Die Gesundheit Nord gGmbH zählt mit etwa 3.100 Betten zu den größten Klinikverbünden Deutschlands. Unter dem Dach der Holding befinden sich insgesamt vier große Bremer Krankenhäuser: das Klinikum Bremen-Mitte, das Klinikum Bremen-Ost, das Klinikum Bremen-Nord und das Klinikum Links der Weser. Insgesamt fallen für die Patienten jährlich etwa 6 Mio. Belege an. Das Klinikum Links der Weser zählt monatlich alleine bis zu 2.400 neue Krankenakten. Da diese bei stationären Fällen 30 und bei ambulanten Behandlungen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, ergibt sich ein gigantisches Archivvolumen.

Aus diesem Umstand erwachsen in immer mehr Krankenhäusern drei drängende Probleme: Wohin mit den Akten? Wie die Archivierung der Akten organisieren? Wie den jederzeitigen Zugriff auf die Akten sicherstellen? Vor genau diesen Fragen stand auch das Klinikum Links der Weser. "Unser Zentralarchiv quoll über, obwohl es bereits großzügig ausgelegt war", erläutert Archivleiterin Kerstin Kamutzky. "Dazu kommt, dass die Akten durch den gestiegenen Dokumentationsaufwand und ein erhöhtes Bildaufkommen immer umfangreicher werden. Die Akten sind heute bereits etwa zwei bis drei Mal so dick wie noch vor wenigen Jahren."

Hinzu kam das sehr aufwändige Handling der Papierakten. Jede neue Akte musste im Archiv manuell erfasst und danach in beschrifteten Schubern, versehen mit einer Farbidentifikation für das Behandlungsjahr, wegsortiert werden. Die Stationen bestellten die Akten dann bei Bedarf per schriftlicher Anforderung, was im Archiv aufwändig mit Anforderungsdatum und -station registriert wurde. Danach mussten Pflegekräfte die bestellten Akten abholen und wieder zurück bringen – was jedoch nicht immer geschah. Die Rückläufer wurden wieder manuell erfasst und einsortiert. "Zum einen war das alles mit einem hohen personellen und zeitlichen Aufwand verbunden, zum anderen bekamen wir etwa fünf Prozent der Akten nicht zurück", blickt Kerstin Kamutzky zurück. "Außerdem war der problemlose Zugriff lediglich zu den Archivöffnungszeiten gewährleistet."

Aus diesen Gründen hat sich der Klinikverbund zur Einführung eines einheitlichen digitalen Datenmanagement- und -archivierungssystems in allen Häusern entschlossen. Es sollten autonome Archivsysteme aufgebaut werden, die perspektivisch verschmelzen können. Der Berliner Archivierungsspezialist Marabu realisiert mit PEGASOS heute in der Gesundheit Nord gGmbH eines der größten Krankenhaus-Archivprojekte Deutschlands.

In der Projektausschreibung, die ein renommierter Berater begleitet hat, wurden klare Anforderungen an das neue digitale Archivsystem definiert, die sich größtenteils aus der bereits vorhandenen IT-Infrastruktur ergaben. "So musste sich das anzuschaffende System in das SAP-Umfeld und den Stationsarbeitsplatz unseres Krankenhaus-Informationssystems i.s.h.med integrieren. Es sollte das digitale IXOS-Archiv ersetzen und musste in der Lage sein, die etwa 520.000 Verwaltungsbelege verlustfrei zu übernehmen. Darüber hinaus sollte es eine hohe Performance und Ausfallsicherheit gewährleisten sowie zunkunftssicher sein", fasst Doris Stoever, Leiterin IT/EDV, zusammen.

Obwohl das Klinikum Bremen-Nord PEGASOS bereits seit 2001 einsetzt, bedeutete das keinen speziellen Vorteil für Marabu. "Wir haben uns bewusst entschieden, das Projekt für den gesamten Verbund – inkl. Bremen-Nord – neu auszuschreiben. Es stand somit jedem Anbieter offen", stellt die IT/EDV-Leiterin heraus. Dass das Berliner Unternehmen im November 2005 den Zuschlag erhielt, resultierte aus einem Ranking, basierend auf den Ausschreibungskriterien. Kerstin Kamutzky fasst die Diskussion in der Projektgruppe zusammen: "Marabu hat mit PEGASOS alle Anforderungen erfüllt. Ein sehr wichtiges Kriterium war, dass das Unternehmen seine Kompetenz in anderen Projekten unter Beweis gestellt hat und Erfahrungen im Handling von Projekten dieser Größenordnung aufweisen konnte. Nicht zuletzt hat uns das Preis/Leistungs-Verhältnis des Angebotes überzeugt."

Direkt im Anschluss an die Entscheidung für Marabu wurde DMI aus Münster als externer Scan-Dienstleister ausgewählt. Mit diesem starken Partner an der Seite wurden im ersten Schritt die Aktenbestände 2004 bis 2006 des Klinikums Links der Weser digitalisiert. "Schließlich sollten zum Produktivstart des digitalen Archivs auch bereits digitale Akten vorliegen", erläutert Doris Stoever dieses Vorgehen. Die verbliebenen Papierakten von vor 2004 wurden mit einer entsprechenden Regalsignatur in PEGASOS gespeichert und sind so einfach auffindbar. Als zweites Haus im Verbund arbeitet das Klinikum Links der Weser jetzt seit März 2006 mit PEGASOS. Zeitgleich wurde auch begonnen, das IXOS-Archiv für den administrativen Bereich abzulösen.

"Wir nutzen seit Beginn alle Funktionalitäten von PEGASOS: das Modul Aktenverwaltung zur Verwaltung der Papierakten, das Digitalarchiv zur Speicherung und Archivierung der digitalen Akten sowie die EPA zur Darstellung der Dokumentationen aller Behandlungen mit den archivierten Dokumenten und der Behandlungshistorie. Insbesondere mit der Aktenverwaltung können wir den kompletten Prozess des Archivierungsablaufs – vom Eingang der Akte im Archiv über den Digitalisierungsprozess bis hin zur Vernichtung der Akte – lückenlos überwachen", erläutert Kerstin Kamutzky.

Abb. 1: Dokumentenanzeige über PEGASOS Web-Client

Beim Eingang im Archiv werden die bereits mit einem Barcode versehenen Papierakten mittels Handscanner erfasst. Eine weitere Barcodekennung auf den einzelnen Registerblättern unterstützt eine effiziente und fehlerfreie Digitalisierung und Kategorisierung der Patientenakten. Die Papierakten werden regelmäßig vom Scan-Dienstleister abgeholt und bis dahin in einer Identifikationsbox aufbewahrt, in der sie stets wieder auffindbar und bis zum Tag der Abholung auch noch ausleihbar sind.
Sobald die Papierakten an DMI übergeben werden, erfolgt eine Meldung im Archivsystem. Sollte jetzt eine Station die Akte bestellen, wird diese als im Digitalisierungsprozess befindlich dargestellt. Im Notfall können Auszüge oder der komplette Akteninhalt daraus innerhalb von zwei Stunden per Fax beim Scan-Dienstleister bestellt werden. Bei der Rücklieferung der digitalen Akten auf CD-ROM erfolgt eine Vollständigkeitskontrolle und die automatische Wiedereinbuchung in PEGASOS. "Wir haben bisher überwiegend positive Erfahrungen mit dem System gemacht und sind überzeugt, dass es ausgereift ist sowie sicher und zuverlässig arbeitet. Deshalb lassen wir die Papierakten nach spätestens sechs Monaten vernichten", so Doris Stoever.

Erste Effekte der PEGASOS Einführung sind bereits deutlich spürbar, wie Kerstin Kamutzky schildert: "Durch die Digitalisierung haben die Aktenausleihen erheblich abgenommen, von 60 bis 80 Anforderungen pro Tag auf heute 10 bis 20. Durch den Wegfall von Erfassungs-, Such- und Bereitstellungszeiten sparen wir im gesamten Krankenhaus erhebliche Personalzeit ein." Aber das digitale Archivierungssystem ist auch eine Investition in die Zukunft. "Da laufend mehr Papierakten dazukommen, hätten wir das Archiv erweitern und das Personal aufstocken müssen", so die Archivleiterin.

Eine logistische Herausforderung stellt das nachträgliche Einfügen einzelner Datenblätter in die digitale Patientenakte dar. "Es kommt häufiger vor, dass Befunde oder sonstige Dokumente erst später beigefügt werden. Die Aufnahme erfolgt dann über die Fallnummer und Dokumentenart in PEGASOS. Danach wird das Dokument wie gehabt eingescannt. Auf diese Weise ist eine hohe Datenkonsistenz mit gleicher Archivstruktur gewährleistet", beschreibt Kerstin Kamutzky das Vorgehen.

Nicht nur im Archiv machen sich die positiven Auswirkungen des Marabu-Systems bemerkbar, auch auf den Stationen und in den Leitungsstellen spüren die Mitarbeiter deutliche Arbeitserleichterungen. "Der Arbeitsaufwand für die Pflegekräfte hat sich enorm reduziert", sagt Manuela Kindermann aus der Abteilung Innerbetriebliche Fortbildung, EDV für die Pflege. "Durch den Wegfall der manuellen Aktenbestellung sowie der Hol- und Bringdienste sparen sie enorm viel Zeit, die sie jetzt wieder den Patienten widmen können." Anstatt jemanden ins Archiv zu schicken, sehen sich die Ärzte die Akte über die Patientenansicht im Klinischen Arbeitsplatz direkt in PEGASOS an. Bei Ausleihen von älteren Dokumenten werden diese automatisch ausgebucht.

An die Einführungsphase haben die Mitarbeiter im Klinikum Links der Weser fast keine Erinnerung mehr, weil sie so schnell und problemlos verlief. Zwischen Auftragsvergabe und Inbetriebnahme vergingen gerade einmal drei Monate. Ein Grund lag sicher darin, dass man auf den bestehenden Serverstrukturen im Klinikum Bremen-Nord aufsetzen konnte. So besteht dort das Zentralarchiv, eine Jukebox mit einmal beschreibbaren WORM-Medien zur revisionssicheren Speicherung, auf der jede Klinik ihren eigenen Bereich hat. Um das bestehende WAN nicht mit ständigen Datentransfers zu überlasten, werden die digitalen Akten vor Ort auf einem Applikationsserver vorgehalten. Neue Akten werden sofort auf die zentrale Jukebox übertragen.

"Die schnelle Einführung von PEGASOS war im Wesentlichen nur durch eine gute Vorbereitung seitens der Klinik und die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Marabu sowie durch die gute Kooperation mit unseren Kollegen im Klinikum Nord möglich", konstatiert Doris Stoever und lobt den Anbieter: "Die Mitarbeiter waren sehr flexibel und haben unsere spezifischen Anforderungen schnell in der Lösung umgesetzt. Für den reibungslosen Projektablauf war es wichtig, verschiedene Ansprechpartner schnell und direkt erreichen zu können."

Neben dem Klinikum Links der Weser arbeiten seit November 2006 auch die beiden größten Kliniken des Standortes Bremen-Mitte mit PEGASOS, die weiteren werden nach und nach integriert. Eine gleichzeitige Umstellung war nicht möglich, da dieses Klinikum etwa 50 dezentrale Archive mit uneinheitlicher Struktur aufweist.

Vor dem Erfolg galt es aber auch für die Mitarbeiter des Klinikums Links der Weser viele Herausforderungen zu meistern. Die wichtigste lag in der Vorbereitung im medizinisch-pflegerischen Dienst. "Wir mussten die Mitarbeiter davon überzeugen, mit Gewohntem zu brechen", beschreibt Manuela Kindermann ihre Hauptaufgabe. "So müssen wir für die Digitalisierung der Akten gewisse Formate einhalten, die DIN A3 nicht überschreiten dürfen. Besonders problematisch war das bei Pflegeplänen, Fieberkurven u.ä., die wir entsprechend angepasst haben. Wo die Pflegekräfte früher mit Farben gearbeitet haben, müssen sie jetzt Symbole verwenden, da die Unterlagen in der Regel schwarz-weiß gescannt werden."

Ein Umdenken hat eingesetzt, als PEGASOS eingeführt war und die ersten digitalen Akten vorlagen. "In dem Moment haben die Pflegekräfte und Ärzte gesehen, dass das bisherige Vorgehen nicht mehr komfortabel abzubilden war", so Manuela Kindermann. Sehr schnell hat die leichte Bedienbarkeit und Benutzerfreundlichkeit von PEGASOS dann allerdings zu einer sehr hohen Akzeptanz bei allen Anwendern geführt.

Neben den beschriebenen Vorteilen sieht Kerstin Kamutzky aber noch einen weitaus wichtigeren: "Alle Akten sind 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr schnell und einfach verfügbar, und das auch gleichzeitig an unterschiedlichen Orten. Der Zugriff direkt aus i.s.h.med erlaubt eine zeitnahe Akteneinsicht, was die Wartezeit für Patienten verkürzt. Durch eine schnelle Übersicht über den kompletten Behandlungsfall können wir die Versorgungsqualität weiter steigern." Um die Abläufe auf den Stationen zu beschleunigen, können Akten bereits vor der Aufnahme eines angemeldeten Patienten betrachtet werden. Mit PEGASOS ist auch eine einfache Integration und Zusammenführung von Dokumenten und Informationen unterschiedlicher Systeme möglich. "Wichtig für eine qualitätsgesicherte Patientenversorgung ist darüber hinaus die Vollständigkeit der Informationen. Im digitalen Archiv gehen keine Akten mehr verloren", ergänzt Kerstin Kamutzky.

Abb. 2: Dokumentenanzeige über den PEGASOS Web-Client

Mit der Einführung von PEGASOS ist auch die Arbeit des Medizincontrollings und des Qualitätsmanagements wesentlich einfacher und effektiver geworden. Alle Akten mit allen Informationen liegen ständig vor, wodurch Fragen von Ärzten, Patienten oder des Medizinischen Dienstes der Krankenkassen (MDK) schnell und ohne großen zusätzlichen Aufwand beantwortet werden können.

Wenn die Gesundheit Nord gGmbH auch bereits sehr weit mit ihrem Projekt "Digitale Archivierung" ist, so ist sie lange noch nicht am Ziel. Der nächste bedeutende Abschnitt läuft bereits. "Seit Anfang Mai wird das von Grund auf neu programmierte PEGASOS 5 parallel zur Entwicklung von ausgewählten Mitarbeitern vor Ort getestet. Im Juni und Juli wird der Anwenderkreis deutlich erweitert, bevor dann im August die Systemfreigabe erfolgen soll", erläutert Thomas Lichtenberg, Projektmanager und Leiter der Organisationsberatung bei Marabu. Bis Ende des 3. Quartals 2007 wird dann die Migration zu PEGASOS 5 im Klinikum abgeschlossen sein. Danach wird auch das noch verbleibende Klinikum Bremen-Ost mit dem Archivsystem ausgestattet.

"Außerdem werden wir PEGASOS schrittweise im administrativen Bereich ausbauen und eine Online-Übertragung der digitalisierten Akten direkt vom Scan-Dienstleister ermöglichen", wirft auch Doris Stoever einen Blick voraus.