Im Pharmabereich, der sowohl forschungs- als auch kapitalintensive Standorte umfasst, erwirtschaftet Roche circa 65 Prozent seiner Gesamtumsätze in Höhe von 19 Milliarden Schweizer Franken. Roche beschäftigt mehr als 69.000 Mitarbeiter und verkauft seine Produkte in über 150 Ländern weltweit. Der Wettbewerbsdruck ist groß. Gleichzeitig dauern pharmazeutische Produktentwicklungszyklen von der Konzeption bis zum Marketing vier bis zehn Jahre länger als in jedem anderen Industriezweig. Die Steigerung der Effizienz in der Zusammenarbeit globaler Entwicklungsteams ist hierbei zum kritischen Faktor geworden, der über den Zeitpunkt der Markteinführung neuer Medikamente entscheidet. In der pharmazeutischen Industrie ist eine schnellere Markteinführung ein entscheidender Wettbewerbsvorteil – ein Vorteil, den sich Roche zueigen machen wollte.

Der Funktionalitätsumfang der Interimslösung erwies sich jedoch ziemlich bald als völlig unzureichend: So war die Einrichtung eines gemeinsamen Rahmens für Projektzusammenarbeit, der unabhängig von den sich ständig ändernden Projektstrukturen bestand hatte, nicht möglich. Immer wenn ein neues Projektteam gebildet wurde oder wenn seine Zusammensetzung sich änderte, waren die Information, die bis zu diesem Zeitpunkt gesammelt worden waren, entweder komplett verloren oder mussten mühsam wieder zusammengesucht und gesichert werden. Das kostete unnötig Zeit und Ressourcen.

Angesichts dieser Ineffizienzen entschied sich Roche Anfang 1998 nach alternativen Lösungen zu suchen. Der Konzern wollte für den schnellen und einfachen Zugriff auf Informationen innovative Technologien nutzen – das Hauptkriterium war eine Webarchitektur. Client-Server-Installationen schienen wegen des globalen Installations- und Administrationsaufwands keine geeigneten Alternativen. Zusätzlich suchte Roche eine Lösung mit einer hohen Anzahl an Standardfunktionalitäten, um hohe Kosten für Anpassung und Entwicklung zu vermeiden. Folgende Hauptanforderungen wurden an die Software gestellt: Dokumentenmanagement, Workflow, virtuelle Teamarbeit, leistungsfähige Suchfunktion, Diskussionsgruppen sowie eine mehrschichtige Sicherheitsstruktur mit gruppen- und rollenspezifischen Zugriffsrechten. Besondere Berücksichtigung fand die Integration von existierenden Verzeichnisdiensten (LDAP) und die HTML-Kompatibilität zur Unterstützung von Web-Content-Management-Funktionen.

Gemessen an diesen Kriterien, erzielte Livelink von Open Text das beste Ergebnis unter allen Lösungen, die evaluiert wurden. In der Tat erfüllte Livelink vom breiten Funktionalitätsumfang bis hin zur vollkommen Web-basierenden Architektur alle Anforderungen, die von Roche gestellt wurden - u.a.:

• Erhöhung der Effizienz der Teamprozesse
• Ersparnis von Kosten, Zeit und Ressourcen
• Integration existierender Verzeichnisdienste

Innerhalb von nur drei Monaten, nachdem Open Text den Zuschlag erhalten hatte, war die Livelink-basierende Plattform für den Informationsaustausch mit dem Namen ShareWeb implementiert und live geschaltet; nennenswerte Unterbrechungen wurden im alltäglichen Betrieb von Roche nicht verursacht.

Die globale Einführung von Livelink erfolgte gleichzeitig mit der Implementierung in der Konzernzentrale von Roche im schweizerischen Basel. So wurden die vier wichtigsten pharmazeutischen Entwicklungszentren in Basel, New Jersey, Kalifornien und England sofort an die Knowledge-Management- und Collaboration-Lösung angeschlossen. Auch die anderen internationalen Niederlassungen wie Australien, Südafrika, Kanada, Japan und Frankreich, um nur ein paar zu nennen, konnten Livelink ohne Verzögerung nutzen.

Vor der Implementierung von Livelink hatten neue Projektmitglieder große Schwierigkeiten, sich einen schnellen Überblick über den aktuellen Informations- und Wissensstand zu verschaffen. Die projektübergreifende Kommunikation war ebenfalls sehr kompliziert. Es kam häufig vor, dass zwei Teams gleichzeitig an ähnlichen Projekten arbeiteten, ohne voneinander zu wissen. Anstatt ihre Anstrengungen zu bündeln, führten sie viele Arbeiten doppelt durch.

„ShareWeb bringt die verschiedenen Länder aus dem asiatisch-pazifischen Raum in unsere Roche-Gemeinschaft. Jetzt können wir während unserer täglichen Arbeit leicht auf verschiedene Trainings- und Compliance-Programme sowie auf Klinikstudien zugreifen“, sagt Rosalind Lu, Medizinische Direktorin bei Roche in Taiwan.

„Dank ShareWeb können neue Mitarbeiter schneller in existierende Teams integriert werden. Darüber hinaus ist die Zuständigkeit für das Zugriffsmanagement und Kontrolle wieder an die Projektkoordinatoren übergegangen. Das hat uns geholfen, die Flexibilität in den Teams signifikant zu steigern. Die gemeinsam genutzten Laufwerke wurden durch ShareWeb ersetzt und dadurch ihre hohen Verwaltungskosten eliminiert. Dank der effizienteren Informationsflüsse konnten wir die Projektzeiten erheblich minimieren; die Prozesse sind jetzt schneller, flexibler und effizienter geworden“, fasst Mike Zettler, ShareWeb Projektmanager bei Roche, die Vorteile der neuen Plattform zusammen.

Das ShareWeb-Projektteam hat der unternehmensinternen Kommunikation des neuen Projektes höchste Wichtigkeit eingeräumt, um von Anfang an die Vorteile des Systems optimal zu vermitteln und somit eine hohe Anwenderakzeptanz zu erreichen. Die Mitarbeiter von Mike Zettler hat die Projektleiter der Medikamentenentwicklungsteams in die Nutzung des Systems eingewiesen. Andere Teammitglieder erhielten halbtägige interne Schulungen. Gleichzeitig wurden „Projektkoordinatoren“ ernannt, die für administrative Aufgaben sowie für Recherche und Verbreitung von projektrelevanten Informationen zuständig sind. Diese Koordinatoren erhielten eine spezielle ShareWeb-Schulung.

Diese stufenweise Einführung hat zu einer hohen Userakzeptanz von ShareWeb geführt. Heute nutzen mehr als 5.000 Mitarbeiter in mehr als 85 Ländern das Livelink-basierende System. Auf fast 250.000 Dokumente in vielen verschiedenen Formaten wie Word, Excel, PDF oder HTML kann über Webbrowser zugegriffen werden.

Seit der Einführung von ShareWeb hat es eine Reihe qualitativer und quantitativer Verbesserungen im Projektmanagement gegeben:

• der Zugriff auf Dokumente ist jetzt unabhängig vom Format
• internationale Teams können viel schneller als früher zusammengestellt werden
• neue Teammitglieder brauchen erheblich weniger Zeit, um sich in ein Projekt einzuarbeiten
• innerhalb der einzelnen Projektteams aber auch projektübergreifend werden mehr Informationen als in der Vergangenheit ausgetauscht
• Wissen aus früheren Projekten geht nicht mehr verloren, sondern ist verfügbar und wird auch ständig aktualisiert
• Kosten für Verwaltung und Entwicklung wurden deutlich gesenkt

Da Livelink XML unterstützt, wird ShareWeb für einige Teile des Intranets des pharmazeutischen Bereichs von Roche auch als Content-Management-System genutzt. Dadurch wird die Kluft zwischen globaler Teamzusammenarbeit und Content Management für das Intranet überbrückt. Zusätzlich dient ShareWeb als Plattform für andere interne Businessanwendungen, wodurch ein höherer Grad an Informationsintegration erreicht wird.

Schließlich unterstützt die Lösung die Einbindung externer Partner in die Geschäftsprozesse – ein weiterer Meilenstein für Roche. Diese zusätzliche Funktionalität wird durch die webbasierende Architektur von ShareWeb ermöglicht. Zusammen mit der integrierten Public Key Infrastructure (PKI)-Funktionalität erfüllt die Lösung die hohen Sicherheitsstandards von Roche.