Ob für die Luft- und Raumfahrttechnik oder Automobilindustrie, für die Chemieindustrie oder Medizintechnik – die Rohrsysteme der Georg Fischer DEKA GmbH aus dem hessischen Dautphetal sind weltweit gefragte Produkte. Zu den Wettbewerbsvorteilen des kunststoffverarbeitenden Unternehmens mit 112 Mitarbeitern zählen vor allem die hohen Qualitätsansprüche und die kundenspezifische Auslegung der Produkte. So rüstet der Kunststoffverarbeiter beispielsweise den Airbus 340 und 380 mit Rohrsystemen für spezielle Anwendungen wie die Kabinenbelüftung aus. Die Verfügbarkeit der Produkte ist dabei ein wichtiges Kriterium: Ersatzteile müssen innerhalb von 24 Stunden lieferbar sein.

Doch nicht nur in der Flugzeugindustrie, auch im Industrie- und Anlagenbau hat jeder Kunde seine eigene Spezifikation. Georg Fischer DEKA verfügt über ein Lager mit mehr als 500 verschiedenen Rohrdimensionen aus unterschiedlichen Werkstoffen. Daneben werden je nach Kundenspezifikation auch individuelle Rohrsysteme gefertigt. Durch die Vielfalt der Aufträge mit jeweils umfangreichen Produktionsdaten stellte sich für das Unternehmen das Problem: Wie kann sowohl eine langfristige Dokumentation als auch der schnelle Zugriff darauf gewährleistet werden? So verlangt das Produkthaftungsgesetz eine sichere Aufbewahrung der Herstellungsunterlagen über mehr als 50 Jahre. Seit 2001 erfüllt das Dokumentenmanagement-System DocuWare diese Aufgabe.

Platzmangel war vor fünf Jahren der entscheidende Grund, sich nach einer Alternative zum Papierarchiv umzusehen. Durch neue gesetzliche Verpflichtungen wie das Produkthaftungsgesetz und veränderte Produktionsstrategien musste eine permanent wachsende Papierflut bewältigt werden. Außerdem sollte die gesamte Unternehmenskommunikation neu überdacht und organisiert werden.

Früher hatten jede Arbeitsgruppe und jeder Sachbearbeiter ihre eigene Ablage. Manuell wurden sämtliche Belege zugeordnet, fotokopiert und abgeheftet. Jeweils nach einem Jahr wurden die Unterlagen dann in einem zentralen Lagerraum abgelegt, zu dem nur berechtigte Mitarbeiter Zugang hatten. Die Suche nach älteren Belegen war entsprechend schwierig und zeitaufwändig, der notwendige Austausch von Dokumenten zwischen den Abteilungen immer wieder problematisch und zeitraubend. So war eine schnelle Auskunft bei Kundenanfragen kaum möglich, denn Unterlagen mussten innerhalb des Hauses oft erst per Rohrpost verschickt werden.

Ende 2000 fiel die Entscheidung für ein DocuWare. Mitarbeiter der Auftragsbearbeitung testeten die vollautomatische Archivierung der im ERP-System MFG/PRO von QAD generierten Belege. Die Implementierung [Realisierung] des DMS dauerte nur zwei Wochen. Für den DocuWare-Einsatz wurden sechs Scanner vom Typ Fujitsu 3092 und ein Canon DR3060 gekauft sowie ein Windows-NT-Server installiert. Die Archivdaten werden auf Festplatte gespeichert – alle Daten, die älter als zwei Jahre sind, werden auf DVD ausgelagert. Insgesamt investierte das Unternehmen knapp 36.000 Euro in das DMS-Projekt. Eine Summe, die sich in gut zwei Jahren amortisierte.

Alle Abteilungen des Unternehmens nutzen inzwischen den zentralen Dokumenten-Pool: Verkaufsabteilung, Produktion, Qualitätssicherung, Finanzbuchhaltung, Instandhaltung, Versand und Lager. Täglich werden rund 200 Vorgänge – insgesamt bis zu 600 Blatt Papier – archiviert. Sämtliche von der ERP-Lösung generierten Belege, etwa Auftrags- und Versandpapiere oder Ausgangsrechnungen, wurden früher ausgedruckt, fotokopiert, gelocht und abgeheftet. Heute werden sie vollautomatisch mit Indexbegriffen wie Kundennummer und -name, Adresse oder Lieferscheinnummer versehen, zugeordnet und archiviert [Archiv]. Anschließend stehen sämtliche Dokumente allen berechtigten Nutzern auf Knopfdruck zur Verfügung. Lieferscheine oder Rechnungen können auf herkömmliche Art für den Kunden ausgedruckt und per Post verschickt werden. Belege aus dem zentralen Dokumenten-Pool lassen sich aber auch in einen Briefkorb drucken und via Kommunikationssoftware Tobit elektronisch per Fax oder E-Mail versenden. Viel Zeit und Papier werden eingespart.

Auch die in der Finanzbuchhaltung erstellten Belege wie Kontenblätter, Protokolle oder Fibu-Berichte werden automatisch archiviert. Suchbegriffe werden für die spätere Recherche herausgefiltert, Dokumente automatisch im Buchhaltungsarchiv abgelegt. Sämtliche eingehenden Belege wie Rechnungen, Packlisten oder Produktionspapiere werden dagegen mit Barcode versehen, nach dem Umlauf durch die Abteilungen gescannt und im Archiv abgelegt. Früher mussten die Mitarbeiter bei Kundenanfragen ins Lager laufen und dort die verschiedenen Unterlagen suchen. Heute dagegen kann ein Sachbearbeiter am Bildschirm sehen, ob etwa eine Packliste abgearbeitet ist, der Lieferschein schon geschrieben oder die Ware bereits zum Kunden unterwegs ist. Nachfragen können so sofort am Telefon beantwortet werden. Dadurch lässt sich nicht nur sehr viel Zeit einsparen, sondern auch die Kundenzufriedenheit nachhaltig erhöhen.

Besonders geschätzt wird das zentrale Archiv auch von den Mitarbeitern der Produktion. So werden sämtliche Parameter, die während einer Produktion anfallen, als Produktionspapiere gesammelt und dokumentiert – das können Messungen, handschriftliche Notizen, Zeichnungen oder Dokumente sein, die MFG/PRO erzeugt hat. Sobald die Produktion einer Rohrcharge abgeschlossen ist, werden diese Papiere mit einem Barcode versehen. Jetzt kommt die Capturing-Software Kofax Ascent Capture zum Einsatz, die DocuWare um Funktionen zur automatischen Formularerkennung erweitert. Sie ermöglicht es, unterschiedliche Formulare und auch handschriftliche Notizen zu erkennen sowie schnell auszuwerten. Die Ergebnisse und alle relevanten Unterlagen werden gleichzeitig und durch die Integration von Ascent Capture und DocuWare vollautomatisch im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Sie stehen somit sofort auf Knopfdruck zur Verfügung.

Wenn heute jemand Parameter aus früheren Produktionen benötigt, hat er die entsprechenden Dokumente schnell zur Hand – das wissen die Mitarbeiter zu schätzen. Auch die Abteilung Qualitätskontrolle kann jederzeit auf sämtliche Daten zugreifen und die Informationen für ihre Aufgaben nutzen. So hat sich durch die elektronische Archivierung auch die Kommunikation zwischen den Abteilungen wesentlich verbessert. Der Informationsaustausch ist sehr viel einfacher geworden.

Das spürt auch die Kundschaft. Die Mitarbeiter zeigen dank Dokumenten-Management mehr Kompetenz: Schnelle und zuverlässige Auskünfte über den Stand der Dinge registrieren die Kunden ebenso positiv wie den schnellen Versand etwa von Rechnungen oder Lieferscheinen. Diese können ohne großen Aufwand elektronisch weitergeleitet werden und treffen oft noch während des Telefonats per E-Mail beim Kunden ein. Neben der Qualitätssteigerung bei der Arbeit und dem optimierten Kundenservice sind die Verantwortlichen auch sehr zufrieden, dass weitere Archivräume und damit Kapital eingespart werden konnten: Ohne elektronisches Dokumenten-Management hätte sich die Lagerfläche bis heute verdoppelt.

Auf der To-Do-Liste stehen etwa die automatische E-Mail- und Fax-Archivierung per DocuWare David Connector sowie den Einsatz mobiler Clients. Künftig soll auch der Außendienst mit Notebooks auf DocuWare zugreifen und die Vorteile des Systems beim Kunden vor Ort nutzen können. Mit Unterstützung des DMS ist für die Zukunft außerdem ein integrierter Workflow zur Prozessverbesserung geplant.

Einsatzbereiche
Verkauf, Produktion, Qualitätssicherung, Finanzbuchhaltung, Instandhaltung, Versand und Lager

Betriebssysteme
Windows-NT-Server/-XP-Workstations

Angebundene Systeme
Warenwirtschaft MFG/PRO, QAD
Kommunikationssoftware Tobit

Ausgangssituation
Wachsende Papierflut und hoher Rechercheaufwand, z. B. verlangt das Produkthaftungsgesetz eine sichere Aufbewahrung der Herstellungsunterlagen von mehr als 50 Jahren. Georg Fischer DEKA verfügt über ein Lager mit mehr als 500 verschiedenen Rohrdimensionen aus unterschiedlichen Werkstoffen.

Anforderungen/Zielsetzung
Zentraler Dokumenten-Pool für diverse Dokumente aus allen Bereichen, Prozessverbesserung

Projektlaufzeit
2 Wochen

Projektetat
Ca. 36.000 €