Mit einem Logistik-Portal optimiert Siemens den weltweiten Versand seiner Dokumente und Waren

19. December 2003



Mit XPRESS.Office bietet Siemens Procurement and Logistics Services, München, ein Logistik-Portal für den weltweiten Versand von Dokumenten und Waren an. Alle Beteiligten werden optimal in die Prozesse integriert. Über Web Services sind die Auftrags- und Versandsysteme der Kurier-, Express- und Postdienste (KEP) mit XPRESS.Office verbunden. Ergebnis: Mehr als 120 000 Versandaufträge im Jahr mit einem siebenstelligen Kostenvolumen werden schnell und kostengünstig versandt. Für die Siemens-Mitarbeiter zeichnet sich das Logistik-Portal nicht nur durch seine einfache Benutzerführung aus, sie können auch jederzeit den aktuellen Versandstatus erfragen. Maximale Transparenz der automatischen Abrechnung erspart eine aufwändige Rechnungsprüfung.


1. Das Unternehmen

Der Name Siemens ist heute überall auf der Welt präsent. Er bedeutet Innovation, Kundenorientierung und globale Wettbewerbsfähigkeit. Und er steht für ein breit gefächertes Geschäftsportfolio. Werner von Siemens (1816–1892) legte am 1. Oktober 1847 zusammen mit Johann Georg Halske den Grundstein für die heutige Siemens AG, die 1966 gegründet wurde. Siemens ist Synonym für ein dauerhaft erfolgreiches Geschäft, das es von mehr als 400 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, von Millionen von Kunden sowie Hunderttausenden von Lieferanten und Partnern in mehr als 190 Ländern getragen wird.


2. Ausgangslage

„Unser früheres Logistiksystem XPRESS war am Ende seiner Leistungsfähigkeit angelangt; mangelnde Skalierbarkeit, fehlende Integrationsmöglichkeiten der Systeme unserer Transportdienstleister und hohe Wartungskosten machten die Einführung einer neuen Logistik-Lösung dringend erforderlich“, beschreibt Klaus Hertlein, bei Siemens SPLS für das Projekt zuständig, die damalige Situation. Beispielsweise sollten weit mehr als die bisher 3000 Nutzer mit dem System arbeiten können. Zudem sollten zusätzliche Standorte in das konzernweite Logistiksystem einbezogen werden. Dafür mussten unter anderem auch neue Poststellen oder so genannter Mailrooms angebunden werden. Es kam daher nur eine vollständige Neuprogrammierung in Frage. Vier Technologien standen für das künftige System zur Wahl: ColdFusion von Macromedia, J2EE, Perl und .NET.


3. Die Lösung

„Folgende Gründe sprachen bei der Technologieauswahl für Microsoft .NET, nämlich kürzere Entwicklungszeiten, die einfache Erstellung und Integration von Web Services, die freie Wahl einer oder mehrer Programmiersprachen, auch innerhalb desselben Projekts, sowie die integrierte Entwicklungsumgebung“, fasst Klaus Hertlein zusammen. Als Lösungspartner wählte Siemens SLPS die Frankfurter ShE Informationssysteme, weil der Microsoft-Partner bei der Ausschreibung das überzeugendste Konzept einer flexiblen und skalierbaren Software-Architektur auf .NET-Basis vorweisen konnte.

„Gerade die viel besprochene Mehrschichtigkeit von .NET-Lösungen macht einen Großteil ihrer Flexibilität aus“, erläutert Alf Windhorst, Entwicklungsleiter und Geschäftsführer der ShE Informationssysteme. Denn Datenhaltung und Business-Modelle sind hier sauber voneinander getrennt. .NET-Lösungen lassen sich somit sehr einfach modular aufbauen und daher später leichter warten und ergänzen – deshalb sind sie in so hohem Maße zukunftsfähig.

„Zudem konnten wir durch die Verwendung von .NET im Projektverlauf sehr flexibel reagieren, sogar auf größere Änderungen.“ Ein Beispiel: Ein Drittanbieter konnte die fest zugesagte Versandkomponente für das Logistik-Portal nicht zum vereinbarten Termin liefern. Kurzfristig übernahm ShE diesen zusätzlichen Auftrag von Siemens und programmierte auch ein neues Versandsystem.


4. Einheitliche Benutzeroberfläche für alle Transportdienstleister

XPRESS.Office ist im Wesentlichen in zwei große Aufgabengebiete unterteilt. Es unterstützt die Siemens-Mitarbeiter beim Versand von Dokumenten und Waren mit den großen Versanddienstleistern der Branche: Deutsche Post World Net (mit Deutsche Post, Deutsche Post Euro Express und DHL Express), FedEx, TNT und UPS. Heute verzetteln sich die Versender nicht mehr in den proprietären Bedienoberflächen der verschiedenen Anbieter. Dank der Intranet-basierten Applikation bedienen sie nur noch ein System für alle Transportunternehmen. Ein weiteres wichtiges Plus in Sachen Übersichtlichkeit: Die Mitarbeiter müssen nicht mehr von jedem Partner die Versanddetails und die Preise kennen. Via Browser-Client unterstützt sie das System optimal bei der Eingabe: Absender- und Empfängerangaben werden aus dem integrierten Adressbuch automatisch ergänzt. Nach der Eingabe einer Kontoreferenz – dabei handelt es sich um die Verrechnungsstelle für die entstehenden Versandkosten – werden im nächsten Schritt die Versanddaten eingegeben, zum Beispiel Land, Sendungsart (Dokument oder Ware) und Abmessungen. Unter Berücksichtigung dieser Angaben listet XPRESS.Office nun die möglichen Dienstleister mit Angabe der Preise und der Transportdauer auf. Per Mausklick wählt der Mitarbeiter den passenden Partner aus. Anschließend wird der Siemens-internen Begleitschein über die Druckfunktion des Browsers ausgedruckt. Für den Siemens-Mitarbeiter ist die Angelegenheit damit beendet.

„Auf diesen Online-Auftrag setzen alle weiteren Versandaktivitäten auf, ohne dass zusätzliche Schnittstellen den weiteren Prozess unnötig verzögern. Es bedarf keines manuellen Ausfüllens eines Formulars oder Versandauftrages mehr“ erzählt Jan Filip, Geschäftsführer der ShE Informationssysteme. „Die Business-Logik dahinter ist allerdings höchst komplex“, ergänzt Alf Windhorst, „hier müssen auch viele Eventualitäten berücksichtigt werden, zum Beispiel liefert Dienstleister A zwar grundsätzlich in Land B, aber nicht in die Provinz C.“

Abbildung 1: Integration der Versandprozesse
Abbildung 1: Integration der Versandprozesse

5. Integration der Partner via Web Services

„Der zweite große Baustein von XPRESS.Office ist die Abbildung des Poststellenprozesses“, so Alf Windhorst weiter. Dort werden alle Versandstücke eingesammelt und für die Dienstleister individuell aufbereitet. Aus den Siemens-internen Begleitscheinen werden Versandetiketten nach den Anforderungen der jeweiligen Transport-Unternehmen generiert und mit entsprechenden Barcodes und Routing-Informationen versehen.

Da die Systeme die Kurier-, Express- und Postdienste (KEP) via Web Services eingebunden sind, profitieren sie bereits vor Versandabfertigung und Transport von den Auftrags- und Sendungsdaten, die bei Siemens intern erzeugt, verifiziert und übertragen werden. Stichwort: Ready-to-Ship-Abfertigung, was soviel wie sendungsvorauseilende Information bedeutet. Die KEP-Partner können ihre Kapazitäten somit besser planen, der gesamte Prozess wird effizienter und schneller, auch spätere Abholzeiten werden dadurch möglich. Alles muss in kürzester Zeit reibungslos klappen, denn allein am Standort Erlangen werden pro Tag 500 bis 1 000 Sendungen verschickt und meist innerhalb einer Stunde an die Transportunternehmen übergeben. Mit XPRESS.Office versenden derzeit insgesamt mehr als 3 000 Mitarbeiter pro Jahr über 120 000 Sendungen an Empfänger in aller Welt.

Die zentral im System vorgehaltenen Sendungs- und Auftragsdaten werden zudem zur maschinellen Abrechnung genutzt. Als zentrale Datenbank dafür fungiert der Microsoft SQL Server 2000. Auftragsabhängig lassen sich sowohl Rechnungen an den Versender stellen als auch Gutschriften an den KEP-Dienstleister anweisen. Eine Schnittstelle zum Siemens-internen SAP-System sorgt für die problemlose Datenübergabe und automatische Verrechnung.

Überrascht war Klaus Hertlein, wie problemlos die Umstellung auf das neue System verlief: „Von einem Tag auf den anderen konnten wir von unserer Altlösung auf das neue .NET-Portal XPRESS.Office umsteigen und ohne Umschweife den Produktivbetrieb aufnehmen.“

Abbildung 2: XML-Web Services


Abbildung 2: XML-Web Services

6. Nutzen der Lösung

„Das zentrale Logistik-Portal integriert alle am Versandprozess Beteiligten – Versender, Poststellenmitarbeiter und die Transportdienstleister – in idealer Weise“, resümiert Klaus Hertlein. „Die Versender können mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche einfacher und effektiver arbeiten. Die Mailroom-Mitarbeiter werden optimal beim Zusammenstellen der Sendungen unterstützt, und die Transportunternehmen erhalten schon vor dem Abholen der Sendungen alle notwendigen Frachtinformationen.“

Durch seinen modularen Aufbau senkt XPRESS.Office zudem die Kosten der Software-Wartung und ist beliebig skalierbar. „Mit Visual Studio .NET benötigten wir deutlich weniger Entwicklungs- und Testzeit gegenüber anderen Entwicklungsumgebungen. Besonders gefallen und genutzt hat uns das integrierte Versionsmanagement Visual Source Safe. Wir lagen im Projektablauf immer im Zeitplan und konnten selbst auf sehr kurzfristige, auch größere Änderungen flexibel und schnell reagieren“, ergänzt Alf Windhorst. „Vom ersten Tag des Produktivbetriebs an lief das Logistik-Portal ohne Probleme.“

Mehr Mitarbeiter und Poststellen von weiteren Siemens-Standorten werden künftig die Vorzüge des innovativen Logistik-Portals nutzen können. Was bei Siemens super läuft, könnte auch bei anderen Unternehmen gut funktionieren. Denn XPRESS.Office ist von vornherein mandantenfähig ausgelegt.


Owner/s of the solution

Siemens AG
Klaus Hertlein, Projektverantwortlicher
Industry: IT & Communication
Company size: large-scale enterpriseSiemens AG

Solution partner/s

Alf Windhorst, Entwicklungsleiter und Geschäftsführer
ShE Informationssysteme GmbH

Case study author/s

Microsoft Deutschland GmbH
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19. December 2003
Microsoft Deutschland GmbH

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