Jedes Unternehmen lebt von Innovationen, egal ob bei Forschung, Entwicklung oder Vermarktung der eigenen Produkte. Oft lassen sich die besten Innovationen jedoch nur im Verbund entwickeln. Der Geschäftsbereich Innovation | Umwelt der Industrie- und Handelskammer (IHK) Nürnberg für Mittelfranken bringt dazu die geeigneten Partner zusammen. Er informiert über aktuelle Trends und vermittelt die passenden Fördermöglichkeiten, sowie die geeigneten Kontakte.

Durch den Einsatz der Softwaremodule julitecCRM+Event und julitecCTI wurden zahlreiche Routineaufgaben automatisiert. Dadurch können sich die Mitarbeiter der IHK ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben der Beratung und Information konzentrieren. Ein Schwerpunkt der Nutzung von julitecCRM+Event liegt dabei auf der Verwaltung der zahlreichen „Stammkunden“ und neuen Interessenten. Jedem Mitarbeiter des Geschäftsbereiches der IHK ist ein Spezialgebiet zugeordnet. Durch die Möglichkeiten einer deutlichen Klassifizierung der Kontakte und die schnelle Auswahl der gewünschten Ansprechpartner zum Beispiel durch Verteiler in julitecCRM können schnell und einfach die Umweltbeauftragten oder die Qualitätsmanager der Mitgliedsunternehmen angesprochen werden.

Zusätzlich erlaubt das Erweiterungsmodul julitecCRM+Event die komfortable Verwaltung der zahlreichen Events und Seminare: Einladungen verschicken, Anmeldungen verwalten, weiterführende Informationen versenden, alles mit wenigen Mausklicks schnell und einfach zu machen. Und das bei einer komfortablen Aufgeräumtheit der Oberfläche, durch die auf einen Blick alle wichtigen Informationen über den jeweiligen Kontakt auf den Bildschirm gebracht werden:

Was läuft gerade, wer ist zuständig, welche Interessen hat das Unternehmen. Da bei den Industrie- und Handelskammern die meisten relevanten Daten der Mitgliedsunternehmen bereits in so genannten Firmendatenbanken (FIDA) gespeichert sind, hat es sich auch bei der IHK Nürnberg für Mittelfranken angeboten, auf diesen Fundus zurückzugreifen. Eine eigens dazu durch die julitec GmbH entwickelte Schnittstelle bildet die Verbindung zwischen der IHK-Datenbank und julitecCRM+Event. So werden bei neuen Interessenten die notwendigen Grunddaten direkt aus der FIDA-Datenbank gezogen und können durch die Mitarbeiter im Anschluss klassifiziert und nach Ihren Ansprüchen erweitert werden.

Die automatische Anruferkennung durch das Modul julitecCTI rundet die Adressverwaltung ab. Den IHK-Mitarbeitern stehen dadurch alle Informationen über bereits registrierte Anrufer zur Verfügung, noch bevor sie überhaupt den Hörer aufgenommen haben (siehe Abb. 1).

Abb. 1: julitecCRM mit geöffnetem Arbeitsfenster

So ist der jeweilige Gesprächspartner vorbereitet und kann entspannter in das Gespräch gehen. Die letzten Kontakte werden überflogen und man hat oft schon eine Ahnung, um was es sich bei dem Gespräch drehen wird.

Mit der Einführung von julitecCRM+Event und julitecCTI sollten besonders drei Problemfelder gelöst werden:

1. Es gab bis zur Einführung von julitecCRM im Geschäftsbereich Innovation | Umwelt keine zentrale Adressdatenbank, in der die Adressen der als Kunden definierten Unternehmen jedem Mitarbeiter zur Verfügung standen.
2. Eine Kontakthistorie war nicht vorhanden, so dass die einzelnen Mitarbeiter nur schwer über den aktuellen Stand der unterschiedlichen Projekte informiert werden konnten.
3. Mailings per Post oder E-Mail waren mit erheblichem Aufwand verbunden.

Daraus wiederum wurden die zu erbringenden Anforderungen definiert:

• Einführung einer zentralen Adressdatenbank für den Geschäftsbereich.
• Keine „Insellösung“, sondern eine in die bereits bestehende EDV der IHK Nürnberg für Mittelfranken integrierte Software.
• Die tägliche Arbeit sollte durch Textvorlagen oder einen einfachen Serien-E-Mail-Versand erleichtert werden und dies am Besten.
• Mit einer zentralen Oberfläche, um nicht zwischen verschiedenen Programmen wechseln zu müssen.

Ohne weitere Partner übernahm die julitec GmbH die Implementierung ihrer Software mit den genannten Anforderungen der IHK. Innerhalb von acht Wochen arbeiteten die Techniker von julitec eng mit den Mitarbeitern zusammen, um durch eine schrittweise Einführung regelmäßig das Feedback der zukünftigen Nutzer einfließen zu lassen.

Dies wäre mit der Auslieferung eines starren Gesamtsystems in dieser Form nicht möglich gewesen. Durch die kurze Projektlaufzeit von rund zwei Monaten konnte das Projekt finanziell im niedrigen fünfstelligen Bereich realisiert werden.

Schwerpunkt der gesamten Einführung war der Hintergedanke, julitecCRM+Event als zentrale Schaltstelle der täglichen Arbeit zu installieren. Dies wurde sowohl durch die verschiedenen Softwaremodule von julitec, als auch durch neu implementierte Anwendungen ermöglicht.

Den größten Umfang des Projekts nahm dabei die nahtlose Integration der IHK Firmendatenbank (FIDA) mit julitecCRM+Event ein. Ohne zwischen einzelnen Programmen wechseln zu müssen, kann nun die komplette Adressbearbeitung aus julitecCRM+Event heraus erfolgen.

Hierzu ein Beispiel: Wird ein Kontakt zunächst in julitecCRM+Event nicht gefunden, gelangt man durch einen einzigen Mausklick in die zentrale Adress-Suche der Firmendatenbank, deren Adressen nun direkt in julitecCRM+Event angezeigt werden. Ist der jeweilige
Kontakt in der FIDA bereits vorhanden, besteht die Möglichkeit, diesen mit allen Anschrifts- und Kommunikationsdaten per Mausklick nach julitecCRM+Event zu übernehmen.

Ein weiteres Highlight ist die Integration der Telefonanlage und julitecCRM+Event mit julitecCTI. Hierdurch kann ein optimaler Kundenservice gewährleistet werden, denn sofort nach dem ersten Klingeln sind die Kundendaten und die Kontakthistorie auf dem Bildschirm, der Mitarbeiter kann sich bereits jetzt auf das folgende Gespräch gedanklich vorbereiten.