Die St. Galler Kantonalbank (SGKB) und die Luzerner Kantonalbank (LUKB) sind zwei Banken vergleichbarer Grösse und Struktur. Als börsenkotierte Aktiengesellschaften sind beide Banken mehrheitlich im Besitz des jeweiligen Kantons.

Die LUKB ist mit mehr als 1’000 Arbeitsplätzen und 26 Zweigstellen in allen Teilen des Kanton Luzerns vertreten. Sie bietet sämtliche Dienstleistungen einer klassischen Universalbank. Mit einer Bilanzsumme von rund 18 Milliarden Franken gehört sie zu den Top Ten in der Schweiz.

Die SGKB hat sich in ihrer 135-jährigen Geschichte zur neuntgrössten Bank in der Schweiz entwickelt. Mit 1’100 Mitarbeiter/-innen ist sie an 37 Niederlassungen vertreten und verfügt über eine Bilanzsumme von 18 Milliarden Franken.

Beide Banken haben aufgrund ihrer vergleichbaren Grösse und Struktur schon viele IT-Projekte gemeinsam realisiert, um in der Softwareentwicklung Kosten zu sparen.

Diese Fallstudie berichtet darüber, wie zusammen mit der aseantic ein gemeinsames, mandantenfähiges Intranet realisiert wurde. Dabei werden sowohl der Nutzen einer solchen Lösung aufgezeigt als auch die damit verbundenen Herausforderungen.

Schon das alte Intranet, das durch die Lösung von aseantic AG abgelöst wurde, war eine gemeinsame Entwicklung der beiden Banken auf einer GAUSS-VIP-5-Basis. Die Gründe für die Ablösung dieses Systems waren:

• Mangelnde Kompatibilität mit Windows XP
• Mangelnde Performance angesichts zunehmender Grösse
• nicht mehr tragbare Lizenz- und Upgrade-Kosten

Nachdem die SGKB eine Bedürfnisanalyse gemacht und ein Konzept erarbeitet hatte, wurde dieses der LUKB präsentiert. Schnell entschied man sich aus wirtschaftlichen Gründen, dieses Projekt gemeinsam zu realisieren, um die Projekt- und Betriebskosten durch ein mandantenfähiges Intranet zu reduzieren. Durch die Mandantenfähigkeit können zwei verschiedene Intranets auf einem System laufen. Beide Intranets werden auf demselben Server betrieben.

Um die Datenschutzbestimmungen und das Bankgeheimnis einzuhalten, läuft auf dem Server zwar nur eine Instanz des Intranets, aber die Daten sind in zwei physisch getrennten Datenbanken abgelegt. So ist sichergestellt, dass jede Bank nur Zugriff auf ihre eigenen Daten hat.

Entscheidend bei der Entwicklung der neuen Lösung war ein Proof of Concept des zuvor erarbeiteten Ansatzes durch die aseantic. Die richtungsweisende Entscheidung in dieser Phase war, dass nicht alle Inhalte erneut in einem CMS (Content Management System) erfasst werden, sondern in ihrem vorliegenden Format im Intranet mediengerecht verfügbar gemacht werden.

Da ein bestehendes Intranet abgelöst wurde, war schon eine Vielzahl von Inhalten vorhanden, die übernommen werden mussten. Die Inhalte, die im Intranet publiziert werden, sind:

• Produktbeschreibungen und Konditionen
• Politik (Empfehlungslisten)
• Research-Berichte
• Weisungen
• Handbücher
• Formulare
• Mitteilungen und News

Bei jeder Bank liegt der grösste Teil der Informationen in ca. 2500 Worddokumenten vor. Damit diese Dokumente nicht erneut erfasst werden müssen, wird im Intranet ein spezieller Konverter eingesetzt. Dieser stellt die Dokumente beim Aufruf im Intranet mediengerecht im Browser dar. Um auf die verschiedenen Lesegewohnheiten der Mitarbeitenden einzugehen, gibt es zwei Darstellungsweisen für die Worddokumente:

• Aufteilung in Kapitel mit Kapitelüberschriften als Links
• Dokument als Ganzes zum Scrollen

Im ersten Fall erstellt der Konverter aus den Ãœberschriften des Worddokuments ein Inhaltsverzeichnis. Jedes Kapitel wird in eine eigene Webpage umgewandelt. Das Inhaltsverzeichnis dient dann als Navigation durch die einzelnen Websites.

Für Mitarbeiter, die nicht gewohnt sind, strukturell zu lesen, wandelt der Konverter das Dokument nur in eine einzige Website um. Diese hat das gleiche Layout wie das originale Dokument und kann am Bildschirm gescrollt werden.

Durch den Einsatz des Konverters konnten alle bestehenden Dokumente in ihrem Format übernommen werden. Die Dokumente müssen nicht mehr von jedem User aus dem Intranet heruntergeladen und im Word gelesen werden, sondern können direkt im Browser betrachtet werden.

Abbildung 1: Umgewandeltes Worddokument mit Navigation.

Alle Dokumente sind physisch in einer Ordnerstruktur abgelegt. Die Informationsarchitektur der Inhalte im Intranet ist nur eine Sicht auf diese Dokumente. Dies ermöglicht es, innerhalb des Intranets eigene Portale für spezifische Benutzergruppen einzurichten. Diese haben dann eine für ihre Aufgaben besonders nützliche Sicht auf die vorhandenen Inhalte. In der SGKB stehen z.B. für Kundenberater solche Portale für Privat- und Firmenkunden bereit.

Redaktionsprozesse
In beiden Banken gibt es 30 bis 40 Autoren. Von diesen publizieren jedoch nur 10 bis 15 Personen regelmässig. Die Autorenrechte sind in der Regel bereichsweise vergeben. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Inhalte liegt beim Autor bzw. beim entsprechenden Sachverständigen. Eine zusätzliche Qualitätskontrolle der redaktionellen Inhalte findet nicht statt.

Den Autoren stehen verschiedene Möglichkeiten zur Publikation im Intranet zur Verfügung. Es können Worddokumente bearbeitet bzw. angelegt werden, welche später automatisch konvertiert werden; es können Wordfiles oder .pfd-Files als Download bereitgestellt werden oder es kann direkt ein Inhalt als HTML-Page im Intranet publiziert werden.

Damit Worddokumente im Intranet durch den Konverter richtig dargestellt werden, müssen sich die Autoren beim Erfassen und Bearbeiten von Dokumenten an die Formatierungsrichtlinien halten: Dokumente müssen klar gegliedert sein, Überschriften müssen als Überschriften formatiert sein, Hierarchiestufen müssen eingehalten werden usw. Auf diese Weise steigt die Lesbarkeit der Dokumente nach dem Konvertieren. Dies trägt zum Ziel bei, möglichst viele Inhalte direkt im Intranet betrachten zu können.

Möchte ein Redaktor/Autor ein Dokument ändern, so lädt er dieses aus dem Intranet herunter und bearbeitet es lokal in Word. Anschliessend wird es wieder hochgeladen und steht allen Benutzern zur Verfügung. Jede Änderung an einem Dokument wird in der History des Files vom System automatisch protokolliert und kann jederzeit nachverfolgt werden.

Zu jedem Dokument kann eine Zusammenfassung bzw. eine kurze Inhaltsangabe erfasst werden. Der Leser bekommt so einen schnellen Überblick über den Inhalt des aufgerufenen Dokuments.

Die neue Lösung bietet die Flexibilität, dass beide Banken das Intranet nach ihren Bedürfnissen gestalten können. Das Spannungsfeld von Standardkomponenten und individueller Konfiguration und Darstellung wurde gut aufgelöst.

Corporate Design und Informationsarchitektur
Jede Bank bildet sowohl ihr Corporate Design als auch ihre Organisationsform in der Gestaltung des Intranets ab. Die Navigation, die den Aufbau und die Organisation der Bank widerspiegelt, war ein kritischer Punkt im Projekt. Wäre eine Individualisierung an diesem Punkt nicht möglich gewesen, wäre das gemeinsame Projekt nicht zustande gekommen.

Die SGKB ist stark Themen- und Prozessorientiert. Dies widerspiegelt sich in der Informationsarchitektur des Intranets. Die Mitarbeiter fragen nicht danach, aus welcher Abteilung ein spezifischer Inhalt kommt, sondern wozu er gebraucht wird.

Abbildung 2: Intranet der SGKB

Die LUKB hingegen ist stark nach den verschiedenen Organisationseinheiten wie Firmenkunden, Private Banking und Retail strukturiert. Diese Ausrichtung hat natürlich Einfluss auf den Aufbau der Navigationsstruktur.

Abbildung 3: Intranet der LUKB

RedaktionsprozesseAnbindung verschiedener Applikationen
Neben den Standardfunktionalitäten eines Intranets wie der Suchfunktion, Druckfunktion, Hilfe usw. haben die Banken aufgrund ihrer unterschiedlichen Bedürfnissituation verschiedene Applikationen bzw. Schnittstellen zu anderen Systemen eingebunden. Diese sind nur im Intranet der jeweiligen Bank verfügbar.

Das Intranet der SGKB hat eine Schnittstelle zum SAP-HR-System. Von dort werden täglich die Daten aller Mitarbeiter importiert und sind im Intranet in Form eines Telefonverzeichnisses verfügbar.

Aus der Prozessmanagement- und Prozessdokumentationssoftware können durch Hyperlinks direkt die entsprechenden Dokumente für den Prozess im Intranet aufgerufen werden

Die LUKB hat einen Börsenticker in ihrem Intranet integriert, der die aktuellen Börsenkurse anzeigt. Von der Startseite des Intranets der LUKB ist auch ein Direkteinstieg ins Mitarbeiterverzeichnis sowie ins Ticketsystem des IT-Supports möglich.

Der Nutzen des gemeinsamen, mandantenfähigen Intranets liegt primär in der Einsparung von Entwicklungs- und Unterhaltskosten. Diese konnten aufgrund der ähnlichen Anforderungen halbiert werden. Da beide Intranets auf dem gleichen Server laufen, betragen die Betriebskosten der neuen Lösung nur ein Drittel des vorherigen Intranets. Auch die Kosten für gemeinsam genutzte Weiterentwicklungen des Intranets werden halbiert. Der wirtschaftliche Nutzen wird nur anhand des Cash-out gemessen. Andere Kennziffern wie die eingesparte Zeit pro Mitarbeiter sind nur sinnvoll, wenn diese Zeit auch produktiv genutzt wird.

Die Herausforderung für die Zukunft wird die gemeinsame Weiterentwicklung des Intranets sein. Da jede Bank verschiedene strategische Schwerpunkte in ihrer Unternehmensentwicklung setzt, sind auch die Budgets für die Weiterentwicklung des Intranets verschieden. Daraus können sich Probleme für den gemeinsamen Ausbau ergeben.

Einer der wichtigsten Punkte im Projektverlauf war der Proof of Concept durch die aseantic. Die mit einem anderen Anbieter erarbeitete Lösung sah vor, sämtliche Inhalte aus den bestehenden Dokumenten in ein CMS zu übernehmen. Rückblickend wäre dies nur mit sehr viel höherem Aufwand möglich gewesen.

Der Kulturwechsel, der mit der neuen Lösung einhergehen muss, findet nur langsam statt. Da mit dem neuen Intranet Dokumente zum Lesen nicht erst heruntergeladen werden müssen, lässt sich ein Dokument für den Leser wesentlich schneller am Bildschirm darstellen. Für die Autoren bedeutet dies jedoch ein wenig Mehraufwand, da die Dokumente in das System eingechecked werden müssen. Hier fehlt oft das Bewusstsein, dass es für eine Person zwar etwas mehr Aufwand bedeutet, für 1’000 Mitarbeiter/-innen aber eine Zeitersparnis ist.