Liguma AG: Verknüpfung von Enterprise-Resource-Planning und Extranet

21. October 2005



Liguma AG (Liguma) vertreibt Produkte rund um das Thema Wellness und Schönheit. Die Liguma vertreibt ihre Produkte ausschliesslich über Network Marketing. Im Zuge der Einführung einer neuen Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Lösung wurde auch das Extranet für die Partner und Kunden überarbeitet. Diese Fallstudie beschreibt, wie die Partner der Liguma mit dieser Lösung in ihrer Geschäftstätigkeit unterstützt werden.

Die Erstellung dieser Fallstudie wurde unterstützt von:


1. Liguma AG

Die Liguma AG (Liguma) vertreibt Produkte rund um das Thema Wellness und Schönheit. Dies sind einerseits Nahrungsergänzungen wie Vitamine, Mineralstoffe und andererseits Kosmetika und Körperpflegeprodukte.

Die Liguma vertreibt ihre Produkte ausschliesslich über Network Marketing . Seit seiner Gründung 1990 verzeichnet das Unternehmen ein konstantes Wachstum. Heute arbeiten am Hauptsitz in Schaffhausen 25 Mitarbeiter/-innen. Sie betreiben das Backoffice, das Warenlager und die Versandabteilung. Von dort werden jährlich mehrere 10'000 Pakete verschickt.

Die Liguma arbeitet mit mehreren 1'000 Geschäftspartnern in der ganzen Schweiz zusammen. Der Umsatz liegt in zweistelliger Millionenhöhe (in Schweizer Franken) pro Jahr.

Die ständige Verfügbarkeit und die Aktualität aller wichtigen Kennzahlen stärkt das Vertrauen unserer Partner in die Liguma und hilft uns, gemeinsam unsere Ziele zu erreichen.“
(Marcel Geeler, Geschäftsführer, Liguma AG)



Im Jahr 2004 hat die Liguma AG als erstes Unternehmen der Branche die ISO-9001-Zertifizierung erlangt.

Im Zuge der Einführung einer neuen Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Lösung wurde auch das Extranet für die Partner und Kunden überarbeitet. Die Firma Online Consulting hat unter grossem Zeitdruck eine mit dem ERP-System verbundene Partnermanagement- und Shop-Plattform entwickelt. Diese Fallstudie beschreibt, wie die Partner der Liguma mit dieser Lösung in ihrer Geschäftstätigkeit unterstützt werden.


2. Die Vertriebsstruktur der Liguma

Netzwerk
Die Liguma vertreibt ihre Produkte ausschliesslich über die Geschäftspartner. In der Regel haben die Partner keine eigenen Verkaufsräumlichkeiten, sondern beliefern die Endkunden direkt mit den Produkten. Die Partner der Liguma unterhalten meist kein eigenes Lager. Die Produkte werden auf Bestellung von der Liguma an die Geschäftspartner oder direkt an die Endkunden verschickt.

Ein Geschäftspartner kann weitere Geschäftspartner gewinnen. Er ist dann Sponsor dieser Partner. Dieser Partner kann ebenfalls wieder weitere Partner gewinnen. Jeder Partner schliesst direkt mit der Liguma einen Geschäftspartnervertrag ab. So ergibt sich eine Struktur von Geschäftspartnern, die theoretisch unendlich viele Hierarchiestufen haben kann (vgl. Abbildung 1).

Es wird unterschieden zwischen direkten Partnern, so genannten Firstline-Partnern, und Partnern in der weiteren Struktur, so genannte Downline-Partnern.

Ein Sponsor ist am Umsatz seiner Partner beteiligt. Ebenso ist er an den Umsätzen der Partner seines Partners beteiligt. Jeder Sponsor kann wiederum viele Stufen von Partnern haben. Der Umsatz eines Partners setzt sich zusammen aus Verkäufen an seine Endkunden (Eigenumsatz) und der Beteiligung an den Umsätzen in seinem Netzwerk (Strukturumsatz). Seine Umsatzbeteiligung wird abwärts auf sechs Partnerschaften berechnet. Marcel Geeler argumentiert, dass dadurch die Qualität der Partnerbetreuung gewährleistet werden kann.

Abbildung 1: Vertriebsstruktur der Liguma.



Abbildung 1: Vertriebsstruktur der Liguma.

Es sind durchaus mehr Ebenen von Partnerschaften möglich, aber die Umsatzbeteiligung wird nur bis zur sechsten Ebene berechnet. Dies wird gemacht, um die Qualität der Betreuung der Partner sicherzustellen.

Der Gewinn der einzelnen Partner berechnet sich nach einem komplexen Businessplan. Jedes Produkt hat eine bestimmte Anzahl Bonuspunkte. Diese werden dem jeweiligen Partner und seiner Upline (Sponsor und deren Sponsoren) beim Einkauf gutgeschrieben. Aus der Position in der Struktur, dem Eigenumsatz des Partners und der Anzahl Bonuspunkte der Produkte wird der Bonus berechnet, der dem Partner monatlich ausbezahlt wird.

Die Liguma unterstützt ihre Partner mit regelmässigen Schulungen. Schulungsinhalte sind sowohl Produktschulungen als auch Themen, die für die Geschäftsentwicklung der Partner wichtig sind, wie Buchhaltung, Marketing und Vertriebsaufbau.

Bestellwesen
Die Partner profitieren von den Bestellungen in ihrem Netzwerk. Daher ist es wichtig, dass jede Bestellung einem Partner zugeordnet werden kann. Jeder Kunde hat eine Kundennummer, die ihn eindeutig einem Geschäftspartner zuordnet. Endkunden können direkt bei ihrem Lieferanten oder bei der Liguma selbst bestellen. Dies kann Elektronisch, per Telefon, per Fax oder per Brief geschehen.

Geht eine Bestellung am Hauptsitz der Liguma ein, wird diese im ERP-System erfasst und bearbeitet. Wird über den eShop bestellt, muss sich der Kunde oder Partner vorher mit seiner Kundennummer identifizieren.

Herausforderungen im Network Marketing
Bei dieser Vertriebsstruktur ist eine offene und transparente Bonusabrechnung von entscheidender Bedeutung. Jeder Partner muss seine Umsätze und die seiner Partner kennen. Diese Transparenz fördert das gegenseitige Vertrauen und den Teamgeist im Sinne von „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“.

Als weiterer Erfolgsfaktor gilt eine starke Logistik. Alle Produkte müssen schnell lieferbar sein und die Qualität der Produkte muss gleich bleibend hoch sein. Da Nahrungsergänzungsmittel ein Ablaufdatum haben, muss die Frische der gelieferten Waren gewährleistet sein.


3. Integration von Extranet und ERP

Im Rahmen der Ablösung des alten ERP-Systems und der Einführung von Navision als neue ERP-Lösung wurde auch das Extranet für die Partner überarbeitet. Das Extranet ist als geschützter Bereich nur für die Partner und Kunden der Liguma zugänglich. Zur Unterstützung der Partner und Endkunden stehen im Extranet zwei Anwendungen zur Verfügung:

  • Online-Partnermanagement
  • eShop


Beide Anwendungen sind auf der Basis einer E-Businesplattform der Firma Hybris programmiert worden. Durch ein Login in den Extranetbereich haben die Partner Zugang zu beiden Anwendungen.

Technische Umsetzung
Das ERP-System wurde mit Navision realisiert. Das System wird zentral bei der Liguma betrieben. Mit ihm werden die gesamte Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung, Einkauf und Finanzbuchhaltung abgewickelt. Auch die Pflege des Partnernetzwerkes und das Bonussystem werden mithilfe des ERP realisiert.

Die Server für das Online-Partnermanagement und den eShop werden von Online-Consulting gehostet und betrieben. Beide Applikationen greifen nicht direkt auf die Datenbank des ERP-Systems zu. Zwischen den beiden Datenbanken findet stündlich ein Datenabgleich statt (vgl. Abbildung 2).

Abbildung 2: Systemarchitektur.



Abbildung 2: Systemarchitektur.

Partnermanagement
Im Mittelpunkt des Partnermanagementbereichs steht die Netzwerkstruktur des jeweiligen Partners. Nach dem Einloggen sieht ein Geschäftspartner das vollständige Netzwerk seiner Geschäftspartner und Endkunden. Das System erlaubt ihm jedoch nur, seine Downline zu sehen. Die Struktur nach oben bleibt ihm verborgen.

Es werden sowohl die stündlich aktualisierten eigenen Geschäftszahlen über die Verkäufe und Boni angezeigt, wie auch die vollständigen Geschäftszahlen der Partner. Auf diese Weise hat jeder Partner einen vollständigen Überblick über die Geschäftsaktivitäten in seinem Netzwerk. Alle Umsätze werden aufgegliedert nach Eigenumsatz und Strukturumsatz.
Neben dem Überblick über das eigene Netzwerk stehen eine Reihe von Anwendungen zur Verfügung.

Die Statistikfunktion ermöglicht eine genauere Analyse der Geschäftstätigkeit der Partner. Die Historyfunktion gibt Überblick auf die Umsatzentwicklung der letzten Monate sowie die Entwicklung des eigenen Netzwerks von Geschäftspartnern (vgl. Abbildung 3).

Abbildung 3: Historyfunktion.



Abbildung 3: Historyfunktion.

Mithilfe der Suchfunktion kann das eigene Netzwerk nach bestimmten Kriterien durchsucht werden. Diese Kriterien können Umsatz, PLZ, Eintrittsdatum oder Geburtsdatum sein. Die gefundenen Datensätze können anschliessend als Excel-File exportiert werden. Es besteht auch die Möglichkeit direkt eine E-Mail an die entsprechenden Partner zu versenden (vgl. Abbildung 4). Der Export von Adressen ermöglicht ein einfaches Erstellen von Serienbriefen.

Abbildung 4: Suchfunktion und Export.



Abbildung 4: Suchfunktion und Export.

Diese Funktionen unterstützen die Partner in der Betreuung ihres Netzwerkes und geben ihnen die Möglichkeit auf die aktuelle Geschäftsentwicklung zu reagieren und ihre Partner optimal zu betreuen.

Im Downloadbereich stehen den Partnern Vorlagen und Dokumente zur Verfügung:

  • Seminarkalender
  • Etiketten
  • Preislisten
  • Businesspläne
  • Bestellformulare
  • Newsletterarchiv
  • Bildergalerie
  • viele weitere Dokumente


Die Liguma kann mithilfe dieser Anwendungen schnell Informationen an alle ihre Partner weitergeben.

eShop
Der eShop ist nur über ein Login erreichbar. Sowohl Partner als auch Endkunden können im Shop Produkte bestellen. Sie sehen jedoch ein unterschiedliches Produktsortiment, unterschiedliche Produktinformationen und verschiedene Einkaufspreise. Im Shopbereich von Partner-Websites können Kunden des entsprechenden Partners auch ohne Login bestellen.

Endkunden sehen nur die allgemeinen Produktinformationen und den für sie gültigen Einkaufspreis. Im Produktsortiment der Geschäftspartner sind dagegen auch PR-Artikel wie Bekleidung sichtbar. Daneben wird bei jedem Produkt auch die Anzahl Bonuspunkte angezeigt, die dem Partner beim Verkauf dieses Produktes gutgeschrieben werden (vgl. Abbildung 5)

Partner werden im eShop auch über spezielle Aktionen informiert. Dies können spezielle Produktpakete oder saisonale Angebote sein.

Wird im eShop ein Einkauf getätigt, werden die entsprechenden Boni gemäss dem Businessplan den entsprechenden Partnern im Netzwerk weitergegeben. Diese Berechnung geschieht nach dem stündlichen Datenabgleich im ERP-System.

Abbildung 5: eShop aus Sicht eines Partners.



Abbildung 5: eShop aus Sicht eines Partners.

Der Shop wird von der Liguma betreut. Produktmanager und Verkauf sind für die Positionierung der einzelnen Produkte verantwortlich.

Warenwirtschaft und Buchhaltung
Die Liguma unterhält in Schaffhausen ein eigenes Warenlager. Die Lagerumschlagsgeschwindigkeit beträgt eine Woche. Das heisst, dass alle Artikel maximal eine Woche im Lager bleiben, ehe sie zum Kunden geliefert werden.

Laut Marcel Geeler ist die Lagerwirtschaft so weit optimiert, dass alle Produkte jederzeit geliefert werden können. In der Vergangenheit sind noch keine Lieferengpässe aufgetreten.

Wird über das Internet eine Bestellung getätigt, gehen die Bestelldaten in das ERP-System. Die Versandabteilung macht die Artikel zur Auslieferung parat. Die fertigen Pakete werden entweder auf dem Postweg versandt oder direkt im Lager abgeholt. Wird eine Bestellung bis 12.00 Uhr mittags aufgegeben, ist diese am nächsten Tag beim Kunden bzw. beim jeweiligen Partner.

Einmal pro Woche wird der Lagerbestand mit Hilfe des ERP-Systems ausgewertet und eine Bestellliste erstellt. Anhand dieser Liste kann die Liguma dann bei ihren Lieferanten die fehlenden Produkte bestellen.

Die über den Shop getätigten Bestellungen und damit verbundenen Boni-Gutschriften fliessen über das ERP direkt in die Buchhaltung der Liguma ein. Die Partner erhalten Anfang Monat eine Übersicht über die Bestellungen und Boni des letzten Monats zur Kontrolle. Anschliessend werden die kumulierten Boni den Geschäftspartnern ausbezahlt.


4. Nutzen und Herausforderung

Die Verknüpfung des Extranets mit dem ERP-System bietet sowohl für die Liguma als auch für ihre Geschäftspartner grossen Nutzen.

Nutzen für die Liguma
Durch die enge Verknüpfung von ERP und Extranet können die kritischen Geschäftsprozesse effizient umgesetzt werden. Es sind keine redundanten Daten vorhanden. Durch die steigende Anzahl von Onlinebestellungen werden Medienbrüche minimiert. Der Aufwand für die manuelle Eingabe von Bestellungen sinkt.

Das Extranet hilft der Liguma schnell und effizient mit allen ihren Geschäftspartnern zu kommunizieren und Informationen bereitstellen. Die aktuellen Daten aus dem ERP-System können von den Partnern selbstständig ausgewertet werden. Dadurch spart die Liguma Ressourcen.

Durch die Verbindung des eShops mit dem ERP-System ist es möglich, die Warenwirtschaft zu optimieren und die Lagerkosten niedrig zu halten. Die schnelle und zuverlässige Lieferung der Waren bildet die Grundlage für eine langfristige Geschäftspartnerschaft mit den Partnern.

Durch die hohe Verfügbarkeit des neuen Extranets wird hohe Glaubwürdigkeit und Vertrauen gegenüber den Geschäftspartnern erzeugt.

Das Marketing der Partner wird durch das Extranet aktiv unterstützt. Information und Broschüren stellen sicher, dass die Produkte image-adäquat beworben werden.

Die entwickelte Lösung ist hoch skalierbar und ist auf Wachstum der Liguma vorbereitet. Durch den Einsatz von Standardanwendungen (Navision, Hybris) ist stabiler Betrieb gewährleistet.

Nutzen für die Partner
Die Geschäftspartner der Liguma profitieren vom Zugriff auf die aktuellen Geschäftszahlen in ihrem Netzwerk. Die speziellen Statistik- und Auswertungsfunktionen geben ihnen die Möglichkeit, ihre Geschäftspartner differenziert zu analysieren und geeignete Massnahmen zur Umsatzsteigerung einzuleiten. Jeder Partner kann auf diese Art individuell betreut werden.

Die Partner können sich auf eine schnelle Bestellabwicklung verlassen und können durch die Lieferung von frischen Produkten die Kundenzufriedenheit hoch halten.

Durch den Export von Daten ins MS-Office-Format können die Partner schnell Serienbriefe an ihre Kunden verschicken. Sie müssen keine eigene Kundendatenbank unterhalten.


5. Fazit

Die Liguma hat auf der Basis von zwei Standard-Informationssystemen ihr Geschäftsmodell automatisiert. Dies sorgt für Effizienz und Transparenz. Beides fördert das Vertrauen der Partner und Kunden. Zudem senkt dies die Kosten der Liguma und fördert die Qualität der Auftragsabwicklung.

Erste Erfahrungen mit dem neuen System zeigen einen deutlichen Anstieg der Online-Bestellungen, sodass der Break Even voraussichtlich nach 15 Monaten erreicht ist.


Anmerkung: Die in dieser Fallstudie aufgezeigte Lösung wird von Online Consulting AG nicht mehr angeboten.


Owner/s of the solution

Liguma AG
Marcel Geeler, Geschäftsführer
Industry: Wholesale & retail trade
Company size: Small enterpriseLiguma AG

Solution partner/s

Martin Kaiser, Managing Partner
Online Consulting AG

Case study author/s

Marc André Hahn
Sieber & Partners

21. October 2005
Nicole Scheidegger; Pascal Sieber; Gerrit Taaks; Marc André Hahn: Die Organisation des E-Business V; Fallstudien über den Einsatz der Informatik und Telekommunikation für den geschäftlichen Erfolg von Unternehmen und Verwaltungen. Dr. Pascal Sieber & Partners AG; Bern 2005; ISBN-10 3-033-00620-5

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1996
liguma-online
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/1996-liguma-online
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