Automatischer Zugriff auf die aktuellsten Dokumente bei den Schröder Rechtsanwälten

01. March 2003



Um ihre Rechtsanwälte mit Textvorlagen zu versorgen, die stets dem neuesten Stand der Rechtspflege entsprechen, ließ die Berliner Kanzlei Schröder Rechtsanwälte eine innovative Autotextlösung entwickeln. Mit einer Autotextlösung, die auf Microsoft Office 2003, Web Services und dem Microsoft SQL Server 2000 basiert, können die Mitarbeiter der Kanzlei „Schröder Rechtsanwälte“ jetzt in kürzester Zeit ihre Schriftsätze erstellen. Die Textvorlagen werden zentral gepflegt, aktualisiert und verteilt. Diese Lösung erhöht die Rechtssicherheit der Schriftsätze und senkt zugleich die Administrationskosten. Die Entwickler griffen dabei auf die XML-Funktionalität von Office 2003 zurück.


1. Der Referenzkunde

Die Kanzlei Schröder Rechtsanwälte verfügt über eine erfahrene Insolvenzabteilung, die von Seniorpartner Dr. Wolfgang Schröder 1992 gegründet wurde. Zur Kanzlei gehören außerdem eine Rechts- und Prozessabteilung sowie ein Notariat. 45 Mitarbeiter, davon 13 Rechtsanwälte, arbeiten an dem Hauptstandort Berlin und in der Niederlassung Mannheim. Schröder Rechtsanwälte gehören bei den Insolvenzverwaltern zu den Top Ten in Deutschland.


2. Ausgangslage und Problemstellung

Die Berliner Kanzlei produziert täglich einen Waschkorb voller Rechtsdokumente und Briefe. Die Rechtsanwälte diktieren die Briefe oder Dokumente auf Band; von den Schreibkräften werden sie aufs Papier gebracht. Für eine Seite Text brauchen sie oft nur Sekunden – dank der Autotextfunktion von Word. Jeder Mitarbeiter nutzt diese Funktion, um sich seine Schreibaufgaben zu erleichtern. Manche Angestellte haben sich im Laufe der Zeit selbst 200 solche Texte und mehr auf ihrem PC angelegt.
Leider hat diese Methode ihre Schattenseiten. Viele Autotexte sind infolge aktueller Rechtsprechung nicht mehr gültig. Die Rechtsanwälte haben daher mitunter erheblichen Korrekturaufwand. Oder unterschiedlich formulierte Texte drücken denselben Sachverhalt aus: Die Kanzlei liefert ihren Klienten kein einheitliches Erscheinungsbild. Je nachdem, welche Schreibkraft gerade das Dokument verfasst hat, gibt es andere Formulierungen für den gleichen Sachverhalt.


3. Die Lösung - Hohe Produktivität mit Autotext

Diese nicht mehr zu vertretende Situation gehört der Vergangenheit an. Bei Schröder Rechtsanwälte sorgt jetzt die vom Karlsruher ITA Systemhaus entwickelte Central Management Word Lösung (CMWord) für eine zentrale Verwaltung der Textbausteine. Diese Lösung nutzt Word 2003 aus der Microsoft Office Professional Enterprise Edition.

Bei der automatischen Installation der Textmodule erhalten alle Mitarbeiter tagesaktuell die jeweils gültigen Fassungen. Sie brauchen die Texte nicht mehr selbst anzulegen, sondern können die zentral bereitgestellten Vorlagen bequem für ihre Arbeit nutzen. „Das bedeutet eine deutlich erhöhte Rechtssicherheit beim Erstellen der Dokumente und damit einen um 90 Prozent geringeren Korrekturaufwand durch die Rechtsanwälte“, berichtet Carola Schulz, Office Managerin von Schröder Rechtsanwälte. Weiteres Plus: Der Administrationsaufwand für Microsoft Word sei um 60 Prozent gesunken. Schließlich werden die Texte jetzt zentral verwaltet; es muss nicht mehr jeder einzelne PC „durchforstet“ werden.

Zentrale Pflege der Textbausteine bürgt für Qualität
Mit CMWord bekommt die bewährte Autotextfunktion ein enormes Plus an Funktionalität. Carola Schulz: „Jetzt werden die Textbausteine zumeist von mir in eine zentrale Datenbank eingepflegt. Wir haben damit nicht nur aktuelle Texte mit einheitlichem Wortlaut in der Kanzlei, sondern können ihnen Kategorien zuordnen und sie an Gruppen oder Personen verteilen.“

Jörg Tietze, Leiter der Berliner Niederlassung des ITA Systemhauses, erläutert den Ablauf: „Mit dem Start von Word 2003 auf dem PC tritt ein XML-Webservice in Aktion, in dem die Geschäftslogik abgebildet ist. Er fungiert als Bindeglied zwischen Microsoft Word und der Datenbank Microsoft SQL Server 2000.“ Die SQL Server 2000 Desktop Engine, eine Art Miniaturfassung des Datenbankprogramms für den PC, unterstützt bei diesem Vorgang Desktops mit Einzel- oder Dualprozessoren. Sie lässt sich auch in eine Anwendung integrieren, die mit Hilfe von Microsoft-Entwicklungswerkzeugen erstellt und lizenzgebührenfrei verteilt wurde.

Bei CMWord gibt es generell zwei Arten von Autotexten: Der Verteiltyp „Mandatory“ wird sofort installiert, der Benutzer hat darauf keinen Einfluss. Bei den „FeelFree“-Autotexten erhält der Anwender eine Liste und kann auswählen, welche er installieren möchte. Über das Verteilverfahren können aber auch nicht mehr gültige Texte aktualisiert oder auf dem PC gelöscht werden. „Jede Verteilgruppe erhält ihr eigenes Paket, wobei sich einzelne Autotexte sowohl der einen als auch der anderen Gruppe zuordnen lassen.“

Die LANs (Local Area Networks) der beiden Standorte Berlin und Mannheim sind durch eine Standleitung miteinander verbunden. Dadurch können auch die Mitarbeiter in Mannheim von der zentralen Textverwaltung profitieren. Da die Texte nur beim Start der Textverarbeitung übertragen werden, ist das LAN weniger belastet, als wenn ein ständiger Abruf von einer Datenbank während der Nutzung des Textmoduls erfolgen würde.

Arbeiten im Kontext
Die Vorteile für die Administration sind ebenfalls erheblich. Die zeitaufwendige und fehleranfällige Individualpflege der Textmodule am PC gehört der Vergangenheit an. Bei Totalausfall eines Rechners sind keine zusätzlichen Arbeitsschritte zur Rekonstruktion von Autotexten notwendig.

„Die Mitarbeiter haben die Lösung sehr gut angenommen“, berichtet Carola Schulz. Schon deshalb, weil sich durch die Vergabe strukturierter Namen die Texte leicht identifizieren lassen. „Hat jemand eine Bezeichnung vergessen, kann schnell die Kollegin oder der Kollege gefragt werden. Was vorher ja nicht ging, weil jeder Mitarbeiter individuelle Titel vergab.“ Neue Arbeitskräfte lassen sich viel leichter einarbeiten. Sie müssen nicht die Namensschöpfungen ihrer Vorgänger verstehen lernen. Stattdessen steht bereits ein breites Repertoire an nützlichen Textbausteinen mit den in der Kanzlei üblichen Bezeichnungen zur Verfügung.

CMWord funktioniert zwar auch mit Microsoft Office XP. Doch aus Gründen der Produktivität stellt die Kanzlei jetzt schrittweise alle ihre Arbeitsplätze auf Microsoft Office 2003 um. Seniorpartner Wolfgang Schröder resümiert: „Microsoft Office 2003 in Kombination mit einer Lösung zur zentralen Erstellung, Pflege und Verteilung von Autotexten eröffnet uns einen effizienten Weg zur rechtssicheren und einheitlichen Dokumentenerstellung.“

Die XML-Schnittstelle in Office 2003 bietet allerdings noch weitere Anwendungsmöglichkeiten. Künftig soll erst einmal die zentrale Verwaltung auf Makros, Symbolleisten und Formate – zum Beispiel für die Schachtansteuerung der Netzwerkdrucker durch an Symbole gekoppelte Makros – ausgedehnt werden.


4. Die Technik im Überblick

Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003
Die nächste Office-Version gibt es nicht nur als Standardpaket, sondern auch in zwei zusätzlichen Varianten für Unternehmensanwendungen. Die zahlreichen Neuerungen und Verbesserungen unterstützen Anwenderfirmen, produktiver zu arbeiten. Mit der neu gestalteten Benutzeroberfläche von Outlook 2003 zum Beispiel lassen sich E-Mails nicht nur einfacher erfassen und verwalten, sondern auch Verbindungen zwischen einzelnen Elementen schneller erkennen. Über die Team-Webseiten, deren Integration in Office 2003 noch weiter verstärkt wurde, lässt sich der Austausch von Dokumenten in einer definierten Workgroup einfach organisieren. Die einzelnen Komponenten wie Word 2003, Excel 2003 oder die Datenbank Access 2003 sind in der Lage, per XML (Extensible Markup Language) Daten mit anderen Programmen auszutauschen. Aktuelle Verkaufszahlen aus der Datenbank beispielsweise stehen sofort in einem Excel-Sheet zur Verfügung.

Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine
Die SQL Server 2000 Desktop Engine (MSDE 2000) unterstützt Desktop-Computer mit Einzel- oder Dualprozessoren und ist ein zuverlässiges Speichermodul und ein geeigneter Abfrageprozessor für Desktop-Erweiterungen von Unternehmensanwendungen. Die gemeinsame Technologiebasis von SQL Server und MSDE 2000 ermöglicht es Entwicklern, Anwendungen zu erstellen, die nahtlos vom tragbaren Computer bis zum Multiprozessorcluster skalierbar sind. MSDE 2000 ist ein lizenzgebührenfreies, weiterverteilbares Datenbankmodul, das vollständig mit dem SQL Server kompatibel ist. MSDE 2000 wurde entwickelt, um als eingebettete Datenbank für benutzerdefinierte Anwendungen, die ein lokales Datenbankmodul erfordern, ausgeführt zu werden. Dies kann unter Microsoft Windows 98, Windows Millennium Edition (Windows Me), Windows NT Workstation, Version 4.0 (mit Service Pack 5 oder höher) und Windows 2000 Professional geschehen.

Microsoft SQL Server 2000
Dieses Datenbank-Managementsystem gibt es in einer Standard- und in einer Enterprise-Version mit 64-Bit-Technik. Der SQL Server ist skalierbar und unterstützt anspruchsvollste, speicherintensive Applikationen. In verschiedenen Benchmarktests hat die Datenbank mit Bestnoten abgeschnitten und sich schnell einen Spitzenplatz in der Windows-Welt gesichert. Microsoft SQL Server 2000 (64 Bit) ist ausgelegt auf anspruchsvolles High-End-Computing. Auch die Standardversion enthält bereits viele Features der erweiterten Enterprise-Edition. Sie zielt auf den Bedarf von kleineren und mittelständischen Unternehmen. Unterstützt werden moderne Datawarehouse- und E-Commerce-Anwendungen bis hin zu Simulationsaufgaben.


5. Nutzen der Lösung

Zum Anfertigen der Schriftsätze wird in der Kanzlei die Autotextfunktion genutzt. Bisher legten die Sekretärinnen und Schreibkräfte diese Autotexte mit juristischen Standardformulierungen selbst an. Weil eine zentrale Verwaltung fehlte, wurden immer wieder von den Mitarbeitern Autotexte verwendet, die nicht mehr der aktuellen Rechtslage entsprachen. Dies machte Korrekturen durch die Rechtsanwälte erforderlich - eine erhebliche Mehrarbeit.

Jetzt werden die Autotexte von den dazu berechtigen Mitarbeitern zentral erstellt, gepflegt und automatisch nach Kategorien und Gruppen verteilt. Je nachdem, welchen Typ der Administrator wählt, werden die Autotexte beim nächsten Start von Microsoft Word automatisch installiert. Oder das System fragt den Kanzleimitarbeiter, ob er die angebotenen Texte auf seinem PC nutzen möchte. Die vom ITA Systemhaus entwickelte Lösung basiert auf dem Microsoft SQL Server 2000 und nutzt XML-Web Services.

Die Rechtssicherheit beim Erstellen von Dokumenten hat sich enorm erhöht, weil die Mitarbeiter nur noch Textvorlagen verwenden, die auf dem aktuellsten Stand der Rechtsprechung sind. Die Rechtsanwälte selbst sparen Zeit, weil Korrekturen an den Schriftsätzen kaum noch nötig sind. Zudem vermindert sich der Administrationsaufwand für Word erheblich, und auch die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter fällt geringer aus.


Owner/s of the solution

Schröder Rechtsanwälte
Carola Schulz, Office Managerin
Wolfgang Schröder, Seniorpartner
Industry: Other services
Company size: Very small enterpriseSchröder Rechtsanwälte

Solution partner/s

Patrick Schneider, Ansprechpartner ITA
ITA Systemhaus GmbH

Case study author/s

Microsoft Deutschland GmbH
Microsoft Deutschland GmbH

01. March 2003
Microsoft Deutschland GmbH

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1703
ms-schroeder-ita
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1703-ms-schroeder-ita
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