Textilverband Schweiz: Elektronische Kommunikation mit Mitgliedern und Kunden

26. Oktober 2005



Der Textilverband Schweiz (TVS) in seiner heutigen Form wurde Anfang der 90er-Jahre als Zusammenschluss von mehreren Branchenverbänden und Arbeitgeberorganisationen der Textil- und Bekleidungsindustrie gegründet. Die geschichtlich gewachsene Struktur findet sich auch heute noch im Verband in Form der verschiedenen spartenspezifischen Arbeitskreise wieder.
Der Verband hat heute ca. 250 Mitglieder. Zusammen mit der verbandseigenen Stiftung erwirtschaftet der Verband einen Umsatz von 7,5 Mio. Schweizer Franken.
Diese Fallstudie berichtet darüber, wie der Verband mit grossem Gewinn dank der Unterstützung der Firma BOXALINO eine gewachsene Internetlösung durch ein Standardprodukt ersetzt hat.


Die Erstellung dieser Fallstudie wurde unterstützt von:


1. Der Textilverband

Die Geschichte der Verbände in der Textilbranche ist lang. Schon 1876 gab es den ersten Verband von Spinnereien. Die frühen Verbände waren nach Sparten geordnet – Spinnereien, Webereien usw. Im Jahr 1970 kam es zu den ersten Zusammenschlüssen von Verbänden. Der Textilverband Schweiz (TVS) in seiner heutigen Form wurde Anfang der 90er-Jahre als Zusammenschluss von mehreren Branchenverbänden und Arbeitgeberorganisationen der Textil- und Bekleidungsindustrie gegründet. Im Jahr 1998 kam als letzter Verband die Bekleidungsbranche dazu. Die geschichtlich gewachsene Struktur findet sich auch heute noch im Verband in Form der verschiedenen spartenspezifischen Arbeitskreise wieder.

Der Verband hat heute ca. 250 Mitglieder. Zusammen mit der verbandseigenen Stiftung erwirtschaftet der Verband einen Umsatz von 7,5 Mio. Schweizer Franken.

„Der neue Internetauftritt ermöglicht uns, schneller die aktuellen Informationen zu veröffentlichen, da nunmehr jeder Verantwortliche selber publizieren kann.“
(Rolf Langenegger, Auftraggeber Textilverband Schweiz)



Der Verband hat zwei Geschäftsstellen. Am Hauptsitz in Zürich arbeiten zwölf Mitarbeiter/-innen. In der Geschäftsstelle St. Gallen sind sechs weitere Mitarbeitende tätig. Zur Erreichung seiner Ziele ist der Verband in verschiedene Organisationseinheiten aufgeteilt:

  • Verband
  • Recht / Sozialpolitik
  • Wirtschaft / Statistik
  • Öffentlichkeit / Presse / Marketing
  • Bildung / Nachwuchswerbung
  • Umwelt / Energie
  • Technik / Forschung
  • Normung / Kennzeichnung


Diese Fallstudie berichtet darüber, wie der Verband mit grossem Gewinn dank der Unterstützung der Firma BOXALINO eine gewachsene Internetlösung durch ein Standardprodukt ersetzt hat.


2. Aufgaben des Verbandes

Der Verband hat zwei Aufgabenschwerpunkte:
Nach innen möchte er seinen Mitgliedern Zugang zu möglichst vielen, für sie relevanten, Informationen geben. Dazu gehört die verbandsinterne Kommunikation, aber auch der Zugriff auf die Informationen von Partnerverbänden. Daneben braucht es eine effiziente Verwaltung der Mitgliederdaten.

Nach aussen ist der TVS Repräsentant und Sprecher der schweizerischen Textil- und Bekleidungsindustrie. Er wahrt die Interessen seiner Mitglieder und ist kompetenter Gesprächspartner der Behörden und Verbände. Zudem ist die bewusste Förderung des Image der Textil- und Bekleidungsindustrie in der Öffentlichkeit ein weiteres Ziel. Der Verband organisiert gemeinsame Anlässe und stellt Informationen für die Medien bereit. Auch auf europäischer Ebene setzt sich der TSV für gemeinsame Interessen der hiesigen Textil- und Bekleidungsindustrie ein.


3. Kommunikationsinstrumente

Da der TVS zukunftsorientiert handeln will, war er schon Anfang der 90er-Jahre mit einem eigenen Auftritt im Internet vertreten. Seit diesem Zeitpunkt ist das Internet ein fester Bestandteil der Kommunikationsstrategie des TVS.

Zu dem hat der Verband verschiedene Printmedien als weiteren Kommunikationskanal neben dem Internet:

  • TVS AKTUELL: erscheint monatlich sowohl als Print- wie auch Onlineausgabe
  • TVS SPEZIAL: mehrmals im Jahr als Print- und Onlineversion
  • TVS EXPRESS: erscheint bei aktuellen Ereignissen
  • SWISS TEXTILES AND FASHION DIRECTORY: Überblick über Angebote und Tätigkeiten der Mitglieder
  • SWISS TEXTILES FAKTEN: Schweizer Textilwirtschaft in Zahlen
  • SWISS TEXTILES: Jahrbuch des Verbands
  • Themenbezogene Studien: Erscheinen als Print- und Onlineversion


Der Internetauftritt ist die zentrale Informationsquelle zur Textilbranche für die Öffentlichkeit. Das Extranet dient der Kommunikation gegenüber den Mitgliedern des TVS. Alle Printmedien stehen im Internetauftritt bzw. im Extranet als .pdf File zum Download zur Verfügung.


4. Das Redesign des Internetauftritts

Für de Ablösung der bisherigen Lösung gab es zwei Gründe. Die bisherige Lösung ist über die Jahre gewachsen. Daraus ist nach und nach ein Flickwerk verschiedener Dienstleister mit verschiedenen Philosophien entstanden, das eine Konsolidierung notwendig gemacht hat. Zum anderen sind die Anforderungen an den Internetauftritt gestiegen. Diese Anforderungen liessen sich jedoch nicht auf der bestehenden Basis realisieren. Es sollte ein geschützter Bereich für die Verbandsmitglieder innerhalb des Internetauftritts aufgebaut werden – ein Extranet. In diesem Bereich sollen Informationen publiziert werden, die nur für Verbandsmitglieder zugänglich sind.

Mit dem neuen Internetauftritt und dem Extranet will der TVS folgende Ziele erreichen:

  • Hohe Aktualität der publizierten Inhalte
  • Grössere Akzeptanz des Auftritts in der Öffentlichkeit durch zeitgemässeres Design
  • Mittelfristig die Reduzierung von Druckkosten durch die Veröffentlichung von Studien als Download im Internet
  • Unterstützung bei der Verwaltung der Mitgliederdaten


Um diese Ziele zu erreichen, standen bei der Auswahl des neuen Systems folgende Kriterien im Vordergrund:

  • Einfachheit: Jeder muss mit dem System arbeiten können
  • CI/CD(Corporate Identity/Coporate Design)-konformer Auftritt
  • Modisches Design: Der neue Auftritt sollte zeitgemäss und eher modisch sein
  • Verknüpfung mit Textination (Portal mit Extranet der Interessenvertretung der Textil- und Bekleidungsbranche in Deutschland, Österreich, Schweiz)
  • Einhalten der Budgetvorgaben

5. Das neue Content Management System (CMS)

Folgende Inhalte sind im neuen CMS verfügbar:

Aktuelle Informationen

Der Internetauftritt stellt Informationen und Dienstleistungen gemäss den im Verband vorhandenen Organisationseinheiten dar. Daneben gibt es Informationen über den Verband, zu aktuellen Themen, Jobangebote und Links. Der gesamte Internetauftritt ist in den Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch verfügbar (vgl. Abbildung 1).

Abbildung 1: Website des TVS.



Abbildung 1: Website des TVS.


Die Inhalte liegen in folgenden Formaten vor:

  • HTML-Seiten
  • .jpg (Bilder)
  • .pdf (Dokumente)


Die gesamte Site umfasst ca. 200 Artikel.
Über ein spezielles Onlineformular können alle Publikationen des TVS im Printformat bestellt werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit, diese als .pdf File herunterzuladen. Für die Presse stehen Bilder in Printqualität zum Download zur Verfügung.

Um Informationen auf der Website zu finden, steht eine dateitypübergreifende Suche zur Verfügung. Mit ihrer Hilfe werden sowohl aktuelle wie auch bereits archivierte Informationen gefunden. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese im HTML-Format oder im .pdf-Format abgelegt sind.
Im nur für Verbandsmitglieder zugänglichen Extranetbereich stehen Informationen, Statistiken und Adressen bereit, die nur für Verbandsmitglieder bestimmt sind. Um in den Extranetbereich zu gelangen, braucht es ein Login. Dieses erhalten nur Mitglieder des Verbandes.

Einbindung in das deutschsprachige europäische Netzwerk
Ist ein Verbandsmitglied im Extranet eingeloggt, hat es auch Zugriff auf das Extranet von Textination. Textination ist das gemeinsame textile Portal der Verbände der Textil- und Bekleidungsbranche in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Wenn auf das Extranet Textination navigiert wird, findet zwar ein Wechsel im Design und Layout statt, aber die Logindaten des Users werden übernommen. Auf dem Textinationportal sind vergleichbare Informationen für die entsprechenden Länder wie für die Schweiz zu finden. Daneben gibt es ein komplettes Adressverzeichnis aller interessierten Anbieter. Dieses kann ebenfalls mit der Volltextsuche durchsucht werden.

Informationen über Seminare und Kurse des TVS sind auch auf dem Textinationportal verfügbar. Diese Informationationen werden von der TVS in Form von Textfiles sowohl an Textination wie auch auf das CMS übermittelt. Sie sind dann in beiden Portalen verfügbar. Der Upload der Files geschieht manuell.

Mitgliederverwaltung
Der TVS und die europäische Plattform Textination verfügen über eine gemeinsam Datenverwaltung. Die Mitgliederdaten können von allen Verbandsmitgliedern in Deutschland, Österreich und der Schweiz eingesehen werden. Über die Seite von Textination können Schweizer Mitglieder auch ihre eigenen Daten in der Mitgliederdatenbank ändern.

Die Adressverwaltung des TVS findet in einer Access Datenbank in der Geschäftsstelle in Zürich statt. Diese Datenbank wird jede Nacht auf die Textination-Plattform überspielt. Damit stehen diese Mitgliederdaten auch den Verbandsmitgliedern aus Österreich und Deutschland zur Verfügung. Über die Textination-Plattform werden die Mitgliederdaten ebenfalls täglich in das CMS des TVS übernommen.

Wenn ein Mitglied auf der Textination-Plattform eine Änderung an seinen Daten vornimmt, wird automatisch eine E-Mail mit den neuen Daten an den TVS verschickt. Die Änderungen werden in der Accessdatenbank übernommen. Beim nächsten Überspielen der Mitgliederdatenbank auf die Textination-Plattform stehen die Daten danach auch im Textination Extranet zur Verfügung (vgl. Abbildung 2).

Abbildung 2: Systemlandschaft TVS, CMS, Textination.



Abbildung 2: Systemlandschaft TVS, CMS, Textination.


Technische Umsetzung und angebundene Systeme
Das Content Management System der Boxalino läuft auf einer serverbasierten Java-Anwendung mit einer MySQL-Datenbank. Die Schnittstellen zu Textination und der Adressverwaltung des TVS sind keine Realtime-Schnittstellen, sondern die Informationen werden täglich abgeglichen.

Die Publikation von Daten geschieht mithilfe eines Webinterfaces. Es braucht ausser einem Webbrowser keine weiteren Anwendungen.

Pflege des Systems
Jeder Themenbereich wird von einem bestimmten Mitarbeitenden des TVS gepflegt. Zur Erfassung neuer Inhalte steht ein Webinterface zur Verfügung. Die Inhalte können in drei Sprachen erfasst werden.

Die Mitarbeiter/-innen erfassen und gestalten ihre Inhalte selbstständig. Diese sind dann zum Review und zur Freigabe im System kenntlich. Eine Redaktorin ist dann für das Review und die Freigabe der Artikel verantwortlich. Erst wenn sie einen Artikel freigibt, ist dieser auch im Internet bzw. Extranet sichtbar.

Um Inhalte zu erfassen, müssen sich die Autoren/-innen mit einem speziellen Benutzernamen und Passwort in dem Backendbereich des Systems anmelden.

Bei der Eingabe neuer Artikel wird zuerst die Sprache festgelegt, in welcher der Artikel verfasst wird. Dann wird das Gültigkeitsdatum bestimmt, mit welchem der Artikel in dem Internetauftritt erscheint. Ebenso kann festgelegt werden, ob der Artikel nur im Extranet oder auch im allgemein zugänglichen Internetauftritt publiziert wird. Als Letztes legt der Autor oder die Autorin fest, in welchem Navigationspunkt der Artikel im Web zu finden ist.

Zur Gestaltung der Artikel steht ein Word-ähnlicher Editor zur Verfügung (vgl. Abbildung 3). In ihm können die Texte erfasst, oder bereits bestehende Texte hineinkopiert werden. Natürlich können auch noch Bilder oder Dokumente in verschiedenen Formaten mit diesem Artikel publiziert bzw. zum Download bereitgestellt werden.
Bereits bestehende Artikel können überarbeitet oder gelöscht werden.

Abbildung 3:Screenshot Webinterface.



Abbildung 3:Screenshot Webinterface.


6. Nutzen und Herausforderung

Das neue CMS ermöglicht dem Verband, sowohl seine nach innen wie auch nach aussen gerichteten Aufgaben besser zu erfüllen.

Der grösste Nutzen ist die Aktualität der Informationen. Durch die Ermächtigung der Abteilungsleiter, selber Artikel schreiben zu können, werden heute mehr Informationen zeitnaher publiziert. Der Engpass, dass nur ein Webmaster alle Artikel entgegennimmt, diese für das Internet aufbereitet und dann publiziert, ist dadurch beseitigt. Durch die Anbindung an die Website Textination steht den Mitgliedern eine grosse Fülle an Informationen zur Verfügung.

Die Zentrale des TVS ist durch den strukturierten Prozess der Mitgliederdatenänderung erheblich entlastet worden.
Durch die Bereitstellung sämtlicher Printprodukte im .pdf-Format auf dem Internet und Extranet werden die Publikationskosten gesenkt. Dieser Ansatz soll in Zukunft noch weiterentwickelt werden.

Die Benutzerstatistik zeigt, dass die Akzeptanz des neuen Internetauftritts und des Extranets durch das neue Design erheblich gestiegen ist.


7. Fazit

Die Fallstudie zeigt, dass mittlerweile auch gewachsene Lösungen durch einfache Standardprodukte ersetzt werden können. Eine Anpassung an die technischen und organisatorischen Gegebenheiten stellt kein Problem mehr dar. Durch erprobte Workflows können Prozesse schlanker gestaltet werden, und der Verband kann seine Aufgaben besser erfüllen.



Die Erstellung dieser Fallstudie wurde unterstützt von:


Betreiber der Lösung

Textilverband Schweiz
Rolf Langenegger, Auftraggeber
Branche: Sonstige Dienstleistungen, Verband, Textil
Unternehmensgrösse: KleinunternehmenTextilverband Schweiz

Lösungspartner

Michael Ammann, Geschäftsführer
Boxalino AG

Autoren der Fallstudie

Marc André Hahn, Nicole Scheidegger
Sieber & Partners

26. Oktober 2005
Nicole Scheidegger; Pascal Sieber; Gerrit Taaks; Marc André Hahn: Die Organisation des E-Business V; Fallstudien über den Einsatz der Informatik und Telekommunikation für den geschäftlichen Erfolg von Unternehmen und Verwaltungen. Dr. Pascal Sieber & Partners AG; Bern 2005; ISBN-10 3-033-00620-5

Zu dieser Fallstudie sind keine Anhänge verfügbar.
2152
tvs-boxalino
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/2152-tvs-boxalino
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