Effizientere Arbeitsabwicklung durch Einführung einer ERP-Lösung im Manufakturbetrieb Audemars Piguet & Cie Manufacture S.A.

12. January 2005



Audemars Piguet ist ein Schweizer Uhrenhersteller für hochkomplizierte Luxusuhren. Das Unternehmen ist eine Holding mit Hauptsitz (Manufaktur) in Le Brassus VD. Die Holding besteht aus mehreren geographisch verteilten Tochtergesellschaften (Produktionsfirmen, Absatzfirmen sowie Kundendienstzentren). Um die Verwendung einheitlicher Daten in allen Abteilungen am Hauptsitz der Holding sicherzustellen, entschied man sich, ein gemeinsames Informationssystem für alle Mitarbeiter in Le Brassus aufzubauen. Dieses umfasst das Management der Holding, die technischen Büros und den Kundendienst, sowie die Uhren-, Schmuck-, und Feinmechanikateliers. Die Einführung des ERP-Systems erfolgte dabei schrittweise zwischen 1999-2004. Die vorliegende Fallstudie zeigt auf, wie die Einführung der ERP-Lösung zu einer effizienteren Arbeitsabwicklung im Manufakturbetrieb von Audemars Piguet geführt hat.


1. Das Unternehmen

Hintergrund

In Le Brassus, im Schweizer Jura, wurde 1875 die Unternehmung Audemars Piguet gegründet, ein Schweizer-Uhrenhersteller für hochkomplizierte Luxusuhren. Noch heute befindet sich der Sitz der Audemars Piguet Holding Le Brassus, wie auch die technischen Büros, der Kundendienst, die Uhren-, Schmuck-, und Feinmechanikateliers.

Die Audemars Piguet Kaliber werden in den Werkstätten von Le Brassus entwickelt und zusammengestellt und seit 1986 auch im Tochterunternehmen AP Renaud et Papi in Le Locle. In der Tochterfirma Centror SA in Meyrin werden die Gehäuse angefertigt.

2004 zählt Audemars Piguet an ihrem Hauptsitz in Le Brassus 320 Mitarbeiter. Ihre Tochterfirma AP Renaud et Papi in Le Locle beschäftigt 100 Mitarbeiter, Centror AG in Genf 41 Personen und die grösseren Absatz-Tochterfirmen insgesamt etwa 60.

2003 wurden etwa 20'000 Uhren hergestellt, mit denen ein Umsatz von über CHF 200 Millionen erwirtschaftet wurde.

Branche, Produkt und Zielgruppe

Die Uhrenbranche hat in den letzten Jahren eine starke Konzentration erfahren. Übernahmen und Zusammenschlüsse sind an der Tagesordnung. Der Absatz der Uhrenhersteller ist 2001 um zehn Prozent eingebrochen und in der Branche findet ein Umbruch statt. Der Grund: Die Verkäufe von Quarz-Uhren, die das mittlere und untere Segment abdecken, sind rückläufig. Im Luxussegment steigen allerdings die Verkäufe und bei teuren Uhren weist der Trend weiterhin nach oben. Zwar nehmen die Stückzahlen insgesamt ab, aber die Wertsumme steigt. Das Angebot von Audemars Piguet befindet sich in diesem Marktsegment der Luxusuhren und richtet sich an qualitätsbewusste Privatkunden, Liebhaber und Sammler in der ganzen Welt.

Der Absatz der Audemars Piguet Uhren findet über ein Netz von Tochterfirmen in Deutschland (Wiesbaden), in der Schweiz (Morges), in Frankreich (Paris) und in Nordamerika (New York), sowie über vertraglich gebundene Partnerläden rund um die Welt statt.

Die Wettbewerber von Audemars Piguet sind in der hochwertigen Uhrenindustrie und im Luxusuhrensegment angesiedelt.

Unternehmensvision

Das Management möchte in erster Linie die Unabhängigkeit der Unternehmung wahren, indem der gesamte Produktionsprozess innerhalb der Unternehmung behalten wird. Dazu wurden in den letzten Jahren Tochterunternehmen erworben, was dem allgemeinen Trend in der Uhrenbranche entspricht. Man versuchte, alle Aktivitätsstufen in die eigene Unternehmung zu integrieren, von der Werkstattfertigung über die Herstellung der Kaliber und Gehäuse, bis zum Vertrieb über eigene regionale Verkaufsstellen und den Detailhandel.

Um diesen Konzentrationsprozess zu unterstützen, wurde - parallel zur Konzentration der Unternehmung - zwischen 1999 und 2004 schrittweise die neue Informatiklösung eingeführt und entwickelt.


2. IT-Strategie

Bei Audemars Piguet existiert keine eigentliche E-Business Strategie. Dies hat folgenden Grund: Bei den Audemars Piguet Uhren handelt es sich um Luxusprodukte, welche sich nicht an die breite Masse richten und deshalb bewusst nicht über E-Shops, sondern über Boutiquen abgesetzt werden. Auch auf der Einkaufsseite existieren noch keine E-Procurement Applikationen.
Trotz fehlender E-Business Strategie existiert bei Audemars Piguet aber eine Vision über die optimale Nutzung der IKT innerhalb des Betriebes: Um die Verwendung einheitlicher Daten in allen Abteilungen am Hauptsitz der Holding sicherzustellen, entschied man sich, ein ERP-System für alle Mitarbeiter in Le Brassus aufzubauen. Dieses ERP-System bietet zudem eine Vielzahl an Ausbaumöglichkeiten in Richtung E-Business, wie etwa:

  • Integration von Multimedia-Daten, was die Herausgabe von Multimediakatalogen (eShop) ermöglicht.
  • Informationsübermittlung über interne und externe Kommunikationswege.
  • Möglichkeit des Anbindens von Dateien aller Art (MS-Office, Bilder etc..) zu jedem Ereignis.
  • Interne und externe Veröffentlichung von Informationen der Unternehmung (HTML Seiten für das Intranet / Internet, ShopConcept).
  • Datenbankzugriff von entfernten Standorten wie z.B: Bestellerfassung direkt bei den Kunden, Zurverfügungstellung von Geschäftsdaten für die Verkäufer und deren mobile Standorte.


Die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen im ERP System beruhen zu einem grossen Teil auf den Internet-Technologien Dies bietet eine zusätzliche Möglichkeit der Weiterentwicklung zu E-Business Anwendungen.

Die ERP-Vision

Die ERP-Lösung soll auf einem gemeinsamen offenen Datenmodell aufbauen. Zur Verbindung der verschiedenen Abteilungen und der Daten-/Anwendungsserver, wird das Internet mittels Virtual Private Network (VPN) benutzt.
In Le Brassus befinden sich das Management, die technischen Büros und der Kundendienst, sowie die Uhren-, Schmuck-, und Feinmechanikateliers. Das System soll deshalb eine Unterstützung in folgenden Bereichen bringen: Finanzen (Allgemeine Buchhaltung, Debitoren-, Lieferanten-, Immobilien-, analytische Buchhaltung), Human Ressourcen / Gehälter, Lager, Einkauf, Verkauf, Produktion und Kundendienst.

Für die Mitarbeiter dieser Abteilungen wird die ERP-Lösung in Form einer Server-Terminal-Lösung eingeführt und die Server werden am Hauptsitz in Le Brassus stationiert. Hierbei handelt es sich also um eine Zentralisierungsstrategie mit einer Minimierung der IT-Ressourcen in den verschiedenen Abteilungen.

Partner

Audemars Piguet arbeitet mit drei Technologiepartnern, je einen für die Hardware, für die CAD-Anwendungen und für das das ERP-System (Pro-Concept).

ERP-Anbieter/bestehender Informatikpartner
Pro-Concept wurde 1987 in La Chaux-de-Fonds von drei Angestellten der EDV-Abteilung der Uhrengruppe Ebel SA gegründet. Das Unternehmen entwickelt und verteilt sein ERP-Programmpaket (integriertes Unternehmensmanagement) in Form von Lizenzen an eine Kundschaft von mehr als 500 Unternehmen in über 30 Ländern. Pro-Concept verfügt über einen starken Marktanteil in der französischen Schweiz. Das Unternehmen beschäftigt 115 Mitarbeiter, welche mit der Entwicklung, der Beratung, dem Projektmanagement, der Wartung und der Ausbildung beauftragt sind. Seit 1994 entwickelt die Firma ein neues ERP-Programmpaket unter dem Namen ProConcept ERP. Die Entwicklung wurde 1998 abgeschlossen. Ungefähr 315 Kunden haben bislang dieses neue Produkt bestellt.

Geschäftspartner
Vorerst haben nur die internen Lieferanten (andere Abteilungen) auf das ERP-System Zugriff. Es werden vorerst keine Geschäftspartner eingebunden. Diese Option besteht jedoch für die Zukunft. So wird beabsichtig, in absehbarer Zeit Geschäftspartnern Zugang zu relevanten Dokumenten und Daten zu gewähren.

Die Einsicht in den Lagerbestand (beispielsweise durch die Verkaufsläden im Ausland) ist nicht möglich, denn Audemars Piguet produziert ausschliesslich auf Bestellung und der vorhandene Lagerbestand ist bereits für Kunden und Verkaufsagenten reserviert; der aktuelle Lagerbestand ist somit für die Geschäftspartner nicht relevant. Die einzelnen Verkaufsläden verfügen über ihr eigenes Lager.

Partnerwahl
1999 wurde mit der Universität Genf ein Pflichtenheft für die Offerteinholung erstellt. Bei den eingereichten Dossiers hat man sich aus folgenden Gründen für die ERP-Lösung der Firma Pro-Concept entschieden:

  • Da die Pro-Concept-Gründer ursprünglich aus der Uhrenbranche kommen, kennen sie die Branchenverhältnisse und Bedürfnisse von Audemars Piguet.
  • Das Pro-Concept-Angebot deckt alle von Audemars Piguet gewünschten Funktionalitäten ab.
  • Im Gegensatz zu grossen Unternehmen, bei denen der Kunde deren Best Practice Lösung übernehmen muss, passt sich Pro-Concept als mittelgrosses Unternehmen an die Bedüfnisse von Audemars Piguet an.

3. Reorganisation in der Manufaktur

Die neue Lösung wurde 2000 in der Manufaktur bei rund 200 Personen eingeführt. Das alte System basierte auf Novell-Proconcept, die Datenbanken waren auf Access. Die Daten wurden jeweils aus dieser Datenbank extrahiert. Jede Abteilung hatte ihr eigenes Informationssystem (Abachus, Proconcept-DOS etc.). Aufgrund dieser unterschiedlichen Systeme kam es zu Zuordnungsproblemen. Deshalb bildete man bei der neuen Lösung einen Kern um die Oracle Datenbasis (hauptsächlich Pro-Concept), auf welche die anderen Anwendungen zugreifen.

ProConcept ERP integriert folgende Funktionen:
Führungsinstrumente, Business Intelligence, E-Mail, Agenda, Aufgaben- und Auftragsverwaltung, Planung, Büroprogramme (MS-Office), Drucken, Präsenz- und Arbeitszeitverwaltung, Lagerhaltung, Computerunterstützes Entwerfen/Design (CAD), Strichcodes und Produktekonfiguration (vgl. Abb. 1.1).

Abb. 1.1: ProConcept ERP: Umfassende Integration von Funktionen



Abb. 1.1: ProConcept ERP: Umfassende Integration von Funktionen

 

Geschäftssicht

Die Leistung wird mit Hilfe der ERP-Lösung effizienter erzeugt, denn die Koordination innerhalb der verschiedenen Abteilungen am Sitz der Audemars Piguet Holding ist durch die Verwendung nur mehr einer zentralen Datenbank stark vereinfacht. Alle Produkte und Produkteinzelteile können von allen Abteilungen/Standorten abgefragt werden. Insbesondere im Kundendienst (SAV) und in der Produktion (vorgegebene Prozeduren), aber auch in der Logistik (Lagerhaltung) ist dies von grosser Bedeutung.

Das ERP-System bietet auch eine Vielzahl von Analyse- und Führungsinstrumente, so etwa das Reporting oder leistungsfähige und schnelle Abfragen. Diese Instrumente ermöglichen dem Management, auf die Gesamtheit der Informationen im ProConcept ERP-System, wie zum Beispiel auf die individuellen Bestellungen der Kunden, auf die an die Vertreter bezahlten Kommissionen oder auf das Herstellungslos, zuzugreifen.

Prozesssicht

ProConcept ERP integriert die Prozesse in folgenden Bereichen:

Finanz- und Rechnungswesen:
Darin enthalten sind das Allgemeine Rechnungswesen, die Budgetbuchhaltung, die Kostenrechnung, die Kreditorenbuchhaltung, die Debitorenbuchhaltung, das Reporting / Auswertungen, die Liquiditätsplanung und die Anlagebuchhaltung.

Personalwesen:
Darin enthalten sind die Lohnverwaltung, das Personalwesen und die Ausbildungs- und Kompetenzverwaltung.

Logistik:
Darin enthalten sind die Kunden- und Lieferantenstammdaten, die Einkauf- und Verkaufsabwicklung, das Customer Relationship Management (CRM), die Artikel- und Preisverwaltung, die Lagerverwaltung, der Kundendienst und die Dokumentenflussverwaltung (Workflow).

Industrie:
Darin enthalten sind die benutzerfreundliche Stammdatenverwaltung, die operative Ablauf- / Fabrikationssteuerung, die Vor-, Nach, und laufende Kalkulation, die Integration der Unterlieferanten, die Planungs- / Fertigungssteuerung, die Beschaffung / Berechnung des Bedarfs und das Supply Chain Management (SCM). ProConcept ERP integriert bei Audemars Piguet ausserdem folgende Prozesse der Uhrenherstellung (Manufaktur): Design/Konzeption, Produktion, Fertigstellung, Zusammensetzung und (Zeit- & Datums-) Einstellungen, Einbau ins Gehäuse, Überprüfung/Kontrollen.

Die Prozesse werden durch das ERP-System folgendermassen unterstützt:

  • Zentralisierung sämtlicher Buchungen (einmalige Erfassung), somit Vermeidung von Doppelspurigkeiten
  • Vollständige Abfrage der gesamten Logistikkette
  • Offene Verbindung zu Microsoft Office
  • Echtzeitaktualisierung sämtlicher Daten
  • Rückverfolgbarkeit (Strichcodes)
  • Automatische Erstellung von Arbeiten, die sich wiederholen
  • Automatische Pendenzenkontrolle / Statusüberwachung
  • Zentrale Verwaltung der Stammdaten
  • Simulationen und Integration von Multimediaelementen
  • Neue Auswertungs-/Analyse- und Statistikmöglichkeiten


Das ProConcept ERP System bietet auch prozessübergreifende Instrumente wie Reporting, Business Intelligence oder Datawarehouses. Es beinhaltet eine umfassendes Repertoire an Führungsinstrumenten, Rapporten und Listen, welche es ermöglichen, den vergangenen und zukünftigen Stand der Entwicklung und der Unternehmung im Allgemeinen oder im Detail - immer im Hinblick auf deren Ressourcen und deren Leistungen - einzusehen, zu analysieren und zu drucken. So kann das System beispielsweise auch automatisch die Kreditlimiten der Kunden überprüfen und die Verantwortlichen warnen, falls sie überschritten werden.

ProConcept ERP bildet einen Querschnitt durch die verschiedenen Geschäftsbereiche. Dies garantiert eine durchgängige Verfolgbarkeit der Daten, mit einem unmittelbaren Zugang zu den Informationen von jedem Ort des Systems (vgl. Abb. 1.2). [Prozessintegration]

Abb. 1.2: Bereichsübergreifende Integration der Prozesse



Abb. 1.2: Bereichsübergreifende Integration der Prozesse

Anwendungssicht

Die ProConcept ERP Lösung baut auf dem WorkConcept, einer anwenderfreundlichen Benutzerschnittstelle mit windowskonformen Arbeitsplan und Assistenten, auf. Das WorkConcept ist das Herzstück der Software und die „grosse Verwalterin“ der verschiedenen ProConcept ERP- und externen Anwendungen. Es ist zudem die Schnittstelle für die Benutzer, deren individuelle Benutzeroberfläche sich beliebig parametrieren lässt. So sieht beispielsweise die Buchhaltungsverantwortliche auf ihrer Benutzeroberfläche nur jene Objekte, welche sie benötigt, um die Debitorenrechnungen zu erfassen, wohingegen der Finanzdirektor über alle benötigten Analyseinstrumente verfügt.

Die Benutzeroberfläche (Verwaltungsobjekt) kann also in Abhängigkeit jener Umgebung verändert werden, in der sie verwendet wird. In gleicher Weise kann auch der Dokumentenfluss durch die Anwender frei bestimmt werden. So kann etwa im Absatz der Dokumentenfluss für Offerte, Bestellung, Lieferschein und Rechnung, sowie auch deren Erstellungsregeln frei bestimmt werden.

Um die im ProConcept ERP-System vorhandenen Daten optimal auszunützen, werden für die Lösung multiple Standards verwendet, welche eine vollständige Microsoft-Integration, beispielsweise für Worddokumente, Excelkalkulationen oder –graphiken, Bilddateien im Internetbrowser oder für ein in MS-Project geplantes Projekt garantieren. Über diese Büroanwendungsintegration hinaus ist die Lösung offen, das heisst die Anwender können Daten aus anderen Programmen beispielsweise von Datenbanken, Planverwaltung, Qualitätssicherungssystemen oder Zeitverwaltung beziehen.

Das graphische Interface ist identisch für die gesamte Anwendung. Dies garantiert eine kohärente Handhabung durch alle ProConcept ERP Themen hinweg. Diese visuelle Einheit begünstigt die rasche Einführung neuer Anwendungen und reduziert die Ausbildungszeiten. Die Lösung ist offen und ausbaubar und bietet diverse Customization-Möglichkeiten. Das ProConcept ERP-System ermöglicht den Anwendern ausserdem, Stichwortabfragen in der Datenbasis zu tätigen sowie Statusinformationen über den Verarbeitungsstand der Produkte einzuholen oder eine Realtime-Übersicht über die aktuellen Bestände im Warenlager zu erhalten.

ProConcept ERP enthält eine ausführliche Online-Hilfe mit Benutzeranleitungen und Kopien von jedem Bildschirm des ProConcept ERP-Systems. Es bestehen ausserdem diverse Suchmöglichkeiten und die Möglichkeit eine personalisierte Hilfe zu erstellen. ProConcept bietet zudem eine Onlinehilfe mit Teleunterstützung sowie eine Hotline oder den Besuch eines Spezialisten vor Ort an.

Technische Sicht

Die ProConcept ERP-Lösung läuft in einer Delphi-Oracle Umgebung. Die Mitarbeiter arbeiten im Terminal-Server System unter Windows und die Verbindung läuft über ein Virtual Private Network (VPN). Die Möglichkeit von Mietleitungen wurde zwar analysiert, musste aber verworfen werden, weil sie sich als äusserst kostspielig erwies. Die Folgen dieser Architektur sind grosse Abhängigkeit von den Verbindungen und hohe Anforderungen an die Zuverlässigkeit der Server. Letztere wurden deshalb auch zentral in den Räumlichkeiten von Audemars Piguet in Le Brassus untergebracht.

Es hat eine Integration der verschiedenen internen Systeme stattgefunden. Es sind nun Realtime-Zugriffe von allen Abteilungen über Import-Export Schnittstellen auf die zentrale Oracle-Datenbank möglich. Die Offenheit für die meisten Marktstandards ist durch die zur Anwendung kommenden Standards (OLE/COM/DCOM, OLAP) gewährleistet; diese ermöglichen unter anderem die Integration von geläufigen Büroanwendungen (MS-Office) sowie Anwendungen für Zeitverwaltung, Strichcodelesen, CAD oder für jede weitere berufsspezifische Anwendung.

ProConcept ERP beruht auf einer offenen Architektur, welche eine Drei-Schichten Technologie verwendet (vgl. Abb. 1.3).

Abb. 1.3: Drei-Schichten Technologie von ProConcept ERP



Abb. 1.3: Drei-Schichten Technologie von ProConcept ERP

Die Programmierung unter Delphi und das Drei-Schichten-Konzept ermöglichen eine Anpassung an die Bedürfnisse des Kunden.

Es wird nur eine einzige Oracle Datenbank verwendet und es existiert somit nur eine einzige Referenz pro Fall für das gesamte ERP-System; daraus ergibt sich eine maximale Kohärenz. Eine freie Klassifikation der Daten gemäss dem Stammbaummodell des Microsoftexplorers ermöglicht eine Navigation und Suche im gleichen Stil wie unter Windows 2000 / XP. Die Lösung integriert Multimedia und Intranet/Internet mit dynamischer Veröffentlichung.

Es bleibt zu erwähnen, dass diese Lösung sowohl auf eigenständigen PC’s, Laptops und PDA’s mit NT, Web oder Windows 2000 / XP Systemen sowie auf verschiedenen Serverarten (Linux, Unix, Windows) zum Einsatz kommen kann.


4. Implementierung

Das Ziel in der Umsetzungsphase war, die Implementierung in der Manufaktur ohne Mehraufwand im Vergleich zur alten Lösung vorzunehmen und den Übergang der verschiedenen Abteilungen vom alten auf das neue System sicherzustellen. Die Zielsetzung wurde während der Umsetzungsphase – den Erfahrungen entsprechend – laufend angepasst und erweitert, was zur Optimierung von Anwendungen und zusätzlichen Funktionalitäten geführt hat.

Projektmanagement und Redesign der Prozesse

Alle Gesellschaften sind zwischen 2002-2004 vom alten auf das neue System umgestiegen. Die Implementierung fand über Etappen nach Bereich statt. Für die Umsetzung war es notwendig, Brücken zwischen den alten und den neuen Systemen zu bilden (vor allem im Bereich „Finanzen“), denn die gesamten Produkte der alten Datenbasis mussten neu codiert werden. In einigen Produktegattungen war dies schwieriger als in anderen, denn besonders bei älteren Uhrenmodellen waren keine digitalen (codierten) Produktbeschreibungen vorhanden.

Die Implementierung musste von einem gleichzeitigen Hardwareupgrade und von diversen Neuanschaffungen (z.B. Cisco Firewall für VPN-Verbindung) begleitet werden.

In der Manufaktur wurde die Lösung in folgenden Etappen implementiert:

2001:

  • Auswahl des Produktes
  • Ab 08.2001 Beginn der Installation der Bereiche Finanzen & Humanressourcen und Logistik für die Abteilung Schmuck


2002:

  • Operativer Start der Finanzen & Humanressourcen
  • Operativer Start Logistik Schmuck (Einkauf / Verkauf / Lager)
  • Konfiguration der Logistik Uhren und Lieferdienste
  • Einkauf / Verkauf / Lager
  • Produktionsmanagement
  • Rückverfolgbarkeit (Verwaltung der Seriennummern der fertiggestellten Produkte und der Losnummern der Einzelteile)
  • Konfiguration eines Modells für die Einführung in den Verkaufsfilialen der AP Gruppe
  • Gründung der Tochtergesellschaft „Deutschland“
  • Aufbau der Synchronisation der technischen Daten (Artikel / Namengebungen / Preise/ etc.) zwischen der Manufaktur und den Verkaufsfilialen.


2003:

  • Operativer Start für Logistik Uhren und Lieferantendienstleistungen
  • Konfiguration des Kundendiensts und operativer Start
  • Aufbau von „multi-site“ Abfragen / Lagerkontrollen
  • Aufbau der Integration des CAD ins ERP


Nach der erfolgreichen Umsetzung in der Manufaktur wird die ERP-Lösung nun auch laufend in den verschiedenen in- und ausländischen Tochtergesellschaften eingeführt.

Software-Lösung/Programmierung

Bei den übrigen Anwendungen in der Audemars Piguet Manufaktur handelt es sich entweder um ProConcept ERP kompatible Standardanwendungen (z.B. Microsoft) oder um Eigenentwicklungen von Pro-Concept.


5. Erfahrungen aus dem Betrieb

Heute sind ungefähr 180 Arbeitsplätze über das ERP System verbunden.

Die Kosten für den Unterhalt der Lösung belaufen sich auf etwa 100'000.- CHF pro Jahr. Die Kosten für Beratungsdienstleistungen betragen 350'000.- CHF pro Jahr. Letztere sind heute noch relativ hoch, weil sich mehrere Tochterfirmen in der Implementierungsphase befinden. Diese Kostenkurve sollte aber in den nächsten Jahren abflachen. 100'000.- CHF werden ausserdem jährlich in der Manufaktur für neue Module ausgegeben, sowie weitere 100'000.- CHF für Korrekturen an der bestehenden Lösung. Hinzu kommen noch Kosten, welche nicht ausschliesslich dem ERP-System angerechnet werden können, wie etwa die Kosten für die Verbindungen (VPN).


6. Erfolgsfaktoren

Ein Key-Success-Factor bei der Umsetzung/Implementierung der Lösung sind die Key-User auf Platz. Dies sind die Schlüssel-Anwender in den verschiedenen Abteilungen und Tochterunternehmen, welche ihre Mitarbeiter unterstützen. Solche Key-User wurden von Konsultanten von Pro-Concept und von den Informatikverantwortlichen von Audemars Piguet während etwa 40 Stunden geschult.

Probleme bei der Umsetzung:

  1. Die Mitarbeiter waren es bisher gewohnt, mit den für sie relevanten Daten zu arbeiten. Im ERP-System begegneten sie plötzlich einer Informationsmasse und mussten erst lernen, die für sie relevanten Daten herauszufiltern. Dabei gab es zu wenig Key-User, um die Mitarbeiter bei der Einarbeitung ins neue System zu unterstützen. Die Anzahl Mitarbeiter im ERP-System ist zudem innerhalb von 3 Jahren von 40 auf über 130 Anwender gestiegen, was zu Engpässen in der Betreuung und zu einer starken Überlastung des Informatikpersonals führte.
  2. Im alten ERP-System waren die Basisdaten (Nomenklatur der Produkte) sowie die Prozeduren nicht vollständig erfasst. Der für das System verantwortliche Mitarbeiter verfügte jedoch über jahrzehntelange Erfahrung, so dass dieses Manko durch seine Erfahrung ausgeglichen werden konnte. Falls die, für die Herstellung einer bestimmten Uhr, notwendigen Prozeduren und Einzelteile nicht vollständig im System erfasst waren, dann bestellte der Mitarbeiter aus eigener Initiative die fehlenden Teile. Nach dem Abgang dieses Mitarbeiters musste die Lücke im System durch nachträgliche Vervollständigung der Informationen geschlossen werden. Diese Vervollständigung der Datenbasis wird jedoch mehrere Jahre beanspruchen, denn insbesondere die Daten alter Uhrenmodelle liegen meist nicht in digitaler Form vor, da die ältesten Audemars Piguet Uhren aus dem 19. Jahrhundert stammen und die Datenbank somit um tausende von Produkten aus der Vorinformatik-Periode ergänzt werden muss. Bei Reparaturaufträgen alter Uhren sind die Informationen (Bestandteile) somit nicht im System auffindbar. Diese Problematik ist vor allem beim Kundendienst (Service Apres Vente SAV) von Bedeutung, da hier alte Uhren repariert werden müssen. Dieses Problem ist umso gewichtiger, als dass mehr alte Uhren repariert als neue verkauft werden.
  3. Das Management war sich insbesondere in der Anfangsphase nicht über die Tragweite und Auswirkungen der Einführung der neuen ERP-Lösung bewusst. Es fehlte daher an der notwendigen Unterstützung des Managements.


Obige Probleme wurden folgendermassen gelöst:

  1. Es wurden Mitarbeiter vor Ort auf ProConcept ERP geschult und erste HelpDesks eingerichtet. Zudem wurde zusätzliches Informatikpersonal eingestellt und bestehende Mitarbeiter vor Ort auf dem System geschult (Key User), um der Überlastung des Informatikpersonals zu begegnen.
  2. Die Datenbasis wird laufend weiterentwickelt/bereichert und die fehlenden Informationen im System vervollständigt. Für die Erfassung der Teilstücke alten Uhren aus der Vorinformatik-Periode stützt man sich auf die damals verwendete Access-Datenbank.
  3. Die Unterstützung des Managements wurde forciert, indem die Lösung eingeführt wurde. Mit der Einstellung eines neuen „Directeur Industriel“, welcher auf die Problematik sensibilisiert ist, fand zudem ein personeller Wechsel an der Führungsspitze statt. Es findet somit ein langsames Bewusstwerden des Managements für die Wichtigkeit einer effizienten ERP-Lösung statt.


Spezialitäten der Lösung / Vorteile des Anbieters

Allen ERP-Lösungen gemeinsam ist eine Nutzensteigerung in folgenden Bereichen:

  • Verfolgbarkeit (tracking & tracing) der Produkte durch alle Prozesse hindurch.
  • Vereinfachung der Arbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Vermeiden von Doppelspurigkeiten (Datenerfassung nur an einem Ort).
  • Eine gemeinsame Datenbasis für die gesamte Gruppe, dadurch Verfügbarkeit aller Informationen für alle Mitarbeiter an allen Standorten.


Der Pro-Concept spezifische Nutzen ergibt sich in folgenden Bereichen:

  • Pro-Concept verfügt über solide Kenntnisse der Unternehmung und der Branche, da deren Gründer ursprünglich aus der Uhrenindustrie stammen.
  • ProConcept ERP bietet eine umfassende funktionale Deckung, dass heisst, alle von Audemars Piguet gewünschten Funktionalitäten sind in der Lösung enthalten.
  • Ergonomie: Die Lösung bietet eine hohe Benutzerfreundlichkeit.
  • Als mittelgrosses Unternehmen verfügt Pro-Concept über eine hohe Flexibilität und passt sich an die Bedüfnisse des Kunden an: Pro-Concept ist somit einfacher zu beeinflussen als ein grosser Anbieter, bei dem ein Standardpaket (Best Practice) übernommen und an das Unternehmen angepasst werden muss (der Anbieter passt sich an, nicht der Kunde).


Die Nachteile der Pro-Concept-Lösung (bzw. des Anbieters) sind:

  • Durch die mittlere Grösse von Pro-Concept ergibt sich ein Liefer- und Betreuungsrisiko (Überlastung).
  • Die Beständigkeit der Unternehmung ist bei grossen Firmen eher gewährleistet.
  • Pro-Concept verfügt über begrenzte Erfahrung bei der Implementierung von ERP-Systemen in Holding Firmen mit mehreren Tochtergesellschaften.


Veränderungen

Mit der ERP-Lösung fand ein Richtungswechsel statt: Durch die grössere Transparenz der Verfügbarkeiten und Bestände an den verschiedenen Orten des Unternehmens, nahmen die Lagerbestände ab. Da das System aber noch nicht ganz ausgereift ist (fehlende Daten im System, welche nicht – wie früher – durch die Erfahrung eines Mitarbeiters ausgeglichen wurden), kam es Anfang 2004 zu Lagermankos, welche zu Produktionsverspätungen führten.

Früher wurden alle Daten durch die Mitarbeiter der Buchhaltung in das System eingegeben. Durch die Verwendung unterschiedlicher Systeme stellte sich dadurch auch das Problem der Doppelerfassung. Heute geschieht die Datenerfassung tendenziell dezentral und die Mitarbeiter in allen Abteilungen haben die Möglichkeit, Daten in das System einzugeben.

Lessons Learned

Für die erfolgreiche Einführung einer ERP Lösung sollten die obenerwähnten Probleme vermieden werden.

Der wichtigste Erfolgsfaktor ist, auf die Verfügbarkeit des Informatikpartners zählen zu können, so dass auftretende Probleme jederzeit kurzfristig behoben werden können. Pro-Concept war in dieser Beziehung der ideale Partner, da sie sich in die Lage von Audemars Piguet versetzten und deren Bedürfnisse und Probleme herausspüren konnten. Auf Grundlage dieser Erfahrungen wurde anschliessend die ERP-Lösung gestaltet.


Owner/s of the solution

Audemars Piguet & Cie Manufacture S.A.
Christian Namy, Verantwortlicher ERP
Industry: Engineering/Precision engineering
Company size: Medium-sized enterpriseAudemars Piguet & Cie Manufacture S.A.

Solution partner/s

Pierre-Alain Schnegg, Projektleiter
Pro-Concept S.A.

Case study author/s

Philippe Zimmermann
Haute École Valaisanne

12. January 2005

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1823
audermars-piguet
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1823-audermars-piguet
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