Seit über 40 Jahren, genau genommen seit 1963, vertreibt die Elektrohandelsfirma A. Steffen AG ihre Produkte. Mittlerweile ist sie eine echte Grösse in ihrem Markt, ist sie doch Marktführer bei Steckdosenleisten, Kabelrollen und Steckkontakten – und der grösste Zulieferer der Schweiz für Grossverteiler, Baumärkte und andere Flächenmärkte. Doch die Firma vertreibt nicht nur 17'000 Artikel, sondern stellt 5'000 davon auch gleich selbst her. Spezialität der A. Steffen AG sind denn auch diese Eigenprodukte, die vorwiegend in der Schweiz hergestellt und konfektioniert werden.

Ein Unternehmen, das von der Produktion über die Warenlieferung bis zum Service mit allen Aspekten der Warenwirtschaft konfrontiert ist,wechselt bewährte Software nicht leichtfertig. Schliesslich dient diese quasi als Herz, das den Pulsschlag aller Abläufe bestimmt. Vor allem wechselt man sie dann nicht, wenn sie ja eigentlich funktioniert. So liess sich die A. Steffen AG Zeit für die Evaluation einer neuen Software – viel Zeit. Im Jahr 2000 entschied sie sich, ihre veraltete, proprietäre Software, deren Weiterentwicklung eingestellt worden war, zu ersetzen. Und erst drei Jahre später entschied sie sich für SQL-Business von LOBOS Informatik AG. Egon Heule, Geschäftsleiter der A. Steffen AG, über diesen ungewöhnlich langen Prozess: "Wir setzten uns keinen Druck auf. Wichtig war uns nicht die sofortige Ablösung des bestehenden Systems, sondern das reibungslose Funktionieren des Neuen und die Erfüllung all unserer Ansprüche an die Software." In den drei Jahren besuchte das Informatikteam der A. Steffen AG Messen, Seminare und Tagungen. Und es verfolgte alle Marktplayer, die Business-Software anbieten, akribisch.

Die Anforderungen wurden festgelegt. Vom Barcodeimport über die Artikelkalkulation bis zur automatisierten Lagerbewirtschaftung, der Finanz- und Anlagebuchhaltung musste die neue Software ein absoluter Alleskönner sein. Egon Heule: "Wir verglichen Preise und Leistungen, wir prüften die potenziellen Kandidaten auf ihre Zuverlässigkeit, ihr Sicherheitsdispositiv, ihre Erreichbarkeit, ihre Kompetenz und vieles mehr." Am Schluss war sich das Team einig: SQL-Business war die Software, die alle Aspekte am besten erfüllen würde.

In dem Projekt ging es nicht nur um die Produktbewirtschaftung, sondern um jeden Tätigkeitsbereich der Firma. Dazu gehört zum Beispiel auch ein breites Dienstleistungsangebot an ihre Kunden. Das beginnt bei der Sortimentsgestaltung und geht über die Regaloptimierung bis hin zu Realisierungsvorschlägen für Warenpräsentationen. Der Disposervice wiederum stellt mit angepassten Besuchen den Warenfluss und den Warenvorrat am POS sicher. Schliesslich gehört auch noch ein Reparaturservice dazu und der Fachmaa, ein Abhollager mit über 2'000 Artikeln, die in Selbstbedienung griffbereit erhältlich sind.

In jeden einzelnen Aspekt dieses Dienstleistungsangebots würde die neue Software mit hineinspielen. Das machte es unumgänglich, die Ablösung mit SQL-Business bis ins Detail zu planen. Zudem würde man auch das ganze Betriebssystem wechseln – von UNIX zu Windows. Das LOBOS-Team machte sich an die Arbeit. Andreas Ammann, Projektleiter erzählt, wie er diese Zeit erlebte: "Die komplette Ablösung der gesamten bisherigen Geschäftssoftware der A. Steffen AG wartete auf uns. Für uns bedeutete dies, erst einmal das Tagesgeschäft während der Migration aufs neue System hundertprozentig zu garantieren. Täglich führt die A. Steffen AG rund 250 Bestellungen aus und stellt jährlich rund 50'000 Rechnungen aus. Jeder Ausfall hätte dazu geführt, dass Aufträge erst nachträglich hätten abgearbeitet werden können." Als erstes machte sich das Team deshalb daran, die fixen Standarddaten in einer Übergangsphase aufs neue System zu überspielen.

Während 30 Tagen wurde nun das ganze System doppelt betrieben. Andreas Ammann: "Man verspürt schon eine gewisse Nervosität, wenn Tag X näher rückt, an dem das neue System hochgefahren wird. Wir hatten aber alles generalstabsmässig vorbereitet, so dass es nur noch darum ging, am Stichtag – natürlich übers Wochenende – alle variablen Daten auf das neue System zu laden. Am Montag dann wurde es zu 100% produktiv geschaltet." Egon Heule erinnert sich ebenfalls an eine gewisse Nervosität. Doch es funktionierte perfekt - und nicht nur das: "Seit eineinhalb Jahren arbeiten wir nun mit dem System, und es ist nicht ein einziges Mal ausgestiegen!" Für ihn ist dies ein weiterer Beweis dafür, auf die richtige Software gesetzt zu haben.

Egon Heule zählt die Vorteile von SQL-Business auf: "Fangen wir einmal bei den firmeninternen Prozessen an. Hier unterstützt die neue Software so viele Bereiche. Informationen stehen uns transparent und abteilungsübergreifend zur Verfügung. Das vereinfacht das Fällen von Entscheidungen enorm, es hilft uns, Entwicklungen schneller vorauszusehen und auf Veränderungen rasch zu reagieren. Auch den B2B-Bereich konnten wir stark verbessern: Über Schnittstellen und dank Barcodeabwicklung sind wir quasi viel näher bei unseren Kunden dran, wir wissen immer genau, wer was bestellt hat und wie die einzelnen Kunden betreut werden."

Dank einem Crossmedia-Modul kann die Firma jetzt sogar ihren Katalog direkt aus SQL-Business heraus erstellen. Einzelne Teile oder alle Produkte lassen sich direkt in PDF-Dateien darstellen, CD-ROMs sind im Nu zusammengestellt. Zudem erzeugt das Modul – übrigens ein Standardmodul von SQL-Business – auch XML-Dateien für die Druckvorstufe, um effizient Kataloge zu realisieren oder auch HTML-Dateien für den Internetauftritt. Egon Heule: "Dank diesem Modul sparen wir viel Zeit und Geld. Wir lösen uns vermehrt von den herkömmlichen Printmedien, Produktions- und Druckkosten sinken oder fallen ganz weg. Zudem können wir Änderungen von technischen Daten und vielem mehr flexibel handhaben, wir sind schlicht unabhängiger von äusseren Einflüssen und damit schneller geworden."

Dank SQL-Business konnten viele Prozesse, wie zum Beispiel die Bestellungen und Auswertungen, automatisiert werden. Der Verkauf spart Zeit, weil die Informationen schneller zu den Kunden fliessen. Egon Heule fasst es so zusammen: "Wir sind eindeutig kundenorientierter geworden mit der neuen Software." Das Lager lässt sich weitgehend automatisiert bewirtschaften, und das Unternehmen verzeichnet eine Qualitätsverbesserung beim Service: Zum Beispiel ist die Retourenverwaltung heute strukturiert und mit wenig Aufwand verbunden. Egon Heule betont, dass die verstärkte Automatisierung aller Bereiche nichts mit grösserer Monotonie am Arbeitsplatz zu tun hat – im Gegenteil: "Die Mitarbeiter sind heute auf positive Art mehr gefordert als früher. Die Software erlaubt ihnen nämlich, selbständiger als bisher zu arbeiten. Sie können viele Informationen direkt abrufen und ihren Job unabhängiger ausführen. Gleichzeitig bietet die Lösung Raum für kreative Ideen, wir können uns mehr auf unsere Kunden konzentrieren statt auf eine rein technische Systembewirtschaftung."

Die A. Steffen AG setzt voll auf SQL-Business. Ausser Archiv, Service und Kostenrechnung kommen alle Module und Dienstleistungen der Software zum Einsatz: Verkauf, Einkauf, Vertrieb, Fertigung, Versand, Logistik, E-Commerce, FiBu, Anlagebuchhaltung, MIS, Logistik, Barcodeleser, Crossmedia, automatisierter Server, Niederlassungsverwaltung... Einzelne Module hat LOBOS aufgrund der Wünsche der A. Steffen AG weiterentwickelt und gleich ins Standardmodul eingebaut – so zum Beispiel bei der Logistik: Freiplatzverwaltung und Einlagerung verlaufen transparent, dank einem Mehrlagerortsbereich sind in jedem Lager auch Auslagerungen möglich.

Wie ist das Unternehmen denn zufrieden mit LOBOS Informatik AG und der Software? "Alles läuft rund", sagt Egon Heule erst einmal und lacht. "Wir haben LOBOS kennengelernt als eine konstruktive, kompetente Firma, die termintreu arbeitet. Wir schätzen sehr, dass wir uns immer auf die gleichen Ansprechpartner verlassen können, und dass unsere Wünsche sofort aufgenommen und umgesetzt werden. Vorbildlich ist für uns auch die Ausbildung: Alle verantwortlichen Personen wurden bei LOBOS in allen Modulen geschult. Ausbildung ist uns sehr wichtig, weil wir wollen, dass unsere Mitarbeiter an ihren Arbeitsmitteln auch Spass haben. Das verbessert nicht nur die Produktivität, sondern führt ganz einfach zu einem angenehmen Arbeitsumfeld – und dazu hat SQL-Business entscheidend beigetragen."

Die gegenwärtige Arbeit läuft also rundum zur Zufriedenheit der A. Steffen AG ab. Da taucht natürlich die Frage auf, wie denn die Zukunft aussehen könnte. Die Firma hat bereits konkrete Pläne. In einem nächsten Schritt werden die Notebooks der Aussendienstmitarbeiter ans System angebunden. Alle Informationen sind dann auch unterwegs auf Knopfdruck abrufbar – vom Kundenrapport über die Besuchsplanung bis zum Offertwesen. Weiter erwartet die A. Steffen AG, dass 80 bis 90% aller Zulieferbetriebe ihre Produkte mit Barcodes auszeichnen. Ab dann lohnt sich eine Umstellung, so dass die Artikel nur noch via Barcode aufgenommen werden, was das Bestellwesen weiter vereinfacht. Zudem steht EDI vor der Tür: Die automatische Kundenanbindung wird dafür sorgen, dass der Datenaustausch mit Kunden für standardisierte Abläufe wie Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen ausschliesslich elektronisch abläuft.