Helvetas, die Schweizer Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit, ist in 23 Ländern Afrikas, Asiens und Lateinamerikas tätig. Die meisten Experten arbeiten verstreut über den Globus, im Zürcher Head Office sitzt nur ein kleiner Teil der Mitarbeitenden.

Das verteilte Wissen dieser Fachleute von überall her anzuzapfen erwies sich bisher als ziemlich
schwierig. Die meisten Anfragen gehen beim Head Office ein, eine Kommunikation zwischen den einzelnen Projektländern findet kaum statt. Oft werden teure externe Experten angestellt, nur weil es nicht gelang, die entfernt arbeitenden eigenen Leute einzubinden.


Damit soll nun Schluss sein: Ein IT-gestütztes Knowledge Management soll den Rohstoff Wissen innerhalb der Organisation leichter zugänglich machen und die Süd-Süd-Kommunikation ohne
den Umweg über Zürich vereinfachen. Damit nimmt Helvetas eine Pionierrolle ein zumindest in der Schweiz, denn international ist Knowledge Management innerhalb von Organisationen für
Entwicklungszusammenarbeit schon länger ein heisses Thema.

Das von Helvetas erarbeitete Konzept sieht vor, den Wissensfluss in Zukunft durch drei Kanäle zu leiten:
1. Communities of Practice
2. eine Knowledge Map und
3. Organizational Learning


Die Knowledge Map erfüllt eine ähnliche Funktion wie die Gelben Seiten: Über die Suche in einer Datenbank soll vor allem ermittelt werden können, wo das Wissen steckt und wer in welche Projekte involviert war bzw. ist. Die Ablage von Wissen in Form von Dokumenten ist zwar vorgesehen, aber zweitrangig. Es soll kein Data Mining betreiben, sondern die Person in den Mittelpunkt gestellt werden.


Im Bereich Organizational Learning sollen die «Lessons learnt» aus Evaluationen von Projekten dennoch schriftlich festgehalten und in derselben Datenbank wie die Knowledge Map gespeichert werden. Evaluationen sollen in Zukunft helfen, die "Neuerfindung des Rads" zu vermeiden. Wichtigster Kanal der Knowledge-Management-Strategie von Helvetas sind schliesslich die Communities of Practice. In diesen sollen Experten auf einem bestimmten Gebiet physisch und virtuell zusammenkommen und bestimmte Probleme diskutieren.

Bei der Suche nach passenden IT-Produkten für die Umsetzung der Knowledge-Management-Strategie musste Helvetas vor allem den technologischen Bedingungen der Projektländer Rechnung zu tragen. In vielen dieser Länder ist der Internetzugang sehr teuer. Einige afrikanische Länder verfügen über die gleiche Upstream-Bandbreite ans internationale Netz wie bei uns ein einzelner Breitbandkunde. Der dauernde Zugang ist keineswegs gewährleistet,in den meisten ländlichen Regionen gar unmöglich. Aufgrund dieser technologischen Vorgaben
musste das Intranet möglichst schlank sein und über starke Offline-Funktionalitäten verfügen.


Beim Pitch blieben nach der ersten Runde vor allem Lösungen übrig, die auf Lotus Domino mit seiner Replikationstechnologie beruhten. Die meisten Standardangebote waren jedoch für den Einsatz unter schwierigen Telekommunikationsbedingungen ungeeignet. Die Wahl fiel deshalb auf den Vorschlag des Zürcher Informatikunternehmens Ideso AG, der auf Lotus Notes Domino basierte.

Als erstes Resultat der Zusammenarbeit zwischen Ideso und Helvetas konnten im Januar 2003 die ersten Communities of Practice eröffnet werden. Diese setzen Webtechnologie und E-Mail ein.


Die Teilnahme an einer Gruppe kann über das browsergestützte Intranet oder auch nur über E-Mail erfolgen, wo nur dieses funktioniert. Dabei erhalten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer alle per E-Mail eingegangenen Beiträge automatisch zugeschickt,ebenso wie gruppenrelevante News. Jedes abgeschickte Mail wird zudem automatisch ins Intranet integriert. Zu diesem gehören auch ein Kalender, ein Adressbuch und eine Dokumentenablage. Dokumente können per E-Mail
gesucht und vom Server bestellt werden.


In einer zweiten Phase werden die Communities mit der oben genannten Knowledge Map und den «Lessons learnt» ergänzt. Für den Offline-Gebrauch in entlegenen Regionen kann das Intranet auch offline verwendet werden, muss allerdings bei Gelegenheit über Internet repliziert (aktualisiert)
werden. Die Software steht nun auch unter dem Namen InstantTeam als Open-Source-Produkt Interessierten kostenlos zur Verfügung.

Software allein genügt nicht. So schlank die Knowledge-Management-Lösung ist, alle Probleme sind mit ihr noch nicht vom Tisch: Wenn die Verbindung gänzlich zusammenbricht, ist auch die Übermittlung kleinster Datenmengen unmöglich. Ebenso bleibt das Sprachproblem bestehen: Zwar sprechen viele Mitarbeiter Englisch, aber nicht alle. Für jede einzelne Community muss also eine Lingua franca gefunden werden, die möglichst viele verstehen. Und schliesslich bleibt noch das Problem eines jeden Knowledge-Management-Tools: Die Mitarbeiter müssen zum Mitmachen
animiert werden. Bei Helvetas soll dies über eine entsprechende Organisationskultur, vor allem aber durch die Initiativen der speziell ausgebildeten Moderatoren geschehen.


Das Aufgabenprofil an die Moderatoren ist äusserst vielseitig: Sie halten die Teilnehmer per Mail zum Mitmachen an, umreissen die zu diskutierenden Probleme klar, vermitteln im Streitfall und verhindern, dass Konflikte eskalieren. Ganz wichtig ist auch die regelmässige Zusammenfassung der Diskussionen, damit auch neu hinzugekommene Teilnehmer sich rasch orientieren können oder beendete Diskussionen zusammengefasst in der Datenbank abgelegt werden können.


Am wichtigsten sind aber physische Treffen der Kernmitglieder, die das Vertrauen zueinander stärken und zu einer verstärkten Aktivität im virtuellen Konferenzzimmer führen sollen.