärken von Großrechner-Systemen verlassen können, wie z. B. Verfügbarkeit, Performanz, Skalierbarkeit, Sicherheit. Gerade international agierende Großunternehmen, wie die AXA, brauchen Netzwerkunterstützung. Und das Internet hat sich als das universell funktionierende und anerkannte Netzwerk durchgesetzt. Daher kommt eine weitere Anforderung hinzu: Internetfähigkeit. Das heißt, Daten und Dokumente müssen internetfähig gemacht werden. Zum Beispiel bei der Archivierung, einem zentralen Bereich im Versicherungswesen.


3. Bestehendes System

Jochen Bennemann war in der IT-Abteilung ITT-OI bei der AXA Konzern AG Köln verantwortlich für die Einführung einer neuen Archivierungslösung. Sein ARCmat-System zur internetfähigen Archivierung von IBM AFP-Daten hat drei Aufgaben zu erfüllen:


1. 24-Stunden-Verarbeitung eingehender Archiv-Aufträge

2. Steuerung der Verarbeitungsprozesse, insbesondere

  • Dokumenttrennung, Indexerkennung und Konvertierung von AFP-Daten in PDF- oder TIFF-Dokumente aus der Spooldatei
  • Archivierung der Dokumente in Filenet
  • Index-Archivierung im CTV-Archiv
  • Index-Update
  • Vollzugsmeldung“ via E-Mail

3. Wiederaufsetzen abgebrochener Prozesse.


Jeder Auftrag enthält alle zur Verarbeitung erfoderlichen Informationen in der zu archivierenden Datei (ARC-Datei). Die Datei wird als einzelner Job in aufeinanderfolgenden Tasks, wie z. B. Konvertieren, verarbeitet. Als Kommunikationsprotokoll dient MQSeries.

Abbildung 3.1 Ablauf des ARCmat-Systems bei Axa


Abbildung 3.1 Ablauf des ARCmat-Systems bei Axa

4. Die neue Lösung

Mit einer neuen Lösung wurden folgende Ziele verfolgt:

  1. Die AFP-Daten sollten in identische Dokumente überführt und die Index-Werte separat gespeichert werden.
  2. Dies sollte täglich, automatisch und schnell geschehen.
  3. Der Archivierungsprozess sollte wenig fehleranfällig und möglichst transparent ablaufen.


Das zuerst eingesetzte Produkt der Firma C. I. aus Paris lieferte jedoch unzureichende Ergebnisse:

  • Die Dokumente entsprachen hinsichtlich Layout und Schriften nicht den Originaldokumenten.
  • Der Prozessablauf war von vielen manuellen Eingriffen geprägt und somit fehleranfällig, und nicht transparent genug.“

Genau diese Nachteile und Schwächen ließen sich durch den Einsatz des Konverterprodukts AFP2web der Firma Maas High Tech Software GmbH vermeiden.


Das Produkt AFP2Web: AFP2web unterstützt IBM Mainframe-Anwender bei der Archivierung der Eingangspost und beim Anzeigen, Verteilen, Drucken und Archivieren der Ausgangspost. Der AFP2web basic Konverter wandelt IBM AFP-Daten in PDF-Dokumente. Für alle wichtigen Input- und Outputformate stehen geeignete AFP2web Optionen zur Verfügung. AFP2web kann modular in einem vorhandenen Dokument-Management- /Content-Management-System eingesetzt werden. Je nach Bedarf konvertiert die entsprechende AFP2web Option Dokumente automatisch von AFP oder TIFF nach ASCII, JPEG, PDF, PNG oder TIFF. AFP2web läuft im Batch-Modus und sendet seine Nachrichten an die Konsole. Nach einer Konvertierung liefert das Programm einen Rückgabewert, so dass es sinnvoll in Anwendungen eingebaut werden kann.

Abbildung 4.1: Integration von AFP2web


Abbildung 4.1: Integration von AFP2web

AFP2web im Einsatz bei Axa:
AFP2web konvertiert die AFP-Daten zu originalgetreuen Dokumenten. Der automatische Ablauf ist, wie gewünscht, möglich und die nötige Transparenz ist gegeben, weil für die Parallelprozesse unterschiedliche Logdateien verwendet werden. Dokumente und Index-Werte können getrennt gespeichert werden. Sowohl bei großen Aktionen mit annähernd 300.000 Dokumenten als auch für die tägliche Korrespondenz ist die Performanz des AFP2web Konverters von Maas zufriedenstellend. Alles deutet darauf hin, dass die Konvertierungsleistung durch einen stärkeren NT-Server erheblich gesteigert werden kann.


5. Kundennutzen

Die besonderen Vorteile von AFP2web wurden bei der flexiblen Gestaltung des Prozessablaufs deutlich. So können z.B. in der Konfigurationsdatei (*.ini) von AFP2web – wie bei allen anderen ARCmat-Komponenten – Einstellungen und Änderungen vorgenommen werden, die alle Tasks betreffen. Wenn dagegen nur einzelne Tasks modifiziert werden sollen, ist dies über die Befehlszeilen im Programm AFP2web möglich.

44.000 Außendienstvertretungen vertreiben ausschließlich AXA Finanzdienstleistungsprodukte. Diese beeindruckende Anzahl von „Ausschließlichkeitsvermittlern“ gilt es, in allen Bereichen und mit allen zur Verfügung stehenden Mitteln optimal zu unterstützen. Einen Beitrag dazu leistet jetzt die Bereitstellung elektronischer Formulare mit Hilfe von AFP2web.

Auch für diesen Einsatz war die Leistungsfähigkeit des Multikonverters der Maas High Tech Software GmbH ausschlaggebend. Denn die bestehenden Dokumente, die aus AFP-Daten generiert wurden, mussten selbstverständlich originalgetreu in ein internetfähiges Dateiformat umgewandelt werden. Mit AFP2web werden nicht nur Schriften und zweispaltiger Text sondern auch grafische Elemente korrekt in Form von PDF-Dokumenten wiedergegeben. Die Formulare können jetzt als PDF-Dateien von den Vermittlern der AXA bei Bedarf bequem über das Internet heruntergeladen werden. Das WYSIWYG-Kriterium ist durch den Einsatz von AFP2web erfüllt.

Neben den geannten Optionen bietet der Multikonverter AFP2web weitere Funktionen. So können schon bald vom Host generierte Listen mit EBCDIC-Text den Vermittlungsagenturen ebenfalls als PDF-Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Außerdem wird das Entwicklerteam in Zukunft mit einer AFP2web Software-Development-Kit-Version für Visual Basic arbeiten können. Diese SDK-Option ermöglicht eine optimale Integration von AFP2web in die Windows-Umgebung des Archivierungsprozesses.


Betreiber der Lösung

Axa Konzern AG
Jochen Bennemann, ITT-OI
Branche: Banken/Versicherungen/Allfinanz, Versicherung, Geldanlage
Unternehmensgrösse: GrossunternehmenAxa Konzern AG

Lösungspartner

Daniel Colucci, Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Maas High Tech Software GmbH

Autoren der Fallstudie

Manfred Kottmann
Werbetext Kottmann

18. Juni 2002
(c) Maas High Tech Software GmbH

Zu dieser Fallstudie sind keine Anhänge verfügbar.
1863
maas-axa
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1863-maas-axa
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