Strategie des selektiven Outsourcings bei BERNMOBIL

01. August 2002



Seit 2001 treten die SVB (Städtische Verkehrsbetriebe Bern) unter dem neuen Markennamen BERNMOBIL auf. BERNMOBIL betreibt den Bus- und Tramverkehr in der Stadt und Agglomeration Bern. Im Rahmen der IT-Strategie beschliesst das Unternehmen, dass Betrieb und Entwicklung der Informatikinfrastruktur nicht zum Kerngeschäft des Unternehmens gehöhren sollen. Dennoch ist auch hier die Informatik als kritischer Erfolgsfaktor erkennbar. Aus diesem Grund wird eine Strategie des selektiven Outsourcings verfolgt.


1. Das Unternehmen

Die ehemaligen SVB (Städtische Verkehrsbetriebe Bern) sind seit dem 1. Januar 1998 als öffentlich-rechtliche Anstalt verselbständigt und von der Stadtver-waltung Bern losgelöst. Seit 2001 treten die SVB unter dem neuen Markennamen BERNMOBIL auf. BERNMOBIL betreibt den Bus- und Tramverkehr in der Stadt und Agglomeration Bern. Sie transportiert an einem durchschnittlichen Wochentag 260'000 Personen auf 20 Linien, 2001 waren es insgesamt 80 Millionen Fahrgäste.


Mit 700 Mitarbeiter/innen (+1,4% gegenüber 2000) erwirtschaftete BERN-MOBIL 2001 110,9 Millionen Franken, wovon der Verkehrsertrag inkl. Nebenerträge 78,6 Millionen betrug. 32,3 Millionen Franken stammen aus Abgeltungsbeiträgen. Der Auftraggeber von BERNMOBIL ist der Kanton Bern [1].


"IT oder E-Business ist nicht unser Kerngeschäft, deshalb haben wir sehr vieles ausgelagert. Aber die Federführung bleibt in unserer Hand."
(Jürg Kunz, Leiter Informatik, BERNMOBIL)

2. Organisation und Wettbewerb

Die Aufbauorganisation von BERNMOBIL unterscheidet sechs Bereiche. Im Betrieb sind zwei Drittel aller Mitarbeiter/innen angestellt. Der Bereich Netzwerkmanagement ist im Rahmen der Reorganisation neu geschaffen worden. Zusammen mit dem Direktor konstituieren die Leiter der Bereiche die Geschäftsleitung (vgl. Abbildung 1). Der Leiter Informatik ist dem Leiter Finanzen unterstellt. Der Internetauftritt liegt in der Verantwortung des Bereichs Markt.


Mit dem neuen Erscheinungsbild, den roten (früher grünen) Fahrzeugen, den neuen Haltestellen und den Signalisationsstelen signalisiert BERNMOBIL den Aufbruch in eine neue Ära. Zurzeit geniesst BERNMOBIL eine dominierende Stellung in Bezug auf den öffentlichen Nahverkehr (Tram, Bus, Trolleybus) in und um Bern. Die Zeiten ändern sich aber grundlegend: Die national in Gang gesetzte Marktliberalisierung bedeutet für BERNMOBIL verstärkten Konkurrenzdruck. So will der Kanton in absehbarer Zeit Linien in der Stadt und Agglomeration Bern ausschreiben, so dass sich BERNMOBIL gegen andere Mitbewerber durchsetzen muss.

Abbildung 1: Organigramm BERNMOBIL (vereinfacht)
Abbildung 1: Organigramm BERNMOBIL (vereinfacht)



Für die Zukunft will sich BERNMOBIL nach wie vor als Anbieter Nr. 1 in der Stadt und Region Bern behaupten, ist aber gleichzeitig offen für sinnvolle Kooperationen mit anderen Marktteilnehmern im öffentlichen Verkehr. Insbesondere in den Bereichen Reparatur und Unterhalt des Rollmaterials, in der Angebotsplanung und im Fahrgastmarketing soll die gemeinsame Fachkompetenz gebündelt werden. Ähnliche Überlegungen gibt es im IT-Bereich.


Die Eintrittsbarrieren für neue Konkurrenten auf dem Stadtgebiet sind eher hoch, da BERNMOBIL ein Gesamtsystem betreibt. Trotzdem könnten sowohl nationale als auch internationale Transportunternehmen zukünftig verstärkt oder neu auf dem Platz Bern tätig werden (vgl. Abbildung 2).


Das Hauptkundensegment von BERNMOBIL sind die Fahrgäste. Wenn sie den öffentlichen Verkehr in Bern nutzen wollen, haben sie eine beschränkte Wahlfreiheit. Im öffentlichen Verkehr hat BERNMOBIL Garantien im Rahmen von staatlich erteilten Konzessionen. Dies ändert sich auch nach der Liberalisierung nicht. Dann ist es zwar denkbar, dass ein anderer Anbieter einzelne Strecken abdeckt. Ist eine Strecke aber einmal vergeben, ist der Anbieter für die Dauer der Lizenz auf dieser Strecke vor Konkurrenz geschützt. Der Kanton Bern ist der Auftraggeber von BERNMOBIL. Das Budget zum Betrieb und zum Ausbau des Streckennetzes hängt sehr stark von den Entscheidungen des Kantons und teilweise auch von den Finanzhilfen des Bundes ab.

Abbildung 2: Wettbewerbskräfte BERNMOBIL.
Abbildung 2: Wettbewerbskräfte BERNMOBIL.

3. Umgang mit neuen Technologien

Als Jürg Kunz 1998 zu BERNMOBIL stiess, stellte sich im Rahmen der IT-Strategie die Frage, ob der IT-Betrieb von der Stadt abgekoppelt werden soll mit der Konsequenz, dass das dafür notwendige Know-how entsprechend aufgebaut werden müsste. Man hat sich dagegen entschieden mit der Begründung, dass Betrieb und Entwicklung der Informatikinfrastruktur nicht zum Kerngeschäft des Unternehmens gehören sollen.


Das rechnergestützte Betriebsleitsystem (RBL) ist nicht im Aufgabenbereich der IT-Abteilung, sondern wird vom Netzwerkmanagement betrieben und zum grössten Teil vom Bereich Betrieb operativ genutzt. Das RBL kommuniziert mit den Fahrzeugen über ein Funksystem. Die Haltestellenansagen im Wageninnern sowie die "SmartInfo"-Anzeigen an den Haltestellen werden über das RBL gesteuert.


Bisher wurden neue Technologien von den Informatikdiensten (ID) der Stadt Bern beschafft und eingeführt. Der Anstoss für die Umstellung auf das E-Mail-Programm Outlook 2000 kam beispielsweise auch von den ID. Die heutige Intranetlösung von BERNMOBIL läuft auf Systemen der Stadt. Hier besteht unterdessen ein gewisser Handlungsbedarf. Jürg Kunz vermutet ein enormes Entwicklungspotential in diesem Bereich in Richtung Optimierung der internen Kommunikationsprozesse und des Knowledge-Managements.


Die Einstellung von BERNMOBIL gegenüber neuen Technologien kann wie folgt zusammengefasst werden: Aus historischen Gründen lag die Führung vor der Verselbständigung klar bei der Stadt. Mit der Verselbständigung von BERNMOBIL verlagern sich Führung und Verantwortung mit zunehmender Tendenz weg von der Stadt Bern hin zum IT-Verantwortlichen von BERNMOBIL.


4. Stand und Vision des E-Business

Für die Fahrgäste besteht ein informativer Internetauftritt, der unter der Verantwortung des Bereichs Marketing in Zusammenarbeit mit einem externen Partner gepflegt wird. Neben dem Fahrplan und dem Netzplan sowie allgemeinen Informationen bietet die Website auch die Erneuerung des BäreAbi online an. Links verbinden die Site mit anderen öffentlichen Verkehrsmitteln (z.B. SBB-Fahrplan). In Bezug auf das öffentliche Internet ist BERNMOBIL relativ weit. Es gibt noch Entwicklungspotential: In Zukunft sollen Real-Time-Daten in den Webauftritt integriert werden, damit die Kunden sich über mögliche Verzögerungen, Umleitungen oder Baustellen informieren können.


Zur Unterstützung der Partner und Lieferanten besteht noch kein Extranet. Da es sich beim Material für das Kerngeschäft vielfach um Ersatzteile für Wagen und Trams oder andere Infrastrukturteile handelt, steht eine solche Vernetzung nicht im Vordergrund. Ein gewisser Bedarf für eine Extranetlösung besteht für das Fahrdienstpersonal. Zurzeit gibt es nur eine eingeschränkte Lösung, die z.B. Dienstpläne und Tageseinteilungen über Internet passwortgeschützt publiziert.


Das Intranet besteht aus einer einfachen Dokumentenablage, die nur von den Personen in der IT-Abteilung aktualisiert werden kann. Es entsteht ein Flaschenhals, weil alle, die für BERNMOBIL im Intranet etwas publizieren möchten, die Daten an die IT-Abteilung leiten müssen, die die Daten entsprechend aufbereitet und im Intranet publiziert. Das Intranet soll unabhängiger von der Stadt Bern betrieben werden. Eine Migration zu BERNMOBIL wird dafür nötig sein. Die Vision der IT-Abteilung: Mit einem Content-Management-System sollen die Angestellten von BERNMOBIL ihre Beiträge selbständig in das Intranet integrieren können. Bei der Realisierung dieser Strategie ist Jürg Kunz der Meinung, dass es sich nicht in erster Linie um ein IT-Projekt, sondern um ein Organisationsprojekt handelt. Es muss deshalb Chefsache sein, dafür die notwendige und wichtige Akzeptanz und somit auch den Projekterfolg sicherzustellen. Die Beschleunigung und Vereinfachung der Prozesse mithilfe eines solchen Systems kann zur Wettbewerbsfähigkeit von BERNMOBIL wesentlich beitragen.


5. Organisation des E-Business

Heute bestehen ganz unterschiedliche Systemlandschaften, die auch örtlich voneinander getrennt sind. Einerseits bildet das ganze Betriebsleitsystem eine Umgebung für sich, andererseits sind das Firmennetzwerk und die Officeanwendungen entsprechend den Standards der Stadt eine Lösung für sich. Daneben findet das Hosting des Internetauftritts wiederum in einer eigenen Umgebung statt. Es handelt sich also um eine heterogene Landschaft, die die informationstechnische Basis von BERNMOBIL bildet. Auch organisatorisch liegt die Verantwortung für E-Business nicht bei einer Stelle: Der Internetauftritt wird inhaltlich vom Internetverantwortlichen betreut, der dem Marketing unterstellt ist. Das Betriebsleitsystem gehört zum Netzmanagement. Das SAP-Basissystem wird durch einen Outsourcingpartner betrieben und das Intranet wird von der Stadt Bern bewirtschaftet.


Da die Informatik nicht das Kerngeschäft von BERNMOBIL ist, wird eine Strategie des selektiven Outsourcings verfolgt. Die mit zwei Personen besetzte IT-Abteilung beschränkt sich auf das Management der Infrastruktur und die Führung der Informatikprojekte und den Usersupport. Zwischen der IT-Abteilung und den E-Business-Aktivitäten bestehen keine engen Beziehungen. Der Internetauftritt von BERNMOBIL ist ebenfalls an einen externen Partner ausgelagert. Künftig soll das Outsourcing noch konsequenter bis hin zum Usersupport (Helpdesk) umgesetzt werden.
Innerhalb von BERNMOBIL existiert eine Kommission für die Informatikkoordination, genannt Informatikkommission (IK). Sie besteht aus dem Leiter Finanzen, dem Leiter Betrieb, dem Leiter Technik, dem Leiter Personal, dem Leiter Controlling und dem Leiter Informatik. Auf Direktorenebene der Stadt Bern und zwischen den städtischen Informationsdiensten sowie den Leistungsbezügern gibt es weitere Koordinationskommissionen, in denen BERNMOBIL durch den Leiter Informatik vertreten ist.


Die Informatikdienste der Stadt (ID) sind der grösste Outsourcingpartner von BERNMOBIL. Dies ist historisch bedingt und entspricht nicht mehr dem Idealzustand, obwohl die direkte Zusammenarbeit nach wie vor als gut bis sehr gut bezeichnet werden kann. Neue Applikationen werden vom ID nicht ohne vorherige Rücksprache mit den Nutzern eingeführt. In der Regel kann BERNMOBIL vor der Einführung neuer Applikationen Tests durchführen und ihre Bedürfnisse einbringen und sowohl an der Systemgestaltung wie auch am Entscheidungsprozess teilnehmen.
Im Rahmen der IT-Strategie für das Gesamtunternehmen findet nach Meinung von Jürg Kunz eine "Führung von unten" statt. Die Interessen, Anstösse und Anregungen der IT-Abteilung werden vom Leiter Finanzen in der Geschäftsleitung vertreten.


6. Wirksamkeit des E-Business

Ohne E-Mail ist das tägliche Geschäft bei BERNMOBIL nicht denkbar. Speziell im Management und in der Administration ist E-Mail der Kommunikationsstandard. Die Wirtschaftlichkeit der E-Mail-Nutzung wird durch unkoordinierte Nutzung eingeschränkt. Zu grosse Verteilerlisten mit zu grossen Beilagen, redundante Datenhaltung etc. schmälern den Produktivitätsgewinn wieder. Ein Teil der E-Mail-Kommunikation sowie interne Mitteilungen sollen deshalb in ein neues Intranet/Extranet verlagert werden. Dadurch können die Redundanz minimiert und Informationen rascher zugänglich und verfügbar gemacht werden.


Wenn das Internet ausfällt, kann BERNMOBIL das Kerngeschäft weiterbetreiben. Trams und Busse fahren weiterhin.


Eine Mitarbeiterbefragung hat gezeigt, dass die Einstellung gegenüber der Informatik und dem Internet bei BERNMOBIL grundsätzlich positiv ist. Es besteht aber eine Unzufriedenheit im Bereich des Informationsmanagements und der Informationsflüsse. Die Unterstützung der Mitarbeiter/innen mit einer Intranetlösung dürfte also willkommen sein.


7. Herausforderungen im E-Business

Die Herausforderungen in naher Zukunft liegen für Jürg Kunz in organisatorischen Verbesserungsmöglichkeiten. So ist die heutige Zusammensetzung der Informatikkommission gemäss den bereits im Unternehmen vorgenommenen Restrukturierungen anzupassen. Weiter sollte die Querschnittsfunktion der IT-Abteilung im Organigramm klarer zum Ausdruck kommen. Spürbar ist der Wunsch nach einer verstärkten Zentralisierung der IT-Führung. Die Integration der unterschiedlichen Systemwelten auf gleiche Standards gehört zu den grössten Herausforderungen. Dabei entwickelt sich die IT zu einem IT-Service-Management mit zentralen Kompetenzen und Verantwortungen, die einerseits kundenorientiert und andererseits mit dem Blick für das Gesamtunternehmen wahrzunehmen sind. Im Bereich der IT-Kosten wird eine transparente und vollständige Kostenrechnung angestrebt, um diese intern verursachergerecht den Kostenträgern zu belasten und um gleichzeitig zu möglichst aussagekräftigen und verlässlichen Benchmarkzahlen zu gelangen.


8. Fazit

Die Liberalisierungsbestrebungen im öffentlichen Verkehr stellen das Unternehmen vor neue Herausforderungen, und BERNMOBIL ist erst seit wenigen Jahren ein selbständiges Unternehmen. Derzeit ist die IT-Infrastruktur heterogen, und die Organisationsstruktur ist noch nicht vollständig auf diese neuen Herausforderungen abgestimmt. Damit BERNMOBIL Informations- und Kommunikationssysteme erfolgreich nutzen kann, ist es ratsam, die zentrale Führungsverantwortung und die dezentralen Arbeitsgruppen mit institutionalisierten Koordinationsmechanismen zu unterstützen. Dadurch können die Kräfte gebündelt werden. Dies erscheint insbesondere zur Stärkung von BERNMOBIL gegenüber den Outsourcingpartnern als sehr wichtig.

Abbildung 3: Matrix zur Entscheidung zwischen Eigenerstellung und Fremdbezug.
Abbildung 3: Matrix zur Entscheidung zwischen Eigenerstellung und Fremdbezug.



Mit Outsourcing ist die mittel- bis langfristige Übertragung betrieblicher Funktionen an einen rechtlich unabhängigen Dienstleistungsanbieter gemeint. Die Entscheidung von BERNMOBIL, im Bereich von IT extensiv Outsourcing zu betreiben, lässt sich in die Matrix zur Entscheidung zwischen Eigenerstellung und Fremdbezug einordnen (vgl. Abbildung 3).
Die IT als Ganzes gehört nicht zum Kerngeschäft von BERNMOBIL, ist von mittlerer strategischer Bedeutung und von mittlerer Unternehmensspezifität. Dennoch ist auch hier die Informatik als kritischer Erfolgsfaktor erkennbar. Insbesondere dem Betriebsleitsystem wird eine zunehmend strategische Bedeutung beigemessen. Die Outsourcingentscheidung ist deshalb nicht eindeutig zu fällen. Das Betriebsleitsystem soll auch künftig intern betrieben werden. Unkritische, nicht spezifische Anwendungen, wie beispielsweise der Verkauf von Fahrkarten über das Internet oder der Betrieb von Standard-Office-Anwendungen, können dagegen eher ausgelagert werden. Bei jeder Outsourcingentscheidung ist wichtig, dass genügend Know-how im Unternehmen erhalten bleibt, um jederzeit die Qualität, die Kosten und die Reaktionszeit des Outsourcers im Bezug auf die eigenen Bedürfnisse zu bewerten und ihn genügend genau anzuweisen. Das Management der IT bleibt in jedem Fall eine Aufgabe von BERNMOBIL.


[1] Für diese Fallstudie hat Jürg Kunz, der E-Business-Verantwortliche von BERNMOBIL, am 26. Juni 2002 die Fragen der Autoren beantwortet. Das zweistündige Gespräch fand bei BERNMOBIL statt.


Betreiber der Lösung

Bernmobil
Jürg Kunz, Leiter Informatik
Branche: Verkehrsunternehmen/Transport/Logistik, Bus- und Tramverkehr, Personenbeförderung
Unternehmensgrösse: GrossunternehmenBernmobil

Autoren der Fallstudie

Pascal Sieber, Nicole Scheidegger, Thomas P. Aebersold
Sieber & Partners
Gerrit Taaks
Unic AG

01. August 2002
Sieber; P.; Scheidegger; N.; Aebersold; T.; Taaks; G.: Die Organisation des E-Business II; 22 weitere Fälle zu den Trends; den Herausforderungen und dem Berufsbild der Entscheidungsträger Verlag Paul Haupt; Bern; Stuttgart; Wien 2002.

Zu dieser Fallstudie sind keine Anhänge verfügbar.
2131
bernmobil
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/2131-bernmobil
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