Intranetlösung als Informationsplattform für die Beschäftigten der Kantonalen Psychiatrischen Dienste Nord

07. Januar 2003



Für die Angestellten aus den verschiedenen Bereichen der Kantonalen Psychiatrischen Dienste Nord wie Verwaltung, Pflege und Medizin sollte eine interne zentrale Informationsplattform geschaffen werden. Es wurde beschlossen, ein unternehmensweites Intranet in Zusammenarbeit mit der Online Consulting AG aufzubauen. Ziel des Intranets ist es, verschiedenste Bedürfnisse der einzelnen Bereiche (Abteilungen) wie z.B. rasche Informationsbereitstellung und -verteilung, Reduktion der internen Post, Einführung einheitlicher Ablagestrukturen, schnelles Auffinden der verfügbaren Informationen und einfache Pflege des Inhaltes, mit der Umsetzung dieses Projektes erfüllen zu können. Im Mittelpunkt stand auch die Einbindung von bestehenden Informationsquellen wie Telefonlisten, Statistikpro-
grammen, Fileablagen, Outlookkalender etc., sowie die Verwendung von bestehenden Corporate Design Vorgaben und die Umsetzung einer zielgruppengerechten Navigation mit einer guten Usability. Als Lösung wurde das Projekt Intranet basierend auf dem Microsoft Sharepoint Portal Server umgesetzt. Neben den vielfältigen Basisfunktionalitäten, die Sharepoint schon mitbringt wurden sogenannte Webparts entwickelt, die zusätzliche nutzenbringende Funktionalitäten ermöglichen.


1. Kantonale Psychiatrische Dienste Nord

Die Kantonalen Psychiatrischen Dienste Nord übernehmen die Behandlung, Betreuung und Beratung psychisch, psychosomatisch und suchtkranker Erwachsener und Betagter. Seit dem 1. Januar 1997 sind alle Psychiatrischen Dienste für Erwachsene des Kantons St. Gallen in zwei autonome Sektoren aufgeteilt: Sektor Süd und Sektor Nord. Diese Aufteilung ist Folge der von der Regierung beschlossenen Spitalplanung 1995.

Das Einzugsgebiet des Sektors Nord mit einer Bevölkerung von rund 270'000 Einwohnerinnen und Einwohnern umfasst die Bezirke Rorschach, St. Gallen, Gossau, Wil, Untertoggenburg, Alttoggenburg, Neutoggenburg und Obertoggenburg sowie die Unterrheintaler Gemeinden Rheineck, Thal und St.Margrethen.

Mit knapp 400 Angestellten sind die Kantonalen Psychiatrischen Dienste Nord einer der grössten Arbeitgeber in der Region Wil.


2. Ausgangslage

 

  • Täglich nutzen über 270 Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen das Intranet der Klinik
  • Durch die Umsetzung der Navigation basierend auf den definierten Zielgruppen und die Einbindung des Corporate Design wird eine hohe Identifikation mit dem Unternehmen erreicht
  • Ein integriertes Online-Telefonbuch ermöglicht die Anzeige der aktuellen Daten über die ganze Organisation. Des weiteren stehen eine Suche, Sortierkriterien, sowie eine Exportmöglichkeit für Ausdrucke spezifischer Telefonlisten zur Verfügung
  • Ein Marktplatz ermöglicht die Erfassung und Anzeige von internen Inseraten durch alle Benutzer. Zusätzlich können in einem passwortgeschütztem Bereich offizielle Inserate , z.B für die hauseigene Gärtnerei, erfasst werden
  • Eine Sitemap erlaubt den Benutzern zusätzlich eine einfache Übersicht über das Intranet
  • Mit der Indexierung von bestehenden Inhaltsquellen stehen über die Suche über 50'000 Dokumente bereichspezifisch zur Information schnell und einfach zur Verfügung
  • Eine implementierte Schnellsuche ermöglicht die Suche über alle Inhaltsquellen und steht automatisch auf jeder Seite zur Verfügung
  • Ein Modul erlaubt die Aufzeichnung der Statistikdaten und eine anschliessende Auswertung der Zugriffe auf die verschieden Inhalte mit MS Excel oder MS Access

3. Intranet Funktionen

Was leistet Share Point Portal Server von Microsoft?

Microsoft SharePoint Portal Server 2001 ist eine flexible, webbasierte Portallösung für das Intranet, mit der das Suchen, Freigeben und Veröffentlichen von Informationen einfach gewährleistet ist.

SharePoint Portal Server bietet ein umfangreiches, anpassbares und sofort anwendbares Webportal, mit dem Benutzer schnell auf wichtige Geschäftsinformationen innerhalb eines Unternehmens zugreifen können. Es integriert die Standardfunktionen der Dokumentverwaltung wie Ein- und Auschecken, Dokumentprofile und Dokumentveröffentlichung mit tagtäglich verwendeten Microsoft Office-Produkten.

Ausserdem können Benutzer SharePoint Portal Server-Arbeitsbereiche erstellen, in denen sie Projektdokumente entwerfen, freigeben und verwalten können. Basierend auf der Microsoft Digital
Dashboard-Technologie bietet die SharePoint Portal Server-Dashboardsite eine anpassbare Quelle für den Zugriff auf Informationen, die aus zahlreichen verschiedenen Inhaltsquellen stammen können. Eventuelle Sicherheitseinstellungen der Dokumente bleiben dabei erhalten. Externe Inhaltsquellen können andere SharePoint Portal Server-Arbeitsbereiche, Intranet- oder Internetsites, Hierarchien der öffentlichen Ordner von Microsoft Exchange 2000 und Exchange Server 5.5, Datenbanken in Lotus Notes 4.6a+ und R5, lokale Dateisysteme und Netzwerkdateiserver umfassen.

Sie können SharePoint Portal Server in einer Abteilung oder im gesamten Unternehmen bereitstellen. Es ist für die nahtlose Zusammenarbeit mit bekannten Anwendungen wie Office und Microsoft Internet Explorer entwickelt worden, so dass die Mitarbeiter in einem Unternehmen die Vorteile des Produkts sofort nutzen können.


4. Die Lösung in Kürze

Design und Navigation:

Ein wichtiges Ziel für den Aufbau eines jeden Intranets ist es, dass die zukünftigen Benutzer dieses neue Instrumentarium für ihre alltägliche Arbeit akzeptieren. Für die Akzeptanz ist die Benutzer-
freundlichkeit sehr entscheidend. In verschiedenen Workshops wurde daher das Screen- und Navigationsdesign in Zusammenarbeit mit einem Team der Kantonalen Psychiatrischen Dienste Nord erarbeitet. So konnte eine höchstmögliche Usability erreicht werden.

Als Rahmenbedingung wurde die Grundfunktionalität von Sharepoint Portal Server genutzt.

Zur guten Usability gehören die sogenannten Navigationshilfen. Ein Suchfeld, das auf jeder Seite verfügbar ist, ermöglicht die direkte Suche in dem Intranet und allen indizierten Datenquellen. Generische Links wie Home, Sitemap und Kontakt stehen zur besseren Navigation in jeder gewählten Seite zur Verfügung. Die ganze Funktionalität basiert auf der von Sharepoint Portal Server zur Verfügung gestellten Dashboardtechnologie.

Abbildung 1: Navigation im Internet


Abbildung 1: Navigation im Internet



Spezifische Funktionen im Intranet der Kantonale Psychiatrischen Dienste

Über die standardmässigen Funktionen von SharePoint hinaus wurden durch die Online Consulting weitere spezifische Funktionalitäten entwickelt.

Ebenfalls basierend auf der SharePoint Portal Server Technologie wurden verschiedene Funktionen mittels Webparts realisiert.

Webparts sind Anzeige-Einheiten oder Templates zur Darstellung beliebigen Inhalts in Ihrem Intranet-Portal. Mit der Webparttechnologie ist es möglich, Inhalt aus verschiedensten Datenquellen (Files, Postfächer, Kalender, Datenbank etc.) einfach darzustellen.


Funktion Marktplatz:

Diese Funktion ermöglicht die Erfassung und Anzeige von internen Inseraten. Private Inserate können von jedem Benutzer, unabhängig der SharePoint Berechtigung, erfasst werden. Zusätzlich können in einem passwortgeschütztem Bereich offizielle Inserate , z.B für die hauseigene Gärtnerei, erfasst werden. Die Daten werden in einer MS Access Datenbank gespeichert.


Abbildung 2: Marktplatz


Abbildung 2: Marktplatz



Abbildung 3: Erfassungsmaske


Abbildung 3: Erfassungsmaske



Funktion Telefonliste:

Diese Funktion dient für die Darstellung der betriebsinternen Telefonliste im Intranet. Es stehen Such-, Sortier- und eine Exportfunktion zur Verfügung. Die erforderlichen Daten sind in einer MS Access Datenbank gespeichert und werden täglich aus der bestehenden Telefonzentrale übernommen.

Abbildung 4: Telefonliste


Abbildung 4: Telefonliste



FunktionSitemap:

Zur weiteren Verbesserung der Usability wurde ein Webpart für die automatische Generierung einer Sitemap erstellt. Die Sitemap ist über den entsprechenden Link jederzeit aufrufbar.

Abbildung 5: Automatisch generierte Sitemap


Abbildung 5: Automatisch generierte Sitemap



Funktion Outlookanzeige:

Hier wurde eine Optimierung des Webparts für die Outlookanzeige realisiert. Eine einfachere Pflege der Pfade, sowie eine Optimierung auf Browsergrösse stehen im Vordergrund. Dieser Webpart ermöglicht die Anzeige von beliebigen Outlookordnern und Kalender.

Abbildung 6: Optimierter Webpart


Abbildung 6: Optimierter Webpart

Weitere Funktionen:

Im Rahmen des Projektes wurden weitere Webparts realisiert, die eine Anzeige und Verlinkung von verschiedensten Office-Dokumenten aus bestehenden Fileablagen innerhalb des Intranets ermöglichen, z.B.:

  • pdf-Dokumente mit Informationen über Gebäude
  • Excel basierende Dientspläne
  • Menuplan für die Kantine
  • Personalregelemente
  • etc.


Ein Zusatzmodul erlaubt die Aufzeichnung der Statistikdaten und eine anschliessende Auswertung der Zugriffe auf die verschieden Dashboards/Seiten mit MS Excel oder MS Access.


5. Nutzen des Projektes Intranet

Die Einführung des Intranets hat zu folgendem Nutzen geführt:

  • Mit dem Intranet steht eine einheitliche, ausbaubare Informationsplattform für alle Angestellten und Bereiche zur Verfügung
  • Verschiedenste Informationen wie interne News, Dienstpläne, Bettenbelegungen,
  • Krankenstatistiken, Stelleninserate etc. können neu auf dem Intranet veröffentlicht werden. Somit kann die interne Post massiv entlastet werden
  • Die interne Telefonliste steht mit hoher Aktualität zur Verfügung und jeder User kann sich seine spezifische Liste im Intranet zusammenstellen und falls gewünscht ausdrucken
  • Über offizielle Inserate können interne Leistungserbringer wie zum Beispiel die Gärtnerei ihre Angebote einfach im Intranet platzieren. Zudem steht diese Funktion auch den Angestellten zur Verfügung, was wiederum die Nutzung des Intranets fördert
  • Über eine komfortable Suche können Dokumente aus den vorhandenen Ablagen sehr schnell gefunden werden.

6. Vorgehen im Projekt

Konzept:

Im Rahmen der Konzeptphase erarbeitete ein Team der Online Consulting AG mit einem Team der Kantonalen Psychiatrie aus verschiedensten Bereichen in gemeinsamen Workshops das Konzept für den Intranetauftritt. Dieses umfasste eine Analyse der Ausgangslage, Definition der Ziele und der Zielgruppen für das Intranet.

Anschliessend wurden die Bedürfnisse der Zielgruppen aufgenommen. Abgeleitet aus diesen Bedürfnissen wurde die notwendige Architektur, bestehend aus Navigationskonzept und Designvorgaben sowie Funktionen des Intranets gemeinsam festgelegt.

Basierend auf diesen Anforderung wurde die Hardware und die erforderliche Software gemeinsam evaluiert. Die Definition zum weiteren Vorgehen in den Phasen, wie Realisation, Einführung und Betrieb fanden im Konzept ebenfalls Berücksichtigung.

Design

Basierend auf dem Konzept wurden Designentwürfe für den Intranetauftritt
erarbeitet. Schwerpunkte waren eine gute Usability und die Einbindung des Corporate Design der Kantonalen Psychiatrie.

Realisation:

In der Realisationsphase wurden die Funktionen und Anforderungen durch die Softwareingenieure basierend auf neuester Technologie im .NET-Framework umgesetzt.

Ebenfalls wurde die Hard- und Software beschafft und gemeinsam mit den programmierten Applikationen(Webparts, Anpassung der Navigationsstruktur etc.) in einem Inhousetest überprüft. Die erstellten Dokumentationen zu den Applikationen dienten als Basis für eine erfolgreiche Einführungsphase.

Installation:

Die beschafften Hard- und Softwarekomponenten, sowie die programmierten Applikationen wurden durch einen Netzwerkspezialisten der Online Consulting in die IT-Infrastruktur der Kantonalen Psychiatrie integriert und getestet.

Einführung:

Die Autoren und Administratoren wurden mit dem Umgang von Hard- und Software geschult. Ein Probebetrieb mit einem eingeschränkten Userkreis schloss diese Phase ab.

Betrieb:

Das Intranet wird auf einem eigenen Server der Kantonalen Psychiatrischen Dienste gehostet und von der betriebsinternen IT-Abteilung gewartet. Für die Wartung stehen komfortable Überwachungs- und Backuptools zur Verfügung.


7. Technisches Konzept

Kurz aufgeführt die wichtigsten Eckpunkte zur Technik:

Sharepoint Portal Server und die zugehörigen Applikationen werden auf einem Server mit folgender Konfiguration betrieben:

  • Hardware: Compaq Proliant ML370R

- Pentium 3 /1.4 GHz
- 768 MB Memory
- RAID 5
- Harddisk 36.4GB

  • Software: Windows 2000 Server/Sharepoint Portal Server
  • Enduser mit Hardware PC's oder Thin Clients, Software NT4 und Office 97
  • Indexierung von zwei NT4 Fileservern

Betreiber der Lösung

Kantonalen Psychiatrischen Dienste Nord
Rudolf Ebneter, Auftraggeber
Branche: Gesundheitswesen/Medizin, Psychatrische Dienste, Beratung & Behandlung
Unternehmensgrösse: KleinunternehmenKantonalen Psychiatrischen Dienste Nord

Lösungspartner

Matthias Gehrig
Online Consulting AG

Autoren der Fallstudie

Christian Leschzyk
Online Consulting AG

07. Januar 2003
Christian Leschzyk (2003): Case Study:Intranet auf Basis Microsoft SharePoint Portal Server - Intranetlösung als Informationsplattform für die Beschäftigten der Kantonalen PsychiatrischenDienste Nord.

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1960
oc-kpdn
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1960-oc-kpdn
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