Online Anmeldung von schweizerischen Marken beim Eidgenössischen Institut für geistiges Eigentum

01. Dezember 2001



In diesem Praxisbeispiel wird das Projekt CH-EASY des Eidgenössischen Instituts für Geistiges Eigentum (IGE) vorgestellt. Das Projekt hat zum Ziel, Anmeldungen von schweizerischen Marken in elektronischer Form möglich zu machen. Der Fokus dieses Beitrages liegt dabei auf der Prozessorganisation bzw. auf dem Prozessmanagement.


1. Das Institut und sein Umfeld

Das 1888 gegründete Eidgenössische Institut für Geistiges Eigentum mit Sitz in Bern ist für die Belange des geistigen Eigentums in der Schweiz zuständig. Am 1. Januar 1996 erhielt es im Zuge der Einführung von New Public Management (NPM) den Status einer selbständigen öffentlich-rechtlichen Anstalt (dritter Kreis im NPM Modell). Das Institut verfügt über betriebswirtschaftliche Autonomie, eine eigene Rechtspersönlichkeit und ist im Handelsregister eingetragen. Es betreibt ein eigenes Rechnungswesen und ist finanziell unabhängig. In den Statuten des Instituts wird der Leistungsauftrag in seinem Grundsatz definiert. Eine Leistungsvereinbarung mit dem Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartement (EJPD) konkretisiert weitere Leistungen in bezug auf die Vorbereitung der Gesetzgebung und die Vertretung der Schweiz auf internationaler Ebene. Weitere hoheitliche Tätigkeiten sind durch die immaterialgüterrechtliche Spezialgesetzgebung erfasst. Auf der Grundlage des Privatrechts bietet das Institut zudem Dienstleistungen zu Marktpreisen an.


Das Dienstleistungsangebot:
Das Dienstleistungsangebot teilt das Institut in drei Bereiche ein: Schutzrechte, Informationsprodukte und Schulung.

Der Aufbau der Schutzrechte lässt sich an folgender Grafik aufzeigen, wobei das Institut nicht für das Firmenrecht und die Domainnamen verantwortlich ist:

Abbildung 1: Das Schutzrechtsystem in der Schweiz
Abbildung 1: Das Schutzrechtsystem in der Schweiz

 

  • Als Informationsprodukte werden Dienstleistungen wie Recherchen, Marken- und Patentnachforschungen, Preisangaben usw. verstanden.
  • Da die Wissensvermittlung der Kundschaft ein grosses Bedürfnis ist, werden regelmässig Seminare bzw. auf bestimmte Zielgruppen ausgerichtete Schulungen angeboten.


Die Organisationsstruktur:
Die Organisationsstruktur des IGE wird als Matrix dargestellt.(www.ige.ch) In der Praxis handelt es sich aber um eine funktionale Organisation mit sechs Abteilungen: Patente, Marken, Urheberrecht, Recht & Internationales, Finanzen & Informatik und Stab. Der Stab umfasst die Abteilungen Personal, Marketing und Logistik. Obwohl es sich beim Bereich Urheberrecht um ein strategisches Geschäftsfeld handelt, kommt ihm in bezug auf das Organisationsbedürfnis keine Bedeutung zu.

Abbildung 2: Organigramm IGE

 

Abbildung 2: Organigramm IGE

2. Die Prozesse

Prozessorganisation:
Offiziell bestehen keine (eindeutig) definierten Kernprozesse. Für dieses Praxisbeispiel wird daher in Anlehnung an die strategische Ausrichtung und die Arbeit von Marcel Luginbühl von folgender Prozessorganisation ausgegangen:

Abbildung 3: Prozessorganisation

 

Abbildung 3: Prozessorganisation IGE



Die Kernprozesse sind nach Produktegruppen segmentiert, wodurch Doppelspurigkeiten entstehen, da für die verschiedenen Produktegruppen z.T. gleiche oder ähnliche Teilprozesse bestehen. Die strategische Ausrichtung, die gesetzlichen Grundlagen und die Komplexität der einzelnen Produktegruppen sind aber so spezifisch, dass sich diese horizontale Segmentierung aufdrängt. Dennoch wäre z.B. bei der Entwicklung von Applikationen zu prüfen, ob diese nicht für alle drei Kernprozesse gebraucht werden können. Die Kompetenzzentren bestehen aus den zwei Bereichen Recht und Internationales. Die Unterstützungsprozesse beinhalten den Stab und die Ressourcen.


Kernprozess Marke:
Der Kernprozess Marke besteht aus einem Führungsprozess, vier Teilprozessen und einem Unterstützungsprozess: Die Teilprozesse sind die Informationsbeschaffung, die Markenprüfung, die Publikation und das Widerspruchsverfahren. Die Unterstützungsprozesse
beinhalten u.a. auch die Markenadministration.

Abbildung 4: Übersicht Prozess Marken

 

Abbildung 4: Übersicht Prozess Marken



Teilprozess Markenprüfung:
Aus der Prozesslandkarte wird ersichtlich, dass der Teilprozess Markenprüfung durch einen Antrag seitens eines Kunden ausgelöst wird. Dieser Antrag wird anschliessend einer Eingangsprüfung unterzogen: Es wird kontrolliert, ob ein Antrag einen Hinterleger, eine Ware bzw. Dienstleistung und eine Marke selbst beinhaltet. Trifft dies zu, wird eine Hinterlegungsbescheinigung (inklusive Rechnung für die Hinterlegungsgebühr) ausgestellt. Danach erfolgt die formelle und materielle Prüfung und der Entscheid, ob eine Marke eintragungsfähig ist. Der Prozess läuft in der Praxis allerdings nicht so linear ab, wie er hier dargestellt ist, sondern viel iterativer. Beim positiven Entscheid wird die Marke ins nationale Register eingetragen, dem Gesuchssteller wird eine Eintragungs-Bescheinigung zugestellt. Der Markeneintrag wird im Teilprozess der Publikation veröffentlicht.

Abbildung 5: Teilprozess Markenprüfung

 

Abbildung 5: Teilprozess Markenprüfung

3. Projekt CH-EASY

Das Projekt CH-EASY hat zum Ziel, Anmeldungen von schweizerischen Marken bzw. Gesuche um internationale Registrierung einer Marke in elektronischer Form möglich zu machen. Mittels einer vom IGE zur Verfügung gestellten Software wird es den Kunden möglich sein, die Eintragung elektronisch auszulösen. Damit steht Ihnen neben dem Papierweg ein zweiter Kanal zur Verfügung. In einer ersten Phase können allerdings nur die grössten Markenanmelder davon profitieren.
Die Konzeption der Lösung soll hier kurz skizziert werden.


Konzeption:
Die Anmeldedaten werden vom Kunden entweder durch die Software CH-EASY oder durch ein benutzereigenes System erfasst. Die vollständigen Informationen werden dann durch das vorinstallierte Übermittlungsprogramm (SetTM) mit einer digitalen Signatur versehen und an das EASY-Receiving Office (EASY-RO) gesandt [1, 2]. Das EASY-RO dient als Schnittstelle zwischen den operativen Systemen des IGE und dem Absender. Es befindet sich ausserhalb der Firewall. Das EASY-RO prüft, ob die Daten durch die Empfangssoftware lesbar sind und keine Computerviren enthalten. Der Antragsteller erhält per eMail eine technische Bestätigungsmeldung mit einer Referenznummer und dem Timestamp (Hinterlegungsdatum)[3]. Diese Bestätigung attestiert lediglich den korrekten Abschluss des Datentransfers. Konnten die Daten nicht entschlüsselt werden, so erhält der Kunde auch keine technische Bestätigung.

Mit dem Programm SETA (Secure Electronic Trademark Applikation) greift das IGE regelmässig auf die im EASY-RO hinterlegten Daten zu [4]. Wenn die Daten inhaltlich korrekt übermittelt wurden, wird mit dem Teilprogramm SEND dem Kunden ein zweites digital signiertes und verschlüsselte eMail in Form eines HTML-Dokumentes zugestellt [6]. Inhaltlich entspricht diese eMail der eingereichten Anmeldung. Der Kunde hat damit die Sicherheit, dass seine Daten korrekt übertragen wurden. Die IGE macht darauf aufmerksam, dass diese Mitteilung keine rechtliche Bedeutung für die nachfolgenden Prüfungen hat. Anschliessend werden die Daten elektronisch in das operative back-office System (BAGIS) übernommen [5] und verarbeitet [7]. Das IGE erstellt auf konventionellem Wege eine rechtsgültige Hinterlegungsbescheinigung und versendet diese per Post.

Abbildung 6: Funktionsweise CH-EASY

 

Abbildung 6: Funktionsweise CH-EASY



Das Ziel von CH-EASY ist, den Kunden eine Markenanmeldung elektronisch zu ermöglichen. Der Abdeckungsgrad in bezug auf den gesamten Prozess der Markenprüfung betrifft vor allem die Hinterlegung und Eingangsprüfung. Die Daten werden dann in das operative System übernommen. Der weitere Prozessverlauf erfolgt auf konventionellem Weg.


4. Chancen und Gefahren der gewählten Lösung

Chancen:

  • CH-EASY ermöglicht den Kunden eine elektronische Anmeldung ihrer Marken, was den Anforderungen und Bedürfnissen der Kundschaft von heute und morgen entspricht. Mit der Realisierung von CH-EASY konnte das IGE einen Imagegewinn erzielen und signalisieren, dass es ein modernes Institut ist, das seinen öffentlichen Auftrag an seinen Kunden ausrichtet.
  • Durch die elektronische Erfassung sparen die Kunden Kosten. Sie erfassen den Antrag auf ihrem System bzw. auf CH-EASY und übermitteln ihn direkt dem IGE, ohne einen Papierantrag ausfüllen zu müssen. Dies reduziert die Schnittstellen und beschleunigt die Prozessdurchführung. Die Kunden kommen zusätzlich in den Genuss einer Gebührenreduktion. Seitens des IGE entfällt zwar die Ersterfassung, die Mitarbeiter werden aber dafür eingesetzt, die korrekte Überführung der Daten in das operative System sicherzustellen. Betreffend der Kosten ergibt sich für das IGE zusammen mit der Gebührenreduktion vermutlich ein Nullsummenspiel.
  • Die gewählte Vorgehensweise war sehr pragmatisch, wodurch es überhaupt erst möglich wurde, das Projekt CH-EASY zu realisieren. Die Mitarbeiter der IGE konnten wertvolle Erfahrungen bei der Realisierung von eGovernment-Projekten sammeln. Dieses Wissen ist der Grundstein für weitere Automatisierungsschritte und Projekte im Bereich eGovernment.


Gefahren:

  • Der ganze Prozess der Markenanmeldung ist nach wie vor kompliziert. Mit CH-EASY wurden die Prozesse nicht hinterfragt, sondern lediglich nachgebildet. Dies könnte sich als Stolperstein erweisen.
  • CH-EASY löst kein anderes System ab. Vielmehr fliessen die Daten von CH-EASY in die alten operativen Systeme zurück. Die Antragsstellung kann also immer noch durch zwei Systeme erfolgen: Auf BAGIS für den Papierweg und per CH-EASY für die elektronische Anmeldung. Dies hat einen negativen Einfluss auf die Kostenstruktur.

5. Schlussfolgerungen / lessons learned

  • Um einen echten materiellen Nutzen erzeugen zu können, müssen die Prozesse hinterfragt und die gesetzlichen Grundlagen angepasst werden. Ansonsten ist die Gefahr gross, dass lediglich die bestehende Organisation mit der neuen Technologie abgebildet wird.
  • Die juristischen Rahmenbedingungen sollten nicht unterschätzt werden, zumal sich am Anfang die juristischen und technischen Minimalanforderungen nicht unbedingt decken. Dieser Umstand ist von Anfang an zu berücksichtigten.
  • Um die Komplexität von eGovernment-Projekten bewältigen zu können, sollte in bezug auf die Zeitplanung mit realistischen Meilensteinen und Terminen gerechnet werden. Ist das Projekt von strategischer Bedeutung, so müssen die Ressourcen zentral zur Verfügung gestellt werden.

Betreiber der Lösung

Eidgenössisches Institut für Geistiges Eigentum
Matthias Günter, Leiter Informatik
Branche: Sonstige Dienstleistungen, Institut für Geistiges Eigentum, Patente, Marken, Designs, Informationstechnologie und Urheberrecht
Unternehmensgrösse: KleinunternehmenEidgenössisches Institut für Geistiges Eigentum

Lösungspartner

Joel Meir, Wissenschaftlicher Assistent
Institut für Wirtschaft und Verwaltung IWV

Autoren der Fallstudie

Joel Meir
Institut für Wirtschaft und Verwaltung IWV

01. Dezember 2001
Meir; Joel (2001): Arbeitsbericht Nr. 4 des CCeGovernment: Geschäftsprozesse im eGovernment - Ein Überblick; S. 42 - 46.

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2040
ige-ch-easy
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/2040-ige-ch-easy
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