Ausgangslage:
Der Kanton Zürich erteilt ausländischen Arbeitskräften auf Gesuch eine Arbeitsbewilligung, wobei die Bewilligungspflicht der Regulierung des Arbeitsmarktes dient. Jährlich werden den kantonalen Behörden rund 10'000 Gesuche im Arbeitsbereich gestellt. Das Amt für Wirtschaft und Arbeit prüft die Arbeitsbewilligungsgesuche und leitet diese anschliessend an das Migrationsamt weiter. Dieses klärt allfällige Gründe ab, die dem Aufenthalt der betreffenden Person in der Schweiz entgegenstehen. Arbeitsbewilligungen für Personen aus Ländern des zweiten Kreises bedürfen zusätzlich einer Genehmigung durch das Bundesamt für Ausländerfragen. Der Kanton vollzieht dabei Bundesrecht.


Zum aktuellen Zeitpunkt werden die Gesuche schriftlich eingereicht, weil für das Verfahren eine Unterschrift notwendig ist. Zusätzlich zum Antragsformular müssen weitere Unterlagen, unter anderem auch Originaldokumente, an die kantonalen Behörden eingereicht werden. Durch die Mitwirkung zweier Direktionen am Bewilligungsprozess bzw. durch die räumliche Trennung der am Verfahren beteiligten Verwaltungseinheiten müssen grosse Aktenmengen physisch verschoben werden.


Der Regierungsrat des Kantons Zürich hat in seinen Legislaturschwerpunkten 1999 - 2003 unter anderem die wirtschaftspolitische Zielsetzung formuliert, die Attraktivität des Wirtschaftsraums Zürich weiter zu stärken. Als eine von verschiedenen Massnahmen sollen international operierende Unternehmen erhalten und neu angesiedelt werden. Ein besonderes Augenmerk soll dabei auf die Verfügbarkeit hochqualifizierter Arbeitskräfte gerichtet und damit verbunden auf möglichst einfache und schnelle Bewilligungsverfahren für ausländische Arbeitskräfte gerichtet werden.


Der Regierungsrat des Kantons Zürich hat im weiteren im Jahr 2000 das Projekt E-Government gestartet. Dieses Projekt zielt auf eine Verbesserung des Service Public, eine Beschleunigung von Verfahren und Abläufen, die Schaffung eines modernen und zukunftsorientierten Images für den Kanton Zürich sowie eine Verringerung der Distanz des Kantons Zürich zu ihren Kundinnen und Kunden innerhalb und ausserhalb der öffentlichen Verwaltung.


Zielsetzung:
Vor dem Hintergrund der übergeordneten Zielsetzungen des Regierungsrats hat die Wirtschaftsförderung des Kantons Zürich Anfang 2002 das Projekt "e-WorkPermits" (eWP) ausgelöst. Mit eWP wird ein möglichst grosser Nutzen für die Kunden angestrebt, mit folgender Leitidee:

Dabei stehen folgende Zielsetzungen im Vordergrund:

• eWP soll einen wesentlichen Beitrag leisten zur Förderung der Standortattraktivität des Kantons Zürich ("Mit 10 Klicks in Zürich arbeiten").
• Die Bewilligungsverfahren sollen vereinfacht und beschleunigt werden, verbunden mit einer administrativen Entlastung von grossen Unternehmen und KMU.
• Moderne Informations- und Kommunikationstechnologien sollen die Bewilligungsverfahren optimal unterstützen und vereinfachen (E-Government).
• Einbettung von eWP in die bestehende IT-Infrastruktur und E-Government-Systemlandschaft des Kantons Zürich.
• Optimale Erfüllung der hohen Sicherheitsanforderungen beim Betrieb von eWP.

Mit der Einführung von eWP resultiert sowohl für die Gesuchsteller als auch für die verschiedenen Verwaltungsstellen und den Kanton Zürich als Ganzes vielfacher Nutzen:


Für Gesuchsteller:

• Einreichung von Gesuchen unabhängig von Zeit und Ort
• Effiziente Abwicklung und schnelle Entscheide über Gesuche
• Direkte Verfügbarkeit aktueller Informationen über den Bearbeitungsstand

Für das Amt für Wirtschaft und Arbeit (Wirtschaftsförderung)

• Minderaufwand Datenerfassung und Verkürzung der Bearbeitungszeit
• Komfortable Systemnutzung und Entlastung von einzelnen Arbeitsschritten
• Verminderung Medienbrüche und Reduktion Papierverbrauch

Migrationsamt:

• Effiziente Gesuchsbearbeitung
• Verminderung Aufwand
• Verkürzung der Bearbeitungszeit
• Transparenz über die Gesuchsprozesse

Kanton Zürich:

• Förderung der Standortattraktivität
• Wichtiges Referenz-Projekt für E-Government
• Nutzung von Erfahrungen für weitere E-Government-Projekte

Zusätzlich zum unmittelbaren Nutzen hat eWP eine grosse Ausstrahlungskraft, verbunden mit einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen den Bewilligungsbehörden und den Kunden (Privat- und Firmenkunden), einer qualitativ hochwertigen Service Public - Dienstleistung sowie einer generellen Imageverbesserung für den Arbeitsplatz Schweiz.

Das Verfahren für die Erteilung von Arbeitsbewilligungen sowie Aufenthaltsbewilligungen gliedert sich in die drei folgenden Prozess-Schritte:

1. Einreichung Gesuch
2. Arbeitsmarktliche Prüfung durch das Amt für Wirtschaft und Arbeit (AWA)
3. Fremdenpolizeiliche Prüfung durch das Migrationsamt (MA)

e-WorkPermits setzt auf folgende vier Bereiche:


Stufe 1 Information: allgemeine Information zum Thema Arbeitsbewilligungen


Stufe 2 Interaktion: e-Mail-Kontaktmöglichkeiten, Downloadmöglichkeiten z.B. Gebührenblätter


Stufe 3 Transformation: online Gesuchserfassung, Status Tracking,selbständiges Verwalten der Gesuchsdaten und Meldungen über Verlängerungen


Stufe 4 Konvergenz: Selbstdeklaration durch qualifizierte Benutzer und selbständiges Management der Kontingente


Die Kommunikation mit dem Kunden geschieht mehrheitlich auf elektronischem Weg.

• Eingabe des Gesuchs
• Anpassung des Status
• Anfordern von weiteren Unterlagen
• Erinnerungs-eMails

Der Kunden kann jedoch auch mit dem Sachbearbeiter telefonisch in Kontakt treten, da diese Information dem Kunden nach der Eingabe des Gesuchs bekannt gegeben wird.


Der Workflow von e-WorkPermits deckt folgendes ab:

• Gesuchseingabe mit Beilagen durch den Kunden (laufende Ãœberwachung des Bearbeitungsstatus ist möglich)
• Bearbeitung durch das Amt für Wirtschaft und Arbeit des Kantons Zürich
• Weiterleitung ans Bundesamt für Ausländerfragen zur Beareitung
• Weiterleitung ans Migrationsamt des Kantons Zürich zur Bearbeitung und zum Abschliessen des Gesuchs

Der Kunde kann den Ablauf des Gesuchs selbst überwachen. Der Status des Gesuchs wird beim Durchlaufen des Workflows ständig angepasst.



Abbildung 3.1: Funktionen von e-WorkPermits (Quelle: PriceWaterhouseCoopers)



Die Anwendung eWP stellt sowohl den Gesuchstellern als auch den Sachbearbeitenden des AWA und des MA verschiedene Funktionen zur Verfügung.


Gesuchsteller: Die Eingabe der Gesuche erfolgt in deutscher oder in englischer Sprache. eWP unterscheidet nach den Kundenkategorien

• "Privatpersonen"
• "Firmenvertreter"
• "Mandatsträger"
• "Qualifizierte Kunden": Firmenkunden mit diesem Status haben den Vorteil, dass ihre Gesuche unter bestimmten Voraussetzungen sofort bewilligt werden.

Für die Gesuchsteller stehen im einzelnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

• Anmeldung (inkl. Erstanmeldung)
• Eingabe Gesuchsdaten
• Nachlieferung von zusätzlichen Dokumenten
• Zahlungsabwicklung mit Kreditkarte
• Abfragen über den Gesuchsstatus
• Verwaltung eigener Profildaten

Für die Mitarbeitenden des Amt für Wirtschaft und Arbeit (AWA) stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

• Eingabe von Gesuchsdaten, die per Post eintreffen
• Ergänzung und Bereinigung von Gesuchsdaten
• Bearbeitung und Prüfung der Gesuche
• Nachfordern von Unterlagen
• Pendenzenverwaltung
• Zahlungsabwicklung (Debitorenschnittstelle)
• Archivierung (erfolgt automatisch durch eWP)
• Stammdatenverwaltung
• Auswertungen und Reports

Für die Mitarbeitenden des Migrationsamt steht die Funktionen "Übernahme von Gesuchen vom AWA" zur Verfügung. Die weiteren Aufgaben wie die Bearbeitung und Prüfung der Gesuche, das Nachfordern von Unterlagen, Rückfragen beim BfA, Erteilung Visum und Erteilung Bewilligung werden wie bisher über das heutige System ELAR abgewickelt.

Systemkomponenten und Minimalanforderungen:
Der technische Betrieb von eWP erfolgt auf einer Lotus Notes - Plattform, die durch einen externen Leistungserbringer (Abraxas) betrieben wird. Dabei gelten die folgenden wesentliche Leistungsmerkmale und Minimalanforderungen:


Das Lotus-Notes-Hosting und die Sicherheitsinfrastruktur sind im Leistungsbeschrieb des Hosting-Anbieters (Service Level Agreement) umschrieben. Wesentliche Merkmale:

• Hardware-Anforderungen: NT-Server, Betriebssystem Windows 2000
• Software-Anforderungen: Lotus Notes, MS Word 2000, ODBC Schnittstelle, Adobe Acrobat, Cristal Reports (Internet Explorer für interne Arbeitsplätze)
• Sicherheit: Virusschutz für Attachments via SSL, laufend überwachte Firewall, Zutrittssicherung zum Serverraum
• Backup: täglicher und wöchentlicher Datenbackup
• Verfügbarkeit: 7*24 Stunden, laufende Ãœberwachung

Benutzerverwaltung: Die Benutzer mit ihren Rollen und Rechten werden in Lotus Domino verwaltet, wobei zwischen den internen Benutzern (Sachbearbeiter, Administratoren) und externen Benutzern unterschieden wird.

Lotus Notes Agents: Vom System werden automatisch e-Mails versandt. Dies betrifft die Passwörter, die Erinnerung an ausstehende Dokumente, die Mitteilungen über Statusänderungen von Gesuchen.

Archivierung: Der Archivierungsprozess erfolgt nach vordefinierten Regeln automatisch durch den Lotus Notes-Agenten.


Die Volumenschätzungen für die Lotus Notes Domino-Datenbanken basieren auf der Annahme von 10'000 Gesuchstellern, 20'000 Personen und 12'000 Firmen, wobei eine jährliche Zunahme von je rund 50 Prozent vorgesehen ist. Insgesamt ist die Verwaltung von 40'000 Gesuchen vorgesehen.



Abbildung 4.1: Systemübersicht

Die Anwendung eWP enthält vertrauliche Personendaten und ist sowohl über das Internet als auch über das Intranet zugänglich. Ein zentraler Erfolgsfaktor für den erfolgreichen Betrieb von eWP bilden deshalb die Sicherheitsvorkehrungen, die hohen Ansprüchen genügen müssen. eWP basiert auf einem mehrstufigen Sicherheitskonzept, das für eWP massgeschneidert ist.


Das Fundament bildet die technische Systemkonfiguration mit einer demilitarisierte Zone (DMZ). Damit ist unter anderem sichergestellt, dass die externen Benutzer nur auf Daten in der DMZ zugreifen können. Zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen betreffen den applikatorischen, technischen und organisatorischen Bereich.


Applikatorische Sicherheitsvorkehrungen:

• Versand von Passwörtern ohne Angabe des Benutzernamens
• Anforderung an eine minimalen Passwortlänge
• Frage/Antwort bei Registrierung (spätere Identifikation bei telefonischer Anfrage)
• Sperrung von ausgewählten Benutzernamen (z.B. "Testperson", "xxx")
• Kein Einloggen der Sachbearbeiter des AWA und des MA von aussen

Technische Sicherheitsvorkehrungen:


a.) nach aussen:

• SSL-Verschlüsselung zwischen Arbeitsplatz-Computern der Gesuchsteller und der eWP-Applikation
• Prüfung aller eingereichten Beilagen auf Viren
• Automatischer Logout für Kunden nach 15 Minuten

b.) am Arbeitsplatz:

• Laufende Aktualisierung des Virenschutzes auf Arbeitsplatz-Computern
• Einstellung der Makro-Sicherheitsstufe "Hoch" bei MS Office
• Automatischer Logout nach 60 Minuten

Organisatorische Sicherheitsvorkehrungen:

• Besondere Prüfung von Web-Gesuchen auf "Echtheit" (Jux- oder fiktive Gesuche sind möglich)
• Keine Speicherung und kein Druck von Dateien auf lokalem Arbeitsplatz-Computer (sind über e-WorkPermits lesbar)
• Druck der Verfügungen und anderer Dokumente auf dem bezeichneten Netz-Standard-Drucker