Die Antalis (Schweiz) AG ist im Schweizer Papier-Grosshandel tätig. Sie ist eine eigenständige Ländergesellschaft des europäischen Antalis-Konzerns, der rund 7’000 Mitarbeiter/-innen beschäftigt und in 36 Ländern präsent ist.

Antalis ist im Business-to-Business-Handel tätig. Insgesamt 345 Mitarbeiter/-innen bearbeiten vier Produktteilmärkte:

• Print: Mit graphischem Papier und dazugehörigen Logistikdienstleistungen bedient die Antalis die graphische Industrie. Mit diesem Kundensegment wird der grösste Teil des Umsatzes generiert.

• Office / Solutions: Den Handel, Dienstleistungsunternehmen und die öffentliche Hand beliefert Antalis mit BĂĽropapieren, Folien, Drucksachen- und Formularlogistik sowie Mailing-Services.

• Packaging: Transport- und Speditionsverpackungen liefert Antalis an die Industrie.

• Visual Communication: Die Kundengruppe Siebdrucker, Schriftenmaler, Standbauer und Spezialisten fĂĽr grossformatigen Druck bezieht bei Antalis Papiere, Karton, Folien, Platten und Material fĂĽr den Point of Sale.

Der Papierhandel wird in der Schweiz von fünf Unternehmen geprägt. Antalis ist mit 240 Mio. Franken Umsatz Marktführerin in der Schweiz. Dies entspricht einem Marktanteil von rund 33 %. Der Markt für Papier ist stagnierend. Dadurch hat sich der Verdrängungswettbewerb verschärft. Der Preis dominiert nun die Entscheidung des Kunden immer mehr. In diesem Wettbewerbsumfeld verfolgt Antalis eine Differenzierungsstrategie. Der Slogan „Mehr als Papier“ spiegelt ihre Vision wider. Aufgrund der weit fortgeschrittenen Standardisierung der Produkte vereinfacht Antalis mit spezifischen Zusatzdienstleistungen die Beschaffungsprozesse ihrer Kunden. Die Kunden können ihr gesamtes Papiermanagement an Antalis auslagern. Die Outsourcing- und Logistikdienstleistungen von Antalis ermöglichen es ihnen, sich auf ihr jeweiliges Kerngeschäft zu konzentrieren.

Preislisten sind fĂĽr Antalis neben Katalogen das wichtigste Instrument fĂĽr den Vertrieb ihrer Produkte. Zur Erstellung solcher Preislisten tragen verschiedene Partner bei: Antalis selbst, ihre Lieferanten, der IT-Partner sowie Druckereien und Buchbinder. Die Fallstudie beschreibt, wie die Aufbereitung der Preislisten automatisiert wurde, um die Preislisten als Marketinginstrument zur Differenzierung zu nutzen. Dazu setzt Antalis die Standardsoftware OpenMedia (Co-branded BOXALINO) ein, die von UD Neue Medien basierend auf dem Framework der BOXALINO AG entwickelt wurde.

• Preislisten als Marketinginstrument

Die Bereitstellung von Katalogen und Preislisten ist ein wichtiges Instrument zur Gewinnung, Bindung und Pflege von Kunden im Grosshandel. Gleichzeitig verursacht die Erstellung aber hohe Kosten. Durch die Automatisierung dieses Prozesses werden Kosten- und Zeiteinsparungen in grossem Umfang realisiert. Dadurch kann Antalis ihre Kunden auch in Zukunft aktuell über das Sortiment und die Preise informieren. Dies unterstützt die Antalis zusätzlich in ihrer Vision, den Kunden besser zu betreuen. Mit der gewählten Lösung kann Antalis jedem grösseren Kunden eine individuelle Preisliste anbieten können. Ohne eine Automatisierung wäre der Aufwand für diese Einzelbetreuung zu gross.

• Preislisten sind aufwändig

Der Aufwand zur Pflege der Kataloge und Preislisten hat in den letzten Jahren enorm zugenommen: Einerseits steigt die Vielfalt an Papieren ständig, was sich im Umfang der Kataloge und der Preislisten niederschlägt, und andererseits werden durch die kurzen Produktlebenszyklen häufiger Aktualisierungen nötig. Gleichzeitig wurde der Kundenstamm von Antalis grösser, so dass mehr Kataloge und Preislisten erstellt werden mussten.

Antalis pflegt für die vier Geschäftsfelder Print, Office, Packaging und Visual Communication je eine eigene Preisliste (vgl. Abbildung 1).

Abbildung 1: Preislisten der Antalis

Mit Ausnahme der Preisliste Print wurden früher alle Preislisten durch die Bereichsleiter und Produktmanager von Hand im Excel und Word vorbereitet und an die Setzereien respektive Druckereien geliefert. Dieser Prozess war sehr aufwändig und fehleranfällig. Die Mitarbeiter waren wochenlang mit der Datenaufbereitung für die Preislisten beschäftigt. Zudem war die Wiedererkennung zwischen den Preislisten nicht sichergestellt, weil jedes Geschäftsfeld ein eigenes graphisches Layout der Liste hatte.

Der Prozess zur Erstellung einer neuen Preisliste ist stark arbeitsteilig (vgl. Abbildung 2): Die Lieferanten stellen das Sortiment zur Verfügung. Bei Antalis werden die Artikelnummern, Formate, Flächengewichte und Dicken, Farbbezeichnungen, Preise, Staffelmengen etc. automatisch oder manuell in der SAP-Lösung erfasst, je nach dem, in welchem Format die Lieferanten die Daten anliefern, und mit internen Daten angereichert. Dafür sind fünf Personen in der IT-Abteilung zuständig.

Der Produktmanager von Antalis bereitet diese Daten in der Datenbank SAM (Sales and Marketing) auf: Hierbei stellt er sein Produktsortiment zusammen, strukturiert das Angebot hierarchisch, definiert die Medienfelder und nimmt die Preiszuteilung vor. Die Daten im SAM stammen aus der SAP-Datenbank und werden laufend mit dieser synchronisiert. UD Neue Medien erstellt Master-Templates fĂĽr die einzelnen Produkt- und Warengruppen. Beim Import der SAM-Daten werden die Tabellen dynamisch aufgebaut und inklusive Bildern, Piktogrammen und Logos im Browser dargestellt.

Die Bilder werden in einer separaten Datenbank (Cumulus) verwaltet. Mit Cumulus kann Antalis nicht nur die Bilderverwaltung effizienter organisieren, sondern es lassen sich auch externe Partner wie Werbebüros oder Fotografen mittels Web-Browser in den Marketingprozess einbeziehen. Sie erhalten eine Zugangsberechtigung zum Antalis-Bilderpool. Dort kann ein Werbebüro beispielsweise die Produktfotos direkt ablegen, die dort sofort für den Produktmanager zugänglich sind.

Der Produktmanager kontrolliert und ergänzt anschliessend die Preisliste im Layout. Ist er fertig, generiert OpenMedia die Druckvorlagen als pdf-Seiten für die Druckereien. Die Druckereien erstellen ein Gut zum Druck, das von Antalis geprüft wird. Anschliessend wird die Preisliste gedruckt, ausgerüstet und an die Kunden verschickt. Parallel dazu werden die selben pdf-Dokumente den Kunden auch im Internet zur Verfügung gestellt. Das Internet ermöglicht eine häufigere Aktualisierung der Preislisten, weil keine weiteren Produktionskosten mehr nötig sind, wenn das pdf-Dokument einmal erstellt ist.

Abbildung 2: Prozess der Preislistenerstellung

Damit die Preislisten durchgängig und ohne Medienbruch erstellt werden können, kommen nacheinander vier Anwendungen zum Einsatz (vgl. Abbildung 3). Für Antalis ist die Flexibilität ihrer IT-Systeme sehr wichtig. Sie setzt deshalb für die Datenaufbereitung der Preislisten auf Best-of-Breed-Lösungen, die mit Schnittstellen untereinander integriert werden.

Abbildung 3: Systemsicht

Die Preislisten in gedruckter Form und auf dem Internet im pdf-Format unterstützen den Kunden beim Bestellen. Antalis stellt ihren Kunden verschiedene Bestellmöglichkeiten zur Verfügung.

Die Kunden können auf Basis der Kataloge und Preislisten die gewünschten Produkte auswählen und per Fax, Telefon oder E-Mail bei Antalis bestellen. Die Verkaufsabteilung von Antalis nimmt diese Bestellungen entgegen und gibt sie manuell ins SAP ein. Im Lagerverwaltungssystem wird der Auftrag an die Logistik generiert. Als zweite Bestellmöglichkeit stellt Antalis ihren Kunden einen passwortgeschützten Zugang zum Onlineshop zur Verfügung. Dort können Kunden die gewünschten Produkte bestellen. Für viele Kunden sind die gedruckten Preislisten aber immer noch ein beliebtes Informationsmittel, das sie vor der Bestellung im Onlineshop konsultieren. Mit der Artikelnummer aus der gedruckten Preisliste gelangt der Kunde im Onlineshop direkt zum gewünschten Produkt. Er hat aber auch die Möglichkeit, eine Suchfunktion einzusetzen. Geht die Onlinebestellung bei der die Onlinebestellung bei Antalis ohne zusätzliche Bemerkungen oder Konfektionierungswünsche des Kunden ein, gelangt sie automatisch ins SAP, wo der Auftrag an die Logistik ausgelöst wird. Hat der Kunde jedoch spezielle Wünsche an die Lieferung, wird die Bestellung von einem Verkäufer manuell bearbeitet.

Die Druckereien haben eine weitere Möglichkeit, ihre Bestellung bei Antalis aufzugeben: Sie können direkt aus ihrer Kalkulationssoftware auf das SAP-System von Antalis zugreifen, um dort Bestände, aktuelle Preise, Lieferzeiten etc. abzufragen und die Bestellung zu tätigen.

Die Auslieferung der bestellten Waren geschieht in jedem Fall über die firmeneigene Logistik. Antalis verfügt über eine eigene Lastwagenflotte, welche die Bestellungen zu den Kunden bringt. Diese Kernkompetenz ermöglicht es Antalis, ihren Kunden individuelle Logistikdienstleistungen zu bieten.

Der technische Unterhalt ist vom inhaltlichen Unterhalt organisatorisch getrennt:

Die Produktmanager bei Antalis sind verantwortlich für die inhaltliche Pflege der Preislisten. Für die Pflege der Stammdaten in SAP sind bei Antalis fünf Vollzeitstellen beschäftigt. Antalis strebt an, das Arbeitsvolumen durch die neue Lösung um 30% zu senken. Die Produktmanager ergänzen die Produktdaten im SAM, kontrollieren und ergänzen die Preislisten im OpenMedia. Dazu greifen sie über eine webbasierte Schnittstelle auf das OpenMedia zu.

UD Neue Medien entwickelte die Standardsoftware OpenMedia zusammen mit dem Partnerunternehmen BOXALINO. Der technische Betrieb erfolgt im Rechenzentrum der UD Medien Gruppe. Sie ist auch für die Verfügbarkeit des Systems verantwortlich. UD Neue Medien und BOXALINO entwickeln das Produkt OpenMedia laufend weiter. UD Neue Medien wird zudem involviert, wenn neue Master-Templates für die Seiten der Preisliste nötig sind.

Die Wirtschaftlichkeit der Lösung drückt sich im Kosten-Nutzen-Verhältnis aus (vgl. Abbildung 4). Die Kosten für Antalis setzen sich aus einmaligen Fixkosten für den Erwerb und das Customizing der Software und aus laufenden Kosten für den Betrieb der Software im Rechenzentrum der UD Medien Gruppe zusammen. Zusätzliche Kosten entstehen, wenn neue Templates für das Seitenlayout der Preislisten nötig werden.
Durch die Software profitiert Antalis von geringeren Personalkosten, schnelleren Produktionszeiten der Preislisten bei gleichzeitig besserer Qualität. Quantitativ messen lassen sich vor allem die Kosteneinsparungen beim Personal. Im Produktmanagement sind statt acht nur noch drei Personen für die Erstellung der Preislisten nötig. Antalis erwartet zusätzliche Zeiteinsparungen bei den weiteren Aktualisierungen der Preislisten. Der Prozess ist auch weniger fehleranfällig geworden.

Abbildung 4: Wirtschaftlichkeit

Die vorgestellte Lösung zeigt sehr eindrücklich zwei Ansätze, die den Erfolg des Projektes ermöglicht haben: Der Outsourcing- beziehungsweise ASP-Ansatz und die Integration mehrerer Teilsysteme entlang eines Prozesses.

Der ASP-Ansatz ist mit dieser Lösung konsequent verfolgt worden. Die Produktmanager greifen über eine webbasierte Schnittstelle auf OpenMedia zu. Eine ständig verfügbare, leistungsstarke Internetverbindung erhält dadurch eine zentrale Bedeutung. Dieser Ansatz hat den Vorteil, dass Antalis intern keine Kapazitäten zum Betrieb des Systems aufbauen muss und umgehend von neuen Produktentwicklungen durch die UD Neue Medien und BOXALINO profitiert.

Die Integration der vier Teilsysteme SAP, SAM, OpenMedia und Cumulus entlang eines sequentiell ablaufenden Prozesses erlaubt allen bei der Preislistenproduktion Beteiligten ein medienbruchfreies Arbeiten. Damit hat es Antalis geschafft, die bislang kosten- und zeittreibenden Medien-brüche zwischen der Pflege der Produktdaten und der Erstellung der Preislisten zu überwinden. Die Daten werden automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht, so dass keine Redundanzen entstehen. Der Geschäftsprozess verbindet eine Vielzahl von Daten und Dokumenten aus unterschiedlichsten Quellen miteinander. Je transparenter, schneller, automatisierter der Prozess der Erstellung von Preislisten abläuft, umso kürzer ist die "Time to Market" und umso grösser der Nutzen für alle Beteiligten.

Die Preislisten sind für Antalis ein zentrales Instrument zur Kundengewinnung und Kundenbindung. Die Kunden können sich in der gedruckten Preisliste oder im Internet jederzeit über die aktuellen Preise informieren. Da im Papierhandel ein Verdrängungswettbewerb herrscht, sind die Präsenz beim Kunden mit einer Preisliste und die aktuelle Information zentrale Erfolgsfaktoren. Gleichzeitig sind die Preislisten Grundlage für eine Bestellung über die verschiedenen Kanäle Fax, Telefon oder Internet. Um den Kunden auch weiterhin aktuell zu informieren, musste Antalis den Erstellungsprozess automatisieren. Die Zeit- und Kosteneinsparungen ermöglichen es Antalis in Zukunft sogar, den grösseren Kunden individuelle Preislisten zur Verfügung zu stellen. Die Automation erlaubt Antalis damit eine neue Dimension der Kundenpflege, von der Information zu einem dynamischen Customizing.