Elektronische Rechnungsverarbeitung bei der UBS AG

08. August 2004



Bei der UBS gehen in der Schweiz täglich über 1'000 Rechnungen von Geschäftspartnern ein. Die manuelle Abwicklung dieser Dokumente verursacht in der stark dezentralisierten Organisation einen hohen Aufwand, ohne einen direkten Wertschöpfungsbeitrag zu leisten. Aus diesem Grund fordert die UBS von ihren Lieferanten verstärkt die Rechnungen in elektronischer Form. Dadurch kann die Rechnungsverarbeitung weitgehend automatisiert oder mittels eines webbasierten Workflows besser gelenkt werden. Um auf Seite der Rechnungssteller eine möglichst hohe Akzeptanz für ihre Forderung zu erreichen, nutzt die UBS die E-Invoicing-Lösung von Swisscom IT Services über den Handelsplatz Conextrade, die den Rechnungsstellern verschiedene Optionen zur Einlieferung der Rechnungsdaten anbietet.


1. Unternehmen und Projekthintergrund

Kurzprofil
UBS ist ein führendes Finanzinstitut, das für anspruchsvolle Kunden auf der ganzen Welt Finanzdienstleistungen erbringt. Sie hat den Anspruch, Finanzkraft und Innovationsfähigkeit in einer internationalen Unternehmenskultur zu verbinden, die Veränderungen als Chance begreift. UBS ist weltweit führend im Private Banking und gehört zu den grössten Vermögensverwaltern. Im Investment Banking und im Wertschriftengeschäft belegt sie unter den wichtigsten globalen Finanzinstituten einen Spitzenplatz. In der Schweiz ist sie die Nummer eins im Individual- und Firmenkundengeschäft. Als integrierter Konzern greift UBS auf die vereinten Ressourcen und das Know-how aller Geschäftseinheiten zurück. Die Vision der UBS ist es, das herausragende, globale Finanzdienstleistungsunternehmen und die führende Bank der Schweiz zu sein.


Projekthintergrund
Banken stehen in einem scharfen globalen Wettbewerb. Neben wettbewerbsfähigen Produkten sind effiziente Prozesse eine Voraussetzung für die erfolgreiche Geschäftstätigkeit. Diese Prozesse werden in grossem Umfang durch IT-Lösungen unterstützt, die oft zusammen mit Partnern massgeschneidert entwickelt werden. Banken haben schon früh die Potenziale des E-Business genutzt; nicht nur auf der Kundenseite durch E-Banking, sondern auch durch Lösungen zur Optimierung der internen Prozesse und auf der Beschaffungsseite. Im Jahr 2001 wurde das E-Procurement-Projekt „MyShop“ gestartet (vgl. Lüthy 2002). Die in dieser Fallstudie vorgestellte Lösung zur elektronischen Rechnungsverarbeitung ist ein weiterer Meilenstein zur umfassenden Unterstützung des Beschaffungsprozesses.


Partnerwahl
Nach der Evaluation mehrerer Lösungspartner entschied sich UBS für Swisscom IT Services AG (Firmenprofil siehe Fachbeitrag Tanner/Koch, S. 157) mit ihrem Handelsplatz Conextrade. Die Erfahrungen im MyShop-Projekt und die frühe Verfügbarkeit einer MwSt-konformen Lösung für den Rechnungsaustausch spielten beim Entscheid eine wesentliche Rolle. Hinzu kam, dass Swisscom IT Services den Rechnungsstellern ein breites Spektrum an Anbindungsmöglichkeiten anbietet. Für die Entwicklung des webbasierten Workflows zur Rechnungskontrolle wurde auf interne IT-Ressourcen zurückgegriffen, die sich punktuell durch Spezialisten von SAP verstärkten.


2. Elektronische Rechnungsverarbeitung bei der UBS AG

Situationsbeschrieb
Für UBS arbeiten in der Schweiz mehr als 25'000 Mitarbeitende verteilt auf über 300 Geschäftsstellen/Standorte. Grundsätzlich können alle Angestellten Verpflichtungen gegenüber Geschäftspartnern eingehen und dadurch eine Rechnung auslösen. Insgesamt werden pro Jahr für über 2.6 Mrd. CHF Investitionsgüter, Materialien und Dienstleistungen (inkl. externe Mitarbeitende) beschafft und 270'000 eingehende Rechnungen verarbeitet.

Nur bei etwa 32 % der Rechnungen wurde die entsprechende Bestellung in einem der Beschaffungssysteme (SAP MM-Modul oder SAP Enterprise-Buyer Professional) erfasst. Für den überwiegenden Teil der Rechnungen muss der Bezug zur Bestellung über den Rechnungsempfänger hergestellt werden. Dieser dezentrale Prozess der Rechnungszuordnung und -kontrolle verursacht hohe Kosten ohne einen direkten Wertschöpfungsbeitrag zu leisten. Er ist zudem geprägt durch lange Durchlaufzeiten, weil zahlreiche Stellen beteiligt sind: Internes Postbüro, Rechnungsempfänger, Freigeber, Finanzabteilung. Die Kosten für diesen Prozess werden von UBS auf etwa 150 CHF pro Rechnung beziffert.

Zielsetzungen
Im Rahmen des realisierten Projektes MyShop standen Weiterentwicklungen von zusätzlichen Funktionalitäten im Bereich der elektronischen Rechnungsverarbeitung an. Das Ressort Procurement erteilte zu Beginn des Jahres 2003 einen entsprechenden Auftrag. Die wichtigsten Zielsetzungen dabei waren:

  • Geringe Komplexität bezüglich Unterhalt von Infrastruktur, Schnittstellen und Formaten
  • Niederschwellige Lösung für Rechnungssteller soll innerhalb eines Jahres die Anbindung von 500 Geschäftspartnern ermöglichen
  • Eliminierung von Papierrechnungen, Medienbrüchen und Datenredundanzen
  • Erfüllung der relevanten gesetzlichen Vorgaben an den Prozess
  • Systemunterstützte Freigabe der elektronischen Rechnungen
  • Nachvollziehbarkeit des dezentralisierten Rechnungsverarbeitungsprozesses
  • Interne Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit der Lösung

 

Abbildung 1: Beteilige Parteien mit ihren Rollen und Funktionen


Abbildung 1: Beteilige Parteien mit ihren Rollen und Funktionen


An der Lösung beteiligte Partner
UBS bevorzugte eine Handelsplatz-Lösung gegenüber einer Direktanbindung mit den Rechnungsstellern, um die Komplexität der Bewirtschaftung von Formaten und Schnittstellen zu reduzieren. Das Unternehmen überträgt der Swisscom IT Services die Überprüfung der Vollständigkeit der MwSt-relevanten Felder, die Bereitstellung der Daten im gewünschten Format sowie die gesetzeskonforme digitale Signatur und die sichere Übermittlung der Daten an die UBS. Swisscom IT Services übernimmt damit gleichzeitig die Rolle des Consolidators und des Customer Service Providers (CSP). UBS bezahlt für das Outsourcing dieser Prozesse einen Grundbetrag für den Betrieb der Lösung und Transaktionsgebühren pro erhaltene elektronische Rechnung.

Von den insgesamt 20'000 Rechnungsstellern kommen theoretisch alle für den elektronischen Rechnungsaustausch in Frage. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie Güter liefern oder Dienstleistungen erbringen. Die Evaluation der angebotenen Lösungsmöglichkeiten lohnt sich nach Angaben der UBS in einer ersten Phase für Rechnungssteller ab einem Volumen von 50 Rechnungen pro Jahr. Im Idealfall verfügt der Rechnungssteller über ein ERP-System, das den Export der Rechnungsdaten im gewünschten Umfang und Format zulässt. Aus Sicht der Rechnungssteller nimmt Swisscom IT Services die Rolle des Billing Service Providers (BSP) ein. Sie übernimmt die MwSt-konforme Konvertierung und Übermittlung der vom Rechnungsempfänger geforderten Daten. Für diese Leistungen zahlt der Rechnungssteller, abhängig von der gewählten Lösungsvariante in der Regel eine einmalige Setup-Gebühr sowie Transaktions- bzw. Betriebsgebühren.

  • Prozesssicht

Nach Eingang der elektronischen Rechnung bei UBS werden der Inhalt sowie die digitale Signatur überprüft. Die Ausgestaltung der anschliessenden Rechnungsverarbeitung ist abhängig davon, ob die Rechnung einen Bezug zu einer UBS-Bestellung aufweist oder nicht (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: Prozessdarstellung der elektronischen Rechnungsverarbeitung bei UBS


Abbildung 2: Prozessdarstellung der elektronischen Rechnungsverarbeitung bei UBS

Ist der Bestellbezug gegeben, wird die Verarbeitung automatisch durch das System vorgenommen. Fehlt ein solcher Verweis kann die Rechnung mittels eines webbasierten Workflows kontrolliert und freigegeben werden. Diese beiden Varianten werden nachfolgend beschrieben und die Prozessdarstellung für die workflowgestützte Rechnungsverarbeitung weiter detailliert (siehe Abbildung 3).

Automatische, systemgestützte Rechnungsverarbeitung
Dieser Prozess kommt zur Anwendung, wenn sich die Rechnung auf eine Bestellnummer bezieht, die aus dem Beschaffungssystem (SAP MM-Modul) der UBS vergeben wurde. Weil die UBS nur elektronische Einzelrechnungen (eine Rechnung entspricht einer Bestellung) akzeptiert, ist eine eindeutige Zuordnung der Rechnung zur Bestellung im MM-Modul möglich. Für den Abgleich der einzelnen Rechnungspositionen müssen diese auf die entsprechende Bestellposition verweisen. Dadurch können die Rechnungskontrolle im MM-Modul und schliesslich die Zahlungsfreigabe im FI-Modul automatisch erfolgen. Die Zahlungsinformationen (Konditionen, Zahlungsfrist, Zahlungsadresse) werden vom System aus den Kreditorenstammdaten gelesen. Bei fehlgeschlagener Verarbeitung wird die elektronische Rechnung vom Services-Team im Ressort Procurement manuell bearbeitet. Diese Quote liegt bei etwa 1 %.

Workflowgestützte Rechnungsverarbeitung

Abbildung 3: Prozessdetaillierung der workflowgestützten Rechnungsverarbeitung


Abbildung 3: Prozessdetaillierung der workflowgestützten Rechnungsverarbeitung

Elektronische Rechnungen, die keinen Bezug auf eine Bestellnummer der UBS nehmen, müssen zwingend mit einer UBS-Personalnummer versehen werden. Diese identifiziert die Person, an die die Rechnung zur Bearbeitung geleitet werden soll. Dieses Feld stösst einen elektronischen Workflow an, der durch ein E-Mail an die entsprechende Person initiiert wird. Diese kontrolliert die Rechnung, ergänzt sie mit Kontierungsinformationen (Sachkonto und Kontierungsobjekt) und bestimmt eine vorgesetzte Stelle zur Freigabe. Automatisch voreingestellt ist die kostenstellenverantwortliche Person laut Personaladministrationssystem. Diese Stelle erhält ein E-Mail mit dem Auftrag zur Freigabe. Ist auch diese erfolgt, wird die Rechnung schliesslich automatisch im SAP FI-Modul verbucht und zur fristgerechten Zahlung freigegeben. Die Zahlungsinformationen entnimmt das System den Kreditorenstammdaten. Die Workflow-Applikation ermöglicht, Stellvertreter zu definieren und Rechnungen elektronisch weiterzuleiten.

  • Anwendungssicht

Bei der UBS gehen die durch Swisscom IT Services erzeugten Rechnungsdokumente über den Market Set Connector von SAP ein. Dieser prüft die elektronische Signatur und konvertiert das xCBL-Rechnungsdokument in das für SAP lesbare IDOC-Format. Dabei entsteht ein vorerfasster Beleg, der entweder im MM-Modul (bei Rechnungen mit Bestellbezug) oder im FI-Modul weiterverarbeitet wird. Die eingegangenen Dokumente (xCBL- und PDF-Rechnung, Signaturinformationen, Prüfprotokoll) werden im Archivierungssystem IXOS abgelegt und mit dem SAP-Beleg logisch verknüpft.

Während im MM-Modul eine automatische Rechnungsverarbeitung erfolgt, erhalten bei Rechnungen ohne Bestellbezug die in der Rechnung definierten Rechnungsempfänger via Mail-Server eine E-Mail-Benachrichtigung, dass eine Rechnung zur Verarbeitung bereit liegt. Die Verarbeitung erfolgt als webbasierter Workflow aus dem SAP Workplace heraus. Für die Steuerung der Workflows werden die Daten des Personaladministrationssystems verwendet.

Sind die Rechnungsdaten korrekt, erfolgt die automatische Zahlungsfreigabe im SAP FI-Modul, wobei die Zahlungsbedingungen und -informationen in den Kreditorenstammdaten zur Anwendung kommen.

Idealerweise verfügt der Rechnungssteller über ein ERP-System, das den Export der Rechnungsdaten in einem verbreiteten Format unterstützt oder gar eine Schnittstelle zu einem der EBPP-Netzwerke besitzt. Swisscom IT Services bietet den Rechnungsstellern drei Optionen zur Einlieferung der Rechnungsdaten:

  • Manuelle Eingabe der Rechnungsdaten via Webbrowser in die ASP-Lösung Vertriebsmanagement (Application Service Provider), bzw. direkte Erzeugung der Rechnung aus den über die ASP-Lösung eingegangenen Bestelldaten
  • Export der Daten aus dem eigenen Rechnungsstellungs- bzw. ERP-System und Upload mit dem so genannten Rechnungsgateway (via Webbrowser oder automatisiert mittels lokal installierter Software)
  • Integrierte Direktanbindung an den Handelsplatz Conextrade


Die Rechnungsdaten können in den Formaten xCBL (ein XML-Dialekt), UN/EDIFACT, IDOC oder als Flatfile ohne zusätzliche Konvertierungskosten an den Handelsplatz eingeliefert werden.

Damit UBS auf die Verarbeitung und Archivierung von Papierrechnungen verzichten kann, werden die Rechnungsdaten von Swisscom IT Services im Namen der Rechnungssteller digital signiert. Hierzu unterzeichnen die Rechnungssteller eine Delegationserklärung. In einem temporären Archiv werden die durch den Handelsplatz elektronisch verarbeiteten Rechnungsdaten MwSt-konform gespeichert und stehen den Rechnungsstellern zum Download in ein selbst zu führendes Archiv zur Verfügung.

Abbildung 4: Beteiligte Systemkomponenten und ihre Funktionen



Abbildung 4: Beteiligte Systemkomponenten und ihre Funktionen


3. Implementierung

Aus den Erfahrungen des E-Procurement-Projekts „MyShop“ gab sich UBS mehr Zeit für den Pilotbetrieb, der mit gezielt ausgewählten, innovativen Lieferanten durchgeführt wurde. Diese grosszügige Planung wurde auch beansprucht und zahlte sich aus.

Der Auftraggeber des Projektes war die Abteilung e-Procurement im Ressort Procurement; die operative Projektleitung wurde von der UBS-internen Informatik wahrgenommen. Weil das Projekt jedoch einen grossen Einfluss auf die Prozesse des Accountings hatte, war die Unterstützung dieses Bereichs eine unabdingbare Voraussetzung. Swisscom IT Services war zuständig für die technische Anbindung der Rechnungssteller, die Lieferung und Installation der E-Invoicing-Module auf dem Market Set Connector und das Modul zur Dokumentenablage im Archiv sowie für die logische Verknüpfung mit dem SAP-Beleg bei der UBS. Aufgabe der Rechnungssteller war es, die klar definierten Spezifikationen bezüglich Rechnungsinhalte und Formate sicherzustellen.

Weil nicht jeder Mitarbeitende regelmässig Rechnungen zu kontrollieren hat, stellte die adäquate interne Kommunikation eine besondere Herausforderung dar. Eine breit angelegte Information an alle Mitarbeitenden kam nicht in Frage. Deshalb entschied man sich, in den Benachrichtigungs-E-Mails an Rechnungsempfänger und -freigeber auf eine Kurzanleitung zu verweisen. Über einen Hyperlink führt ihn diese in die Einstellung seiner freigebenden und stellvertretenden Stellen ein und zeigt ihm die einzelnen Schritte der Rechnungsverarbeitung auf.

Die Supply Manager, die Verbindungspersonen zwischen Lieferanten und dem Ressort Procurement, wurden ebenfalls dokumentiert, damit sie in ihren Verhandlungen die Geschäftspartner für die elektronische Rechnungsstellung sensibilisieren und gewinnen können.


4. Erfahrungen aus dem Betrieb

Roll-out der Lösung bei weiteren Rechnungsstellern
Nach der Anbindung der ersten Rechnungssteller aus dem Pilotprojekt musste ein Prozess für den effizienten Roll-out der Lösung etabliert werden. Das Ressort Procurement informiert weitere potenzielle Rechnungssteller an Veranstaltungen oder mittels einer Dokumentation über die Möglichkeiten und Anforderungen für den elektronischen Rechnungsaustausch. Bei Ausschreibungen und Neuverhandlungen soll, wo sinnvoll, die elektronische Rechnungsstellung als Voraussetzung für eine Zusammenarbeit deklariert werden.
Interessierte Rechnungssteller können im Rahmen eines speziellen Workshops mit Swisscom IT Services die wichtigsten Fragestellungen und Anbindungsvarianten detailliert diskutieren.

Entscheidet sich ein Lieferant für die elektronische Rechnungsstellung, bestimmt er den Starttermin und verpflichtet sich, das Projekt innerhalb von 3 Monaten mit klar definierten Meilensteinen bis zur Produktivschaltung durchzuziehen. Im Rahmen dieser Anbindungsprojekte übernimmt die UBS die Koordination und pflegt die Kreditorenstammdaten entsprechend nach. Die Swisscom IT Services leitet die technische Anbindung der Rechnungssteller an den Handelsplatz Conextrade. Dabei entsteht der grösste Aufwand bei der Bereitstellung der Daten aus der Rechnungsapplikation im von der UBS gewünschten Format und bei der Anpassung der betroffenen Geschäftsprozesse auf Seite des Rechnungsstellers.

Interner Betrieb
Nach Abschluss dieser Weiterentwicklungen übernahm das Accounting die Prozessverantwortung vom Ressort Procurement und ist für die weitere Entwicklung der Lösung zuständig. Wichtigste Anlaufstelle für Fragen zum webbasierten Workflow ist somit das Accounting.

Abbildung 5: Kontrolle und Kontierung einer Rechnung ohne Bestellbezug via Webbrowser



Abbildung 5: Kontrolle und Kontierung einer Rechnung ohne Bestellbezug via Webbrowser

Zielerreichung
Die Absicht, in kürzester Zeit von 500 Lieferanten und Dienstleistern die Rechnungen in elektronischer Form zu erhalten, wird verfehlt werden. Heute liegt die Zahl bei etwa 70 an die Lösung angebundenen Rechnungsstellern. Hingegen darf die schnelle Annahme des Workflows zur Rechnungsverarbeitung bei den Mitarbeitenden als Erfolg gewertet werden.

Die nachfolgend aufgeführten positiven Effekte, die seit der Einführung greifen, bestärken die UBS, die elektronische Rechnungsverarbeitung weiter zu treiben:

  • Einsparung von 50 % der Prozessschritte durch Automatisierung, Standardisierung und Wegfall der manuellen Archivierung der Rechnungsdokumente (Indexierung, Scanning, Zuordnung zur Transaktion)
  • Standardisierung und bessere Messbarkeit der Prozessqualität der Rechnungskontrolle und Zahlungsfreigabe
  • Kürzere Durchlaufzeiten und automatisiertes internes Mahnwesen

5. Erfolgsfaktoren

Vorteile der Lösung
Der Handelsplatz Conextrade von Swisscom IT Services unterstützt nicht nur die elektronische Rechnungsabwicklung, sondern kann auch für den Austausch weiterer Geschäftsdokumente (z.B. Bestellung, Auftragsbestätigung oder Lieferavis) oder für die Bereitstellung elektronischer Katalogdaten eingesetzt werden. Damit ist es möglich, den Beschaffungsprozess umfassend darüber abzuwickeln. Dank der verschiedenen Anbindungsmöglichkeiten können Rechnungssteller ein ihrem Transaktionsvolumen entsprechendes Lösungsszenario wählen. Dies hilft der UBS bei der Durchsetzung ihrer Forderung an die Lieferanten, die Daten elektronisch bereitzustellen.

UBS bewirtschaftet somit nur eine Schnittstelle, was gegenüber End-to-End-Integrationen mit diversen Rechnungsstellern die Komplexität wesentlich reduziert. Die MwSt-Konformität ermöglicht der UBS zudem den vollständigen Verzicht auf Papierrechnungen.

Für die Rechnungen ohne Bestellbezug konnte dank des webbasierten Workflows die Durchlaufzeit markant reduziert werden. Die einfache Handhabung führte zu einer hohen Benutzerakzeptanz.

Der aktuelle Status einer Rechnung ist verfolgbar, was die Transparenz und Qualität des Prozesses entscheidend erhöht.

Lessons Learned
Die Anbindung der Rechnungssteller an die Lösung dauert länger als erwartet. Die Unternehmen haben sich kaum mit dem Thema auseinandergesetzt und sind noch zu wenig für die diesbezüglichen Anliegen der Grossunternehmen sensibilisiert. Oftmals drücken sie eigene IT-Probleme, die zwangsläufig Priorität geniessen.

Der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten zwingt sowohl Rechnungssteller wie auch Rechnungsempfänger, sich mit den Prozessen und der Bedeutung der gegenseitigen Beziehung auseinander zu setzen.

Gemeinsame Initiativen unter grossen Rechnungsempfängern können durch Harmonisierung und Standardisierung der Anforderungen an elektronische Rechnungen den Roll-out beschleunigen.

Anbindungsprojekte dauern länger als erwartet. Die technischen Voraussetzungen sind bei den Rechnungsstellern oft ungenügend, die Geschäftsprozesse nicht klar definiert und die Datenqualität mangelhaft. Letztere tritt in der Regel erst im End-to-End-Test zu Tage.
Der Roll-out kann beschleunigt werden, wenn den Rechnungsstellern konkrete Lösungsszenarien aufgezeigt werden können, die sich aus ihrer Sicht refinanzieren lassen. Eine Auseinandersetzung mit dem Rechnungssteller und die Entwicklung von partnerschaftlichen Lösungen können entscheidend zum erfolgreichen Roll-out beitragen.

Eine Durchlässigkeit der Nachrichten (Interoperabilität) der EBPP-Netzwerke würde die Verbreitung und Akzeptanz der elektronischen Rechnung im B2B entscheidend erhöhen.


Lüthy, Werner (2002): Fallstudie UBS AG, in: Schubert, Petra; Wölfle, Ralf; Dettling, Walter (Hrsg.), Procurement im E-Business: Einkaufs- und Verkaufsprozesse elektronisch optimieren, S. 75-87, München, Wien: Hanser Verlag, 2002.


Betreiber der Lösung

UBS AG
Christoph Zahn, Prokurist Procurement
Branche: Banken/Versicherungen/Allfinanz, Finanzdienstleistungen
Unternehmensgrösse: GrossunternehmenUBS AG

Lösungspartner

Roger Gatti, Product Manager E-Invoicing
Swisscom IT Services AG

Autoren der Fallstudie

Christian Tanner
Fachhochschule beider Basel FHBB

08. August 2004
Tanner; Christian (2004): Fallstudie UBS AG; in: Schubert; Petra; Wölfle; Ralf; Dettling; Walter (Hrsg.) (2004): E-Business mit betriebswirtschaftlicher Standardsoftware - Einsatz von Business Software in der Praxis; München; Wien: Hanser Verlag; 2004; S. 169-180.
PDF zur Fallstudie, wie diese in der eXperience Buchreihe erschienen ist.
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ubs-swisscom
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1861-ubs-swisscom
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